Usar documentos inteligentes

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Documentos inteligentes são arquivos, como pastas de trabalho do Excel, que são programados para fornecer ajuda enquanto você trabalha com eles. Vários tipos de arquivos do Excel, como formulários e modelos, também podem funcionar como documentos inteligentes.

Aprender mais sobre documentos inteligentes

Os documentos inteligentes fornecem soluções para dois problemas comerciais comuns: controlar o fluxo de trabalho do processo comercial e reutilizar e compartilhar informações. Você pode adicionar pacotes de expansão para XML às suas pastas de trabalho do Excel para criar essas soluções de documento inteligente. Você pode baixar essas soluções ou pode desenvolvê-las utilizando um Kit de Desenvolvimento de Software para Documentos Inteligentes.

Os documentos inteligentes funcionam muito bem em pastas de trabalho que fazem parte de um fluxo de trabalho. Um fluxo de trabalho é o movimento automatizado dos documentos ou itens através de uma seqüência específica de ações ou tarefas relacionadas a um processo comercial. Os fluxos de trabalho podem ser usados para gerenciar de forma consistente processos comerciais comuns, como revisão ou aprovação de documentos. Por exemplo, sua empresa pode ter um processo para preencher formulários de despesas anuais de funcionários e você pode já estar utilizando um modelo do Excel para essa finalidade. Se esse modelo for convertido em um documento inteligente, ele poderá ser conectado a um banco de dados que conclua automaticamente algumas das informações necessárias, como o nome do funcionário, o número do funcionário e o nome do gerente. Quando você completar o relatório de despesas, o documento inteligente poderá exibir um botão que permita que ele seja enviado para a próxima etapa no fluxo de trabalho. Como o documento inteligente "sabe" quem é o seu gerente, ele poderá ser encaminhado automaticamente para essa pessoa. E, independentemente de quem o possua, o documento inteligente saberá onde ele está no fluxo de trabalho de revisão de despesas e o que precisará ser feito em seguida.

Você pode usar documentos inteligentes para ajudá-lo a compartilhar e reutilizar conteúdo existente. Por exemplo, advogados podem usar um timbre existente quando eles escreverem contratos e jornalistas podem inserir autores e outro texto usado com frequência. Documentos inteligentes também podem tornar mais fácil de compartilhar informações e podem até interagir com outros programas do Microsoft Office. Por exemplo, você pode usar documentos inteligentes para enviar mensagens de email pelo Outlook, tudo sem sair do documento ou iniciar o Outlook por conta própria.

Quando uma solução de documento inteligente é adicionada, ela aparece na lista de soluções disponíveis sempre que um novo documento inteligente é aberto. Para usar uma solução, anexe primeiro pacotes de expansão para XML ao seu documento; isso converte a pasta de trabalho do Excel em um documento inteligente. Um pacote de expansão para XML contém vários componentes, que incluem arquivos XML e um manifesto que faz referência a esses componentes. Quando você abre um documento anexado a um pacote de expansão, o Excel também abre o painel de tarefas Ações do Documento. Esse painel de tarefas pode incluir ferramentas para concluir tarefas e ajudar na utilização do documento inteligente, Os recursos específicos que um documento inteligente fornece dependem do design implementado pelo seu criador  (o desenvolvedor ou profissional de TI) . Se necessário, entre em contato com o profissional de TI para saber o local e os detalhes da solução de documento inteligente.

Observação: Na primeira vez que você usar documentos inteligentes, poderá ver uma mensagem informando que é necessário instalar os componentes do Common Language Runtime ou que você precisa de uma versão diferente dos componentes. Se você vir esse tipo de mensagem, entre em contato com o administrador do sistema.

Se você não tiver recursos de desenvolvimento ou TI disponíveis, poderá baixar documentos inteligentes criados por terceiros. Se você for um desenvolvedor e quiser saber mais sobre como criar documentos inteligentes, consulte o SDK (kit de desenvolvimento de software) para Documentos Inteligentes no site do MSDN (Microsoft Developer Network).

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Adicionar e anexar uma solução de documento inteligente

  1. Se a guia Desenvolvedor não estiver visível, faça o seguinte para exibi-la:

    1. Na guia arquivo, clique em Opções > Personalizar faixa de opções.

    2. No lado direito da caixa de diálogo Personalizar faixa de opções, selecione Guias principais na lista suspensa de Personalizar a faixa de opções e, em seguida, marque a caixa desenvolvedor.

    3. Clique em OK.

      Observação: Se você estiver usando o Excel 2007, clique o Botão Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Opções do Excel. Na categoria Popular, em Opções principais para trabalhar com o Excel, marque a caixa de seleção Mostrar guia Desenvolvedor na faixa de opções e clique em Okey

  2. Na guia Desenvolvedor, no grupo XML, clique em Pacotes de Expansão.

    Pacote de expansão

  3. Clique em Adicionar.

  4. Na caixa de diálogo Instalar Pacotes de Expansão para XML, localize o manifesto para a solução que deseja adicionar.

  5. Clique em Abrir.

  6. Na lista Pacotes de expansão para XML disponíveis, clique na solução que você deseja anexar ao seu documento e clique em Anexar

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Alterar o pacote de expansão para XML anexado a um documento inteligente

  1. Se a guia Desenvolvedor não estiver disponível, faça o seguinte para exibi-la:

    1. Na guia arquivo, clique em Opções > Personalizar faixa de opções.

    2. No lado direito da caixa de diálogo Personalizar faixa de opções, selecione Guias principais na lista suspensa de Personalizar a faixa de opções e, em seguida, marque a caixa desenvolvedor.

    3. Clique em OK.

      Observação: Se você estiver usando o Excel 2007, clique o Botão Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Opções do Excel. Na categoria Popular, em Opções principais para trabalhar com o Excel, marque a caixa de seleção Mostrar guia Desenvolvedor na faixa de opções e clique em Okey

  2. Na guia Desenvolvedor, no grupo XML, clique em Pacotes de Expansão.

    Pacote de expansão

  3. Siga um destes procedimentos:

    1. Para remover o nome do pacote de expansão para XML e as propriedades de URL do documento, clique em Excluir. O pacote de expansão para XML continuará disponível na lista Pacotes de expansão para XML disponíveis.

    2. Para substituir o pacote de expansão para XML atual pelo novo pacote de expansão para XML, na lista Pacotes de expansão para XML disponíveis, selecione um pacote de expansão para XML diferente e clique em Anexar.

    3. Os pacotes de expansão para XML podem ser configurados para atualização automática em intervalos definidos. Para verificar se há atualizações fora desses intervalos, clique em Atualizar. Se um pacote de expansão para XML atualizado estiver disponível, os novos componentes serão baixados.

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Excluir uma solução de documento inteligente

  1. Se a guia Desenvolvedor não estiver disponível, faça o seguinte para exibi-la:

    1. Na guia arquivo, clique em Opções > Personalizar faixa de opções.

    2. No lado direito da caixa de diálogo Personalizar faixa de opções, selecione Guias principais na lista suspensa de Personalizar a faixa de opções e, em seguida, marque a caixa desenvolvedor.

    3. Clique em OK.

      Observação: Se você estiver usando o Excel 2007, clique o Botão Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Opções do Excel. Na categoria Popular, em Opções principais para trabalhar com o Excel, marque a caixa de seleção Mostrar guia Desenvolvedor na faixa de opções e clique em Okey

  2. Na guia Desenvolvedor, no grupo XML, clique em Pacotes de Expansão.

    Pacote de expansão

  3. Na lista Pacotes de expansão para XML disponíveis, clique na solução que você deseja excluir e clique em Excluir.

Observação: A exclusão de uma solução de documento inteligente remove as informações do Registro dessa solução. A exclusão da solução não remove os arquivos que foram instalados no seu computador pelo pacote de expansão para XML porque outro documento inteligente pode usar esses arquivos.

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