Usar filtragem para modificar um modo de exibição do SharePoint

Usar filtragem para modificar um modo de exibição do SharePoint

A filtragem reduz o número de itens exibidos em um modo de exibição para exibir apenas os dados você deseja ver. Um filtro seleciona itens que correspondem a critérios específicos, como o local, o tipo de item ou um intervalo de preços. Usar índices e filtros também pode ajudar você a voltar a se concentrar nos seus dados ou impedir que você ultrapasse o Limite do Modo de Exibição de Lista. Um filtro pode retornar dados por si só ou ser agrupado ou classificado para melhor formatação.

Os índices funcionam em conjunto com os filtros para aumentar o desempenho. Se o número de itens em sua lista ou biblioteca excede o Limite do Modo de Exibição de Lista, mas ainda for inferior a 20.000 itens, você geralmente pode adicionar índices a colunas existentes. Você poderá então aplicar filtros para reduzir os dados exibidos ao limite de 5.000 itens do Modo de Exibição de Lista.

Os filtros reduzem a quantidade de dados retornados selecionando itens com base em operações (como o maior ou menor que) e correspondência de dados. Quando você cria um modo de exibição filtrado, sua primeira coluna indexada na expressão do filtro deve reduzir a maior quantidade do conjunto de dados. Por exemplo, filtrar em um campo de data ou estado frequentemente reduz um conjunto de dados de forma considerável. Se você tiver 15.000 itens, desejará que o primeiro índice retorne menos que 5.000 itens. Mesmo se o seu conjunto de dados não tiver mais de 5.000 itens, isso continua sendo uma prática recomendada.

O SharePoint seleciona a primeira coluna indexada em uma consulta e usa as colunas restantes para selecionar os dados. Outras colunas que você especifique no filtro de exibição podem ou não ser indexadas. O modo de exibição não usa esses índices, mesmo que o resultado da exibição filtrada retorne menos do que o Limite do Modo de Exibição de Lista.

Por exemplo, você tem uma consulta: tamanho = grande E cor = vermelho. Na lista, o tamanho não é indexado, mas a cor é. Contanto que haja menos de 5.000 itens "vermelho" na lista, a consulta é bem-sucedida em uma lista grande. No entanto, se você tiver uma consulta de tamanho = grande OU cor = vermelho, embora o banco de dados possa localizar todos os itens “vermelho”, ele deve verificar a lista completa para localizar todos os itens grandes. Se houver mais de 5.000 itens retornados, a consulta é limitada.

Se você usar duas ou mais colunas na expressão de filtro, o índice ou índices determinantes devem usar um operador E. Por exemplo, se você deseja retornar Cão em uma lista grande de animais. Você tem uma coluna não indexada chamada Espécie, em que tem Cão como um valor. Se você consultar apenas Espécie = Cão, sua consulta será limitada. No entanto, se você tiver uma coluna indexada chamada Classe, sua consulta se torna Classe = Mamíferos E Espécie = Cão. Você também pode pesquisar por gatos e cães com a consulta Classe = Mamíferos E (Espécie = Cão OU Espécie = Gato). A segunda consulta seleciona todos os Mamíferos e, em seguida, filtra Cães e Gatos.

Observação: Se você mover itens para a Lixeira, esses itens ainda serão contados ao determinar se a expressão de filtro excede o Limite do Modo de Exibição de Lista. Se você esvaziar a Lixeira, eles não serão mais contados. Para saber mais, consulte Esvaziar a lixeira ou restaurar seus arquivos.

Se as colunas que você usará para filtrar não forem indexadas, é recomendável começar pela criação de índices. Para saber mais, confira Adicionar um índice a uma coluna do SharePoint.

Depois de indexar uma coluna, você poderá adicioná-la quando criar ou modificar um modo de exibição e usar a coluna indexada para filtrá-lo. Antes de criar um modo de exibição, é recomendável adicionar mais colunas à lista para permitir mais flexibilidade para classificação, agrupamento e filtragem. Para classificação e filtragem, você pode escolher colunas que estejam no conjunto de dados, mas que não estejam sendo exibidas.

Criar um modo de exibição

  1. Navegue até a lista ou a biblioteca e abra-a no local em que deseja criar um modo de exibição.

  2. Dependendo da versão, siga um destes procedimentos:

    • No SharePoint 2016, 2013 e 2010 ou no SharePoint Online Clássico, clique na guia Lista ou Biblioteca e, em seguida, clique em Criar Modo de Exibição.

      O botão Criar modo de exibição da Biblioteca do SharePoint na faixa de opções.
    • No SharePoint Online ou no SharePoint conectado ao grupo, clique na seta para baixo no botão Opções de Exibição e, em seguida, clique em Gerenciar modos de exibição ou em Editar modo de exibição atual.

      Menu Seleção de modo de exibição com Gerenciar modos de exibição selecionado
      Editar o modo de exibição atual
  3. Role para baixo até a seção Modos de Exibição e, em seguida, clique em Criar Modo de Exibição.

  4. Na página Tipo de Modo de Exibição, clique no modo de exibição que deseja usar. Se não tiver certeza, selecione Modo de Exibição Padrão.

    Página Tipos de Exibição
  5. Digite um Nome do Modo de Exibição.

    Defina um nome e, opcionalmente, um nome de arquivo para o modo de exibição
  6. Edite o endereço da Web para o modo de exibição ou aceite o padrão. Você pode voltar e alterar isso mais tarde.

  7. Na seção Filtro, clique em Mostrar itens apenas quando o que se segue for verdadeiro e, em seguida, escolha como deseja filtrar os itens com base em uma das colunas indexadas.

    Por exemplo, para criar um modo de exibição apenas de itens que foram alterados hoje, escolha a coluna Modificado (Indexado), a condição é igual a e, em seguida, digite [Hoje].

    No SharePoint Online, escolha um campo indexado

    Observação: Se não for exibida nenhuma coluna com (Indexada) após o nome, isso significará que não há nenhuma coluna indexada disponível para essa lista ou biblioteca. Primeiro é necessário Criar um índice simples ou composto.

  8. Para limitar o número de itens exibidos em cada página, role para baixo até Limite de Itens e defina o valor para Número de itens a serem exibidos. Quando você cria um modo de exibição, o número padrão de itens a serem exibidos é 30.

    Defina o número de itens a serem exibidos na página Exibir Configurações
  9. Há duas opções ao configurar um limite de item em uma página:

    • Exibir itens em lotes do tamanho especificado que cria uma exibição de página por página dos dados que é útil durante a pesquisa de itens de maneira não interativa.

      Quando há mais itens do que a configuração do limite, a exibição será paginada.

      Imagem do recurso

    • Limitar o número total de itens retornados ao valor especificado, cria um limite rígido que pode ou não retornar os resultados inteiros da operação de filtragem. Isso poderá ser útil ao testar o modo de exibição, criar um protótipo ou se você apenas desejar recuperar os valores superiores em um modo de exibição.

  10. Em Estilo, você pode escolher Painel de Visualização para ver todas as informações de itens na sua lista em um formato de painel vertical. O painel de visualização é um dos Estilos de Modo de Exibição que você pode escolher sob Estilo ao editar ou criar um modo de exibição.

    Opções de estilos na página Exibir configurações

    Você pode navegar mais rapidamente pelos dados passando o mouse sobre o título do item em uma região de rolagem do lado esquerdo da página, para ver todos os valores de coluna do item atual verticalmente listados no lado direito da página. Menos dados iniciais são exibidos, e isso ajuda a exibir o modo de exibição mais rapidamente. Esse estilo também é muito útil quando sua lista é ampla ou tem muitas colunas e exigiria rolagem horizontal para ver os dados.

    Imagem do recurso

  11. Clique em OK.

Há mais etapas que você pode realizar em um modo de exibição, mas essas são suficientes para exibir dados que excederam o Limite do Modo de Exibição de Lista se você não souber o que fazer. Você também pode classificar ou agrupar por totais de conjunto, expandir pastas e otimizar a visualização do modo de exibição com um dispositivo móvel.

Para modificar um modo de exibição

  1. Navegue até a lista ou a biblioteca e abra-a no local em que deseja criar um modo de exibição.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • No SharePoint 2016, 2013, 2010 ou na experiência Clássica do SharePoint Online, clique na guia Lista ou Biblioteca, selecione o modo de exibição em Modo de Exibição Atual e clique em Modificar Modo de Exibição.

      Guia Biblioteca com Modificar Modo de Exibição realçado
    • No SharePoint Online, clique na seta para baixo no botão Opções do Modo de Exibição e clique em Editar modo de exibição atual.

      Menu Seleção de modo de exibição com Gerenciar modos de exibição selecionado
  3. Role para baixo até a seção Modos de Exibição e, em seguida, clique em um modo de exibição.

  4. Você poderá então alterar as configurações conforme descrito nas etapas 5 a 9 do procedimento Criar um modo de exibição acima.

  5. Clique em OK.

Para que um modo de exibição filtre rapidamente muitos itens, a primeira coluna no filtro deve ser indexada. Outras colunas que você especificar no filtro de exibição podem ou não ser indexadas, mas o modo de exibição não usa esses índices. A primeira coluna do filtro de deve retornar menos itens que o Limite do Modo de Exibição de Lista.

Se a primeira coluna do filtro retornar mais itens do que o Limite de Modo de Exibição de Lista, você poderá usar um filtro com duas ou mais colunas. Quando você define um modo de exibição filtrado que usa duas ou mais colunas, use um operador E para limitar o número total de itens retornados. Mas, mesmo nesse caso, ainda será necessário especificar como primeira coluna no filtro a coluna que mais provavelmente retornará a menor quantidade de dados. Usar um filtro OU quase sempre aumenta o número de itens retornados, e não será eficaz nessas circunstâncias.

Para saber mais sobre modos de exibição, confira Criar, alterar ou excluir um modo de exibição de uma lista ou biblioteca.

Importante:  Embora você possa indexar uma única coluna de pesquisa para melhorar o desempenho, usar uma coluna de pesquisa indexada para impedir que ultrapasse o Limite do Modo de Exibição de Lista não funciona. Use outro tipo de coluna como o índice primário ou secundário.

Importante:  Se estiver filtrando uma lista por um campo indexado, verifique se há itens excluídos da lista ou biblioteca na lixeira. Os itens na lixeira contam contra o Limite do Modo de Exibição de Lista, e só são excluídos do banco de dados de back-end quando são removidos da lixeira. Se a quantidade total de itens filtrados na lista e na lixeira for maior que o Limite da Lista, o conjunto de resultados poderá ficar incompleto ou ser bloqueado. Para saber mais, confira Esvaziar a lixeira ou restaurar os arquivos.

Há duas palavras-chave que você pode usar para filtrar: uma com base no dia atual [Hoje] e outra com base no usuário atual [Eu]. Elas são dinâmicas porque mudam de acordo com o usuário ou a data.

Usar [Eu] pode ser útil quando você só quer ver seus documentos em uma biblioteca grande. [Eu] opera em colunas com base em pessoas, como "Criado por" ou "Modificado por". Por exemplo, para ver todos os documentos que você criou, defina um filtro com a coluna "Criado por" igual a [Eu]. Se você for um editor e desejar ver os últimos arquivos em que você estava trabalhando, defina um filtro na coluna "Modificado por" igual a [Eu]. Para ver ambas, crie dois filtros conectados por Ou.

Filtros usando [Eu]
Um filtro que captura documentos que foram criados por ou modificados por você

A palavra-chave [Hoje] funciona em colunas com base em datas. Você pode usar operações matemáticas para obter intervalos que mudam de acordo com a data de hoje. Por exemplo, para ver todos os documentos que foram modificados nos últimos 30 dias, você pode criar um filtro na coluna Data que seja maior que ou igual a [Hoje] - 30. Para excluir o dia atual, defina um segundo filtro na coluna Data que seja menor que [Hoje] e conecte-o com E.

Filtro usando [Hoje]
Um filtro que capture arquivos que foram modificados nos últimos 30 dias

Você também pode filtrar rapidamente diretamente da sua lista ou biblioteca sem a sobrecarga de adicionar outro modo de exibição. Você não tem a flexibilidade de definir operadores como "Maior que" ou "Igual a". A lista de filtros é obtida dos dados na coluna. Por exemplo, com uma coluna para departamentos, você pode filtrar o departamento de RH ou de TI.

  1. Na sua lista ou biblioteca, passe o mouse sobre o cabeçalho da coluna que você deseja filtrar e clique na seta para baixo.

  2. Na seção inferior da caixa suspensa, clique em um dos valores pelos quais você deseja filtrar. Uma caixa de seleção aparecerá com a sua seleção se não estiver aparecendo inicialmente.

    Clique no cabeçalho da coluna e escolha o valor pelo qual deseja filtrar.
    SharePoint 2010, 2013 ou 2016
    Clique no cabeçalho de uma coluna para filtrar rapidamente
    Sites conectados a grupos do SharePoint ou SharePoint Online
  3. Quando você terminar e quiser retornar para mostrar todos os valores, clique na seta para baixo e clique em Limpar filtros [do nome de coluna] e clique em Fechar.

A seguir estão algumas sugestões para modos de exibição típicos que funcionariam bem com colunas indexadas:

Para filtrar por:

Indexe o(a):

Por exemplo:

Itens alterados recentemente

Coluna Modificados

Para exibir somente os itens que foram alterados na última semana, aplique o filtro Modificado é maior que[Hoje]-7.

Novos itens

Coluna Criados

Para criar um modo de exibição somente dos itens que foram adicionados na última semana, aplique o filtro Criados é maior que [Hoje]-7.

Meus itens

Coluna Criados por

Para criar um modo de exibição somente dos itens que você adicionou, aplique o filtro Criado por é maior que [Eu].

Itens concluídos hoje

Coluna Data de Conclusão (criada por você em uma lista ou biblioteca)

Para criar um modo de exibição somente dos itens com data de conclusão para hoje, aplique o filtro Data de Conclusão é igual a [Hoje].

Atualizações de quadro de discussões

Coluna Última Atualização

Para criar um modo de exibição somente dos itens que foram atualizados no mês passado, aplique o filtro Última Atualização é maior que [Hoje]-30.

Arquivos mortos em uma biblioteca de documentos

Data da modificação

Para criar um modo de exibição de documentos inalterados desde o ano 2016 (que então você deseja arquivar), aplique o filtro Data de Modificação é anterior a 31 de dezembro de 2016.

Encontrar um subconjunto de dados financeiros

Região, Ano (como dois índices simples)

Para criar um modo de exibição de dados financeiros para a região Nordeste em 2015, aplique o filtro Região é igual a "NE" E Ano é igual a 2015, pois a coluna Região provavelmente terá menos valores do que a coluna Ano.

Observação: Mesmo quando você cria um modo de exibição filtrado com base em índices de coluna, se você estiver acima do Limite do Modo de Exibição de Lista, algumas operações adicionais ainda poderão ser bloqueadas, por exigirem acesso à lista ou biblioteca inteira. Essas operações incluem: adicionar ou excluir um índice, criar uma classificação na definição do modo de exibição, exibir um total de coluna e adicionar, atualizar ou excluir campos calculados. Se isso acontecer, tente executar a operação durante a Janela de Tempo Diária, quando os limites são maiores.

Tipos de coluna com suporte

  • Linha única de texto

  • Opção (valor único)

  • Número

  • Moeda

  • Data e Hora

  • Pessoa ou grupo (valor único)

  • Metadados gerenciados

  • Sim/Não

  • Pesquisa

Tipos de coluna sem suporte

  • Várias linhas de texto

  • Opção (valores múltiplos)

  • Calculada

  • Hiperlink ou Imagem

  • Colunas personalizadas

  • Pessoa ou grupo (valores múltiplos)

  • Dados externos

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Criado em 30 de abril de 2017

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