Usar mala direta para enviar mensagens de email em massa

Usar mala direta para enviar mensagens de email em massa

Antes de começar, abra um documento em branco no Word e digite o corpo da mensagem de email que você deseja enviar.

Para enviar um email, é necessário instalar um programa de email compatível com MAPI, como o Outlook ou o Gmail.

Etapa 1: Preparar seu documento principal

  • Acesse Correspondências > Iniciar Mala Direta > Mensagens de Email.

    Iniciar a mala direta com mensagens de email selecionadas

Etapa 2: Configurar a lista de endereçamento

A lista de endereçamento é sua fonte de dados. Para obter mais informações, confira Fontes de dados que você pode usar em uma mala direta.

Dicas

  • Se você não tiver uma lista de endereçamento, pode criar uma durante o uso da mala direta.

  • Se você estiver usando uma planilha Excel, formate a coluna CEPs ou códigos postais como texto para preservar todos os zeros. Para obter mais informações, confira Formatar números, datas e outros valores de mala direta no Excel.

  • Se quiser usar seus contatos do Outlook, certifique-se de que o Outlook seja seu programa de email padrão e que a versão dele seja a mesma do Word.

Verifique se sua fonte de dados tem uma coluna para endereços de email e se há um endereço de email para cada destinatário.

  1. Acesse Correspondências > Selecionar Destinatários.

  2. Escolha uma fonte de dados. Para obter mais informações, confira Fontes de dados que você pode usar em uma mala direta.

  3. Escolha Arquivo > Salvar.

Se você precisar editar, classificar ou filtrar sua lista de endereçamento, confira Mala direta: Editar destinatários.

  1. Acesse Correspondências > Linha de Saudação.

  2. Escolha o formato que você deseja usar.

  3. Escolha OK para inserir o campo de mala direta.

  4. Escolha Arquivo > Salvar.

Você pode adicionar outros campos da fonte de dados à mensagem de email. Para obter mais informações, confira Inserir campos de mala direta.

Observação: É necessário formatar o email manualmente após inserir os campos.

Se estiver faltando alguma parte do endereço, confira em Mala direta: Coincidir Campos para corrigir.

Para alterar a fonte, o tamanho ou o espaçamento do conteúdo mesclado, escolha o nome do campo de mesclagem e faça as alterações desejadas.

  1. Escolha Visualizar Resultados, depois Avançar Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou Voltar Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta para ver os nomes e endereços no corpo da carta.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o grupo Visualizar Resultados.

  2. Escolha Concluir e Mesclar > Enviar Mensagens de Email.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Concluir e Mesclar e suas opções.

  3. Na caixa Para, escolha a coluna ou o campo do endereço de email da sua lista de endereçamento.

    Observação: Word envia uma mensagem individual para cada endereço de email. Você não pode colocar outros destinatários em Cc ou Cco. Você pode incluir links, mas não pode adicionar anexos ao email.

  4. Na caixa Linha do assunto, digite uma linha de assunto para a mensagem.

  5. Na caixa Formato de Mensagem, escolha HTML (a configuração padrão) ou Texto sem formatação para enviar o documento como o corpo da mensagem de email.

  6. Em Enviar registros, use um destes procedimentos:

    • Todos os registros (padrão).

    • Registro atual – apenas o registro exibido na tela é enviado na mensagem.

    • De e Para enviam apenas um intervalo de registros.

  7. Escolha OK para executar a mala direta.

Acesse Arquivo > Salvar. Ao salvar o documento principal, você também estará salvando sua conexão com a fonte de dados. Para reusar, abra o documento e responda Sim quando for perguntado se você deseja manter a conexão com a fonte de dados.

Confira também

Antes de começar, abra um documento em branco no Word e digite o corpo da mensagem de email que você deseja enviar.

Para enviar um email, é necessário instalar um programa de email compatível com MAPI, como o Outlook ou o Gmail.

Etapa 1: Criar um documento no Word

  1. Acesse Correspondências > Iniciar Mala Direta > Mensagens de Email.

    email de mala direta

  2. No Word, digite a mensagem de email que você deseja enviar.

Etapa 2: Configurar a lista de endereçamento

A lista de endereçamento é sua fonte de dados. Para obter mais informações, confira Fontes de dados que você pode usar em uma mala direta.

Dicas

  • Se você não tiver uma lista de endereçamento, pode criar uma durante o uso da mala direta.

  • Se você estiver usando uma planilha Excel, formate a coluna CEPs ou códigos postais como texto para preservar todos os zeros. Para obter mais informações, confira Formatar números, datas e outros valores de mala direta no Excel.

  • Se quiser usar seus contatos do Outlook, certifique-se de que o Outlook seja seu programa de email padrão e que a versão dele seja a mesma do Word.

Verifique se sua fonte de dados tem uma coluna para endereços de email e se há um endereço de email para cada destinatário.

  1. Acesse Correspondências > Selecionar Destinatários.

  2. Escolha uma fonte de dados. Para obter mais informações, confira Fontes de dados que você pode usar em uma mala direta.

  3. Escolha Arquivo > Salvar.

Se você precisar editar, classificar ou filtrar sua lista de endereçamento, confira Mala direta: Editar destinatários.

  1. Acesse Correspondências > Inserir Campo de Mesclagem e escolha os campos a serem adicionados.

    Na guia Correspondências, a opção Inserir Campo de Mesclagem está destacada

  2. No documento principal, selecione Arrastar campos para esta caixa ou digitar o texto e clique ou toque no texto para removê-lo.

  3. Adicione e formate os campos que deseja incluir na mensagem de email e escolha OK.

  1. Acesse Correspondências > Visualizar Resultados para ver qual será a aparência das mensagens de email.

    Na guia Correspondências, a opção Visualizar Resultados está destacada

    Use os botões de seta para a esquerda e para a direita na guia Correspondências para percorrer todas as mensagens de email.

  2. Selecione Visualizar Resultados novamente para adicionar ou remover campos.

  3. Quando estiver pronto, acesse Correspondências > Concluir e Mesclar > Mesclar para Email.

    A opção Mesclar com Email estará disponível se você não tiver escolhido seu programa de email padrão.

  4. Escolha o campo de mesclagem Para, o assunto e se deseja enviar como texto, HTML ou como anexo. Ao enviar como anexo, o email não apresenta corpo de texto, mas a mensagem é enviada como um documento anexado.

  5. Selecione Mala Direta para Caixa de Saída.

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