Usar o Assistente de agendamento e localizador de sala de reuniões no Outlook

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Se você usa uma conta do Office 365 ou o Microsoft Exchange com o Outlook, você pode usar o Assistente de agendamento e localizador de sala para ajudar a agendar suas reuniões.

Usar o Assistente de Agendamento

  1. Na caixa de entrada, selecione Novos itens > reunião ou no calendário, selecione Nova reunião. Você também pode usar o atalho de teclado Ctrl + Shift + Q para criar uma nova solicitação de reunião.

  2. Adicione participantes na caixa para .

  3. Na caixa assunto , digite uma descrição da reunião ou evento.

  4. Selecione Assistente de agendamento na faixa de opções. Você verá uma linha para cada destinatário que você digitou na caixa para. Se você quiser adicionar mais participantes, você pode digitar o nome em qualquer linha em branco no Assistente de agendamento.

  5. Horas que seus convidados estão ocupados são mostradas em azul-escuro. Períodos que os participantes têm um compromisso provisório são mostrados em um bloco de hash azul claro e horas fora do horário de trabalho dos seus participantes são mostradas em cinza claro. Selecione um horário disponível para todos os participantes.

  6. Para selecionar um horário ideal para todos os participantes, use o Localizador de sala na coluna à direita. Você pode ver quais vezes os participantes têm conflitos.

Usar o localizador de sala

  1. Em uma nova reunião, selecione o botão Assistente de agendamento na faixa de opções.

  2. Use mostrar uma lista de salas suspensa para selecionar uma lista de salas. Essas listas são definidas pelo administrador do Microsoft Exchange ou do Office 365. 

    Use o localizador de sala para ver salas de conferência disponíveis para sua reunião.

  3. Selecione uma sala disponível para adicionar a sala para o Assistente de agendamento e reunião como um destinatário.

  4. Painel Horários sugeridos localiza o melhor horário para sua reunião, que é definido como a hora em que a maioria dos participantes estejam disponíveis. O melhor horário de reunião aparece na parte superior do painel. Para selecionar qualquer uma do sugerido vezes, clique na sugestão de tempo no painel Horários sugeridos . Você pode selecionar também manualmente uma hora na grade de disponibilidade.

    Use o seletor de horários sugeridos para ver quando os participantes estão disponíveis.

    1. Se você deseja tornar a reunião periódica, no menu de reunião , no grupo Opções , clique em Recorrência, selecione o padrão de recorrência e clique em Okey.

      Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, as alterações de menu reunião reunião Recorrente.

  5. Quando você terminar de configurar sua reunião, clique em Enviar.

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