Usar o assistente de agendamento e o localizador de salas para reuniões no Outlook

Se você usa uma conta do Office 365 ou do Microsoft Exchange com o Outlook, pode usar o assistente de agendamento e o localizador de salas para ajudar a agendar suas reuniões.

Usar o Assistente de Agendamento

  1. Na caixa de entrada, selecione novos itens > reunião ou no calendário, selecione nova reunião. Você também pode usar o atalho de teclado Ctrl+Shift+Q para criar uma nova solicitação de reunião.

  2. Adicione participantes na caixa para .

  3. Na caixa assunto , insira uma descrição da reunião ou do evento.

  4. Selecione Assistente de agendamento na faixa de opções. Você verá uma linha para cada destinatário inserido na caixa para. Se quiser adicionar mais participantes, você pode digitar o nome em qualquer linha em branco no assistente de agendamento.

  5. Horários em que os participantes estão ocupados são mostrados em azul escuro. As horas em que os participantes têm um compromisso provisório são mostradas em um bloco com hash claro azul e as horas de trabalho de seus participantes são mostradas em cinza claro. Selecione um tempo disponível para todos os seus participantes.

  6. Para selecionar um horário ideal para todos os seus participantes, use o localizador de salas na coluna à direita. Você pode ver quais são os horários em que os participantes têm conflitos.

Usar o localizador de salas 

  1. Em uma nova reunião, selecione o botão Assistente de agendamento na faixa de opções.

  2. Use o menu suspenso mostrar uma lista de salas para selecionar uma lista de salas. Essas listas são configuradas pelo administrador do Microsoft Exchange ou do Office 365. 

    Use o localizador de salas para ver as salas de conferência disponíveis para a reunião.

  3. Selecione uma sala disponível para adicionar a sala ao assistente de agendamento e à reunião como um destinatário. 

  4. O painel Horários Sugeridos encontra o melhor horário para a reunião, que é definido como o horário em que a maioria dos participantes está disponível. O melhor horário para a reunião é exibido na parte superior do painel. Para selecionar qualquer um dos horários sugeridos, clique na sugestão de tempo no painel horas sugeridas . Você também pode selecionar manualmente uma hora na grade de disponibilidade.

    Use o seletor de horários sugeridos para ver quando os participantes estão disponíveis.

    1. Se você quiser tornar a reunião recorrente, no menu de reunião , no grupo Opções , clique em recorrência, selecione o padrão de recorrência e clique em OK.

      Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, o menu de reunião muda para reunião recorrente.

  5. Quando terminar de configurar a reunião, clique em Enviar.

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