Usar mala direta para personalizar cartas para correspondências em massa

Usar mala direta para personalizar cartas para correspondências em massa

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Quando você tem email em massa para enviar às pessoas na sua lista de contatos, pode usar mala direta para criar um lote de cartas personalizadas. Cada carta produzida tem layout, formatação, texto e elementos gráficos idênticos. Apenas seções específicas da carta variam e são personalizadas.

Há três arquivos envolvidos na criação e impressão de cartas usando o processo de mala direta:

  • Seu documento principal
    Esse documento contém texto e elementos gráficos (um logotipo ou uma imagem, por exemplo) que são idênticos para cada versão do documento mesclado. Um exemplo de conteúdo idêntico é o corpo da carta.

  • Sua lista de endereçamento
    essa é a fonte de dados que é usada para preencher as informações na carta. Sua lista de endereçamento tem nomes, por exemplo, e o documento principal estiver a letra que será endereçada a nomes na sua lista.

  • Documento mesclado
    este documento é uma combinação de documento principal e a lista de endereçamento. Mala direta obtém informações da lista de endereçamento e coloca-o no documento principal, resultando em uma carta personalizada para cada pessoa.

Você pode saber mais sobre o funcionamento da mala direta para cartas no vídeo a seguir que faz parte de um curso de treinamento.

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Etapa 1: Preparar seu documento principal

Antes de iniciar a mala direta, prepare sua carta. Se estiver informando as pessoas sobre um evento futuro, por exemplo, inclua o nome, a data, a hora e o local do evento. Esses são os detalhes importantes para todos os destinatários da sua carta.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Iniciar Mala Direta > Cartas.

    No Word, na guia correspondências, escolha Iniciar Mala direta e, em seguida, escolha uma opção.

  2. No Word, digite o corpo da carta (exemplo segue) que você deseja enviar para todos.

    Exemplo de carta no Word para bel usado para uma mala direta.

Etapa 2: Configurar a lista de endereçamento

A lista de endereçamento é sua fonte de dados. Ela pode ser uma planilha do Excel, um diretório de contatos do Outlook, um banco de dados do Access ou uma lista de endereços do Office. Ela contém os registros que o Word usa para obter informações para criar sua carta.

Dicas

  • Se você não tiver uma lista de endereçamento, pode criar uma durante o uso da mala direta. Antes de começar o processo da mala direta, colete todos os seus registros de dados e adicione-os à sua fonte de dados.

  • Se você estiver usando uma planilha de Excel, verifique se que a coluna de CEPs ou códigos postais é formatada como texto para que você não perca quaisquer zeros.

  • Se quiser usar seus contatos do Outlook, certifique-se de que o Outlook seja seu programa de email padrão.

Etapa 3: Vincular sua lista de endereçamento ao seu documento principal

Agora você está pronto para abrir a fonte de dados para sua lista de endereçamento e vinculá-lo à sua carta.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Selecionar Destinatários e, em seguida, escolha uma opção.

    Como parte da mala direta do Word, na guia correspondências, no grupo Iniciar Mala direta, escolha Selecionar destinatários e escolha digitar uma nova lista

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Se não tiver uma lista de endereçamento, escolha Digitar uma Nova Lista e crie uma.

      ou

    • Se a lista de endereços estiver em uma planilha do Excel, em um banco de dados do Access ou em outro tipo de arquivo de dados, clique em Usar uma Lista Existente. Em seguida, navegue até a lista e clique em Abrir.

      ou

    • Se estiver usando os contatos do Outlook, clique em Escolher dos Contatos do Outlook.

  3. Escolha Arquivo > Salvar como.

  4. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome de arquivo e escolha Salvar.


Editar lista de destinatários

Se você estiver criando e imprimindo cartas para todos em sua lista, vá para "etapa 4: adicionar conteúdo personalizado à sua carta." Se você quiser enviar cartas para as pessoas que moram, por exemplo, dentro de 20 milhas de um evento que você estiver hospedando, use um filtro como um CEP ou um código postal para restringir a lista.

  1. Escolha Editar Lista de Destinatários.

    Como parte da mala direta do Word, na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Editar Lista de Destinatários.

  2. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, marque a caixa de seleção ao lado do nome de cada pessoa que você deseja receber a mensagem de email.

    Selecionar linhas ao marcar a caixa de seleção

Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, existem opções para refinar a lista de destinatários. As duas opções mais usadas são para classificar e filtrar a lista para facilitar a localização de nomes e endereços.

Em um documento de mala direta do Word, escolha Editar Destinatários e, na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, em Refinar lista de destinatários, escolha uma opção.

Para obter informações mais detalhadas, consulte Classificar e filtrar os dados para uma mala direta.

Etapa 4: Adicionar conteúdo personalizado à carta

Adicionar conteúdo à sua carta que é diferente para cada pessoa que a recebe — por exemplo, seu nome e endereço. A prática recomendada para adicionar esses detalhes é inserir campos de mesclagem no documento principal.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Bloco de Endereço.

    Como parte da mala direta do Word, na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Bloco de Endereço.

  2. Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereço, escolha um formato para o nome do destinatário como ele aparecerá na carta.

    Opções do bloco de endereço

  3. Escolha OK.

    Observação: Para visualizar como um endereço aparecerá na carta, em visualização, escolha Visualizar resultados. Escolha o próximo Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou botão de registro de Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta anterior para percorrer registros em sua fonte de dados.

  4. No grupo gravar e inserir, escolha Linha de saudação.

    Como parte da mala direta do Word, na guia correspondências, no grupo gravar e inserir campos, escolha linha de saudação.

  5. Na caixa de diálogo Inserir linha de saudação, escolha o formato que você deseja usar.

  6. Escolha Okey para inserir o campo de mesclagem na carta.

  7. Escolha arquivo > Salvar para preservar a letra (exemplo segue) que você está criando para a mala direta.

    Carta de mala direta de amostra no Word mostrando os campos "bloco de endereço" e "linha de saudação".

Para inserir outras informações personalizadas na carta de sua lista de endereçamento, consulte Adicionar campos de mala direta, um por vez.


Verificar os nomes dos campos de mala direta

Certifique-se de que o Word possa encontrar os nomes e endereços em sua lista de endereçamento.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Coincidir Campos.

    Dica:  Os Campos de Mala Direta também podem ser abertos pela caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereços usada para adicionar um bloco de endereços ao documento principal.

  2. Na caixa de diálogo Coincidir Campos, verifique se os campos de registro exibidos na lista correspondem aos nomes dos títulos de coluna para os registros na fonte de dados da lista de endereçamento.

    Caixa de diálogo Coincidir Campos

    Observação: Há duas colunas na caixa de diálogo. A coluna à esquerda é uma lista de nomes em comum em um registro de negócios, por exemplo. A coluna à direita é o nome do campo do nome comum mapeado para um título de coluna no arquivo de fonte de dados.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Se os nomes de campos corresponderem aos títulos de coluna usados para os registros na fonte de dados da sua lista de endereçamento, não faça nada.

      ou

    • Se (não correspondente) aparecer em um nome de campo que você esperava que coincidisse com um título de coluna na fonte de dados, clique na seta de lista suspensa e escolha o nome do campo na fonte de dados da lista de endereçamento. Repita conforme necessário.

  4. Escolha OK.


Formatar campos de mala direta

Para alterar a fonte, o tamanho ou o espaçamento do conteúdo mesclado, escolha o nome do campo de mesclagem e faça as alterações desejadas.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Visualizar Resultados, escolha Visualizar Resultados para mudar dos resultados mesclados para os campos de mala direta na carta.

    No Word, na guia Correspondências, no grupo Visualizar Resultados.

  2. Escolha o nome do campo de mesclagem.

    campo bloco de endereço selecionado

  3. Na guia Página Inicial, escolha a fonte e o tamanho da fonte desejada.

    No Word, acesse a guia Página Inicial, vá para o grupo Fonte e escolha uma fonte e o tamanho da fonte.

  4. Na guia Layout da Página (Word 2013) ou Layout (Word 2016), escolha o espaçamento entre parágrafos desejado.

    No Word, na guia Layout, no grupo Parágrafo, defina o espaçamento.

    Observação: Como o Word trata cada linha do Bloco de Endereço como um parágrafo, talvez você queira diminuir o espaçamento entre as linhas.

Etapa 5. Visualizar e imprimir as cartas

  1. Escolha Visualizar Resultados e escolha o botão de registro Avançar Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou Voltar Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta para garantir que os nomes e endereços no corpo da sua carta estejam certos.

    Dica:  Para ir até o Página Inicial da lista, escolha o botão de registro Primeiro Botão Primeiro registro para resultados de visualização de mala direta e, para ir até o final da lista, escolha o botão de registro Último Botão Último registro para resultados de visualização de mala direta .

  2. Escolha Concluir e Mesclar > Imprimir Documentos.

    Como parte da mala direta do Word, na guia correspondências, no grupo concluir, escolha concluir e mesclar e, em seguida, escolha uma opção.

Etapa 6: Salvar sua carta personalizada

Quando você salva o documento de mala direta, ele permanece conectado à lista de endereçamento para que você possa usá-lo para a próxima correspondência em massa.


Reutilizar seu documento de mala direta

  • Abra o documento de mala direta e escolha Sim quando o Word solicitar que você mantenha a conexão.


Para alterar os endereços no documento de mala direta

  • Abra o documento de mala direta e escolha Editar Lista de Destinatários para classificar, filtrar e escolher endereços específicos.

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