Tudo sobre os fluxos de trabalho Coletar Comentários

Tudo sobre os fluxos de trabalho Coletar Comentários

Observação: Desejamos fornecer o conteúdo da Ajuda mais recente no seu idioma da forma mais rápida possível. Esta página foi traduzida de forma automatizada e pode conter imprecisões ou erros gramaticais. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. No final da página, deixe sua opinião se estas informações foram úteis para você. Aqui está o artigo em inglês para facilitar a referência.

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint são recursos que você pode usar para automatizar seus processos comerciais, o que os torna mais consistentes e mais eficientes. Você pode usar um fluxo de trabalho coletar comentários do SharePoint para direcionar documentos e outros itens armazenados em produtos do SharePoint para um ou mais participantes por seus comentários. E com um fluxo de trabalho do SharePoint manipulando seu processo para você, você tem mais tempo para todas as outras coisas que precisa para fazer isso.

Para obter mais informações, consulte visão geral dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.

Importante:  Por padrão, o fluxo de trabalho coletar comentários não está ativado e não está listado na caixa de listagem selecionar um modelo de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para disponibilizá-lo para uso, um administrador de site deve ativá-los no nível de conjunto de sites.

Observação: Esse conteúdo se aplica à plataforma de fluxo de trabalho do SharePoint 2010. A plataforma de fluxo de trabalho do SharePoint 2010 está disponível no SharePoint Online, SharePoint 2010, SharePoint 2013 e SharePoint Server 2016.

Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários    Basta rolar para baixo até o segmento completo e expandi-lo. Talvez você não precise de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Comparação entre processo manual e fluxo de trabalho automatizado

Os fluxos de trabalho do SharePoint são:

  • Eficiente e consistente    Um fluxo de trabalho coletar comentários encaminha automaticamente o documento ou o item, atribui tarefas de revisão e controla o progresso deles e envia lembretes e notificações quando necessário. A atividade em um fluxo de trabalho pode ser monitorada e ajustada em uma página de status central, e o histórico de eventos em uma execução do fluxo de trabalho é mantido por 60 dias após a conclusão.

  • Menos trabalho para você    Um fluxo de trabalho coletar comentários poupa o tempo e os colegas de trabalho e seus colegas e, ao mesmo tempo, otimiza e padroniza o processo de feedback.

Veja a seguir um diagrama de uma versão bem simples do fluxo de trabalho coletar comentários.

Diagrama do fluxo de trabalho simples Coletar Comentários

Dicas para usar este artigo

As informações neste artigo são apresentadas em dez segmentos expansíveis.

Clique aqui para obter algumas dicas sobre como tirar o máximo proveito deste artigo

Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários    Basta rolar para baixo até o segmento completo e expandi-lo. Talvez você não precise de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Se você quiser adicionar, iniciar, monitorar e manter fluxos de trabalho    Se você ainda não estiver familiarizado com essas tarefas, talvez seja útil trabalhar do seu jeito por meio deste artigo, segmento por segmento, na primeira vez que você criar e adicionar um fluxo de trabalho. Quando estiver familiarizado com as informações e o layout do artigo, você poderá ir direto para o segmento de que precisa em qualquer visita de retorno.

Uma observação sobre os elementos gráficos    Imagens de tela e diagramas conceituais nesta série de artigos de fluxo de trabalho geralmente são baseados no tipo de fluxo de trabalho de aprovação. Não importa a necessidade de esclarecimento conceitual ou de instrução, entretanto, as imagens e os diagramas neste artigo foram personalizados para coletar fluxos de trabalho de comentários.

Uma palavra sobre como imprimir este artigo    Este é um artigo longo. Se você quiser imprimir apenas segmentos selecionados, certifique-se de que apenas esses segmentos sejam expandidos quando você imprimir. (Além disso, se você quiser incluir elementos gráficos completos em uma cópia impressa, imprima na orientação paisagem e não na orientação retrato.)

E uma palavra sobre pesquisa    Antes de pesquisar qualquer texto ou termo neste artigo, certifique-se de que todos os segmentos nos quais você deseja pesquisar estejam expandidos.

O que você deseja fazer?

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Saiba mais sobre os fluxos de trabalho coletar comentários

Saiba mais sobre os fluxos de trabalho coletar comentários

Um fluxo de trabalho coletar comentários é um recurso do SharePoint que roteia um documento ou outro item armazenado em uma lista ou biblioteca do SharePoint para uma ou mais pessoas por seus comentários. O fluxo de trabalho automatiza, otimiza e padroniza todo o processo.

Item de encaminhamento de fluxo de trabalho para participantes

O fluxo de trabalho coletar comentários básico que está incluído nos produtos do SharePoint funciona como um modelo. Usando este modelo, você pode adicionar vários fluxos de trabalho coletar comentários aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que você adiciona é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho coletar comentários básico, cada um com seu próprio meio de trabalho especializado, com base nas configurações especificadas quando você o adiciona.

Seções neste segmento

  1. O que um fluxo de trabalho coletar comentários pode fazer por mim?

  2. O que um fluxo de trabalho coletar comentários não consegue fazer?

  3. Quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

  4. Como planejar, adicionar, executar e manter esse tipo de fluxo de trabalho?

1. o que um fluxo de trabalho coletar comentários pode fazer por mim?

  • Ao adicionar um fluxo de trabalho coletar comentários à sua lista, biblioteca ou conjunto de sites pela primeira vez, você pode especificar quantos participantes devem ser incluídos e indicar se suas tarefas são atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Você pode até mesmo decidir se deseja dividir as tarefas dos participantes em dois ou mais estágios separados, além de especificar uma data de conclusão final e/ou o tempo permitido para a conclusão de cada tarefa. Toda vez que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente em um item, poderá modificar qualquer uma dessas configurações.

  • O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: para enviar comentários sobre o item, para solicitar uma alteração no item, reatribuir a tarefa ou excluir a tarefa.

  • Durante a execução do fluxo de trabalho, você pode monitorar o progresso e fazer ajustes (se necessário) a partir de uma única página de status do fluxo de trabalho central.

  • Por 60 dias após o fluxo de trabalho ser concluído, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho que ocorreram em execução (ou instância) do fluxo de trabalho ainda está disponível na página status do fluxo de trabalho, para referência informal.

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2. o que um fluxo de trabalho coletar comentários não consegue fazer?

O fluxo de trabalho coletar comentários não foi projetado para coletar aprovações e rejeições para um item, ou para controlar a publicação da página da Web para um site. Se você quiser adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes aprovem ou rejeitem o item que eles revisam, consulte o artigo sobre fluxos de trabalho de aprovaçãona seção Consulte também .

Além disso, os fluxos de trabalho coletar comentários não foram projetados para coletar assinaturas. Se você quiser usar um fluxo de trabalho para coletar assinaturas em um documento do Microsoft Word, uma pasta de trabalho do Microsoft Excel ou um formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigo tudo sobre fluxos de trabalho coletar assinaturas, na seção Consulte também .

Para saber mais sobre como você pode usar o Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar ainda mais qualquer um dos fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint, consulte o sistema de ajuda do Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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3. quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um    fluxo de trabalho por padrão, você deve ter a permissão gerenciar listas para Adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo proprietários tem a permissão gerenciar listas por padrão; o grupo Membros e o grupo visitantes não.)

Para iniciar um    fluxo de trabalho também, por padrão, você deve ter a permissão Editar itens para Iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo Membros e o grupo proprietários têm a permissão Editar itens por padrão; o grupo visitantes não.)

Como alternativa, os proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados somente por membros do grupo de proprietários. (Para fazer isso, marque a caixa de seleção exigir permissões Gerenciar listas para iniciar este fluxo de trabalho , na primeira página do formulário de associação.)

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4. como você planeja, adiciona, executa e mantém esse tipo de fluxo de trabalho?

Estes são os estágios básicos:

  • Antes que o fluxo de trabalho seja executado (planejar, adicionar, iniciar)   
    antes de adicionar um fluxo de trabalho, você planeja onde deseja adicioná-lo (para uma única lista ou biblioteca ou para todo o conjunto de sites) e os detalhes de como ele funcionará. Depois de adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em um item específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. As execuções automáticas podem ser ativadas com base em um ou mais dos dois eventos de disparo: quando qualquer item é adicionado ou criado em uma lista ou biblioteca, ou quando qualquer item em uma lista ou biblioteca é alterado.

  • Durante a execução do fluxo de trabalho (concluir, monitorar, ajustar)   
    enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais concluem suas tarefas atribuídas. Lembretes automáticos são enviados para os participantes que não conseguem atender aos prazos da tarefa. Enquanto isso, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorado em uma página de status do fluxo de trabalho central para essa instância específica do fluxo de trabalho. Ajustes no fluxo de trabalho enquanto ele é executado podem ser feitos a partir dessa mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou finalizado.

  • Depois que o fluxo de trabalho é executado (revisar, relatar, alterar)   
    quando o fluxo de trabalho é concluído, todo o histórico de execução (ou instância) pode ser revisado por até 60 dias na página status do fluxo de trabalho. Na mesma página, relatórios estatísticos sobre o desempenho dessa versão do fluxo de trabalho podem ser criados. Por fim, se houver alguma coisa que você queira alterar sobre a maneira como as funções de fluxo de trabalho, você pode abrir e editar o formulário de associação que você concluiu quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O fluxograma a seguir ilustra esses estágios da perspectiva da pessoa que está adicionando um novo fluxo de trabalho.

Processo de Fluxo de Trabalho

O que vem a seguir?

Antes de planejar um novo fluxo de trabalho coletar comentários, primeiro revise o segmento permitir deste artigo e, em seguida, vá para o segmento planejar .

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Ícone de expando da seção Permitir

PERMITIR comentários somente no formulário de tarefas ou também no item

Permitir comentários somente no formulário de tarefas ou também no item

As duas perguntas a seguir podem ajudá-lo a alcançar uma decisão fundamental sobre o fluxo de trabalho:

  • Os participantes podem enviar comentários somente no campo comentários no formulário de tarefas ou também podem inserir alterações controladas e comentários no próprio item?

  • Se os participantes podem inserir alterações controladas e comentários no próprio item, eles fazem isso em um ambiente colaborativo , no qual vários participantes podem editar o documento ao mesmo tempo ou para cada participante fazer check-out do documento. e têm direitos de edição únicos para a duração de sua própria revisão?

Veja a seguir um diagrama que pode ajudar a esclarecer essas alternativas.

Diferentes modos de permitir e enviar comentários

À medida que você continuar a leitura, lembre-se destes pontos:

  • Nenhum fluxo de trabalho pode ser iniciado em um item que está com check-out no momento.

  • O tipo de fluxo de trabalho coletar comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente, caso qualquer alteração seja feita no item que está sendo revisado.

  • Você só pode inserir alterações controladas e comentários em um item quando ele está aberto na versão instalada do programa em que ele foi criado, e não quando ele está aberto em uma versão de aplicativo da Web do programa.

Seções neste segmento

  1. Permitir comentários somente no formulário de tarefas

  2. Permitir comentários no formulário de tarefas e no item (versão colaborativa)

  3. Permitir comentários no formulário de tarefas e no item (versão de acesso exclusivo)

1. permitir comentários somente no formulário de tarefas

Esse arranjo tem a vantagem de ser o mais simples em mecanicamente. Os participantes têm apenas duas maneiras de sugerir alterações, ambas envolvendo o formulário de tarefas:

  • Enviar comentários.

  • Solicitar que uma alteração seja feita no item enquanto o fluxo de trabalho ainda está em execução.

A principal desvantagem, é claro, é que os participantes não podem indicar alterações específicas diretamente no item. Quanto maior o número de alterações sugeridas, mais provável que seus participantes queiram trabalhar diretamente no item.

Uma observação sobre como proteger itens contra alterações    A maneira mais simples de garantir que os participantes não façam alterações no próprio item para fazer check-out do item durante o tempo de execução. Mas como dissemos de volta um pouco, os fluxos de trabalho não podem iniciar em qualquer item com check-out no momento.

Há duas maneiras de solucionar isso:

  • Você pode aguardar até que o fluxo de trabalho seja iniciado e, em seguida, fazer check-out do item para a duração da execução. (Se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, verifique se você está listado no campo CC na segunda página do formulário de associação. Em seguida, quando você receber uma notificação de que o fluxo de trabalho foi iniciado em um item, verifique se o item está fora. Uma limitação desse método é que nenhum outro fluxo de trabalho poderá iniciar no mesmo item enquanto você o fez.

  • Você também pode deixar o item com check-in, mas certifique-se de que os participantes saibam que é importante que eles não confiram o item nem façam alterações nele. É uma boa ideia, é claro, incluir essa instrução entre as anotações que você inclui nas notificações de tarefa. Se seus participantes forem novos para coletar fluxos de trabalho de comentários, talvez seja uma boa ideia torná-lo ainda mais claro, enviando um email separado antes do início do fluxo de trabalho, talvez ou converse com seus participantes pessoalmente.

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2. permitir comentários no formulário de tarefas e no item (versão colaborativa)

Essa disposição mantém o item disponível para todos os participantes o tempo todo. Ninguém precisa esperar que qualquer outra pessoa conclua a sua crítica antes de começar seu próprio. Essa flexibilidade é possibilitada pelos recursos de colaboração nos produtos do SharePoint.

Apenas certifique-se de que seus participantes saibam que devem fazer o seguinte:

  • Deixe o item com check-in enquanto ele faz suas alterações.

  • Abra o item na versão instalada do programa em que ele foi criado, e não em uma versão de aplicativo da Web do programa.

  • Ative o controle de alterações antes de fazer qualquer alteração ou inserir comentários.

  • Salve suas alterações no servidor.

Lembre-se de que o tipo de fluxo de trabalho coletar comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente caso qualquer alteração seja feita no item que está sendo revisado. Se essa opção estiver selecionada, a primeira vez que qualquer participante salvar alterações no item, até mesmo alterações controladas e/ou comentários, o fluxo de trabalho será cancelado imediatamente.

Além disso, se você pretende permitir alterações no próprio item, certifique-se de que nas configurações de controle de versão para a lista ou biblioteca, exija o check-out de documentos antes de serem editadas, definido como não.

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3. permitir comentários no formulário de tarefas e no item (versão de acesso exclusivo)

Nesse arranjo, somente um participante tem permissão para fazer check-out do item e fazer alterações em um só momento:

  • Se as tarefas do fluxo de trabalho forem atribuídas uma de cada vez (em série), isso provavelmente não será um problema.

  • Se as tarefas forem atribuídas de uma só vez (em paralelo), talvez os participantes precisem aguardar o acesso ao item enquanto outro participante terminar de trabalhar nele.

Como o fluxo de trabalho não pode ser iniciado em um item quando o check-out do item está em check-out, você deve garantir que os itens sejam verificados antes de executar este fluxo de trabalho.

Informe aos seus participantes que eles devem fazer o seguinte:

  • Fazer check-out do item antes de abri-lo.

  • Abra o item na versão instalada do programa em que ele foi criado, e não em uma versão de aplicativo da Web do programa.

  • Ative o controle de alterações antes de fazer qualquer alteração ou inserir comentários.

  • Salve as alterações no servidor e faça o check-in do item assim que terminar de trabalhar com ele.

Novamente, lembre-se de que o tipo de fluxo de trabalho coletar comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se qualquer alteração for feita ao item que está sendo revisado. Se essa opção estiver selecionada, a primeira vez que qualquer participante salvar alterações no item, até mesmo alterações controladas e/ou comentários, o fluxo de trabalho será cancelado imediatamente.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto para planejar um novo fluxo de trabalho coletar comentários, vá para o segmento planejar deste artigo.

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Ícone conceitual da seção Planejar

PLANEJAR um novo fluxo de trabalho coletar comentários

Planejar um novo fluxo de trabalho coletar comentários

Neste segmento, identificamos as decisões que você precisará fazer e as informações que precisará montar antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho coletar comentários.

Se você já estiver familiarizado com a maneira de adicionar esse tipo de fluxo de trabalho e só precisa de um lembrete sobre as etapas específicas, você pode ir direto para o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Seções neste segmento

  1. Modelos e versões

  2. Apresentando o formulário de associação

  3. Doze perguntas para atender

1. modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint funcionam como modelos mestres nos quais os fluxos de trabalho específicos e individuais que você adiciona às suas listas, bibliotecas e conjuntos de sites se baseiam.

Toda vez que você adicionar um fluxo de trabalho coletar comentários, por exemplo, você está realmente adicionando uma versão do modelo geral de fluxo de trabalho coletar comentários. Você atribui a cada versão seu próprio nome e suas próprias configurações, que você especifica no formulário de associação ao adicionar essa versão específica. Dessa forma, você pode adicionar vários fluxos de trabalho, todas as versões com base no modelo de fluxo de trabalho coletar comentários, mas cada versão nomeada e adaptada para a maneira específica que você vai usar.

Nesta ilustração, três fluxos de trabalho baseados no modelo de fluxo de trabalho de aprovação foram adicionados — um para todos os tipos de conteúdo em uma única biblioteca, um para um único tipo de conteúdo em uma única biblioteca e outro para um único tipo de conteúdo em um site inteiro coleção.

Três fluxos de trabalho baseados no modelo Aprovação

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2. apresentando o formulário de associação

Sempre que você adicionar uma nova versão de fluxo de trabalho com base em um dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preencha um formulário de associação para especificar a maneira como você deseja que sua nova versão funcione.

Na seção a seguir, você encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para preencher o formulário de associação. Primeiro, no entanto, dedique um ou dois minutos para examinar o formulário e seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Primeira página do formulário de inicialização

Segunda página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação com identificação dos campos de formulário de inicialização

Observação:  Os campos na caixa vermelha nesta segunda página também são exibidos no formulário de inicialização, que é apresentado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, e pode ser editado nessa execução única.

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3. doze perguntas para atender

Assim que você tiver as respostas de todas as perguntas desta seção, estará pronto para adicionar seu fluxo de trabalho.

  1. Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?

  2. Uma lista ou biblioteca ou todo o conjunto de sites? e Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

  3. Qual é um bom nome?

  4. Listas de tarefas e listas de histórico: existentes ou novas?

  5. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

  6. Os tipos de conteúdo que herdam deste fluxo de trabalho também recebem este fluxo de trabalho?

  7. Participantes: quais pessoas, em qual ordem?

  8. Quais informações adicionais são necessárias para os participantes?

  9. Comentários somente no formulário de tarefas ou também no item?

  10. Quando as tarefas devem ser concluídas?

  11. Quando este fluxo de trabalho termina?

  12. Quem precisa ser notificado?

01. este é o tipo de fluxo de trabalho certo?

Este artigo aborda o modelo de fluxo de trabalho exibido no menu como feedback da coleta – SharePoint 2010. Se você não tiver certeza de que esse tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para você, consulte o segmento Learn deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho que estão disponíveis, confira o artigo sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePointna seção Consulte também .

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02. uma lista ou biblioteca, ou todo o conjunto de sites? e Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

Você pode disponibilizar sua nova versão do fluxo de trabalho coletar comentários apenas em uma única lista ou biblioteca, ou pode disponibilizá-la em todo o conjunto de sites.

  • Se você adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, poderá configurá-lo para ser executado em todos os tipos de conteúdo ou apenas em um único tipo de conteúdo.

  • No entanto, se você adicionar o fluxo de trabalho para todo o conjunto de sites, deve configurá-lo para ser executado apenas em um único tipo de conteúdo de site.

Mapa de conjunto de sites com explicação sobre três maneiras de adicionar

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenado em uma lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser básico e genérico como uma planilha do Excelou do documento , ou seja altamente especializado como contrato legal ou especificação de design do produto. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis nos produtos do SharePoint por padrão, mas você pode personalizá-los e adicionar outros que você mesmo crie.

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03. qual é um bom nome?

Dê um nome à sua versão do fluxo de trabalho:

  • Isso indica claramente para que ele é usado.

  • Diferenciá-lo claramente de outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagine que você seja um membro de um grupo de editores. Seu grupo quer usar dois fluxos de trabalho de coleta de comentários diferentes:

  • Você executará o primeiro fluxo de trabalho em cada documento enviado por um membro do seu próprio grupo. Este fluxo de trabalho coleta comentários somente dogerente do grupo.

  • Você executará o segundo fluxo de trabalho em cada documento enviado por pessoas de fora do seu próprio grupo. Este fluxo de trabalho coleta comentários detodos os membros do seu grupo.

Você pode nomear o primeiro fluxo de trabalho dentro de um Comentário de envio e o segundo de um Comentário de envio externo.

Dica:  Como sempre, é uma boa ideia estabelecer convenções de nomenclatura consistentes e garantir que todos os envolvidos com os seus fluxos de trabalho estejam familiarizados com essas convenções.

Início do segmento

04. listas de tarefas e listas de histórico: existentes ou novas?

Você pode fazer seu fluxo de trabalho usar a lista de tarefas e a lista de histórico padrão do site, usar outras listas existentes ou solicitar novas listas apenas para esse fluxo de trabalho.

  • Se o seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho envolvem várias tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (O gerenciamento de listas longas é um dos itens que podem retardar o desempenho. É mais rápido e mais fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma muito longa.)

  • Se as tarefas e o histórico deste fluxo de trabalho contiverem dados confidenciais que você deseja manter separados das listas gerais, você deve, definitivamente , indicar que deseja adicionar novas listas separadas para esse fluxo de trabalho. (Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões apropriadas sejam definidas para as novas listas.)

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05. como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de qualquer uma dessas formas:

  • Quando você inicia manualmente um fluxo de trabalho coletar comentários em um documento ou item específico, outro formulário, o formulário de inicialização, é apresentado. O formulário de inicialização contém a maioria das configurações da segunda página do formulário de Associação . Dessa forma, se a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas configurações (somente para a instância atual), ela poderá fazer isso antes de clicar em Iniciar.

  • Com o início automático, é claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de inicialização, portanto, as configurações padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem qualquer alteração.

A ilustração a seguir mostra a diferença entre inícios manuais e início automático.

Comparação de formulários para inícios manuais e automáticos

Todas as alterações feitas no formulário de inicialização são aplicadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as configurações padrãopermanentesdo fluxo de trabalho, edite o formulário de Associação original, conforme explicado no segmento alterar deste artigo.

Inícios manuais

Se você permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item elegível a qualquer momento.

As vantagens de um início manual são que você e seus colegas podem executar o fluxo de trabalho somente quando e se você escolher e se quiser e sempre que executá-lo, terá a chance de alterar algumas configurações usando o formulário de inicialização.

Um exemplo rápido    Se você deseja executar o fluxo de trabalho somente em itens criados por um escritor de fora da sua equipe, inicie-o manualmente para que ele seja executado automaticamente em itens criados por você e seus colegas de equipe. (Uma solução alternativa: Mantenha uma lista ou biblioteca para itens dos autores na sua equipe e uma lista ou biblioteca separada para itens de todos os outros autores. Dessa forma, você pode executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas somente na lista de autores externos.)

A principal desvantagem de inícios manuais é que alguém precisa se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for apropriado.

Inícios automáticos

Você pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por qualquer um dos seguintes eventos:

  • Um novo item é criado ou carregado na lista ou biblioteca.

  • Um item que já está armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem de um início automático é que ninguém precisa se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Ele é executado toda vez que ocorre um evento de disparo.

Um exemplo rápido    Imagine que o contador da sua organização precise revisar todos os orçamentos que são carregados ou criados na biblioteca de orçamentos. Você pode adicionar um fluxo de trabalho coletar comentários a essa biblioteca e especificar seu contador como o único participante. Você pode configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente toda vez que um novo item for adicionado à lista ("criado em"). Dessa forma, seu contador sempre será mantido atualizado.

Duas desvantagens de início automático:

  • Não é possível interromper a execução do fluxo de trabalho sempre que ocorre um evento de disparo.

  • Você não pode alterar as configurações no início de uma instância individual.

Início do segmento

06. os tipos de conteúdo que herdam deste fluxo de trabalho também recebem este fluxo de trabalho?

Quando você adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para o conjunto de sites inteiro, você tem a opção de adicionar também o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo no conjunto de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual você está adicionando o fluxo de trabalho. (Se você estiver adicionando um fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, essa opção não aparecerá no formulário de associação.)

Anotações

  • A operação que realiza toda a adição adicional pode levar muito tempo para ser concluída.

  • Se a herança tiver sido interrompida para quaisquer sites ou subsites nos quais você deseja que esse fluxo de trabalho seja herdado para herdar tipos de conteúdo, certifique-se de que você seja um membro do grupo de proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar essa operação.

Início do segmento

07. participantes: quais pessoas, em qual ordem?

Você precisará fornecer o nome ou o endereço de email de cada pessoa para quem as tarefas de revisão serão atribuídas.

Um estágio ou vários    estágios? Você pode optar por ter apenas um estágio de tarefas de revisão ou ter vários estágios. Se você tiver mais de um estágio, os estágios serão executados um após o outro.

Avaliações paralelas ou    críticas em série? Para os participantes de qualquer estágio, você pode optar por ter suas tarefas de revisão atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas de revisão atribuídas uma após a outra (em série) na ordem que você indicar. A opção serial pode ser útil, por exemplo, se você configurar o fluxo de trabalho para encerrar após a primeira rejeição ou se quiser que os participantes possam ver os comentários de participantes anteriores como parte do contexto de suas análises.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de vários estágios e revisões seriais:

Imagine que Frank está adicionando um novo fluxo de trabalho coletar comentários. Ele quer que seus colegas de trabalho, Anna e Sílvio revisem cada item primeiro, antes que ele o analise. Dessa forma, ele pode ver seus comentários antes que ele comece a ser revisado. Frank pode configurar isso de uma destas duas maneiras:

  • Ao usar uma    revisão em série, Frederico configura uma revisão em série de um único estágio no qual Anna e Sean são os dois primeiros participantes e ele é o terceiro.
    Nesse arranjo, Ana deve enviar seus comentários antes que a tarefa de Sean seja atribuída; e Sílvio deve enviar seus comentários antes de a tarefa de Frank ser atribuída.
    Veja como Francisco configura sua crítica em série única.
    Formulário com a configuração de estágio em série destacada

  • Ao usar dois    estágios, se Frederico quer que Francisco e Sílvio recebam suas análises ao mesmo tempo, para que Sílvio não precise esperar que o mesmo termine antes de poder começar, ele pode configurar dois estágios no fluxo de trabalho: o primeiro estágio paralelo para a análise de Anna e Sean s, e a segunda etapa separada somente para a sua própria revisão. Se o primeiro estágio não for concluído, o segundo estágio nunca iniciará.
    Veja como Francisco configura sua crítica paralela de dois estágios.
    Formulário com a configuração de estágio em paralelo destacada

Veja a seguir os diagramas das duas soluções.

Fluxo de trabalho em série e fluxo de trabalho com dois estágios lado a lado

Participantes externos    Há um processo especial para incluir participantes que não sejam membros da sua organização do SharePoint. Nesse processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo.

Veja a seguir um diagrama desse processo:

Fluxograma de processo para incluir participante externo

Atribuir uma tarefa a cada grupo inteiro ou um para cada membro do grupo?    Se você incluir um endereço de grupo ou uma lista de distribuição entre seus participantes do fluxo de trabalho, poderá fazer com que o fluxo de trabalho atribua uma tarefa a cada membro do grupoou atribuir apenas uma tarefa a todo o grupo (mas ainda enviar uma notificação de uma única tarefa para cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída a todo o grupo, qualquer membro do grupo pode reivindicar e concluir essa única tarefa. (Você encontrará instruções para declarar uma tarefa de grupo no segmento concluir deste artigo.)

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08. quais informações adicionais são necessárias para os participantes?

Há um campo de texto no formulário de associação onde você pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos e assim por diante.

Perguntas que você pode resolver neste campo de texto:

  • Se os participantes tiverem dificuldades ou dúvidas, quem deverão entrar em contato?

  • Os revisores podem enviar comentários somente no formulário de tarefasou também podem inserir alterações controladas e comentários no item itself?

  • Se os revisores podem inserir alterações controladas e comentários no próprio item, eles devem fazer o check-out do item antes de fazer alterações ou deixá-lo com check-in para que vários Revisores possam trabalhar simultaneamente?

  • Se o seu fluxo de trabalho atribuir apenas uma única tarefa a cada grupo ou lista de distribuição, mencione aqui que um único membro de cada grupo deve reivindicar a tarefa antes de completá-la. Dessa forma, outros membros do grupo não desperdiçarão tempo iniciando a mesma tarefa. (Você encontrará instruções para declarar uma tarefa de grupo no segmento concluir deste artigo.)

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09. comentários somente no formulário de tarefas ou também no item?

Há várias considerações relacionadas a essa pergunta importante. Se ainda não o fez, abra e leia o segmento permitir deste artigo para obter mais informações.

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10. quando as tarefas devem ser concluídas?

Você pode indicar quando as tarefas do fluxo de trabalho devem ser concluídas de uma ou de duas maneiras:

Por data do calendário    Você pode especificar uma data de calendário única pela qual todas as tarefas devem ser concluídas.

  • Se você configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente, você geralmente não deve usar essa opção. Isso ocorre porque o valor de data que você especifica não se ajusta automaticamente em relação à data atual cada vez que o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente.

Por duração da tarefa    Você pode especificar um número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa, começando quando a tarefa for atribuída.

  • Uma data de conclusão do calendário substitui a duração de uma tarefa especificada. Isto é: se hoje for 10 de junho, e hoje eu receber uma tarefa com duração de três dias, mas que também tem uma data de vencimento do calendário de 11 de junho, a tarefa vencerá em 11 de junho (a data de vencimento do calendário) e não em 13 de junho (o último dia da duração de três dias).

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11. quando este fluxo de trabalho termina?

Para evitar desperdício de tempo gasto em análises desnecessárias, você pode optar por cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se qualquer alteração for feita no item.

Se você selecionar essa opção, os participantes poderão fornecer comentários apenas em seus formulários de tarefas. Ou seja, eles não podem inserir alterações controladas e comentários no próprio item, pois isso alteraria o item, o que, por sua vez, cancelaria o fluxo de trabalho. Se você selecionar essa opção, certifique-se de incluir uma nota no campo solicitação , instruindo os participantes a não fazer qualquer alteração diretamente no item para revisão.

Observação:  Um fluxo de trabalho não pode ser iniciado em um item que está com check-out no momento. Após iniciar o fluxo de trabalho, é possível fazer check-out do item para revisão para protegê-lo contra alterações. No entanto, durante o check-out do item, nenhum outro fluxo de trabalho pode ser iniciado nele.)

Início do segmento

12. quem precisa ser notificado?

No campo CC , na segunda página do formulário de associação, você pode inserir nomes ou endereços para qualquer pessoa que deva ser notificada sempre que este fluxo de trabalho for iniciado ou finalizado.

  • A inserção de um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho a essa pessoa.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e interrupção sem precisar ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e interrupção sem precisar ser especificada neste campo.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto para adicionar seu novo fluxo de trabalho coletar comentários à sua lista, biblioteca ou conjunto de sites, vá para o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Início do segmento | Início do artigo

Ícone conceitual da seção Adicionar

Adicionar um fluxo de trabalho coletar comentários (para apenas uma lista ou biblioteca)

Adicionar um fluxo de trabalho
coletar comentários (para apenas uma lista ou biblioteca)

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, talvez seja útil revisar os segmentos de aprendizagem, permissãoe planejamento anteriores neste artigo antes de prosseguir com as etapas deste segmento.

Seções neste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. antes de começar

Duas coisas precisam estar em ordem para que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email    Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes por email, o email deve estar habilitado para seu site do SharePoint. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, verifique com o administrador do SharePoint.

Permissões    As configurações padrão exigem que você tenha a permissão gerenciar listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou conjuntos de sites. (O grupo proprietários tem a permissão gerenciar listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento Learn this this artigo.

Início do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga estas etapas:

  1. Abra a lista ou biblioteca para a qual você deseja adicionar o fluxo de trabalho.

  2. Na faixa de opções, clique na guia lista ou biblioteca .

    Observação: O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário, essa guia se chama calendário.

  3. No grupo configurações , clique em configurações do fluxo de trabalho.

  4. Na página Configurações de fluxo de trabalho, especifique um único tipo de conteúdo para o fluxo de trabalho para ser executado em ou todos (para todos os tipos de conteúdo) e clique em Adicionar um fluxo de trabalho.
    Página Adicionar Fluxo de Trabalho com Todos os tipos de conteúdo e Adicionar um Fluxo de trabalho ativados

  5. Preencha a primeira página do formulário de associação.
    (As instruções seguem a ilustração.)

Primeira página do formulário de associação com textos explicativos numerados

Texto explicativo n° 1

Tipo de conteúdo

Texto explicativo n° 2

Fluxo de trabalho

Selecione o modelo coletar comentários – SharePoint 2010 .

Observação:  Se o modelo coletar comentários – SharePoint 2010 não aparecer na lista, entre em contato com o administrador do SharePoint para saber como ativá-lo para o seu conjunto de sites ou espaço de trabalho.

Texto explicativo n° 3

Nome

Digite um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará esse fluxo de trabalho aos usuários desta lista ou biblioteca.

Para obter sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Lista de tarefas

Selecione uma lista de tarefas para usar com este fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em tarefas (novo) para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 5

Lista de histórico

Selecione uma lista de histórico para usar com este fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em nova lista de histórico para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em oposição a escolher uma existente), consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 6

Opções de início

Especifique a maneira ou as formas em que este fluxo de trabalho pode ser iniciado.

Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento planejar deste artigo.

  1. Quando todas as configurações deste formulário estiverem conforme desejado, clique em Avançar.

  2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
    (As instruções seguem a ilustração.)

    Observação:  Os produtos do SharePoint apresentam as várias opções iniciais na segunda página do formulário de associação – os números de uma a sete na ilustração a seguir, de atribuir a aoCC — sempre que você inicia o fluxo de trabalho manualmente, portanto que você pode fazer alterações nessas opções para apenas uma instância.

Segunda página do formulário de associação com textos explicativos numerados

Texto explicativo n° 1

Atribuir a

Texto explicativo n° 2

Ordem

Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo).

Para obter mais informações sobre o uso de estágios em série e paralelas, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que desejar, além do primeiro que você acabou de configurar.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo atribuir a para esse estágio e pressione Ctrl + Delete.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo atribuir a , marque essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, e cada membro terá sua própria tarefa para ser completada.)

  • Para ter apenas umatarefa atribuída a cada grupo inteiro inserido no campo atribuir a , desmarque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro poderá declarar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Você encontrará instruções para declarar uma tarefa de grupo no segmento concluir deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Exigir

Qualquer texto que você incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir outras instruções ou recursos que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Pessoa de contato para dúvidas e problemas

  • Se os comentários podem ser enviados somente no formulário de tarefas ou também no próprio item. (E se estiver no item, se os revisores podem fazer check-out no documento ou se devem deixá-lo selecionado.)
    Para obter mais informações, consulte o segmento permitir deste artigo.

  • Se aplicável, uma nota sobre a reivindicação de tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição.
    Você encontrará instruções para declarar uma tarefa de grupo no segmento concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 6

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique uma data de conclusão final para o fluxo de trabalho inteiro e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ele for atribuído.

  • Se este fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, geralmente é uma boa ideia deixar a data de conclusão para todas as tarefas vazias e usar somente os dois campos de duração para controlar a data de conclusão. Você sempre poderá fornecer uma data de conclusão precisa no formulário de inicialização se e quando você iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

Para obter mais informações sobre quando usar datas de conclusão e quando usar durações de tarefas, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 7

CP

Insira os nomes ou endereços de email de qualquer pessoa que deva ser notificado sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou finalizado.

  • A inserção de um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e interrupção sem precisar ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e interrupção sem precisar ser especificada neste campo.

Texto explicativo n° 8

Como finalizar o fluxo de trabalho

Para que o fluxo de trabalho seja interrompido e cancelado assim que qualquer alteração for feita no item que está sendo revisado, selecione esta opção.

Lembre-se de que, se você selecionar essa opção, os revisores não poderão adicionar alterações controladas e comentários no item sem encerrar o fluxo de trabalho.

  1. Quando todas as configurações desta página estiverem conforme desejado, clique em salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos do SharePoint criam a sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto, vá para o segmento Iniciar deste artigo e inicie a primeira instância para testar seu novo fluxo de trabalho.

Início do segmento | Início do artigo

Ícone conceitual da seção Adicionar

Adicionar um fluxo de trabalho coletar comentários (para um conjunto de sites inteiro)

Adicionar um fluxo de trabalho
coletar comentários (para um conjunto de sites inteiro)

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, talvez seja útil revisar os segmentos de aprendizagem, permissãoe planejamento anteriores neste artigo antes de prosseguir com as etapas deste segmento.

Seções neste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. antes de começar

Duas coisas precisam estar em ordem para que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes por email, os emails devem ser habilitados para seu site. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, verifique com o administrador do SharePoint.

Permissões    As configurações padrão do SharePoint exigem que você tenha a permissão gerenciar listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou conjuntos de sites. (O grupo proprietários tem a permissão gerenciar listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento Learn this this artigo.

Início do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga estas etapas:

  1. Vá para a home page do conjunto de sites (não a Home Page de um site ou subsite dentro do conjunto).

  2. Clique no ícone configurações Botão Configurações de Site Público do SharePoint Online e, em seguida, clique em configurações do site.

  3. Na página Configurações do site, em galerias de Web designer, clique em tipos de conteúdo de site.

  4. Na página tipos de conteúdo de site, clique no nome do tipo de conteúdo de site para o qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.

    Observação:  Um fluxo de trabalho adicionado a todo o conjunto de sites deve ser adicionado somente para itens de um único tipo de conteúdo.

    Tipos de Conteúdo de Documento com um tipo destacado

    1. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em configurações, clique em configurações de fluxo de trabalho.
      Link Configurações de fluxo de trabalho na seção Configurações

    2. Na página Configurações de fluxo de trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho .
      Link Adicionar um fluxo de trabalho

    3. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções seguem a ilustração.)

Primeira página do formulário de associação com textos explicativos numerados

Texto explicativo n° 1

Fluxo de trabalho

Texto explicativo n° 2

Nome

Digite um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará esse fluxo de trabalho para os usuários deste conjunto de sites.

Para obter sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Lista de tarefas

Selecione uma lista de tarefas para usar com este fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em tarefas (novo) para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Lista de histórico

Selecione uma lista de histórico para usar com este fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em nova lista de histórico para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em oposição a escolher uma existente), consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 5

Opções de início

Especifique a maneira ou as formas em que este fluxo de trabalho pode ser iniciado.

Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 6

Atualizar lista e tipos de conteúdo de site?

Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado (associado a) todos os outros tipos de conteúdo de lista e site que herdam deste tipo de conteúdo.

  • A operação que realiza toda a adição adicional pode levar muito tempo para ser concluída.

  • Se a herança tiver sido interrompida para quaisquer sites ou subsites nos quais você deseja que esse fluxo de trabalho seja herdado para herdar tipos de conteúdo, certifique-se de que você seja um membro do grupo de proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar essa operação.

  1. Quando todas as configurações desta página estiverem conforme desejado, clique em Avançar.

  2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
    (As instruções seguem a ilustração.)

    Observação:  Os produtos do SharePoint apresentam as duas primeiras opções na segunda página do formulário de associação — os números de uma a sete na ilustração a seguir, dos revisores ao CC , sempre que você inicia o fluxo de trabalho manualmente, portanto, que você pode fazer alterações nessas opções para apenas uma instância.

Segunda página do formulário de associação com textos explicativos numerados

Texto explicativo n° 1

Atribuir a

Texto explicativo n° 2

Ordem

Especifique se as tarefas deste estágio devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo).

Para obter mais informações sobre o uso de estágios em série e paralelas, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que desejar, além do primeiro que você acabou de configurar.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo atribuir a para esse estágio e pressione Ctrl + Delete.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo atribuir a , marque essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, e cada membro terá sua própria tarefa para ser completada.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro inserido no campo atribuir a , desmarque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro poderá declarar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Você encontrará instruções para declarar uma tarefa de grupo no segmento concluir deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Exigir

Qualquer texto que você incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir outras instruções ou recursos que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Pessoa de contato para dúvidas e problemas

  • Se os comentários podem ser enviados somente no formulário de tarefas ou também no próprio item. (E se estiver no item, se os revisores podem fazer check-out no documento ou se devem deixá-lo selecionado.)
    Para obter mais informações, consulte o segmento permitir deste artigo.

  • Se aplicável, uma nota sobre a reivindicação de tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição.
    Você encontrará instruções para declarar uma tarefa de grupo no segmento concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 6

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique uma data de conclusão final para o fluxo de trabalho inteiro e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ele for atribuído.

  • Se este fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, geralmente é uma boa ideia deixar a data de conclusão para todas as tarefas vazias e usar somente os dois campos de duração para controlar a data de conclusão. Você sempre poderá fornecer uma data de conclusão precisa no formulário de inicialização se e quando você iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

Para obter mais informações sobre quando usar datas de conclusão e quando usar durações de tarefas, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 7

CP

Insira os nomes ou endereços de email de qualquer pessoa que deva ser notificado sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou finalizado.

  • A inserção de um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e interrupção sem precisar ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e interrupção sem precisar ser especificada neste campo.

Texto explicativo n° 8

Como finalizar o fluxo de trabalho

Para que o fluxo de trabalho seja interrompido e cancelado assim que qualquer alteração for feita no item que está sendo revisado, selecione esta opção.

Lembre-se de que, se você selecionar essa opção, os revisores não poderão adicionar alterações controladas e comentários no item sem encerrar o fluxo de trabalho.

  1. Quando todas as configurações desta página estiverem conforme desejado, clique em salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos do SharePoint criam a sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto, vá para o segmento Iniciar deste artigo e inicie a primeira instância para testar seu novo fluxo de trabalho.

Início do segmento | Início do artigo

Ícone conceitual da seção Iniciar

INICIAR um fluxo de trabalho coletar comentários

Iniciar um fluxo de trabalho coletar comentários

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de qualquer uma dessas formas:

  • Manualmente a qualquer momento, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.

  • Automaticamente sempre que ocorre um evento de disparo especificado — ou seja, sempre que um item é adicionado à lista ou biblioteca e/ou quando um item que já está na lista é alterado de qualquer forma.
    (O evento disparador ou eventos são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a adição e configuração originais do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte o segmento planejar deste artigo.

Observação:  Um fluxo de trabalho não pode ser iniciado em qualquer item que está com check-out no momento. (É possível fazer check-out de um item após o início de um fluxo de trabalho; mas depois disso, nenhum outro fluxo de trabalho pode ser iniciado nesse item até que ele seja novamente verificado.)

Seções neste segmento

  1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

  2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

  3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

  4. Iniciar manualmente de dentro de um programa do Microsoft Office

1. iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para ser iniciado automaticamente, cada vez que ocorre um evento de disparo, o fluxo de trabalho é executado no item que o disparou.

Quando ele é iniciado, o fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa para cada destinatário. Enquanto isso, ele também envia notificações de início (diferentes das notificações de tarefa) para a pessoa que originalmente adicionou o fluxo de trabalho e para qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Observação:  Quando um novo fluxo de trabalho que será iniciado automaticamente for adicionado pela primeira vez, o campo data de conclusão para todas as tarefas (na segunda página do formulário de associação) geralmente deve ser deixado em branco, pois qualquer valor de data explícito especificado não ajustar-se automaticamente em relação à data em que o fluxo de trabalho é iniciado a cada vez. Para obter mais informações, consulte o segmento planejar deste artigo.

Início do segmento

2. Inicie o fluxo de trabalho manualmente

Uma observação sobre permissões    Normalmente, você deve ter a permissão para editar itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por padrão, o grupo Membros e o grupo proprietários têm essa permissão, mas o grupo visitantes não. No entanto, um proprietário também pode escolher, em uma base de fluxo de trabalho, para exigir a permissão gerenciar listas para as pessoas que iniciarem o fluxo de trabalho. Ao escolher essa opção, os proprietários podem, essencialmente, especificar que apenas eles e outros proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento saiba mais deste artigo.

Dois locais para começar

Você pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de dois locais:

  • Na lista ou biblioteca onde o item está armazenado

  • De dentro do próprio item, aberto no programa do Microsoft Office no qual ele foi criado. (Observe que este deve ser o programa completo, instalado e não uma versão do aplicativo Web.)

As duas seções restantes nesse segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

Início do segmento

3. iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

  1. Vá para a lista ou biblioteca onde o item que você deseja executar o fluxo de trabalho está armazenado.

  2. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, na guia arquivos da faixa de opções, no grupo fluxos de trabalho , clique em fluxos de trabalho.

  3. Na página fluxos de trabalho: nome do item , em Iniciar um novo fluxo de trabalho, clique no fluxo de trabalho que você deseja executar.
    Link para iniciar um fluxo de trabalho

  4. No formulário de inicialização, faça as alterações que você deseja aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

    Observação:  As alterações feitas aqui, no formulário de inicialização, são usadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações do fluxo de trabalho que não aparecem nesse formulário, consulte o segmento alterar deste artigo.

Formulário de inicialização com textos explicativos numerados

Texto explicativo n° 1

Atribuir a

Texto explicativo n° 2

Ordem

Certifique-se de que as especificações relativas à atribuição de tarefas em cada segmento, um de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) estejam como você deseja.

Para obter mais informações sobre o uso de estágios em série e paralelas, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que desejar além dos que estão configurados no momento.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo atribuir a para esse estágio e pressione Ctrl + Delete.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo atribuir a , marque essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, e cada membro terá sua própria tarefa para ser completada.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro inserido no campo atribuir a , desmarque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro poderá declarar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Você encontrará instruções para declarar uma tarefa de grupo no segmento concluir deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Exigir

Qualquer texto que você incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir outras instruções ou recursos que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Pessoa de contato para dúvidas e problemas

  • Se os comentários podem ser enviados somente no formulário de tarefas ou também no próprio item. (E se estiver no item, se os revisores podem fazer check-out no documento ou se devem deixá-lo selecionado.)
    Para obter mais informações, consulte o segmento permitir deste artigo.

  • Se aplicável, uma nota sobre a reivindicação de tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição.
    Você encontrará instruções para declarar uma tarefa de grupo no segmento concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 6

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique uma data de conclusão final para o fluxo de trabalho inteiro e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ele for atribuído.

Para obter mais informações sobre quando usar datas de conclusão e quando usar durações de tarefas, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 7

CP

Faça as adições ou remoções desejadas. Lembre-se de que:

  • A inserção de um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e interrupção sem precisar ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e interrupção sem precisar ser especificada neste campo.

  1. Quando todas as configurações do formulário de inicialização estiverem conforme desejado, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, ao mesmo tempo, envia notificações de início para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de inicialização.

Início do segmento

4. iniciar manualmente de dentro de um programa do Microsoft Office

  1. Abra o item no programa do Office instalado no computador.

  2. No item aberto, clique na guia arquivo , clique em salvar & enviare, em seguida, clique no fluxo de trabalho que você deseja executar no item.

  3. Se você vir a mensagem a seguir, informando que o fluxo de trabalho precisa do check-in do arquivo, clique no botão check-in .

  4. Clique no botão grande início do fluxo de trabalho .

  5. Na página alterar um fluxo de trabalho, no formulário de inicialização, faça as alterações que você deseja aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

    Observação:  As alterações feitas aqui, no formulário de inicialização, são usadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações do fluxo de trabalho que não aparecem nesse formulário, consulte o segmento alterar deste artigo.

    Formulário de inicialização com textos explicativos numerados

Texto explicativo n° 1

Atribuir a

Texto explicativo n° 2

Ordem

Certifique-se de que as especificações relativas à atribuição de tarefas em cada segmento, um de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) estejam como você deseja.

Para obter mais informações sobre o uso de estágios em série e paralelas, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que desejar além dos que estão configurados no momento.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo atribuir a para esse estágio e pressione Ctrl + Delete.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo atribuir a , marque essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, e cada membro terá sua própria tarefa para ser completada.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro inserido no campo atribuir a , desmarque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro poderá declarar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Você encontrará instruções para declarar uma tarefa de grupo no segmento concluir deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Exigir

Qualquer texto que você incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir outras instruções ou recursos que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Pessoa de contato para dúvidas e problemas

  • Se os comentários podem ser enviados somente no formulário de tarefas ou também no próprio item. (E se estiver no item, se os revisores podem fazer check-out no documento ou se devem deixá-lo selecionado.)
    Para obter mais informações, consulte o segmento permitir deste artigo.

Se aplicável, uma nota sobre a reivindicação de tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição.
Você encontrará instruções para declarar uma tarefa de grupo no segmento concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 6

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique uma data de conclusão final para o fluxo de trabalho inteiro e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ele for atribuído.

Para obter mais informações sobre quando usar datas de conclusão e quando usar durações de tarefas, consulte o segmento planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 7

CP

Faça as adições ou remoções desejadas. Lembre-se de que:

  • A inserção de um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e interrupção sem precisar ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e interrupção sem precisar ser especificada neste campo.

  1. Quando as configurações do formulário de inicialização estiverem conforme desejado, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, ao mesmo tempo, envia notificações de início para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de inicialização.

O que vem a seguir?

  • Se esta for a primeira vez em que este fluxo de trabalho for executado, os outros participantes precisarão de informações e assistência para concluir as tarefas atribuídas? (Pode ser útil encontrar o segmento completo deste artigo.)

  • Além disso, é uma boa ideia verificar se os participantes estão recebendo as notificações de email e, principalmente, se as notificações não estão sendo manipuladas incorretamente pelos filtros de lixo eletrônico.

  • E, é claro, você pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para se completar. Vá para o segmento concluir deste artigo para ver os detalhes.

  • Enquanto isso, para saber como você pode controlar o progresso da instância atual do fluxo de trabalho, vá para o segmento monitorar deste artigo.

Início do segmento | Início do artigo

Ícone conceitual da seção Concluir

CONCLUIR uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários

Se esta for a primeira vez que você recebeu uma tarefa em um fluxo de trabalho coletar comentários, talvez seja útil revisar este segmento do artigo antes de concluir a tarefa. Dessa forma, você conhecerá todas as opções que podem estar abertas para você.

Observação:  Se você souber que uma tarefa de fluxo de trabalho foi atribuída a você, mas a mensagem de notificação não apareceu na sua caixa de entrada de email, certifique-se de que a notificação não foi roteada por um filtro de lixo eletrônico. Em caso afirmativo, ajuste as configurações do filtro de acordo com isso.

Primeiro, verifique se você tem o artigo certo

Tipos diferentes de fluxos de trabalho exigem diferentes ações de tarefa.

Portanto, antes de começar, certifique-se de que a tarefa que foi atribuída seja realmente uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários, e não uma tarefa para algum outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto , revise em qualquer um dos seguintes locais:

  • Na linha assunto do guia de notificação
    de Aprovar texto na linha Assunto da notificação de tarefa

  • Na barra de mensagens do item a ser revisado
    Aprovar texto na barra de mensagens do item

  • No título da tarefa na página
    status do fluxo de trabalho Revisar texto em nome tarefa na Página de Status

Se você não vir a revisar o texto nesses locais, verifique com a pessoa que iniciou ou originalmente adicionou o fluxo de trabalho para descobrir em qual modelo de fluxo de trabalho ele se baseia, ou se é um fluxo de trabalho personalizado. Você encontrará links para artigos sobre como usar os outros tipos de fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint na seção Consulte também deste artigo.

No entanto, se a tarefa for uma tarefa coletar comentários, continue a leitura!

Seções neste segmento

  1. Uma visão geral do processo

  2. Acessar o item e o formulário da tarefa na mensagem de notificação de tarefa

  3. Acessar o item e o formulário da tarefa na lista ou biblioteca

  4. Revisar o item

  5. Concluir e enviar o formulário de tarefa

  6. Notificações vencidas

  7. Declare uma tarefa de grupo antes de concluí-la (opcional)

  8. Solicitar uma alteração no item (opcional)

  9. Reatribuir sua tarefa para outra pessoa (opcional)

  10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

1. uma visão geral do processo

Quando você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho, geralmente se encontra sobre a tarefa de uma destas três maneiras:

  • Você recebe uma notificação de tarefa por email.

  • Você abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens informando que uma tarefa relacionada foi atribuída a você.

  • Você verifica o site do SharePoint e descobre que uma ou mais tarefas estão atribuídas a você no momento.

Ao descobrir que uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários foi atribuída a você, você geralmente faz duas coisas:

  • Revisar o item    Você abrir e revisar o item.

  • Concluir a tarefa    Use o formulário de tarefas para enviar os resultados da sua revisão.

Muitas vezes, portanto, os três itens a seguir estão envolvidos na conclusão da tarefa:

  • A mensagem de notificação (que você recebe como email)

  • O item enviado para sua crítica (que você abre e revisa)

  • O formulário de tarefas (que você abre, completa e envia)

Veja aqui o que esses três itens são semelhantes.

Mensagem de notificação da tarefa, item para revisão e formulário da tarefa

Observação:  O botão abrir esta tarefa na faixa de opções da mensagem de notificação de tarefa aparece apenas quando a mensagem é aberta na versão completa instalada do Outlook, e não quando ela é aberta no aplicativo Web do Outlook Web Access.

Início do segmento

2. acessar o item e o formulário da tarefa na mensagem de notificação da tarefa

Siga estas etapas:

  1. Na mensagem de notificação da tarefa, nas instruções para concluir esta tarefa , clique no link para o item.

  2. No item aberto, clique no botão abrir esta tarefa na barra de mensagens.

Acessando o item e o formulário da tarefa pela mensagem de notificação da tarefa

Observação:  O botão abrir esta tarefa na faixa de opções da mensagem de notificação de tarefa aparece apenas quando a mensagem é aberta na versão completa instalada do Outlook, e não quando ela é aberta no aplicativo Web do Outlook Web Access.

Início do segmento

3. acessar o item e o formulário da tarefa na lista ou biblioteca

Siga estas etapas:

  1. Na lista ou biblioteca em que o item a ser revisado está armazenado, clique no link em andamento associado ao item e ao fluxo de trabalho.

  2. Na página status do fluxo de trabalho, clique no título da tarefa.

  3. No formulário de tarefas, na barra de mensagens este fluxo de trabalho se aplica a , clique no link para o item.

Acessando o item e o formulário da tarefa pela lista ou biblioteca

Início do segmento

4. revisar o item

Neste exemplo, o item é um documento do Microsoft Word.

Dica:  Se esta for uma tarefa de grupo, ou seja, uma única tarefa atribuída a um grupo ou lista de distribuição inteira para que um único membro do grupo possa concluir a tarefa para o grupo inteiro, é recomendável reivindicar a tarefa antes de revisar o item. Dessa forma, você reduz a chance de outro membro do grupo também examinar o artigo. Para obter instruções, confira a seção 7 neste segmento, declare uma tarefa de grupo antes de completá-la.

Item a ser revisado com duas barras de mensagens amarelas

Observe as duas barras de mensagens amarelas na parte superior do documento:

Servidor leitura-   Somente este documento está aberto no modo somente leitura — ou seja, você pode ler o documento, mas não pode fazer alterações nele.

A pessoa que está executando o fluxo de trabalho tem a opção de permitir comentários somente no formulário de tarefas ou também permite alterações controladas e comentários no próprio item. Se você não tiver certeza se deve trabalhar no próprio item, verifique com a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ou a pessoa que o adicionou originalmente. Se você deve inserir alterações controladas e comentários, clique no botão Editar documento .

Algumas coisas para se certificar de:

  • Certifique-se de que você sabe se deve fazer check-out do documento antes de inserir alterações controladas e comentários ou se você deve deixá-lo com check-in para que vários Revisores possam trabalhar nele simultaneamente.

  • Certifique-se de ativar o controle de alterações antes de inserir qualquer alteração ou comentário. Para obter mais informações, consulte o segmento permitir neste artigo.

  • Certifique-se de salvar suas alterações no servidor quando terminar de trabalhar no item. Se você verificou o item, verifique-o novamente.

Fluxo de trabalho    Tarefa quando estiver pronto para concluir e enviar o formulário de tarefas, clique no botão abrir esta tarefa .

Início do segmento

5. Preencha e envie o formulário de tarefa

O formulário de tarefas de uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários tem uma aparência semelhante a esta.

Formulário de fluxo de trabalho Coletar Comentários com texto explicativo sobre os campos

Observe que os primeiros dois controles (Excluir item e esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao título do item) não aparecem no formulário de tarefas quando ele é aberto de dentro do item para revisão.

Texto explicativo n° 1

Excluir Item

Texto explicativo n° 2

Esta tarefa de fluxo de trabalho se aplica a título do item

Para abrir o item para revisão, clique no link aqui.

Texto explicativo n° 3

Status, solicitado por, comentários consolidados, data de conclusão

Não é possível editar ou alterar as entradas nesses quatro campos, mas você pode encontrar as informações que elas podem ser úteis.

Observe que a caixa comentários consolidados contém não apenas instruções adicionais sobre como concluir a tarefa, mas também todos os comentários enviados no formulário pelos participantes que já concluíram suas tarefas na mesma instância do fluxo de trabalho.

Da mesma forma, depois de enviar seu próprio formulário, qualquer texto que você incluir na caixa comentários (4) também será exibido na caixa comentários consolidados para participantes subsequentes.

Texto explicativo n° 4

Comentários

Digite ou cole seus comentários aqui.

Qualquer texto que você inserir aqui será registrado no histórico do fluxo de trabalho e também será exibido no campo comentários consolidados (3) para os participantes subsequentes.

Texto explicativo n° 5

Matriz básica

Quando digitar qualquer comentário que você deseja contribuir no campo comentários (4) e/ou inserir quaisquer alterações controladas e comentários no próprio item, clique neste botão para enviar seus comentários e concluir a tarefa.

Observação: Antes de fazer qualquer alteração no item a ter certeza de que você ' Você deve fazer isso. Para obter mais informações, consulteseção4nesse segmento, examine o item.

Texto explicativo n° 6

Cancelar

Para fechar o formulário de tarefas sem salvar as alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa permanecerá incompleta e atribuída a você.

Texto explicativo n° 7

Solicitação de alteração

Para solicitar uma alteração no item que está sendo revisado, clique neste botão.

Para obter uma ilustração do formulário em que você irá inserir os detalhes da sua solicitação e para obter mais instruções, vá para a seção 8 deste segmento, solicitar uma alteração no item.

Observação: Esta opção pode estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Texto explicativo n° 8

Reatribuir tarefa

Para reatribuir esta tarefa a outra pessoa, clique neste botão.

Para obter uma ilustração da página onde você inserirá os detalhes da reatribuição e para obter mais instruções, vá para a seção 9 deste segmento, reatribua sua tarefa para outra pessoa.

Observação: Esta opção pode estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Início do segmento

6. notificações vencidas

Se uma tarefa ou uma instância de fluxo de trabalho inteira estiver vencida para conclusão, as notificações serão enviadas automaticamente para:

  • A pessoa a quem a tarefa foi atribuída.

  • A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o início for automático, para a pessoa que o adicionou originalmente).

Início do segmento

7. declare uma tarefa de grupo antes de completá-la (opcional)

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro ao qual você pertence, qualquer membro do grupo poderá reivindicar e completar essa única tarefa em nome de todo o grupo.

Declare a tarefa antes de revisar o item. Assim que você alegar a tarefa, ela será atribuída a você, e nenhum outro membro do grupo poderá concluí-la. (Dessa forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

  1. Na página status do fluxo de trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao seu grupo até que uma seta seja exibida.

  2. Clique na seta, clique em Editar Item e, no formulário de tarefas, clique no botão declarar tarefa .
    Como reivindicar uma tarefa de grupo

Quando a página status do fluxo de trabalho é atualizada, você pode ver que a tarefa não está mais atribuída ao grupo, mas agora especificamente para você.

Posteriormente, se você quiser liberar a tarefa para o grupo novamente sem completá-la, use as mesmas etapas para retornar ao formulário de tarefas, mas agora clique no botão liberar tarefa .

Botão Liberar Tarefa no formulário da tarefa

Retornar para revisar o item

8. solicitar uma alteração no item (opcional)

Antes de iniciar esse processo, observe que o fluxo de trabalho pode ser configurado para ser encerrado imediatamente se qualquer alteração for feita no item. Pode ser uma boa ideia verificar com a pessoa que iniciou ou originalmente adicionou o fluxo de trabalho para ter certeza de que está tudo certo para que uma alteração seja feita e para que o fluxo de trabalho termine nesse ponto.

Vamos demonstrar a opção de solicitação de alteração ao colocá-la em um cenário:

Primeiro, imagine que o seu nome é Frank.

Em seguida, imagine que um colega de trabalho chamado Anna iniciou um fluxo de trabalho coletar comentários em um documento que ele criou.

Ao revisar o novo documento de Anna, você sente que a introdução é muito longa.

Você clica no botão solicitar alteração na parte inferior do formulário de tarefa de fluxo de trabalho e, em seguida, preenche este formulário.

Formulário para solicitar uma alteração em um item

Texto explicativo n° 1

Solicitar alteração de

Texto explicativo n° 2

Nova solicitação

Descreva a alteração que você deseja fazer e forneça as informações necessárias para a pessoa que está realizando a alteração.

(Qualquer texto inserido aqui será adicionado na área comentários consolidados .)

Texto explicativo n° 3

Nova duração

Siga um destes três procedimentos:

  • Para manter a data de conclusão existente    , deixe este campo em branco.

  • Para remover a data de conclusão    completamente digite o número 0.

  • Para especificar uma nova    data de conclusão, digite um número aqui e especifique as unidades de duração no campo a seguir. Juntos, as duas entradas identificam o período antes da conclusão da tarefa de alteração.

Texto explicativo n° 4

Novas unidades de duração

Se você estiver especificando uma nova duração de tarefa, use este campo em conjunto com o novo campo Duração para identificar o período antes da conclusão da tarefa. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando todas as entradas do formulário estiverem como você desejar, clique em Enviar, e a tarefa atual estará marcada comoconcluída. (Mas você ainda não está pronto. Você receberá uma tarefa de revisão novamente depois que o Anna concluir a tarefa de alteração.)

Enquanto isso, Anna recebe a seguinte notificação de email:

Notificação enviada quando é solicitada uma alteração em um item

Anna pode ser informado após apenas um relance na linha de assunto (número 1 na ilustração) de que essa não é uma notificação de coleta de comentários comum, mas em vez disso, uma solicitação para alterar algo sobre o item. Ela encontra as informações sobre a alteração específica solicitada na alteração solicitada do texto (número 2).

Anna faz check-out do item, faz as alterações solicitadas (ou não) e, em seguida, salva suas alterações (se houver) e verifica o item novamente. (Lembre-se de que, se o fluxo de trabalho estiver configurado para ser encerrado assim que qualquer alteração for feita ao item, essa ação fará com que o fluxo de trabalho seja encerrado.)

Em seguida, Ana vai para a página status do fluxo de trabalho e abre a tarefa de solicitação de alteração na área tarefas .


Formulário enviado quando a alteração solicitada é concluída

Anna adiciona qualquer informação que queira no campo comentários e, em seguida, clica em Enviar resposta. O fluxo de trabalho executa duas ações:

  • Ele marca a tarefa de solicitação de alteração de Anna como concluída.

  • Ele atribui uma nova tarefa de revisão (com os comentários de Anna adicionados à área de comentários consolidados ) e envia uma notificação sobre essa tarefa.

Agora você pode prosseguir e concluir sua revisão do item alterado.

Enquanto isso, todas essas ações são rastreadas e visíveis na seção histórico do fluxo de trabalho da página status do fluxo de trabalho, conforme mostrado na ilustração a seguir.

Histórico do Fluxo de Trabalho mostrando as ações a partir da solicitação de alteração

Veja a seguir um diagrama de todo o processo.

Fluxograma da solicitação de alteração

Início do segmento

9. reatribuir sua tarefa para outra pessoa (opcional)

Se você quiser que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho que foi atribuída a você, clique no botão reatribuir tarefa no formulário da tarefa de fluxo de trabalho.

Este formulário é exibido.

Formulário de reatribuição de tarefa

Texto explicativo n° 1

Reatribuir tarefa a

Texto explicativo n° 2

Nova solicitação

Forneça as informações que a pessoa para quem você está atribuindo a tarefa precisará completar a tarefa. (Qualquer texto inserido aqui será adicionado na área comentários consolidados .)

Texto explicativo n° 3

Nova duração

Siga um destes três procedimentos:

  • Para manter a data de conclusão existente    , deixe este campo em branco.

  • Para remover a data de conclusão    completamente digite o número 0.

  • Para especificar uma nova    data de conclusão, digite um número aqui e especifique as unidades de duração no campo a seguir. Juntos, as duas entradas identificam o período antes da conclusão da tarefa de alteração.

Texto explicativo n° 4

Novas unidades de duração

Se você estiver especificando uma nova duração de tarefa, use este campo em conjunto com o novo campo Duração para identificar o período antes da conclusão da tarefa. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário estiver concluído, clique em Enviar. Sua tarefa está marcada como concluída, uma nova tarefa é atribuída à pessoa agora responsável pela tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.

Qualquer informação nova que você forneceu está incluída no texto delegado delegado na nova notificação de tarefa (número 1 na ilustração a seguir).

Notificação de tarefa reatribuída

Enquanto isso, todas essas alterações são controladas e visíveis nas seções tarefas e histórico da página status do fluxo de trabalho, conforme mostrado aqui.

Áreas Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho para uma tarefa reatribuída

Início do segmento

10. concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

Há um processo especial para incluir participantes que não sejam membros da sua organização do SharePoint. Nesse processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo:

  1. Inclua o endereço de email do participante externo no estágio atribuir a apropriado na segunda página do formulário de associação.

  2. Na verdade, o fluxo de trabalho atribui a tarefa do participante externo ao membro do site que inicia o fluxo de trabalho — ou, se o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, para o membro que originalmente adicionou o fluxo de trabalho. Esta pessoa a quem a tarefa é realmente atribuída age como o proxy para o participante externo.

  3. Este membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão para o participante externo. (Enquanto isso, o participante externo recebe uma cópia da notificação de tarefa, que pode funcionar como um alerta útil ou um cabeçote de leitura.)

  4. O membro do site para quem a tarefa é realmente atribuída envia uma cópia do item para o participante externo.

  5. O participante externo revisa o item e envia a resposta dele para o membro do site.

  6. Quando a resposta do participante externo chega, o membro do site conclui a tarefa em produtos do SharePoint em nome do participante externo.

Aqui está um diagrama do processo.

Fluxograma de processo para incluir participante externo

Início do segmento | Início do artigo

Ícone da seção Monitorar

MONITORAR, ajustar ou interromper um fluxo de trabalho coletar comentários em execução

Monitorar, ajustar ou interromper um fluxo de trabalho coletar comentários em execução

O local central do qual você pode monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em execução é a página status do fluxo de trabalho dessa instância do fluxo de trabalho.

Primeiro, mostraremos como acessar essa página e, em seguida, mostraremos como usar as opções e as informações encontradas. Por fim, mostraremos duas outras páginas em que você pode obter informações adicionais sobre monitoramento.

Seções neste segmento

  1. Acessar a página status do fluxo de trabalho

  2. Usar a página status do fluxo de trabalho para monitorar o progresso do fluxo de trabalho

  3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

  4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

  5. Cancelar ou encerrar este fluxo de trabalho executado

  6. Descobrir quais fluxos de trabalho estão sendo executados em um item

  7. Monitorar fluxos de trabalho para o conjunto de sites inteiro

1. acesse a página status do fluxo de trabalho

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link em andamento para o item e o fluxo de trabalho que você deseja.

Neste exemplo, o item é o documento chamado rascunho de palestrante e o fluxo de trabalho é aprovação 3.

Clicando no link do status do fluxo de trabalho

A página status do fluxo de trabalho é aberta.

Observações: 

  • Se a sua lista ou biblioteca contiver um grande número de itens, você poderá usar a filtragem de classificação e/ou filtragem para localizar o item que você está procurando mais rapidamente. Se você achar que está classificando e/ou filtrando repetidamente da mesma maneira, talvez seja útil criar um modo de exibição personalizado que automatize essa disposição em particular.

  • Para acessar a página status do fluxo de trabalho, você também pode clicar no link Exibir o status deste fluxo de trabalho em uma notificação de email "iniciada" ou no link Exibir o histórico do fluxo de trabalho em uma notificação por email "concluído" para a instância específica Você está interessado.

Início do segmento

2. Use a página status do fluxo de trabalho para monitorar o progresso do fluxo de trabalho

Aqui, abaixo da ilustração de cada seção da página status do fluxo de trabalho, você encontrará as perguntas sobre monitoramento que a seção atende.

Seção informações do fluxo de trabalho

Seção Informações do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quem iniciou esta instância do fluxo de trabalho?

  • Quando foi iniciada esta instância?

  • Quando foi feita a última ação nesta instância?

  • Em qual item esta instância está sendo executada?

  • Qual é o status atual dessa instância?

Seção de tarefas

Seção Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quais tarefas já foram criadas e atribuídas e qual é o status atual dela?

  • Quais tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado de cada uma dessas tarefas?

  • Qual é a data de conclusão de cada tarefa que já foi criada e atribuída?

As tarefas que foram excluídas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta seção.

Seção Histórico do fluxo de trabalho

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quais eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?

  • Observe que as tarefas vencidas e as notificações de tarefa vencidas não são exibidas nesta área.

Início do segmento

3. alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

Há duas maneiras de alterar tarefas que já foram atribuídas, mas ainda não foram concluídas:

  • Alterar uma única tarefa ativa

  • Alterar todas as tarefas ativas

Alterar uma única tarefa ativa

Permissões para fazer qualquer alteração em uma única tarefa que é atribuída a alguém diferente de si mesmo, você deve ter a permissão gerenciar listas. (O grupo proprietários tem a permissão gerenciar listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não. Portanto, é possível, por exemplo, ter permissões que permitam iniciar um fluxo de trabalho, mas não fazer alterações na tarefa de outro participante.)

Se você tiver as permissões necessárias:

  1. Na página status do fluxo de trabalho, clique no título da tarefa na lista tarefas .
    Clicando no título da tarefa na lista

  2. Use o formulário de tarefas para concluir, excluir ou reatribuir a tarefa ou para solicitar uma alteração no item.

Para obter instruções mais detalhadas sobre como usar o formulário de tarefas, consulte o segmento concluir deste artigo.

Alterar todas as tarefas ativas

Permissões todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão gerenciar listas. Os três primeiros links são exibidos na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho,mas o linkencerrar este fluxo de trabalho não aparece, a menos que essa pessoa também tenha a permissão gerenciar listas. (Novamente, o grupo proprietários tem a permissão gerenciar listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

  1. Na página status do fluxo de trabalho, na área logo abaixo da visualização do fluxo de trabalho, clique no link Atualizar tarefas ativas do link coletar comentários .

  2. Faça suas alterações no formulário que é aberto e, em seguida, clique em OK.

    • As mensagens que refletem suas alterações são enviadas para as pessoas que estão atualmente atribuídas a tarefas nesta execução.

    • As tarefas já concluídas ou excluídas e as tarefas ainda não atribuídas não são afetadas pelas alterações feitas neste formulário.

    • Se você quiser fazer alterações em tarefas ainda não atribuídas, consulte a seção a seguir neste segmento, alterar tarefas futuras.

      Alterar formulário de tarefas ativas

Texto explicativo n° 1

Duração por tarefa, unidades de duração

Texto explicativo n° 2

Exigir

Para alterar o texto da solicitação    faça as alterações desejadas na caixa de texto.

  1. Quando todos os campos do formulário estiverem definidos da maneira desejada, clique em OK.

Todas as tarefas ativas na instância atual são atualizadas.

Início do segmento

4. alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

Permissões todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão gerenciar listas. Os três primeiros links são exibidos na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho,mas o linkencerrar este fluxo de trabalhonão é exibido, a menos que essa pessoa também tenha a permissão gerenciar listas. (Novamente, o grupo proprietários tem a permissão gerenciar listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

  1. Na página status do fluxo de trabalho, na área logo abaixo da visualização do fluxo de trabalho, clique no link Adicionar ou atualizar revisores do coletar comentários .

  2. Faça suas alterações no formulário que é aberto e, em seguida, clique em Atualizar.

    Observação:  As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações feitas neste formulário.

Alterar formulário de tarefas futuras

Texto explicativo n° 1

Participantes, pedido, expandir grupos

Texto explicativo n° 2

Exigir

  • Para alterar o texto da solicitação    faça as alterações desejadas no texto na caixa.

Texto explicativo n° 3

Data de conclusão para todas as tarefas, duração por tarefa, unidades de duração

  • Para alterar ou remover a data de conclusão do calendário    , exclua a data existente e, em seguida, forneça uma nova ou, para remover a data de conclusão específica completamente, deixe o campo em branco. (Don 't digite zero neste campo. Este campo deve conter um valor de data do calendário ou estar vazio.)

  • Para manter a duração existente    , deixe a duração por tarefa em branco e não faça nenhuma alteração nas unidades de duração.

  • Para remover a duração para que não haja    nenhuma digite o número 0 em duração por tarefa.

  • Para estender a duração da tarefa    , use os dois campos duração para especificar o número e o tipo de unidades pelas quais você deseja estender a duração. Para obter mais informações sobre como definir datas de conclusão e durações, consulte o segmento planejar deste artigo.

  1. Quando todos os campos do formulário estiverem definidos da maneira desejada, clique em OK.

Todas as tarefas futuras na instância atual refletirão suas alterações.

Início do segmento

5. cancelar ou terminar este fluxo de trabalho é executado

Há duas maneiras de parar uma instância de fluxo de trabalho em execução antes da sua conclusão normal:

  • Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área tarefas da página status do fluxo de trabalho.

  • Finalizar este fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e são excluídas da área tarefas da página status do fluxo de trabalho. (No entanto, eles ainda são refletidos na área do histórico do fluxo de trabalho.)

As instruções para ambos os métodos são seguidas.

Cancelar (todas as tarefas são canceladas, mas retidas na lista de tarefas e no histórico)

Permissões todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão gerenciar listas. Os três primeiros links são exibidos na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho,mas o linkencerrar este fluxo de trabalho não aparece, a menos que essa pessoa também tenha a permissão gerenciar listas. (Novamente, o grupo proprietários tem a permissão gerenciar listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

Se a instância atual de um fluxo de trabalho não for mais necessária ou desejada, ela poderá ser interrompida.

  • Na página status do fluxo de trabalho, na área logo abaixo da visualização do fluxo de trabalho, clique no link cancelar todas as tarefas de coleta de comentários .

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com um status cancelado. As tarefas canceladas ainda estão listadas na área tarefas e na área histórico do fluxo de trabalho .

Cancelar (todas as tarefas são excluídas da lista de tarefas, mas mantidas no histórico)

Permissões todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão gerenciar listas. Os três primeiros links são exibidos na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho,mas o linkencerrar este fluxo de trabalho não aparece, a menos que essa pessoa também tenha a permissão gerenciar listas. (Novamente, o grupo proprietários tem a permissão gerenciar listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não.)

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, ele poderá ser encerrado.

  • Na página status do fluxo de trabalho, na área logo abaixo da visualização do fluxo de trabalho, clique no link encerrar este fluxo de trabalho .

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e são excluídas da área tarefas na página status do fluxo de trabalho, mas ainda são refletidas na área do histórico do fluxo de trabalho . O fluxo de trabalho termina com um status cancelado.

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6. descubra quais fluxos de trabalho estão sendo executados em um item

Na página fluxos de trabalho de qualquer item, você encontrará uma lista dos fluxos de trabalho que estão sendo executados naquele item.

  1. Vá para a lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

  2. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, na guia arquivos da faixa de opções, no grupo fluxos de trabalho , clique em fluxos de trabalho.

  3. Na página fluxos de trabalho: nome do item , em fluxos de trabalho em execução, você encontrará uma lista das instâncias de fluxo de trabalho que estão sendo executadas no item.

Observação:  Observe que várias instâncias de uma única versão do fluxo de trabalho não podem ser executadas no mesmo item ao mesmo tempo. Por exemplo: dois fluxos de trabalho, ambos baseados no modelo coletar comentários, foram adicionados. Um deles é denominado feedback do plano e o outro é chamado de comentário de orçamento. Em qualquer item a qualquer momento, uma instância de cada comentário do plano e dos comentários de orçamento pode estar em execução, mas não duas instâncias de qualquer fluxo de trabalho.

Início do segmento

7. monitorar fluxos de trabalho para o conjunto de sites inteiro

Os administradores do conjunto de sites podem ver rapidamente:

  • Quantos fluxos de trabalho baseados em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente no conjunto de sites.

  • Se cada modelo de fluxo de trabalho propriamente dito está atualmente ativo ou inativo no conjunto de sites.

  • Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão sendo executadas no conjunto de sites.

Veja como:

  1. Abrir a home page do conjunto de sites (não a Home Page de um site ou subsite dentro do conjunto).

  2. Clique no ícone configurações Botão Configurações de Site Público do SharePoint Online e, em seguida, clique em configurações do site.

  3. Na página Configurações do site, em Administração do site, clique em fluxos de trabalho.

A página fluxos de trabalho é aberta, exibindo as informações.

O que vem a seguir?

Se esta for a primeira vez em que esta versão do fluxo de trabalho tiver sido executada, talvez você queira usar as instruções no segmento de revisão deste artigo para exibir os eventos na instância e descobrir se as funções de fluxo de trabalho como você deseja.

Início do segmento | Início do artigo

Ícone conceitual da seção Revisar

ReVISAr os resultados do fluxo de trabalho coletar comentários e criar relatórios

Revisar os resultados do fluxo de trabalho coletar comentários e criar relatórios

Após a conclusão da instância do fluxo de trabalho, você pode revisar os eventos registrados no histórico. (Você pode acessar o registro de qualquer instância por até 60 dias após a conclusão da instância.)

Importante:  Observe que o histórico do fluxo de trabalho é fornecido somente para referência informal. Ele não pode ser usado para auditorias oficiais nem para qualquer outro propósito legal e evidentiary.

Você também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho entre instâncias.

Seções neste segmento

  1. Examinar eventos na instância mais recente

  2. Acessar o histórico de instâncias de até 60 dias

  3. Criar relatórios de desempenho de fluxo de trabalho

1. revisar eventos na instância mais recente

Desde que um item permaneça na mesma lista ou biblioteca, e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente no mesmo item, o histórico da instância mais recente pode ser acessado na lista ou biblioteca.

Para exibir a página status do fluxo de trabalho para a instância mais recente de um fluxo de trabalho executado em qualquer item:

  • Na lista ou biblioteca em que o item está localizado, clique no link de status do item e do fluxo de trabalho que você deseja.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado rascunho e o fluxo de trabalho é aprovação de novo documento.

Clicar no link do status do fluxo de trabalho

Na página status do fluxo de trabalho, a seção histórico do fluxo de trabalho está localizada próximo à parte inferior.

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

Início do segmento

2. acesse o histórico de instâncias de até 60 dias

E se você quiser revisar o histórico de uma instância depois de ter executado o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?

Na verdade, você pode fazer isso por até 60 dias, a partir de um dos dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca, ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho. (60 dias é o tempo que os produtos do SharePoint mantêm o histórico de tarefas para fluxos de trabalho.)

Na lista ou biblioteca

  1. Vá para a lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

  2. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, na guia arquivos da faixa de opções, no grupo fluxos de trabalho , clique em fluxos de trabalho.

  3. Na página fluxos de trabalho: nome do item , em fluxos de trabalho concluídos, clique no nome ou status da instância do fluxo de trabalho que você deseja revisar.
    Lista Fluxos de Trabalho Concluídos na página Fluxos de Trabalho de um item
    a página status do fluxo de trabalho dessa instância é aberta.

Na notificação de conclusão do fluxo de trabalho

  • Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho para a instância que você deseja revisar e, em seguida, clique no link Exibir o histórico do fluxo de trabalho .

Notificação de conclusão do fluxo de trabalho com link de histórico destacado
a página status do fluxo de trabalho dessa instância é aberta.

Para manter todas as notificações de conclusão, talvez você queira criar uma regra do Outlook. Configure a regra para copiar todas as mensagens de entrada que tenham o texto concluído na linha assunto para a própria pasta separada. (Certifique-se de que sua regra do Outlook Copie as mensagens de entrada e não as mova simplesmente, ou elas também não aparecerão na sua caixa de entrada.) Para saber mais sobre como criar regras do Outlook, confira o artigo gerenciar mensagens de email com regras.

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3. criar relatórios de desempenho de fluxo de trabalho

Para saber como uma das suas versões de fluxo de trabalho está funcionando geralmente — ao longo do tempo e em várias instâncias, você pode criar um ou mais dos dois relatórios predefinidos:

  • Relatório de duração de atividade    Use esse relatório para ver a média de quanto tempo levará para cada atividade dentro de um fluxo de trabalho ser concluída, bem como quanto tempo leva cada execução ou instância completa do fluxo de trabalho para ser concluída.

  • Relatório de erros e cancelamentos    Use este relatório para ver se um fluxo de trabalho é frequentemente cancelado ou está encontrando erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

  1. Na lista ou biblioteca, na coluna status desse fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações de status.
    Clicando no status do fluxo de trabalho

  2. Na página status do fluxo de trabalho, em histórico do fluxo de trabalho, clique em exibir relatórios de fluxo de trabalho.
    Clicando no link Exibir relatórios de fluxos de trabalho da seção Histórico do Fluxo de Trabalho

  3. Localize o fluxo de trabalho para o qual você deseja exibir um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que você deseja exibir.
    Clicando no link Relatório de Duração de Atividade

  4. Na página Personalizar, mantenha ou altere o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em OK.
    Clicando em OK no local onde o arquivo deve ser salvo
    o relatório é criado e salvo no local especificado.

  5. Quando o relatório estiver concluído, você poderá clicar no link mostrado na ilustração a seguir para exibi-lo. Caso contrário, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para exibir o relatório, você o encontrará no local especificado na etapa anterior.)
    Clicando no link para exibir o relatório

O que vem a seguir?

Se o fluxo de trabalho funcionar exatamente da maneira desejada, você estará pronto para começar a usá-lo.

Se houver alguma coisa que você queira alterar sobre como funciona, consulte o segmento alterar deste artigo.

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Elemento gráfico conceitual da seção Ajustar

ALTERAR, desabilitar ou excluir um fluxo de trabalho coletar comentários

Alterar, desabilitar ou remover um fluxo de trabalho coletar comentários

Depois de executar a primeira instância do seu novo fluxo de trabalho coletar comentários e revisar os resultados, talvez você queira fazer uma ou mais alterações na maneira como o fluxo de trabalho está configurado.

Além disso, você pode querer em vários momentos no futuro para fazer outras alterações na configuração.

Por fim, você pode, em algum momento, desejar desabilitar o fluxo de trabalho por um período menor ou mais longo, mas não removê-lo — ou pode, de fato, optar por removê-lo totalmente.

Seções neste segmento

  1. Alterar configurações permanentes de um fluxo de trabalho

  2. Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho

1. alterar as configurações permanentes de um fluxo de trabalho

Para fazer alterações permanentes nas configurações de um fluxo de trabalho existente, você deve abrir e editar o formulário de associação originalmente usado para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

  2. Na faixa de opções, clique na guia lista ou biblioteca .

    Observação: O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário, essa guia se chama calendário.

  3. No grupo configurações , clique em configurações do fluxo de trabalho.

  4. Na página Configurações de fluxo de trabalho, em nome do fluxo de trabalho (clique para alterar as configurações), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual você deseja alterar as configurações.

    Observação:  Se o fluxo de trabalho coletar comentários que você deseja não aparecer na lista, ele pode estar associado a apenas um tipo de conteúdo. Quais fluxos de trabalho aparecem nesta lista são controlados pelo controle Mostrar associações de fluxo de trabalho desse tipo , localizado logo acima da lista. (Veja a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu suspenso para descobrir qual deles exibe o fluxo de trabalho que você deseja. Quando o fluxo de trabalho que você deseja aparecer na lista, clique no nome do fluxo de trabalho.

  5. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi usado originalmente para adicionar o fluxo de trabalho, faça as alterações desejadas e salve-as.

    Para obter mais informações sobre os campos e os controles do formulário de associação, consulte o segmento planejar e o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites

  1. Abrir a home page do conjunto de sites (não a Home Page de um site ou subsite dentro do conjunto).

  2. Clique no ícone configurações Botão Configurações de Site Público do SharePoint Online e, em seguida, clique em configurações do site.

  3. Na página Configurações do site, em galerias, clique em tipos de conteúdo de site.

  4. Na página tipos de conteúdo de site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.

  5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emconfigurações, clique emconfigurações de fluxo de trabalho.

  6. Na página Configurações de fluxo de trabalho, em nome do fluxo de trabalho (clique para alterar as configurações), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual você deseja alterar as configurações.

  7. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi usado originalmente para adicionar o fluxo de trabalho, faça as alterações desejadas e salve-as.

    Para obter mais informações sobre os campos e os controles do formulário de associação, consulte o segmento planejar e o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

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2. desabilitar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

  2. Na faixa de opções, clique na guia lista ou biblioteca .

    Observação: O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário, essa guia se chama calendário.

  3. No grupo configurações , clique em configurações do fluxo de trabalho.

  4. Na página Configurações de fluxo de trabalho, clique no link remover um fluxo de trabalho .
    Página Configurações do Fluxo de trabalho com link Remover um fluxo de trabalho ativado

  5. Use o formulário na página remover fluxos de trabalho para desabilitar, reabilitar ou remover fluxos de trabalho.
    Formulário na página Remover Fluxos de Trabalho

Há cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instância    Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução nos itens.

  • Habilitar    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a operar normalmente.

  • Não há novas instâncias    Opção que permite que todas as instâncias atualmente executadas do fluxo de trabalho sejam concluídas, mas desabilita o fluxo de trabalho tornando-o indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para habilitar novamente o fluxo de trabalho mais tarde, retorne a esta página e selecione permitir.)

  • Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca. Todas as instâncias em execução são imediatamente terminadas e a coluna desse fluxo de trabalho não é mais exibida na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

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Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites

  1. Abrir a home page do conjunto de sites (não a Home Page de um site ou subsite dentro do conjunto).

  2. Clique no ícone configurações Botão Configurações de Site Público do SharePoint Online e, em seguida, clique em configurações do site.

  3. Na página Configurações do site, em galerias, clique em tipos de conteúdo de site.

  4. Na página tipos de conteúdo de site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.

  5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emconfigurações, clique em configurações de fluxo de trabalho.

  6. Na página Configurações de fluxo de trabalho, clique no link remover um fluxo de trabalho .

  7. Use o formulário na página remover fluxos de trabalho para desabilitar, reabilitar ou remover fluxos de trabalho.
    Formulário na página Remover Fluxos de Trabalho

Há cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instância    Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução nos itens.

  • Habilitar    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a operar normalmente.

  • Não há novas instâncias    Opção que permite que todas as instâncias atualmente executadas do fluxo de trabalho sejam concluídas, mas desabilita o fluxo de trabalho tornando-o indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para habilitar novamente o fluxo de trabalho mais tarde, retorne a esta página e selecione permitir.)

  • Remover    Opção que remove o fluxo de trabalho do conjunto de sites completamente. Todas as instâncias em execução são imediatamente terminadas e a coluna desse fluxo de trabalho não é mais exibida na página da lista ou biblioteca. (Esta ação én-t reversível.)

O que vem a seguir?

Se você tiver feito alterações, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para verificar os efeitos das alterações.

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Personalizando ainda mais

Há várias maneiras de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint.

Você pode até mesmo criar fluxos de trabalho personalizados do zero.

Você pode usar qualquer um dos programas a seguir ou todos eles:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalizar formulários, ações e comportamentos de fluxo de trabalho.

  • Microsoft Visual Studio    Crie suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, consulte o sistema de ajuda do Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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