Usar o modelo de banco de dados do Access ativos

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Usar o modelo de banco de dados do Access ativos para controlar computadores, equipamentos de escritório ou qualquer outra coisa que é de propriedade ou mantidos por pessoas. Esta versão de um modelo de acesso popular também permite pesquisar detalhes do ativo, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de email e mapear endereços dono ativo.

Usando o modelo de banco de dados de Ativos

Introdução

Neste artigo, cobriremos as etapas básicas de como usar o modelo de banco de dados ativos.

Preparar o banco de dados para uso

  • Quando você abre o banco de dados, o Access exibe a página de Introdução. Para impedir que esta página exibindo na próxima vez que você abre o banco de dados, desmarque a caixa de seleção Mostrar Introdução quando este banco de dados é aberto.

    Feche a página de Introdução para começar a usar o banco de dados.

  • Para garantir que todo o conteúdo do banco de dados está habilitado, use o procedimento a seguir:

    1. Na Barra de Mensagens, clique em Opções.

    2. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Habilitar este conteúdo e, em seguida, clique em OK.

      Para obter mais informações sobre como habilitar o conteúdo do banco de dados, consulte o artigo decidir confiar em um banco de dados.

Coletar dados por email

Você pode coletar informações sobre os ativos de usuários de email enviando-os um formulário de entrada de dados em uma mensagem de email. Quando os usuários devolver o formulário concluído, os dados podem ser processados e armazenados em sua lista de ativos.

  1. No formulário da Lista de ativos, clique em Coletar dados.

  2. 2. Siga as instruções no Assistente para coletar dados por mensagens de email para coletar dados dos destinatários de email especificado.

Mostrar ou ocultar retirada ativos

Retirada ativos são itens que possuem uma data de retirada em ou antes da data atual. Ativos podem se tornar retirados quando elas estiverem desatualizadas, interrompida ou caso contrário, não utilizados. Você pode mostrar ou ocultar retirados ativos no formulário da lista de ativos.

  • No formulário da Lista de ativos, marque ou desmarque a caixa de seleção Mostrar retirada.

Procurar um ativo ou um contato

A caixa de Pesquisa rápida permite que você localize rapidamente um ativo no formulário da Lista de ativos e um contato em um formulário de Lista de contatos.

  • Digite o texto que você deseja procurar na caixa de Pesquisa rápida e pressione ENTER ou clique em Ir.

    Access filtra a lista para mostrar somente os registros que contêm o texto pesquisado. Para retornar à lista inteira, clique em Mostrar todos os registros.

Filtrar a lista de ativos

No formulário da Lista de ativos, você pode filtrar a lista de ativos e salvar seus filtros Favoritos para uso futuro.

  1. Aplicar filtros clicando com o formulário e selecionando os filtros que você deseja.

  2. Clique em Salvar filtro.

  3. No formulário de Detalhes do filtro, insira um nome de filtro e descrição e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Use a caixa de Filtro Favoritos para aplicar um filtro salvo ou clique em (Limpar filtro) para remover o filtro.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário da Lista de ativos e o formulário de Lista de contatos, alguns campos (colunas) estão ocultas por padrão. Para alterar quais campos serão exibidos:

  1. Clique em Mostrar/ocultar campos.

  2. Na caixa de diálogo Reexibir colunas, marque a caixa de seleção ao lado de cada coluna que você deseja mostrar. Desmarque a caixa de seleção para ocultar a coluna.

Detalhes de ativos de vídeo ou de contato

O formulário de Detalhes do ativo e o formulário Detalhes do contato permitem que você exiba e insira mais informações sobre um item. Para exibir os Detalhes do ativo ou o formulário Detalhes do contato:

  • No formulário da Lista de ativos ou o formulário de Lista de contatos, clique em Abrir, ao lado do item que você deseja ver.

Adicionar uma imagem

No formulário Detalhes do ativo e o formulário Detalhes do contato, você pode adicionar imagens e outros anexos.

  • Em quadro de imagem, clique em + / – imagens.

  • Na caixa de diálogo Anexos clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher arquivo, navegue até a pasta que contém o arquivo.

  • Selecione o arquivo que você deseja adicionar e clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK.

Observação: Você pode anexar vários arquivos para cada item, incluindo tipos de arquivo diferentes, como documentos ou planilhas.

Adicionar contatos do Microsoft Office Outlook 2007

Se você usar Office Outlook 2007, você pode adicionar contatos ou proprietários de ativo desse programa sem precisar digitar novamente as informações.

  1. No formulário de Lista de contatos, clique em Adicionar a partir do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo Selecionar nomes para adicionar, selecione os nomes que você deseja adicionar ao banco de dados.

  3. Clique em Adicionar e em OK.

Exibir um mapa do endereço de um contato

No formulário de Detalhes de contato, se você tiver inserido um endereço do contato, você pode exibir um mapa do local:

  • Clique em clique para mapa.

Exibir relatórios

O banco de dados de ativos inclui vários relatórios, incluindo Todos os ativos, Detalhes do ativo, Ativos retirada, Catálogo de endereços de contato e muito mais. Para exibir um relatório:

  • No painel de navegação, em relatórios, clique duas vezes no relatório que você deseja exibir.

Você pode criar seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo criar um relatório simples.

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