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Observação: O Microsoft Access não dá suporte à importação de dados do Excel com um rótulo de confidencialidade aplicado. Como solução alternativa, você pode remover o rótulo antes de importar e, em seguida, aplicar novamente o rótulo após a importação. Para obter mais informações, consulte Aplicar rótulos de confidencialidade aos seus arquivos e email no Office.

O Access e o Microsoft Excel possuem muitas semelhanças, o que pode dificultar a decisão de qual programa você deve usar. Por exemplo, ambos os programas podem armazenar grandes quantidades de dados, executar consultas e ferramentas de análise poderosas para cortar e cortar esses dados e executar cálculos sofisticados que retornam os dados necessários.

No entanto, cada programa tem vantagens claras, dependendo do tipo de dados que você está gerenciando e do que deseja fazer com esses dados. Por exemplo, se for seu objetivo manter a integridade dos dados em um formato que possa ser acessado por vários usuários, o Access será sua melhor opção, enquanto o Excel é mais adequado para dados numéricos complexos que você deseja analisar em profundidade.

Em muitos casos, você pode usar ambos os programas, empregando cada um para a finalidade para a qual ele é mais adequado. Em geral, o Access é melhor para gerenciar dados: ajudá-lo a mantê-los organizados, fáceis de pesquisar e disponíveis para vários usuários simultâneos. O Excel geralmente é melhor para analisar dados: executar cálculos complexos, explorar possíveis resultados e produzir gráficos de alta qualidade. Se você usar o Access para armazenar seus dados e o Excel para analisá-los, poderá obter os benefícios de ambos os programas.

Antes de decidir qual programa usar, você pode querer comparar os benefícios de cada programa, aprender quando é melhor usar um ou outro e descobrir como trabalhar com ambos os programas para alcançar exatamente os resultados desejados.

Observação: Todos os pacotes do Microsoft Office incluem o Excel, mas nem todos os pacotes incluem o Access.

Comparar os benefícios de cada programa

Escolher o programa certo é fundamental se você quiser acessar e atualizar suas informações com o máximo de desempenho e precisão. Para descobrir qual programa é mais adequado para as tarefas que você deseja realizar, ele pode ajudar a comparar os benefícios que cada programa tem a oferecer em relação ao armazenamento de dados, análise de dados, colaboração de vários usuários e segurança.

Dados simples versus relacionais    Para ajudar a decidir qual programa é melhor para armazenar seus dados, faça a seguinte pergunta: os dados são relacionais ou não? Os dados que podem ser contidos com eficiência em uma única tabela ou planilha são chamados de dados simples ou não relacionados . Por exemplo, se você quiser criar uma lista simples de clientes, com apenas um endereço e uma pessoa de contato para cada cliente, o Excel pode ser a melhor opção. No entanto, se você quiser armazenar uma lista de clientes mais complexa que contém endereços de cobrança e envio para cada cliente ou várias pessoas de contato para cada cliente, o Access é a melhor solução.

Em um banco de dados relacional, você organiza suas informações em várias tabelas. Em um banco de dados relacional bem projetado, cada tabela é plana e contém informações sobre apenas um tipo de dados. Por exemplo, se você criar um banco de dados do cliente, os nomes dos clientes devem ser armazenados em uma tabela, enquanto os endereços de cobrança e envio desses clientes devem ser armazenados em uma tabela separada. Armazenar endereços separadamente de nomes é uma boa ideia, pois cada cliente pode ter mais de um endereço e você deseja poder inserir vários endereços para cada cliente sem precisar inserir novamente o nome do cliente para cada endereço.

Dados locais versus externos    Você pode usar o Access para se conectar a dados de várias fontes de dados externas para poder exibir, consultar e editar esses dados sem precisar importá-los. Por exemplo, o Access fornece comandos para se conectar a dados existentes em um banco de dados do Microsoft SQL Server, um arquivo dBASE ou uma pasta do Outlook, juntamente com muitas outras fontes de dados. Você pode usar o Excel para se conectar a uma ampla variedade de fontes de dados, incluindo bancos de dados Access, SQL Server e Analysis Services, arquivos XML e fontes de dados ODBC e OLE DB. No entanto, você não pode editar os dados para alterar os dados de origem por meio da interface do usuário do Excel.

O Access e o Excel fornecem comandos para se conectar a dados em listas de Windows SharePoint Services. No entanto, o Excel fornece apenas uma conexão somente leitura com listas do SharePoint; enquanto o Access permite que você leia e escreva dados em listas do SharePoint.

Integridade de dados versus flexibilidade    Identificadores exclusivos ajudam a preservar a integridade de seus dados e garantem que nenhuma linha (ou registros) contenha exatamente os mesmos dados. Identificadores exclusivos também fornecem a maneira mais rápida de recuperar dados ao pesquisar ou classificar seus dados. No Access, você pode usar o tipo de dados AutoNumber para gerar automaticamente um identificador exclusivo para cada registro. Em seguida, você pode usar esses identificadores para relacionar registros em uma tabela a um ou mais registros em outra tabela.

A estrutura que o Access aplica aos seus dados ajuda a garantir a integridade dos dados. O acesso pode exigir que novos registros em uma tabela tenham um valor correspondente existente em uma tabela diferente, para que você não possa criar registros "órfãos". Por exemplo, você não gostaria de ter um pedido que não incluísse informações do cliente. O acesso pode exigir que cada novo registro na tabela Pedidos tenha um valor de cliente correspondente na tabela Clientes. Essa correspondência necessária de valores é chamada integridade referencial.

Você também pode impor suas próprias restrições e regras para garantir ainda mais que os dados sejam inseridos corretamente. O Excel permite inserir dados de maneira mais livre, mas como o Excel não dá suporte a dados relacionais, ele não pode dar suporte à integridade referencial. No entanto, você pode usar o comando Validação de Dados para controlar a entrada de dados no Excel.

Consultar    Se muitas vezes você precisar exibir seus dados de várias maneiras, dependendo da alteração de condições ou eventos, o Access pode ser a melhor opção para armazenar e trabalhar com seus dados. O Access permite que você use consultas de linguagem SQL (SQL) para recuperar rapidamente apenas as linhas e colunas de dados desejadas, se os dados estão contidos em uma tabela ou em muitas tabelas. Você também pode usar expressões em consultas para criar campos calculados. Usar uma expressão no Access é semelhante ao processo de uso de fórmulas no Excel para calcular valores. Você também pode usar consultas do Access para resumir dados e apresentar valores agregados, como somas, médias e contagens.

Modelagem    No Excel, você pode usar teste de hipóteses ferramentas para prever o resultado de um modelo de planilha. A análise de e-se permite que você execute cenários diferentes em seus dados, como o melhor caso e os piores cenários, e compare os dados resultantes de vários cenários em um relatório de resumo. Nenhum recurso semelhante está disponível no Access.

Dinâmica e gráfico    Em ambos os programas, você pode criar relatórios de Tabela Dinâmica e gráficos de Tabela Dinâmica. No entanto, o Excel fornece recursos de gráfico e relatórios de tabela dinâmica mais avançados do que o Access. Se você planeja criar relatórios extensos da Tabela Dinâmica ou fornecer gráficos de aparência profissional regularmente, você deve usar relatórios de Tabela Dinâmica ou gráfico de Tabela Dinâmica no Excel em vez dos mesmos recursos no Access.

O Access e o Excel podem ser usados em ambientes colaborativos, como Windows SharePoint Services e compartilhamentos de arquivos de rede, mas há diferenças na maneira como os dados podem ser acessados por vários usuários.

Acesso múltiplo do usuário aos dados    Em operação normal, o Access permite que vários usuários abram um único banco de dados ao mesmo tempo; isso funciona bem porque o Access bloqueia apenas os dados que estão sendo editados; como resultado, outros usuários podem editar registros diferentes sem conflitos. No Excel, você pode compartilhar uma pasta de trabalho com outros usuários, mas a colaboração de vários usuários funciona melhor quando os usuários trabalham nos dados nessa pasta de trabalho em momentos diferentes, em vez de simultaneamente. Na verdade, os usuários de um banco de dados access colaboram em um conjunto de dados e os usuários de uma pasta de trabalho do Excel colaboram em um documento.

Usando Windows SharePoint Services para colaboração    Ambos os programas se integram a tecnologias Microsoft Windows SharePoint Services, como listas do SharePoint e bibliotecas de documentos.

O Access fornece várias maneiras de colaborar com vários usuários em um site do SharePoint. Por exemplo, você pode carregar um banco de dados completo em uma biblioteca de documentos Windows SharePoint Services, disponibilizar formulários e relatórios como Windows SharePoint Services exibições e vincular um banco de dados a dados armazenados em listas do SharePoint.

O Excel fornece apenas uma maneira de colaborar com vários usuários em um site SharePoint Services. Você pode carregar uma pasta de trabalho para Windows SharePoint Services bibliotecas de documentos, em que usuários individuais podem marcar a pasta de trabalho para fazer alterações, impedindo que outros usuários modifiquem a pasta de trabalho ao mesmo tempo. Os usuários podem editar uma pasta de trabalho sem a verificação da biblioteca de documentos, nesse caso, eles devem coordenar com outros usuários para evitar conflitos de dados.

Usando pastas de rede para colaboração    Se você armazenar um banco de dados access em uma pasta de rede compartilhada, vários usuários poderão abrir o banco de dados e trabalhar com seus dados simultaneamente. Os registros individuais são bloqueados quando um usuário os edita. Se você armazenar uma pasta de trabalho do Excel em uma pasta de rede compartilhada, apenas um usuário poderá editar a pasta de trabalho por vez. Para fins de exibição, vários usuários podem abrir a pasta de trabalho enquanto outro usuário a está editando, mas esses usuários não podem fazer alterações nos dados até que o usuário que está editando a pasta de trabalho a feche.

Ambos os programas fornecem recursos semelhantes – senhas e criptografia – que podem ajudá-lo a evitar a perda de dados e proteger seus dados contra acesso não autorizado. No entanto, há algumas diferenças entre o Access e o Excel em como a proteção de dados no nível do usuário funciona.

Prevenção contra perda de dados    No Access, seu trabalho é continuamente salvo para que, no caso de uma falha inesperada, é improvável que você perca muito trabalho (se houver). No entanto, como o Access salva seu trabalho continuamente, também é possível fazer alterações que você decidirá posteriormente que não queria confirmar. Para garantir que você possa restaurar seu banco de dados da maneira desejada, crie uma cópia de backup do arquivo de banco de dados em uma agenda que atenda às suas necessidades. Você pode recuperar um banco de dados inteiro de um backup ou restaurar apenas a tabela ou outro objeto de banco de dados de que você precisa. Se você usar um utilitário de backup do sistema de arquivos, também poderá usar uma cópia de um banco de dados de um backup do sistema de arquivos para restaurar seus dados. No Excel, você pode salvar informações do AutoRecover em intervalos definidos enquanto atualiza seus dados.

Proteção de dados no nível do usuário    No Excel, você pode remover dados críticos ou privados da exibição ocultando colunas e linhas de dados e, em seguida, proteger toda a planilha para controlar o acesso do usuário aos dados ocultos. Além de proteger uma planilha e seus elementos, você também pode bloquear e desbloquear células em uma planilha para impedir que outros usuários modifiquem dados importantes involuntariamente.

Segurança no nível do arquivo    No nível do arquivo, você pode usar criptografia em ambos os programas para impedir que usuários não autorizados vejam os dados. Você também pode exigir que um senha seja inserido para abrir um arquivo de banco de dados ou uma pasta de trabalho. Além disso, você pode ajudar a proteger um arquivo de banco de dados ou uma pasta de trabalho empregando um assinatura digital.

Acesso restrito a dados    No Excel, você pode especificar permissões baseadas no usuário para acessar os dados ou definir direitos somente leitura que impedem outros usuários de fazer alterações nos dados aos quais eles têm acesso. O Access não fornece recursos de segurança no nível do usuário, mas o Access dá suporte ao modelo de segurança do usuário de qualquer servidor de banco de dados ao qual ele se conecta. Por exemplo, se você vincular a uma lista do SharePoint, o Access ouvirá as permissões do usuário para a lista do SharePoint. Se você quiser manter usuários não autorizados fora de seus dados do Access, você pode criptografar seu banco de dados definindo uma senha. Os usuários devem inserir a senha para ler dados do banco de dados, mesmo que acessem usando outro programa, como o Excel.

Para obter mais informações sobre como ajudar a proteger seus dados, consulte Definir ou alterar a segurança no nível do usuário do Access 2003 no Access 2007 ou superior e Proteção e segurança no Excel.

Quando usar o Access

Em termos muito gerais, o Access é a melhor opção quando você precisa acompanhar e registrar dados regularmente e, em seguida, exibir, exportar ou imprimir subconjuntos desses dados. Os formulários de acesso fornecem uma interface mais conveniente do que uma planilha do Excel para trabalhar com seus dados. Você pode usar o Access para automatizar ações executadas com frequência e os relatórios do Access permitem resumir dados em formulário impresso ou eletrônico. O Access fornece mais estrutura para seus dados; por exemplo, você pode controlar quais tipos de dados podem ser inseridos, quais valores podem ser inseridos e você pode especificar como os dados em uma tabela estão relacionados a dados em outras tabelas. Essa estrutura ajuda você a garantir que apenas os tipos corretos de dados sejam inseridos.

O Access armazena dados em tabelas que são muito iguais às planilhas , mas as tabelas de acesso são projetadas para consultas complexas em relação aos dados armazenados em outras tabelas.

Use o Access quando você:

  • Antecipe muitas pessoas que trabalham no banco de dados e você deseja opções robustas que lidam com atualizações com segurança para seus dados, como bloqueio de registros e resolução de conflitos.

  • Antecipe a necessidade de adicionar mais tabelas a um conjunto de dados que tenha se originado como uma tabela simples ou não-relacional.

  • Deseja executar consultas complexas.

  • Deseja produzir uma variedade de relatórios ou rótulos de email.

  • Gerenciamento de contatos    Você pode gerenciar seus contatos e endereços de email e criar relatórios no Access ou mesclar os dados com o Microsoft Office Word imprimir letras de formulário, envelopes ou etiquetas de email.

  • Inventário e acompanhamento de ativos    Você pode criar um inventário de itens em sua casa ou empresa e armazenar fotos ou outros documentos relacionados junto com os dados.

  • Acompanhamento de pedidos    Você pode inserir informações sobre produtos, clientes e pedidos e então criar relatórios que mostram as vendas por região, funcionário, período de tempo ou algum outro valor.

  • Acompanhamento de tarefas    Você pode acompanhar tarefas para um grupo de pessoas e inserir novas tarefas ao mesmo tempo que outras pessoas estão atualizando suas tarefas existentes no mesmo banco de dados.

  • Organizando bibliotecas de empréstimos    Você pode usar o Access para armazenar dados sobre seus livros e CDs e acompanhar a quem você os emprestou.

  • Planejamento de Eventos    Você pode inserir informações sobre datas de evento, locais e participantes e depois imprimir agendas ou resumos sobre os eventos.

  • Acompanhamento nutricional    Acompanhe as receitas e faça log de atividades de dieta e exercícios.

Quando usar o Excel

Como um programa de planilha, o Excel pode armazenar grandes quantidades de dados em pastas de trabalho que contêm uma ou mais planilhas. No entanto, em vez de servir como um sistema de gerenciamento de banco de dados, como o Access, o Excel é otimizado para análise e cálculo de dados. Você pode usar esse programa flexível para criar modelos para analisar dados, escrever fórmulas simples e complexas para executar o cálculo nesses dados, pivotar os dados da maneira desejada e apresentar dados em uma variedade de gráficos de aparência profissional. Microsoft Create tem vários modelos de design do Excel para escolher

Use o Excel quando você:

  • Exija uma exibição simples ou não relacional de seus dados em vez de um banco de dados relacional que usa várias tabelas e quando seus dados são principalmente numéricos.

  • Execute com frequência cálculos e comparações estatísticas em seus dados.

  • Deseja usar relatórios de Tabela Dinâmica para exibir dados hierárquicos em um layout compacto e flexível.

  • Planeje criar gráficos regularmente e deseja usar os novos formatos de gráfico que estão disponíveis no Excel.

  • Deseja enfatizar seus dados usando ícones de formatação condicional, barras de dados e dimensionamentos de cores.

  • Deseja executar operações de análise de what-if sofisticadas em seus dados, como estatística, engenharia e análise de regressão.

  • Deseja manter o controle de itens em uma lista simples, seja para uso pessoal ou para fins de colaboração limitada.

  • Contábil    Você pode usar os poderosos recursos de cálculo do Excel em muitas demonstrações contábeis financeiras – por exemplo, uma instrução de fluxo de caixa, uma instrução de renda ou uma instrução de lucro e perda.

  • Orçamento    Se suas necessidades estão relacionadas a negócios ou pessoais, você pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel – por exemplo, um plano de orçamento de marketing, um orçamento de eventos ou um orçamento de aposentadoria.

  • Faturamento e Vendas    O Excel também é útil para gerenciar dados de cobrança e vendas e você pode criar facilmente os formulários necessários – por exemplo, faturas de vendas, empacotamento de boletos ou pedidos de compra.

  • Relatórios    Você pode criar vários tipos de relatórios no Excel que refletem sua análise de dados ou resumem seus dados – por exemplo, relatórios que medem o desempenho do projeto, prevêem dados, resumem dados ou apresentam dados de variação.

  • Planejamento    O Excel é uma ótima ferramenta para criar planos profissionais ou planejadores úteis – por exemplo, um plano de classe semanal, um plano de pesquisa de marketing, um plano fiscal de fim de ano ou planejadores que ajudam você a planejar refeições semanais, festas ou férias.

  • Rastreamento    Você pode usar o Excel para controlar dados em uma folha de tempo ou lista – por exemplo, uma folha de tempo para o trabalho de acompanhamento ou uma lista de inventário que mantém o controle do equipamento.

  • Usando calendários    Por sua natureza semelhante à grade, o Excel se presta bem à criação de qualquer tipo de calendário – por exemplo, um calendário acadêmico para acompanhar as atividades durante o ano letivo ou um calendário de ano fiscal para acompanhar eventos e marcos empresariais.

Para obter modelos úteis do Excel em qualquer uma dessas categorias, consulte Modelos para Excel no Microsoft Office Online.

Usando o Access e o Excel juntos

Pode haver momentos em que você gostaria de aproveitar os benefícios que ambos os programas têm a oferecer. Por exemplo, você criou uma planilha no Excel na qual você pode calcular e analisar os dados, mas a planilha se tornou muito grande e complexa, e muitos outros usuários precisam ter acesso aos dados. Neste ponto, talvez você queira importar ou vincular sua planilha ao Access e usá-la como um banco de dados em vez de trabalhar com ela no Excel. Ou talvez você tenha dados em um banco de dados do Access para o qual deseja criar alguns relatórios detalhados da Tabela Dinâmica do Excel e gráficos profissionais do Excel.

Não importa qual programa você use primeiro, você sempre pode transferir os dados de um programa para o outro, onde você pode continuar a trabalhar com ele. Com ou sem uma conexão de dados, você pode trazer dados para o Access do Excel (e vice-versa) copiando, importando ou exportando-os.

Para obter mais informações sobre como trocar dados entre ambos os programas, consulte Mover dados do Excel para o Access.

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