Tudo sobre fluxos de trabalho Coletar Assinaturas

Tudo sobre fluxos de trabalho Coletar Assinaturas

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Os fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint são recursos que você pode usar para automatizar processos de negócios, tornando-os dois morereassign consistentes e mais eficiente. Você pode usar um fluxo de trabalho do SharePoint Coletar assinaturas para rotear documentos criados em Excel, Word ou InfoPath para uma ou mais pessoas para suas assinaturas.

Para obter mais informações, consulte sobre os fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint.

Importante : Por padrão, o fluxo de trabalho coletar assinaturas não está ativado e não estiver listado na caixa de listagem Selecionar um modelo de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para torná-lo disponível para uso, um administrador de site deve ativá-los no nível de conjunto de sites. Se você tiver permissões de nível de conjunto de sites, consulte modelos de fluxo de trabalho do SharePoint habilitar.

Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho coletar assinaturas    Vá para o segmento Concluir e expandi-la. Você talvez não precise qualquer um dos outros segmentos por agora.

Comparação entre processo manual e fluxo de trabalho automatizado

Os fluxos de trabalho do SharePoint representam:

  • Eficiência e consistência    Um fluxo de trabalho coletar assinaturas automaticamente direciona o documento, atribui tarefas de assinatura e rastreia seu andamento. Monitoramento e ajustada de uma página de status central a atividade no fluxo de trabalho e o histórico de eventos a execução do fluxo de trabalho é mantido por 60 dias após a conclusão.

  • Menos trabalho para você    Um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas economiza tempo e evita problemas para você e seus colegas e, ao mesmo tempo, otimiza e padroniza o processo de assinaturas.

Veja o diagrama de uma versão bem simples do fluxo de trabalho Coletar Assinaturas.

fluxograma do processo de fluxo de trabalho

Dicas sobre como usar este artigo

As informações neste artigo são apresentadas em segmentos expansíveis.

Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho coletar assinaturas    Vá para o segmento Concluir e expandi-la. Você talvez não precise qualquer um dos outros segmentos por agora.

Se você quiser adicionar, iniciar, monitorar e manter fluxos de trabalho    Se você ainda não esteja familiarizado com essas tarefas, você talvez seja útil progredir neste artigo, segmento por segmento, a primeira vez que você crie e adicionar um fluxo de trabalho. Quando estiver familiarizado com as informações e o layout de artigo, você poderá ir direto para o segmento que necessárias em qualquer visitas.

Uma observação sobre gráficos    Geralmente, as imagens de tela e os diagramas conceituais nesta série de artigos sobre fluxos de trabalho usam como base o tipo de fluxo de trabalho Aprovação. No entanto, onde havia a necessidade de clareza conceitual ou instrucional, as imagens e os diagramas deste artigo foram personalizados para os fluxos de trabalho Coletar Assinaturas.

Uma palavra sobre como imprimir este artigo    Este é um artigo extenso. Se você deseja imprimir apenas segmentos selecionados, certifique-se de que apenas estes segmentos estejam expandidos durante a impressão. (Além disso, se deseja incluir todos os elementos gráficos na cópia impressa, imprima na orientação paisagem, não na orientação retrato.)

Sobre a pesquisa    Antes de pesquisar qualquer texto ou termo neste artigo, certifique-se de que todos os segmentos nos quais deseja pesquisar estejam expandidos.

Saiba mais sobre os fluxos de trabalho Coletar Assinaturas

Um fluxo de trabalho coletar assinaturas é um recurso de produtos do SharePoint que roteia um documento ou formulário criado em Word, Excel ou InfoPath para uma ou mais pessoas para sua assinatura. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e padroniza o processo inteiro.

ilustração do encaminhamento de fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho Coletar Assinaturas básico incluído nos produtos SharePoint funciona como um modelo. Ao usar este modelo, você pode adicionar um ou mais fluxos de trabalho Coletar Assinaturas aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que você adiciona é uma versão única do fluxo de trabalho Coletar Assinaturas básico, cada um com uma maneira específica de trabalhar e baseado nas configurações especificadas quando você o adicionou.

  • Ao adicionar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas à sua lista, biblioteca ou conjunto de sites pela primeira vez, você pode especificar o número de participantes a serem incluídos e indicar se as tarefas serão atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Você pode até mesmo decidir se irá dividir as tarefas dos participantes em dois ou mais estágios. E toda vez que inicia o fluxo de trabalho manualmente em um documento, você pode modificar qualquer uma destas configurações.

  • O fluxo de trabalho atribui uma tarefa para cada participante especificado. Cada participante escolhe uma entre as diversas respostas possíveis: assinar (ou não) o documento, reatribuir a tarefa de assinatura ou excluir a tarefa.

  • Enquanto o fluxo de trabalho está sendo executado, é possível monitorar o progresso e fazer ajustes (se necessário) a partir da página única e central Status do Fluxo de Trabalho.

  • Nos 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos do fluxo de trabalho ocorridos no curso desta execução (ou instância) do fluxo de trabalho continua disponível na página Status do Fluxo de Trabalho para referência informal.

O fluxo de trabalho coletar assinaturas não foi projetado para coletar aprovações e rejeições para um documento ou página da Web para um site de publicação de controle. Se você quiser adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes aprovar ou rejeitaram o documento que eles revisar, consulte o artigo, tudo sobre fluxos de trabalho de aprovação.

Além disso, os fluxos de trabalho coletar assinaturas não são projetados para coletar comentários. Se você quiser usar um fluxo de trabalho coletar comentários sobre um documento, consulte o artigo, tudo sobre fluxos de trabalho coletar comentários.

Você também pode usar o Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar ainda mais qualquer dos fluxos de trabalho inclusos em produtos do SharePoint.

Para adicionar um fluxo de trabalho    Por padrão, você deve ter a permissão Gerenciar listas para Adicionar um fluxo de trabalho. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e grupo visitantes não).

Para iniciar um fluxo de trabalho    Também por padrão, você deve ter a permissão Editar itens para Iniciar um fluxo de trabalho já foi adicionado. (O grupo de membros e o grupo de proprietários têm a permissão Editar itens por padrão; grupo visitantes não).

Como alternativa, os Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que estes possam ser iniciados somente pelos membros do grupo Proprietários. (Para fazer isso, marque a caixa de seleção Exigir as Permissões Gerenciar Listas para iniciar o fluxo de trabalho, na primeira página do formulário de associação.)

Cada vez mais as transações comerciais têm sido conduzidas de forma eletrônica. O resultado disso é que as assinaturas digitais vêm sendo cada vez mais usadas para associar legalmente parceiros confiáveis às suas transações. Uma assinatura digital é usada para verificar a identidade da pessoa que assinou o documento e confirmar que o conteúdo não foi modificado depois que a assinatura digital foi aplicada ao documento. As assinaturas digitais oferecem uma proteção baseada em tecnologias criptográficas e ajudam a reduzir os riscos associados às transações comerciais eletrônicas. Com o avanço das assinaturas digitais, o Office busca atender à necessidade de proteger as informações de empresas e entidades do setor público de todo o mundo.

Para criar uma assinatura digital, você deve ter um certificado digital que prove a sua identidade perante parceiros confiáveis, devendo ser obtida junto a uma CA (autoridade de certificação) respeitável. Se você não tem um certificado digital, a Microsoft também tem parceiros que fornecem certificados digitais, bem como outras assinaturas avançadas.

Estas são as etapas básicas:

  • ANTES que o fluxo de trabalho seja executado (planejar, adicionar, Iniciar)   
    antes de adicionar um fluxo de trabalho, você planeja onde você deseja adicionar a ele (para uma única lista ou biblioteca, ou para o conjunto de sites inteiro) e os detalhes de como funciona. Depois de adicionado e configurado o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em um documento específico. O fluxo de trabalho também pode ser definido para ser executada automaticamente. Executa automática pode ser ativada com base em um ou ambos dos dois eventos de disparo: quando qualquer documento é adicionado àcriado em uma lista ou biblioteca, ou quando qualquer documento em uma lista ou biblioteca é alterado.

  • ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (Concluir, monitorar, ajustar)   
    enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais concluem as tarefas atribuídas. Enquanto isso, é possível monitorar o progresso do fluxo de trabalho de uma página de Status do fluxo de trabalho central para essa instância específica do fluxo de trabalho. Ajustes para o fluxo de trabalho enquanto ele é executado podem ser feitas na mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou terminou de lá.

  • Após a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alterar)   
    quando o fluxo de trabalho for concluído, todo o histórico de execução (ou instância) pode ser examinado por até 60 dias na página Status do fluxo de trabalho. Se já houver algo que você deseja alterar a maneira como as funções de fluxo de trabalho, você pode abrir e editar o formulário de associação que você concluiu quando você primeiro adicionou o fluxo de trabalho.

O fluxograma a seguir ilustra essas etapas a partir da perspectiva de quem está adicionando um novo fluxo de trabalho.

Processo de Fluxo de Trabalho

Planejar um novo fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

Neste segmento, identificamos as decisões que você precisa fazer e as informações que precisa reunir antes de adicionar uma versão de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas.

Se você já estiver familiarizado com como adicionar esse tipo de fluxo de trabalho e só precisará de um lembrete sobre as etapas específicas, você pode ir direto para o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint funcionam como modelos mestres nos quais os fluxos de trabalho específicos e individuais adicionados às suas listas, bibliotecas e conjunto de sites se baseiam.

Cada vez que você adiciona um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, por exemplo, você adiciona, na verdade, uma versão do modelo geral do fluxo de trabalho Coletar Assinaturas. Você fornece a cada versão seu próprio nome e suas próprias configurações, que são especificados no formulário de associação quando adiciona essa versão em particular. Deste modo, é possível adicionar vários fluxos de trabalho, todos versões baseadas no modelo mestre do fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, mas cada versão nomeada e personalizada da maneira específica de como ela será usada.

Nesta ilustração, foram adicionados três fluxos de trabalho baseados no modelo de fluxo de trabalho Aprovação: um para todos os tipo de conteúdo de uma única biblioteca, um para um único tipo de conteúdo de uma única biblioteca e um para um único tipo de conteúdo de todo o conjunto de sites.

Três fluxos de trabalho baseados no modelo Aprovação

Sempre que adicionar uma nova versão de fluxo de trabalho baseada em um dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preencha um formulário de associação para especificar como deseja que a sua nova versão funcione.

Na seção seguinte, há uma lista de perguntas que ajudarão você a preencher o formulário de associação. Mas antes reserve um tempo para analisar o formulário e seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Primeira página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação

Os campos desta segunda página também aparecem no formulário de inicialização, o qual é apresentado toda vez que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, e podem ser editados neste momento para esta única execução.

Nove perguntas a serem respondidas

Assim que você tiver as respostas de todas as perguntas desta seção, estará pronto para adicionar o seu fluxo de trabalho.

Este artigo aborda o modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Coletar assinaturas – SharePoint 2013 ou Coletar assinaturas – SharePoint 2010. Se você não tiver certeza de que esse tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para você, consulte o segmento Saiba neste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho que estão disponíveis, consulte o artigo sobre os fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint.

É importante saber que as linhas de assinatura do tipo que está sendo discutido aqui podem ser inseridas somente em documentos criados em Word, Excel ou InfoPath.

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenados em uma biblioteca ou lista do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como documento ou Planilha do Excelou como altamente especializado como Contrato Legal ou Especificações de Design. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis em produtos do SharePoint por padrão, mas você pode personalizá-los e adicionar outros que você mesmo cria.

Você pode disponibilizar a sua nova versão de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas em apenas uma única lista ou biblioteca ou disponibilizá-la em todo o conjunto de sites.

  • Ao adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, você pode configurá-lo para ser executado tanto em todos os tipos de conteúdo como apenas em um único tipo de conteúdo.

  • Mas ao adicionar o fluxo de trabalho para todo o conjunto de sites, você deve configurá-lo para ser executado apenas em um único tipo de conteúdo de site.

  • Em todos os casos, cada documento em que um fluxo de trabalho coletar assinaturas é executado deve ser um arquivo que foi criado em Word, Excel ou InfoPath.

Mapa de conjunto de sites com explicação sobre três maneiras de adicionar

Dê um nome para a sua versão de fluxo de trabalho que:

  • Indique claramente para que ele serve.

  • Distingue-o claramente de outros fluxos de trabalho.

Exemplo

Vamos supor que você é membro de um grupo de editores. Seu grupo deseja usar dois fluxos de trabalho Coletar Comentários diferentes:

  • Você executará o primeiro fluxo de trabalho em cada documento enviado por um membro do seu próprio grupo. Este fluxo de trabalho coleta comentários somente a partir do gerente do seu grupo.

  • Você executará o segundo fluxo de trabalho em cada documento enviado por pessoas fora do seu próprio grupo. Este fluxo de trabalho coleta comentários dea cada membro do grupo.

Você poderia denominar o primeiro fluxo de trabalho Dentro do comentário de submissão e o segundo Fora do comentário de envio.

Dica : Como sempre, é recomendável estabelecer convenções de nome consistentes e assegurar-se de que todos os envolvidos com os fluxos de trabalho estejam familiarizados com essas convenções.

Você pode fazer com que o seu fluxo de trabalho use a lista de Tarefa e a lista de Histórico padrão do site ou use outras listas existentes, ou pode solicitar novas listas somente para este fluxo de trabalho.

  • Se o seu site for incluir inúmeros fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho forem envolver inúmeras tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (Gerenciar listas muito longas é um dos itens que podem tornar o desempenho mais lento. É mais fácil e rápido para o sistema manter várias listas curtas do que uma muito longa.)

  • Se as tarefas e histórico deste fluxo de trabalho conterá confidencial a dados que você desejará manter separados nas listas geral, em seguida, você deve definitivamente indicam que deseja listas novas e separadas para este fluxo de trabalho. Após adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões apropriadas estão definidas para a nova lista.

As linhas de assinatura podem ser inseridas no documento em um dos dois momentos:

  • Antes de o fluxo de trabalho ser iniciado no documento.

  • Depois que o fluxo de trabalho foi iniciado, mas antes de o primeiro participante adicionar sua assinatura a uma linha de assinatura.

Adicionar uma assinatura digital a um documento é um processo de duas etapas:

  1. Primeiro, alguém insere umaassinaturadelinha de notícias no corpo do documento.
    Linha de assinatura inserida, mas não assinada ainda

  2. Em seguida, alguém adiciona sua assinatura à linha inserida.
    Linha de assinatura inserida e completa com assinatura

Manter isso em mente    A partir do momento que o primeiro participante adiciona sua assinatura ao documento, o documento está bloqueado para edição. Any ainda mais alterar o documento após esse ponto — exceto outros assinantes adicionando suas assinaturas — invalida ou exclui todas as assinaturas que foram adicionadas. E como a inserção de uma linha de assinatura é contado como uma alteração no documento, todas as linhas de de assinatura já devem estar presentes no documento antes do primeiro participante adicione sua real assinatura para uma dessas linhas.

Portanto, há três formas simples de responder esta pergunta:

  • Para qualquer tipo de início    O documento se baseia em um modelo ou formulário que já têm linhas de assinatura, de modo que ninguém precisa adicioná-las para cada fluxo de trabalho individual.

  • Para o início manual    A pessoa que inicia o fluxo de trabalho insere todas as linhas de assinatura necessárias antes de iniciar o fluxo de trabalho.

  • Para o início automático    O primeiro participante a abrir o documento insere todas as linhas de assinatura necessárias antes de adicionar a própria assinatura.

Veja um rápido resumo gráfico do ponto principal.

Documento sem primeira assinatura e, portanto, aberto para alterações

Documento com inclusão de primeira assinatura e, portanto, bloqueado para alterações

É possível configurar um fluxo de trabalho para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de ambas as formas:

  • Quando você inicia um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas manualmente em um documento específico, outro formulário, o formulário de inicialização é apresentado. O formulário de inicialização contém a maioria das configurações da segunda página do formulário de associação. Dessa forma, se a pessoa que iniciar o fluxo de trabalho desejar alterar qualquer uma dessas configurações (apenas da instância atual), ela pode fazer isso antes de clicar em Iniciar.

  • Com o início automático, é claro, não existe a possibilidade de que um formulário de inicialização seja apresentado, então as configurações padrão do formulário de associação são usadas sem qualquer alteração.

As ilustrações seguintes mostram a diferença entre inícios manuais e automáticos.

comparação de formulários para inícios manuais e automáticos

Quaisquer alterações feitas no formulário de inicialização são aplicadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as configurações padrãopermanente, do fluxo de trabalho, você editar o formulário de associação original, conforme explicado no segmento Alterar deste artigo.

Inícios manuais

Se você permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em qualquer documento elegível a qualquer momento.

As vantagens do início manual são que você e seus colegas poderão executar o fluxo de trabalho apenas quando optarem por isso, além de que cada vez que o executarem, terão a chance de alterar algumas configurações usando o formulário de inicialização.

E é claro, com o início manual, alguém precisa se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for apropriado.

Inícios automáticos

É possível configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por ambos os eventos seguintes, ou por cada um deles:

  • Um novo documento é criado ou carregado na lista ou biblioteca.

  • Um documento já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem do início automático é que ninguém precisa se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Ele é executado toda vez que ocorre um evento de disparo.

Considerações especiais sobre os inícios automáticos com fluxos de trabalho Coletar Assinaturas

Ao contrário em alguns dos outros incluído fluxos de trabalho, ela não é 't possível adicionar mais tarefas depois de um fluxo de trabalho coletar assinaturas foi iniciado. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, ele atribui somente as tarefas de assinatura já especificadas em suas configurações padrão. Cada uma dessas tarefas pode ser reatribuída realmente durante o execução do fluxo de trabalho, mas não há tarefas adicionais podem ser criadas e atribuídas. Em outras palavras, um fluxo de trabalho coletar assinaturas só deve executar automaticamente quando a identidade, ou pelo menos o número, dos participantes é conhecido antecipadamente.

O que é possível depois de um início automático é excluir ou cancelar tarefas que já tenham sido atribuídas  — mas observe que cancelar uma tarefa não remove a linha de assinatura associada do documento.

A seguir estão três cenários em que o início automático é usado. Observe que em cada cenário:

  • O fluxo de trabalho é executado em uma biblioteca na qual as pessoas carregam documentos que precisam ser assinados.

  • O conjunto de pessoas para as quais tarefas de assinatura foram atribuídas se torna estável com o tempo e as tarefas não precisam ser revisadas ou editadas cada vez que o fluxo de trabalho é iniciado.

É claro que, em cada um desses cenários, se o item carregado é um documento ou formulário que já contenha as linhas de assinatura adequadas, não há necessidade de os participantes do fluxo de trabalho inserirem linhas de assinatura durante a execução do fluxo de trabalho.

Cenário 1: uma única tarefa, um único assinante

Novas declarações de despesa precisam ser assinadas por Anna, então Anna cria um biblioteca chamada Novas Declarações de Despesa. Qualquer pessoa da organização pode criar ou carregar uma declaração.

Ana cria um fluxo de trabalho e atribui o mesmo nome: Novas declarações de despesas. O fluxo de trabalho é executado automaticamente em cada novo documento, atribuindo apenas uma tarefa de assinatura — para Ana, de curso.

fluxograma de fluxo de trabalho

Cenário 2: várias tarefas, vários assinantes

Desta vez, alguns contratos devem ser assinados por Anna, Sílvio e Fernando  — por todos os três.

Sílvio cria uma biblioteca denominada contratos para assinaturas. Ela cria um fluxo de trabalho coletar assinaturas denominado assinaturas (annaANDseanANDfrank). O fluxo de trabalho é executado automaticamente em cada novo documento, a atribuição de uma tarefa de assinatura a cada um dos três pessoas.

O primeiro assinante a abrir o documento insere as linhas de assinatura para todos os três assinantes antes de adicionar a própria assinatura.

fluxograma de fluxo de trabalho

Cenário 3: várias tarefas, um único assinante

Nesta versão, alguns contratos precisam ser assinados por Anna, Sílvio ou Fernando  — por apenas um dos três.

Sílvio cria uma biblioteca denominada contratos de assinatura e um fluxo de trabalho chamado assinatura (Annaousílviooufernando). Ela também cria uma lista de endereçamento ou grupo de distribuição, também chamado Annaousílviooufernando, que inclui todos os três deles.

Novamente o fluxo de trabalho é executado automaticamente em cada novo documento na biblioteca, mas desta vez ele atribui somente uma tarefa de assinatura, para o grupo Annaousílviooufernando .

Este tipo de tarefa é denominado tarefa de grupo e funciona da seguinte maneira: o fluxo de trabalho envia um email de notificação de tarefa para cada membro do grupo, mas cria somente uma única tarefa, a qual qualquer membro individual do grupo poderá declarar e concluir em nome de todo o grupo.

fluxograma de fluxo de trabalho

Para obter instruções sobre como declarar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Ao adicionar um fluxo de trabalho para um tipo de conteúdo de todo o conjunto de sites, você tem a opção de também adicionar o fluxo de trabalho para todos os outros tipos de conteúdo do conjunto de sites herdados do tipo de conteúdo que você está adicionando ao fluxo de trabalho. (Observe que ao adicionar um fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, esta opção não será exibida.)

Observações : 

  • A operação que executa todas as adições extras pode levar muito tempo para ser concluída.

  • Se a herança tiver sido quebrada para que qualquer site ou subsite ao qual você deseja que este fluxo de trabalho seja adicionado herdem os tipos de conteúdo, certifique-se de que você é membro do grupo Proprietários em cada um destes sites ou subsites antes de executar esta operação.

Será preciso fornecer o nome e o endereço de email de cada pessoa para quem as tarefas de assinatura serão atribuídas.

Tarefas de grupo ou individuais?    Se você atribuir uma tarefa a uma lista de distribuição ou grupo, uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas somente um membro precisará reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como declarar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Um estágio ou vários estágios?    Você pode escolher ter apenas um estágio de tarefas de assinatura ou ter vários estágios. Se você tiver mais de um estágio, os estágios serão executados após o outro.

Paralela revisões ou revisões seriais?    Para os participantes em qualquer um estágio, você pode escolher para ter suas tarefas de assinatura atribuídas todas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas atribuídas após o outro (em série) na ordem em que você indicar. A opção serial pode ser útil se, por exemplo, uma do assinante é o real tomador de decisões referentes ao documento e não faz sentido para qualquer um dos outros assinantes para concluir as tarefas de assinatura se o tomador de decisões decidir não assinar.

Exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens das atribuições de tarefa de vários estágios e seriais:

Vamos supor que Fernando está adicionando um novo fluxo de trabalho Coletar Assinaturas para uma biblioteca de contratos. Como Fernando é o verdadeiro tomador de decisões, ele quer ser a primeira pessoa a assinar cada contrato. Se ele decidir não assinar, nenhuma tarefa de assinatura será atribuída para Anna ou para Sílvio. Fernando pode configurar isso de duas maneiras:

  • Usando uma revisão serial    Fernando configura um único estágio serial em que ele é o primeiro participante e Ana e Sílvio são a segunda e a terceira.
    Aqui está como Fernando configura sua revisão serial único estágio.
    Entradas mostradas no formulário

  • Usando dois estágios    Se Fernando deseja Anna e Sílvio deverão ser atribuídas suas tarefas ao mesmo tempo, para que Sílvio não tem de esperar Ana adicionar sua assinatura antes que ela possa adicionar própria, he pode configurar dois estágios do fluxo de trabalho. O primeiro estágio inclui apenas sua própria tarefa de assinatura e o segundo é um estágio em paralelo contendo tarefas Anna e Sílvio. Se o primeiro estágio não for concluído, o segundo estágio não iniciará.
    Aqui está como Fernando configura sua revisão paralela dois estágios.
    Configurações mostradas no formulário

Aqui estão os diagramas de ambas as soluções. Em ambas as versões, se Fernando não concluir sua tarefa de assinatura, tarefas nunca serão atribuídas a Anna ou Sílvio.

fluxogramas de ambas as versões

No campo CC, na segunda página do formulário de associação, é possível inserir os nomes ou os endereços de todos aqueles que deverão ser notificados cada vez que este fluxo de trabalho for iniciado ou concluído.

  • Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho a esta pessoa.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o iniciou recebe as notificações de inicialização e conclusão sem precisar estar especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o originou recebe as notificações de inicialização e conclusão sem precisar estar especificada neste campo.

Adicionar um fluxo de trabalho coletar assinaturas (para somente uma lista ou biblioteca)

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, você talvez seja útil antes de prosseguir com as etapas deste segmento, verifique os segmentos de plano e APRENDA anteriores neste artigo.

Duas questões devem estar em ordem antes de você adicionar um fluxo de trabalho:

Email    Para que o fluxo de trabalho envie notificações de email, o email deve estar habilitado para o seu site de SharePoint. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, verifique com o administrador do SharePoint.

Permissões    Configurações de padrão de produtos do SharePoint requerem que você tenha a permissão Gerenciar listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou conjuntos de sites. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e grupo visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento Saiba deste artigo.)

Siga as seguintes etapas:

  1. Abra a lista ou biblioteca à qual deseja adicionar o fluxo de trabalho.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca.

    O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou de biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário esta guia é denominada Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Configurações do Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Configurações de fluxo de trabalho, especifique um único tipo de conteúdo do fluxo de trabalho para executar em ou todos (para todos os tipos de conteúdo) e clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

    Observação : Colete assinaturas fluxos de trabalho podem ser executados apenas em documentos criados em criado no Word, Excel ou InfoPath.

    Adicionar um comando de fluxo de trabalho com Tipo de conteúdo do documento selecionado

    1. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções são exibidas logo após a ilustração.)

primeira página do formulário de associação de uma única lista ou biblioteca

texto explicativo n° 1

Tipo de conteúdo

Mantenha a seleção padrão como Tudo, ou selecione um tipo de conteúdo específico.

Texto explicativo n° 2

Fluxo de trabalho

Selecione o modelo Coletar assinaturas – SharePoint 2013 ou Coletar assinaturas – SharePoint 2010.

Observação : Se o modelo Coletar assinaturas – SharePoint 2013 ou Coletar assinaturas – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contate o administrador do SharePoint para descobrir como ativá-lo para seu conjunto de sites ou espaço de trabalho. Se você tem permissões de conjunto de sites, consulte modelos de fluxo de trabalho do SharePoint habilitar.

Texto explicativo n° 3

Nome

Digite um nome para o fluxo de trabalho. O nome identificará o fluxo de trabalho entre os usuários desta lista ou biblioteca.

Para obter sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Lista de tarefas

Selecione uma lista de tarefas a ser usada com esse fluxo de trabalho. É possível selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefa (novas) para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos de criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 5

Lista de histórico

Selecione uma lista de histórico a ser usada com este fluxo de trabalho. É possível selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em Nova lista de histórico para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos de criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 6

Opções de início

Especifique de que forma ou formas o fluxo de trabalho pode ser iniciado.

Para obter informações sobre as diferentes opções, consulte o segmento Planejar deste artigo.

  1. Quando todas as configurações deste formulário estiverem conforme desejado, clique em Avançar.

  2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
    (As instruções são exibidas logo após a ilustração.)

    Os produtos SharePoint apresenta todas as opções nesta segunda página do formulário de associação cada vez que você inicia o fluxo de trabalho manualmente. Assim, você pode alterar essas opções somente nessa única instância.

Segunda página do formulário de associação com texto explicativo sobre as opções

texto explicativo n° 1

Atribuir a

Insira os nomes ou os endereços das pessoas para as quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
    insira os nomes ou endereços na ordem em que deseja que as tarefas sejam atribuídas.

  • Caso todas as tarefas venham a ser atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
    A ordem dos nomes ou endereços não faz diferença.

  • Se você incluir uma lista de distribuição ou grupo   
    uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas somente um membro precisará reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como declarar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo).

Para obter mais informações sobre o uso de estágios seriais e paralelos, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que desejar, além deste primeiro que você acaba de configurar.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a deste estágio e, em seguida, pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

CC

Insira os nomes ou os endereços das pessoas que deverão ser notificadas cada vez que o fluxo de trabalho se inicia ou termina.

  • Inserir um nome aqui 't resultado na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o iniciou recebe as notificações de inicialização e conclusão sem precisar estar especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o originou recebe as notificações de inicialização e conclusão sem precisar estar especificada neste campo.

  1. Quando todas as configurações desta página estiverem conforme desejado, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos SharePoint criam a sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que fazer a seguir?

Se você estiver pronto para iniciar e testar seu novo fluxo de trabalho, vá para o segmento Iniciar deste artigo.

Você encontrará instruções para inserir linhas de assinatura em um documento no segmento Inserir deste artigo.

Adicionar um fluxo de trabalho coletar assinaturas (para um conjunto de sites inteiro)

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, você talvez seja útil antes de prosseguir com as etapas deste segmento, verifique os segmentos de plano e Saiba neste artigo.

Duas questões devem estar em ordem antes de você adicionar um fluxo de trabalho:

Email    Ordem do fluxo de trabalho enviar notificações por email, o email deve estar habilitado para seu site. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, verifique com o administrador do SharePoint.

Permissões    Configurações de padrão de produtos do SharePoint requerem que você tenha a permissão Gerenciar listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou conjuntos de sites. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e grupo visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento Saiba deste artigo.)

Siga as seguintes etapas:

  1. Vá para a home page do conjunto de sites (e não para a home page de um site ou subsite dentro do conjunto de sites).

  2. Clique em configurações Ícone Configurações e clique em Configurações do Site.

    No SharePoint Online, clique em configurações de Botão Configurações do SharePoint 2016 na barra de título. , clique em conteúdo do Site. Em conteúdo do Site, clique em configurações do Site.

  3. Na página Configurações do Site, em Galerias de Design da Web, clique em Tipos de conteúdo de Site.
    o link tipos de conteúdo de sites em galerias

  4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site ao qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.

    Observação : Colete assinaturas fluxos de trabalho podem ser executados apenas em documentos criados em criado no Word, Excel ou InfoPath.

    tipos de conteúdo de documento com um tipo destacado

    1. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, em configurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.
      link configurações de fluxo de trabalho na seção configurações

    2. Na página Configurações de fluxo de trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho.
      Link Adicionar um fluxo de trabalho

    3. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções são exibidas logo após a ilustração.)

Primeira página do formulário de associação com texto explicativo sobre as opções

texto explicativo n° 1

Fluxo de trabalho

Selecione o modelo Coletar assinaturas – SharePoint 2013 ou Coletar assinaturas – SharePoint 2010.

Observação : Se o modelo Coletar assinaturas – SharePoint 2013 ou Coletar assinaturas – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contate o administrador do SharePoint para descobrir como ativá-lo para seu conjunto de sites ou espaço de trabalho. Se você tem permissões de conjunto de sites, consulte modelos de fluxo de trabalho do SharePoint habilitar.

Texto explicativo n° 2

Nome

Digite um nome para o fluxo de trabalho. O nome identificará o fluxo de trabalho entre os usuários deste conjunto de sites.

Para obter sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Lista de tarefas

Selecione uma lista de tarefas a ser usada com esse fluxo de trabalho. É possível selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefa (novas) para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos de criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Lista de histórico

Selecione uma lista de histórico a ser usada com este fluxo de trabalho. É possível selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em Nova lista de histórico para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos de criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 5

Opções de início

Especifique de que forma ou formas o fluxo de trabalho pode ser iniciado.

Para obter informações sobre as diferentes opções, consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 6

Atualizar tipos de conteúdo de lista e site?

Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado (ou associado) a todos os outros tipos de conteúdo de lista e site herdados deste tipo de conteúdo.

  • A operação que executa todas as adições extras pode levar muito tempo para ser concluída.

  • Se a herança tiver sido quebrada para que qualquer site ou subsite ao qual você deseja que este fluxo de trabalho seja adicionado herdem os tipos de conteúdo, certifique-se de que você é membro do grupo Proprietários em cada um destes sites ou subsites antes de executar esta operação.

  1. Quando todas as configurações desta página estiverem conforme desejado, clique em Avançar.

  2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
    (As instruções são exibidas logo após a ilustração.)

    Os produtos SharePoint apresentam todas as opções nesta segunda página do formulário de associação cada vez que você inicia o fluxo de trabalho manualmente. Assim, você pode alterar essas opções somente nessa única instância.

Segunda página do formulário de associação com texto explicativo sobre as opções

texto explicativo n° 1

Atribuir a

Insira os nomes ou os endereços das pessoas para as quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
    insira os nomes ou endereços na ordem em que deseja que as tarefas sejam atribuídas.

  • Caso todas as tarefas venham a ser atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
    A ordem dos nomes ou endereços não faz diferença.

  • Se você incluir uma lista de distribuição ou grupo   
    uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas somente um membro precisará reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como declarar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Especifique se as tarefas deste estágio devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo).

Para obter mais informações sobre o uso de estágios seriais e paralelos, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que desejar, além deste primeiro que você acaba de configurar.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a deste estágio e, em seguida, pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

CC

Insira os nomes ou os endereços das pessoas que deverão ser notificadas cada vez que o fluxo de trabalho se inicia ou termina.

  • Inserir um nome aqui 't resultado na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e parada sem precisar estar especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e parada sem precisar estar especificada neste campo.

  1. Quando todas as configurações desta página estiverem conforme desejado, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos SharePoint criam a sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que fazer a seguir?

Se você estiver pronto para iniciar e testar seu novo fluxo de trabalho, vá para o segmento Iniciar deste artigo.

Você encontrará instruções para inserir linhas de assinatura em um documento no segmento Inserir deste artigo.

Inserir linhas de assinatura

Antes que um participante de fluxo de trabalho pode adicionar sua assinatura, uma linha de assinatura deve ser inserida no documento. A inserção da linha e a adição da assinatura em si são duas ações separadas.

É importante lembrar que:

  • Uma vez que a assinatura tenha sido adicionada a qualquer linha de assinatura, o documento fica bloqueado para outras alterações, exceto para a adição de outras assinaturas a linhas de assinatura já presentes.

  • Caso alguma alteração seja feita depois que a primeira assinatura tiver sido adicionada, todas as assinaturas já adicionadas serão invalidadas ou removidas do documento.

  • A inserção e a exclusão de linhas de assinatura serão tratadas como alterações no documento.

  • Portanto, antes que o primeiro participante adicione sua assinatura, todas as inserções e exclusões de linhas de assinatura devem ser concluídas.

Veja um rápido resumo gráfico de tudo isso.

Documento sem primeira assinatura e, portanto, aberto para alterações

Documento com inclusão de primeira assinatura e, portanto, bloqueado para alterações

Para Inserir uma linha de assinatura em Word ou Excel:

  1. No documento ou na planilha, clique para posicionar o cursor onde você deseja inserir uma linha de assinatura.

  2. No Inserir guia no grupo de texto, clique em Linha de assinatura.

  3. No caixa de diálogo de Configuração de assinatura caixa, preencha qualquer um, todos ou nenhum destes quatro campos:

    • Signatário sugerido   
      nome completo do signatário.
      (Exibido na assinatura concluída.)

    • Título do signatário sugerido   
      (exibido na assinatura concluída.)

    • Sugerido endereço de email do signatário   
      (não exibida na assinatura concluída.)

    • Instruções para o signatário   
      qualquer informação útil ou necessária para o signatário.
      (Não exibida na assinatura concluída.)
      caixa de diálogo configuração de assinatura

  4. Ainda na mesma caixa de diálogo, marque ou desmarque as seguintes caixas:

    • Permitir que o signatário adicione comentários na caixa de diálogo Assinar   
      permitir que o assinante digite o objetivo de assinatura.
      (O que o assinante digita será não ser exibido na assinatura concluída.)

    • Mostrar data da assinatura na linha de assinatura   
      a data em que a assinatura foi adicionada.
      (Exibido na assinatura concluída.)

  5. Clique em OK.

Repita o mesmo procedimento e adicione mais linhas de assinatura.

Para Excluir uma linha de assinatura em Word ou Excel:

  1. Clique na linha de assinatura para selecioná-la.

  2. Pressione DELETE.

Importante : As linhas de assinatura só podem ser inseridas nos formulários do InfoPath Filler.

Para Inserir uma linha de assinatura no InfoPath:

  1. No formulário, clique para posicionar o cursor onde você deseja inserir uma linha de assinatura.

  2. Na guia Página Inicial da Faixa de Opções, no grupo Controles, clique em Linha de Assinatura.

  3. Clique na linha de assinatura para selecioná-la, clique com o botão direito do mouse e, no menu de atalho, clique em Propriedades da Linha de Assinatura.

  4. Na caixa de diálogo Propriedades da Linha de Assinatura, na guia Geral, preencha qualquer um, todos ou nenhum destes quatro campos:

    • Mensagem de que o assinante verá antes de assinar   
      qualquer informação útil ou necessária para o signatário.
      (Não exibida na assinatura concluída.)

    • Nome do assinante   
      (exibido na assinatura concluída.)

    • Título do assinante   
      (exibido na assinatura concluída.)

    • Endereço de email do signatário   
      (não exibida na assinatura concluída.)
      caixa de diálogo Propriedades da Assinatura

  5. Faça todos os ajustes desejados na guia Tamanho e na guia Avançado.

  6. Clique em OK.

Para Excluir uma linha de assinatura no InfoPath:

  • Clique no controle para selecioná-la e pressione DELETE.

O que fazer a seguir?

Se você estiver pronto para testar seu novo fluxo de trabalho, vá para o segmento Iniciar deste artigo.

Se você estiver Concluindo uma tarefa de fluxo de trabalho, vá (ou retorne) para o segmento Concluir deste artigo.

Iniciar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

Um lembrete sobre o processo de assinaturas: todas as alterações devem ser feitas ao documento — incluindo todas as inserções e exclusões de linhas de assinatura — antes do primeiro participante adicione sua assinatura a uma linha de assinatura. (Para obter mais detalhes, consulte o segmento Planejar deste artigo.)

Além disso, certifique-se de que as pessoas a quem o fluxo de trabalho atribuirá tarefas Noções básicas de como adicionar suas assinaturas e concluir seus formulários de tarefas. Eles podem úteis o segmento Concluir deste artigo.

Duas maneiras de se iniciar um fluxo de trabalho    É possível configurar um fluxo de trabalho para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de ambas as formas:

  • Manualmente a qualquer momento, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.

  • Automaticamente sempre que ocorrer um evento de disparo especificado — ou seja, sempre que um documento é adicionado à lista ou biblioteca e/ou sempre que um documento já está na lista é alterado de qualquer maneira.
    (O evento de disparo ou eventos são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a adição de original e a configuração do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte o segmento Planejar deste artigo.)

Um fluxo de trabalho pode 't Iniciar em qualquer documento atualmente com check-out. (Um documento pode fazer check-out depois de que um fluxo de trabalho foi iniciado no; mas depois que ele é check-out, sem mais fluxos de trabalho podem ser iniciados no documento até que ele é verificado de volta ao novamente).

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para ser iniciado automaticamente, cada vez que ocorre um evento de disparo o fluxo de trabalho é executado no documento que o disparou.

Ao ser iniciado, o fluxo de trabalho atribui a(s) primeira(s) tarefa(s) e envia uma notificação de tarefa para cada pessoa atribuída. Enquanto isso, ele também envia notificações de inicialização (distintas das notificações de tarefa) à pessoa que o adicionou originalmente e a todos listados no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Se as linhas de assinatura necessárias ainda não estiverem presentes no documento antes que a ação de disparo tenha iniciado o fluxo de trabalho, então devem ser inseridas antes que a primeira assinatura seja adicionada ao documento.

Uma observação sobre permissões    Normalmente, você deve ter a permissão Editar itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por padrão, o grupo de membros e grupo Proprietários têm essa permissão, mas não o grupo de visitantes. Entretanto, um proprietário pode também escolher, numa base de fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, para exigir a permissão Gerenciar listas para as pessoas que iniciar o fluxo de trabalho. Ao escolher essa opção, proprietários essencialmente podem especificar que somente eles e outros proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Saiba deste artigo.)

Dois locais a partir dos quais se iniciar

É possível iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de dois locais:

  • Na lista ou biblioteca onde o documento está armazenado.

  • De dentro do próprio documentoaberta no programa do Microsoft Office no qual ele foi criado. (Observe que isso deve ser o programa completo, instalado e não é uma versão de aplicativo web).

As duas seções restantes deste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

  1. Adicione todas as linhas de assinatura necessárias ao documento ou se organize com os participantes do fluxo de trabalho para garantir que todas as linhas de assinatura estejam presentes no documento antes que qualquer participante adicione sua própria assinatura a uma das linhas.

  2. Vá para a lista ou biblioteca onde o documento que você deseja executar o fluxo de trabalho está armazenado.

  3. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, na guia arquivos da faixa de opções, no grupo de fluxos de trabalho, clique em fluxos de trabalho.

  4. Em fluxos de trabalho: página de nome do documento , em Iniciar um novo fluxo de trabalho, clique em fluxo de trabalho que você deseja executar.
    Link para iniciar um fluxo de trabalho

  5. No formulário de inicialização, faça todas as alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

    Observação : As alterações feitas aqui, no formulário de inicialização, são usadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas a cada vez que o fluxo de trabalho é executado, ou se você quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento Alterar deste artigo.

Segunda página do formulário de associação com texto explicativo sobre as opções

texto explicativo n° 1

Atribuir a

Faça qualquer alteração na lista de pessoas às quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez   
    insira os nomes ou endereços na ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

  • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo   
    A ordem dos nomes ou endereços não importa.

  • Se você incluir uma lista de distribuição ou grupo   
    uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas somente um membro precisará reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como declarar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Certifique-se de que as especificações referentes à atribuição de tarefas de cada segmento uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) estão conforme desejadas.

Para obter mais informações sobre o uso de estágios seriais e paralelos, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que desejar, além dos que já estão configurados atualmente.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a deste estágio e, em seguida, pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

CC

Adicione ou remova o que você quiser. Lembre-se de que:

  • Inserir um nome aqui 't resultado na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e parada sem precisar estar especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e parada sem precisar estar especificada neste campo.

  1. Quando todas as configurações do formulário de inicialização estiverem conforme desejado, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a(s) primeira(s) tarefa(s) e, enquanto isso, envia notificações de início para você e para todos listados no campo CC do formulário de inicialização.

  1. Adicione todas as linhas de assinatura necessárias ao documento ou se organize com os participantes do fluxo de trabalho para garantir que todas as linhas de assinatura estejam presentes no documento antes que qualquer participante adicione sua própria assinatura a uma das linhas.

  2. Abra o documento no programa do Office instalado no seu computador.

    Observação : Este método não pode ser usado quando o documento é aberto em um aplicativo da web versão do programa do Microsoft Office. Ela deve ser aberta na versão completa, instalado do programa em seu computador.

  3. No documento aberto, clique na guia Arquivo, clique em Salvar e Enviar e depois clique no fluxo de trabalho que você deseja executar no documento.

  4. Se a mensagem a seguir for exibida, informando que o fluxo de trabalho requer o check-in do arquivo, clique no botão Check-in.
    (Se a mensagem não for exibida, prossiga até a etapa 5.)

  5. Clique no botão grande Iniciar Fluxo de Trabalho.

  6. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de inicialização, faça qualquer alteração que deseja aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

    Observação : As alterações feitas aqui, no formulário de inicialização, são usadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas a cada vez que o fluxo de trabalho é executado, ou se você quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento Alterar deste artigo.

Segunda página do formulário de associação com texto explicativo sobre as opções

texto explicativo n° 1

Atribuir a

Faça qualquer alteração na lista de pessoas às quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez   
    insira os nomes ou endereços na ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

  • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo   
    A ordem dos nomes ou endereços não importa.

  • Se você incluir uma lista de distribuição ou grupo   
    uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas somente um membro precisará reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como declarar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Certifique-se de que as especificações referentes à atribuição de tarefas de cada segmento uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) estão conforme desejadas.

Para obter mais informações sobre o uso de estágios seriais e paralelos, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que desejar, além dos que já estão configurados atualmente.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a deste estágio e, em seguida, pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

CC

Adicione ou remova o que você quiser. Lembre-se de que:

  • Inserir um nome aqui 't resultado na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e parada sem precisar estar especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e parada sem precisar estar especificada neste campo.

  1. Quando as configurações do formulário de inicialização estiverem conforme desejado, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a(s) primeira(s) tarefa(s) e, enquanto isso, envia notificações de início para você e para todos listados no campo CC do formulário de inicialização.

O que fazer a seguir?

  • Se esta for a primeira vez que este fluxo de trabalho foi executado, os outros participantes precisarão informações e a assistência para concluir as tarefas atribuídas? (Eles podem encontrar o segmento Concluir deste artigo úteis).

  • Além disso, é recomendável verificar se os participantes estão recebendo as notificações de email e, principalmente, se as notificações não estão sendo extraviadas pelos filtros de lixo eletrônico.

  • E é claro, você pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para ser concluída por conta própria. Vá para o segmento Concluir deste artigo para obter os detalhes.

  • Enquanto isso, para saber como você pode manter controlar o andamento da instância atual do fluxo de trabalho, vá para o segmento monitorar deste artigo.

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

Se esta é a primeira vez que uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas foi atribuída a você, talvez seja útil revisar todo este segmento do artigo antes de concluir sua tarefa. Deste modo, você ficará ciente de todas as opções que podem estar abertas para você.

Observação : Se você sabe que uma tarefa de fluxo de trabalho foi atribuída a você, mas a mensagem de notificação não apareceu na sua Caixa de Entrada de email, verifique se a notificação não foi extraviada pelo seu filtro de lixo eletrônico. Se ela tiver sido extraviada, ajuste as configurações do filtro devidamente.

Em primeiro lugar, certifique-se de que você tem o artigo correto

Os diferentes tipos de fluxo de trabalho requerem diferentes ações de tarefa.

Antes de começar, certifique-se de que a tarefa que foi atribuída a você é realmente uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, não uma tarefa de outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto Este documento requer sua assinatura em qualquer um dos seguintes locais:

  • Na linha assunto da notificação de tarefa
    Identificar texto em notificação de tarefa

  • Na barra de mensagens do documento a ser revisado
    Identificar texto em item a ser revisado

  • No título da tarefa na página Status do fluxo de trabalho do
    Identificar texto em título de tarefa na página Status do Fluxo de Trabalho

Se você não vir o texto Este documento requer sua assinatura nesses locais, verifique com a pessoa que iniciado ou adicionou o fluxo de trabalho para descobrir qual modelo de fluxo de trabalho se baseia originalmente — ou se é um fluxo de trabalho personalizado.

Se a sua tarefa é uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, continue lendo!

Quando uma tarefa de fluxo de trabalho é atribuída a você, normalmente há três maneiras por uma das quais é possível ficar a par disso:

  • Você recebe um email de notificação de tarefa.

  • Você abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens informando que uma tarefa relacionada foi atribuída a você.

  • Você verifica o site do SharePoint e descobre que uma ou mais tarefas foram atribuídas a você.

Ao descobrir que uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas foi atribuída a você, execute um dos seguintes procedimentos:

  • Revisar o documento    Você deve abrir e revisar o documento e, em seguida, assiná-lo (ou não).

  • Concluir a tarefa    Você deve preencher e submeter o formulário de tarefas.

Muitas vezes, portanto, os três itens seguintes estão relacionados com o cumprimento da sua tarefa:

  • A mensagem de notificação (a qual você recebe por email)

  • O documento submetido solicitando a sua assinatura (o qual você abre e assina, ou não)

  • O formulário de tarefas (o qual você abre, preenche e envia)

Esta é a aparência destes três itens.

Observação :  O botão Abrir esta tarefa localizado na Faixa de Opções da mensagem de notificação de tarefa é exibido somente quando a mensagem é aberta na versão completa do Outlook instalado, não quando ele é aberto no aplicativo Web Outlook Web Access.

Mensagem de notificação da tarefa, item para revisão e formulário da tarefa

Observação : O botão Abrir esta Tarefa, localizado na Faixa de Opções da mensagem de notificação de tarefa, é exibido apenas quando a mensagem é aberta na versão completa instalada do Outlook, e não quando ela é aberta no aplicativo Outlook Web Access.

(Observe que, se a tarefa não é atribuída a você pessoalmente, mas para uma distribuição ou grupo lista inteira dos quais você é membro, em seguida, você deve declarar tarefa antes de concluir a ele. Para obter mais informações, consulte a seção de declarar uma tarefa de grupo antes de concluí-la deste segmento.)

Siga as seguintes etapas:

  1. Na mensagem de notificação de tarefa, nas instruções Para concluir esta tarefa, clique no link do documento.

  2. No documento aberto, clique no botão Abrir esta tarefa na barra de mensagens.

acessando o item e o formulário da tarefa pela mensagem de notificação da tarefa

Observação : O botão Abrir esta tarefa localizado na Faixa de Opções da mensagem de notificação de tarefa é exibido somente quando a mensagem é aberta na versão completa do Outlook instalado, não quando ele é aberto no aplicativo Web Outlook Web Access.

(Observe que, se a tarefa não é atribuída a você pessoalmente, mas para uma distribuição ou grupo lista inteira dos quais você é membro, em seguida, você deve declarar tarefa antes de concluir a ele. Para obter mais informações, consulte a seção de declarar uma tarefa de grupo antes de concluí-la deste segmento.)

Siga as seguintes etapas:

  1. Na lista ou biblioteca em que o documento a ser revisado está armazenado, clique no link Em Andamento associado com o item e o fluxo de trabalho.

  2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, clique no título da sua tarefa.

  3. No formulário de tarefas, na barra de mensagens Este fluxo de trabalho se aplica a, clique no link do documento.

Acessando o item e o formulário da tarefa pela lista ou biblioteca

Observe que, se a tarefa não é atribuída a você pessoalmente, mas para uma distribuição ou grupo lista inteira dos quais você é membro, em seguida, você deve declarar tarefa antes de concluir a ele. Para obter mais informações, consulte a seção de declarar uma tarefa de grupo antes de concluí-la deste segmento.

Além disso, tenha consciência de que se a linha de assinatura estiver configurada para um determinado usuário e você assiná-la enquanto estiver conectado à conta de outro usuário, é provável que a discrepância fique visível na linha de assinatura. Neste exemplo, a linha de assinatura foi configurada por Fernando Martinez, mas a assinatura foi adicionada por alguém conectado à conta como Anna Lidman.

Linha de assinatura que mostra outro assinante

No exemplo a seguir, o documento foi criado em Word.

Item a ser revisado com três barras de mensagens

Observe as três barras de mensagens amarelas no topo do documento:

Marcado como Final    Esta barra de mensagem diz que pelo menos uma pessoa já adicionou sua assinatura na linha de assinatura.

Importante :  Deste ponto em diante, qualquer alteração no documento que não seja adicionar assinaturas a linhas de assinatura já presentes resultará na remoção ou invalidação de todas as assinaturas já adicionadas. (Ou seja, a inserção ou exclusão de linhas de assinatura não é permitida neste momento, somente a adição das próprias assinaturas.)

Assinaturas    Você pode clicar no botão Exibir Assinaturas para abrir o painel Assinaturas. Em Assinaturas Solicitadas, clique na seta ao lado do seu nome e, no menu suspenso, clique em Assinar.

Observações : 

  • Se o seu nome aparecer mais de uma vez na lista Assinaturas Solicitadas, então há mais de uma linha de assinatura à qual deve adicionar sua assinatura. Use este mesmo procedimento para adicionar cada assinatura.

  • Se o seu nome não aparece na lista Assinaturas Solicitadas, verifique com a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho  — ou, se ele foi iniciado automaticamente, verifique com a pessoa que o adicionou originalmente.

  • Os formulários do InfoPath não têm um painel Assinaturas ou uma lista Assinaturas Solicitadas. Certifique-se de que você assinou todas as suas linhas de assinatura antes de salvar o documento e concluir sua tarefa.

Item com painel Assinaturas aberto

Se uma mensagem sobre provedores terceirizados de serviços de assinatura digital for exibida, clique em OK para continuar. (Para evitar que esta mensagem seja exibida futuramente, marque a caixa de seleção.)

A caixa de diálogo Assinar se abre.

caixa de diálogo assinar

Para assinar o documento, basta digitar o seu nome na caixa ao lado do X grande, clicar em Assinar e, em seguida, clicar em OK na caixa de diálogo Confirmação de Assinatura.

Lembrete: se o seu nome aparecer mais de uma vez na lista Assinaturas Solicitadas, significa que há mais de uma linha de assinatura à qual você deve adicionar a sua assinatura. Use esse mesmo procedimento para adicionar cada assinatura.

Tarefa de fluxo de trabalho    Quando você estiver pronto para preencher e submeter o formulário de tarefas, clique no botão Abrir esta tarefa na barra de mensagens do Fluxo de trabalho.

O formulário de tarefas de uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas tem a aparência a seguir.

Formulário de associação com texto explicativo sobre as opções

Observe que controla os dois primeiros (Excluir Item e Este fluxo de trabalho se aplica a título do documento) não aparecem no formulário de tarefas quando ele é aberto em dentro do documento a ser assinado. Eles aparecem somente quando o formulário da tarefa é aberto diretamente a partir da mensagem de notificação de tarefa ou lista de tarefas na página Status do fluxo de trabalho.

texto explicativo n° 1

Excluir Item

Para excluir essa tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique neste link.

  • Excluir a tarefa não exclui o documento a ser assinado.

  • Uma tarefa excluída não será mais exibida na área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho. (No entanto, a exclusão permanece registrada na área Histórico da página.)

Observação :  Se você não iniciou esta instância do fluxo de trabalho, é recomendável verificar com a pessoa que a iniciou  — ou com a pessoa que a adicionou originalmente, caso tenha sido iniciada automaticamente — antes de excluir a tarefa.

Texto explicativo n° 2

Este fluxo de trabalho se aplica a título do documento

Para abrir o documento a ser assinado, clique neste link.

Texto explicativo n° 3

Status, solicitada por, comentários consolidados, conclusão data

Não é possível editar ou alterar as entradas nestes quatro campos, mas talvez você considere as informações destes campos úteis.

Observe que a caixa Comentários Consolidados contém todos os comentários submetidos no formulário pelos participantes que já concluíram suas tarefas nesta mesma instância do fluxo de trabalho.

Desta mesma maneira, depois de submeter o seu próprio formulário, qualquer texto que você incluir na caixa Comentários (4) também será exibido na caixa Comentários Consolidados para os participantes subsequentes.

Texto explicativo n° 4

Comentários

Qualquer texto inserido aqui será registrado no Histórico do Fluxo de Trabalho e também será exibido no campo Comentários Consolidados (3) para os participantes subsequentes.

Texto explicativo n° 5

Sinal

Quando você tiver assinado o documento e digitado quaisquer comentários com os quais deseja contribuir no campo Comentários, clique neste botão para submeter o formulário e concluir sua tarefa.

texto explicativo n° 6

Cancelar

Para fechar o formulário de tarefa sem salvar as alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa continuará incompleta e atribuída a você.

texto explicativo n° 7

Reatribuir tarefa

Para reatribuir esta tarefa para outra pessoa, clique neste botão.

Para ver uma ilustração da página onde você deverá inserir os detalhes da reatribuição e para obter mais instruções, vá para a seção 7 deste segmento, Reatribuir sua tarefa para outra pessoa.

Observação : Esta opção poderá estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro ao qual você pertence, então qualquer membro do grupo poderá declarar e concluir esta única tarefa em nome de todo o grupo.

Declare a tarefa antes de abrir e assinar o documento. Assim que você declarar a tarefa, ela será atribuída a você e nenhum outro membro do grupo poderá concluí-la. (Deste modo, somente uma pessoa fará o trabalho necessário.)

  1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao seu grupo até que uma seta seja exibida.

  2. Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário de tarefas, clique no botão de Declarar tarefa.
    como reivindicar uma tarefa de grupo

Quando a página Status do Fluxo de Trabalho é atualizada, é possível ver que a tarefa não está mais atribuída ao grupo, mas sim especificamente a você.

Mais tarde, se você quiser liberar a tarefa para o grupo novamente sem conclui-la, use as mesmas etapas para retornar ao formulário de tarefa, desta vez clicando no botão Liberar Tarefa.

Botão Liberar Tarefa no formulário da tarefa

Se desejar que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho atribuída a você, clique no botão Reatribuir Tarefa do formulário de fluxo de trabalho.

O formulário é exibido.

Formulário de reatribuição de tarefa

texto explicativo n° 1

Reatribuir tarefa a

Insira o nome ou o endereço da pessoa para quem você deseja atribuir esta tarefa.

Para atribuir esta tarefa para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho  — ou, se o fluxo de trabalho foi iniciado automaticamente pela pessoa que o adicionou originalmente  —, deixe este campo em branco.

Texto explicativo n° 2

Nova solicitação

Forneça todas as informações que a pessoa para quem você está atribuindo esta tarefa precisará para concluir a tarefa. (Qualquer texto inserido aqui será adicionado na área Comentários Consolidados.)

Texto explicativo n° 3

Nova duração

Execute uma destas três ações:

  • Para manter a data de conclusão    Deixe este campo em branco.

  • Para remover a data de conclusão inteiramente    Digite o número 0.

  • Para especificar uma nova data data    Digite um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo a seguir. As duas entradas juntas, identificam o período antes que a tarefa de alteração vence.

Observe que, por padrão, as tarefas Coletar Assinaturas não são atribuídas com datas de conclusão ou duração de tarefa.

Texto explicativo n° 4

Novas unidades de duração

Se você estiver especificando uma nova duração de tarefa, use este campo junto com o campo Nova duração para identificar o período antes que a tarefa deva ser concluída. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário for concluído, clique em Enviar. Sua tarefa é marcada como concluída, uma nova tarefa é atribuída ao responsável agora para a tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.

Qualquer nova informação fornecida por você será incluída no texto Delegado por da nova notificação de tarefa (número 1 da ilustração a seguir).

Notificação de tarefa reatribuída

Enquanto isso, todas as alterações são controladas e visíveis nas seções Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho, como é mostrado aqui.

Áreas Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho para uma tarefa reatribuída

Monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas em execução

O local central de onde é possível monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em andamento é a página Status do Fluxo de Trabalho da respectiva instância do fluxo de trabalho.

Primeiro vamos mostrar como chegar àquela página e, então, como usar as opções e informações encontradas ali. Por fim, mostraremos duas páginas onde você poderá obter mais informações sobre monitoramento.

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link Em Andamento do item e fluxo de trabalho desejados.

Neste exemplo, o item é o documento chamado Rascunho Principal e o fluxo de trabalho é o Aprovação 3.

clicando no link do status do fluxo de trabalho

A página Status do Fluxo de Trabalho é aberta.

  • Se a sua lista ou biblioteca contém um grande número de itens, é possível usar a classificação e/ou a filtragem para localizar mais rapidamente o item procurado. Se você acha que está fazendo a mesma classificação e/ou filtragem repetidamente, talvez seja útil criar uma exibição personalizada que automatiza esta organização específica.

  • Para chegar à página Status do Fluxo de Trabalho, você também pode clicar no link Exibir o status deste fluxo de trabalho de uma notificação de email "iniciado" ou o link Exibir o histórico do fluxo de trabalho de uma notificação de email "concluído" da instância específica na qual esteja interessado.

Aqui, logo abaixo da ilustração de cada seção da página Status do Fluxo de Trabalho, é possível encontrar as respostas da seção para as perguntas sobre monitoramento.

Seção Informações sobre o Fluxo de Trabalho

Seção Informações do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quem iniciou esta instância do fluxo de trabalho?

  • Quando esta instância foi iniciada?

  • Quando ocorreu a última ação desta instância?

  • Em qual item esta instância está sendo executada?

  • Qual é o status atual desta instância?

Seção Tarefas

Seção Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quais tarefas já foram criadas e atribuídas e qual é o status atual delas?

  • Quais tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado de cada uma dessas tarefas?

  • Qual é a data de conclusão de cada tarefa que já foi criada e atribuída? (Observe que, por padrão, as tarefas Coletar Assinaturas não são atribuídas com datas de conclusão ou duração de tarefa.)

As tarefas que foram excluídas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta seção.

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Que eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?

  • Observe que tarefas vencidas e notificações de tarefa vencidas não são exibidas nesta área.

Há duas maneiras de parar uma instância de fluxo de trabalho antes de sua conclusão normal:

  • Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, porém mantidas na área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho.

  • Encerrar esse fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e excluídas da área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho. (No entanto, elas continuam refletidas na área Histórico do Fluxo de Trabalho.)

Seguem as instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas são canceladas, porém mantidas na lista Tarefas e no Histórico)

Se a instância atual de um fluxo de trabalho não for mais necessária, pode ser cancelada.

Por padrão, este procedimento pode ser executado por qualquer pessoa que tenha iniciado esta instância do fluxo de trabalho ou por qualquer um que tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não tem.)

  • Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Cancelar todas as tarefas Coletar Assinaturas.

Todas as tarefas atuais são canceladas, e o fluxo de trabalho termina com um status de cancelado. As tarefas canceladas ainda são listadas na área tarefas e na área de Histórico de fluxo de trabalho.

Encerrar (todas as tarefas são excluídas da lista de Tarefas, mas são mantidas no Histórico)

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, ele poderá ser encerrado.

Por padrão, este procedimento pode ser executado por qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não tem.)

  • Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Encerrar este fluxo de trabalho.

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e são excluídas da área de tarefas na página Status do fluxo de trabalho, embora elas ainda estiverem refletidas na área de Histórico de fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho termina com um status de cancelado.

Na página Fluxos de Trabalho de cada item, você encontrará uma lista dos fluxos de trabalho que estão sendo executados atualmente naquele item.

  1. Vá para a lista ou biblioteca em que o item está armazenado.

  2. Aponte para o nome do item, clique na seta exibida e depois clique em Fluxos de Trabalho no menu suspenso.

  3. Em Fluxos de Trabalho: na página Nome do Item, em Fluxos de Trabalho em Execução, você encontrará uma lista das instâncias de fluxo de trabalho que estão sendo executadas no item.

Observação :  Observe que várias instâncias de uma única versão de fluxo de trabalho não podem ser executadas no mesmo item ao mesmo tempo. Exemplo: dois fluxos de trabalho, ambos baseados no modelo Coletar Assinaturas foram adicionados. Um se chama Comentários sobre Planejamento e outro Comentários sobre Orçamento. É possível executar, em qualquer um dos itens e uma única vez, uma instância de cada de Comentários sobre Planejamento e Comentários sobre Orçamento, mas não duas instâncias de qualquer um dos fluxos de trabalho.

Os administradores do conjunto de sites podem ver instantaneamente:

  • Quantos fluxos de trabalho baseados em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente no conjunto de sites.

  • Se cada modelo de fluxo de trabalho está atualmente ativo ou inativo no conjunto de sites.

  • Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão sendo executadas atualmente no conjunto de sites.

Veja como:

  1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite dentro do conjunto de sites).

  2. Clique no ícone de configurações botão Configurações do Site Público do SharePoint Online e clique em Configurações do Site.
    Na página Configurações do Site, em Administração do Site, clique em fluxos de trabalho.
    Link Fluxos de Trabalho no título Administração do Site

A página Fluxos de Trabalho se abre, exibindo as informações.

O que fazer a seguir?

Se esta for a primeira vez que esta versão de fluxo de trabalho foi executado, talvez você queira usar as instruções no segmento revisão deste artigo para exibir os eventos da instância e descobrir se as funções de fluxo de trabalho que você deseja que ele.

Revisar os resultados do fluxo de trabalho Coletar Assinaturas e criar relatórios

Após a conclusão da sua instância de fluxo de trabalho, é possível revisar os eventos registrados no histórico. (Você pode acessar o registro de qualquer instância por até 60 dias após a conclusão da instância.)

Importante :  Observe que o histórico do fluxo de trabalho é fornecido apenas para referência informal. Ele não pode ser usado para finalidade probatória de auditorias oficiais ou outras legais.

Você também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho nas instâncias.

Desde que um item seja mantido na mesma lista ou biblioteca, e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente neste mesmo item, o histórico da instância mais recente poderá ser acessado a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página Status do Fluxo de Trabalho da instância mais recente de um fluxo de trabalho executado em qualquer item:

  • Na lista ou biblioteca em que o item está localizado, clique no link de status do item e do fluxo de trabalho desejados.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado rascunho do discurso e o fluxo de trabalho é Aprovação do novo documento.

clicar no link do status do fluxo de trabalho

Na página Status do Fluxo de Trabalho, a seção Histórico do Fluxo de Trabalho está localizada perto da parte inferior.

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

E se você desejar revisar o histórico de uma instância depois de ter executado o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?

Na verdade, você pode fazer isso por até 60 dias, a partir de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho. (Sessenta dias são por quanto tempo os produtos SharePoint retém o histórico de tarefas dos fluxos de trabalho.)

A partir da lista ou biblioteca

  1. Vá para a lista ou biblioteca em que o item está armazenado.

  2. Clique no ícone na frente do nome do ícone para selecioná-lo e, em seguida, na guia Arquivos da faixa de opções, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.

  3. Em fluxos de trabalho: página nome do Item , em Fluxos de trabalho concluído, clique no nome ou o status da instância do fluxo de trabalho que você deseja revisar.
    lista fluxos de trabalho concluídos na página fluxos de trabalho de um item
    abre a página Status do fluxo para essa instância.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

  • Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho da instância que você deseja revisar e clique no link Exibir o histórico do fluxo de trabalho.

Notificação de conclusão do fluxo de trabalho com link de histórico destacado
abre a página Status do fluxo para essa instância.

Para reter todas as suas notificações de conclusão, talvez você queira criar uma regra do Outlook. Configure a regra para Copiar todas as mensagens recebidas que têm o texto foi concluída na linha de assunto em sua própria pasta separada. (Certifique-se de que sua regra do Outlook cópias mensagens de entrada e não simplesmente Mover , ou eles não também aparecerá na caixa de entrada).

Para saber o desempenho geral de uma das suas versões de fluxo de trabalho  — ao longo do tempo e em várias instâncias  —, é possível criar um dos relatórios predefinidos, ou ambos:

  • Relatório de Duração de Atividade    Use este relatório para ver a média de tempo que cada atividade de um fluxo de trabalho leva para ser concluída, bem como o tempo que cada execução ou instância completa deste fluxo de trabalho leva para ser concluída.

  • Relatório de Cancelamento e Erro    Use este relatório para ver se um fluxo de trabalho está sendo cancelado ou encontrando erros com frequência antes de ser concluído.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

  1. Na lista ou biblioteca, na coluna Status do fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações de status.
    clicando no status do fluxo de trabalho

  2. Na página Status do fluxo de trabalho, em Histórico do fluxo de trabalho, clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
    Clicando no link Exibir relatórios de fluxos de trabalho da seção Histórico do Fluxo de Trabalho

  3. Localize o fluxo de trabalho para o qual você deseja exibir um relatório e clique no nome do relatório que você deseja exibir.
    Clicando no link Relatório de Duração de Atividade

  4. Na página Personalizar, manter ou alterar o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em Okey.
    clicando em ok no local onde o arquivo deve ser salvo
    o relatório é criado e salva no local especificado.

  5. Quando o relatório for concluído, você pode clicar no link mostrado na ilustração a seguir para visualizá-lo. Caso contrário, clique em Okey para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando você estiver pronto para exibir o relatório, você encontrará-la no local especificado na etapa anterior.)
    Clicando no link para exibir o relatório

O que fazer a seguir?

Se o seu fluxo de trabalho está funcionando da maneira desejada, você está pronto para começar a usá-lo.

Se houver algo que você deseja alterar sobre como ele funciona, consulte o segmento Alterar deste artigo.

Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para saber o desempenho geral de uma das suas versões de fluxo de trabalho  — ao longo do tempo e em várias instâncias  —, é possível criar um dos relatórios predefinidos, ou ambos:

  • Relatório de Duração de Atividade    Use este relatório para ver a média de tempo que cada atividade de um fluxo de trabalho leva para ser concluída, bem como o tempo que cada execução ou instância completa deste fluxo de trabalho leva para ser concluída.

  • Relatório de Cancelamento e Erro    Use este relatório para ver se um fluxo de trabalho está sendo cancelado ou encontrando erros com frequência antes de ser concluído.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

  1. Na lista ou biblioteca, na coluna Status do fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações de status.
    clicando no status do fluxo de trabalho

  2. Na página Status do fluxo de trabalho, em Histórico do fluxo de trabalho, clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
    Clicando no link Exibir relatórios de fluxos de trabalho da seção Histórico do Fluxo de Trabalho

  3. Localize o fluxo de trabalho para o qual você deseja exibir um relatório e clique no nome do relatório que você deseja exibir.
    Clicando no link Relatório de Duração de Atividade

  4. Na página Personalizar, manter ou alterar o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em Okey.
    clicando em ok no local onde o arquivo deve ser salvo
    o relatório é criado e salva no local especificado.

  5. Quando o relatório for concluído, você pode clicar no link mostrado na ilustração a seguir para visualizá-lo. Caso contrário, clique em Okey para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando você estiver pronto para exibir o relatório, você encontrará-la no local especificado na etapa anterior.)
    Clicando no link para exibir o relatório

O que fazer a seguir?

Se o seu fluxo de trabalho está funcionando da maneira desejada, você está pronto para começar a usá-lo.

Se houver algo que você deseja alterar sobre como ele funciona, consulte o segmento Alterar deste artigo.

Alterar, desabilitar ou excluir um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

Depois de executar pela primeira vez a instância do seu novo fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, talvez você deseje fazer uma ou mais alterações na maneira como o fluxo de trabalho está configurado.

Além disso, talvez futuramente você deseje fazer outras alterações na configuração.

Por fim, é possível que em algum momento você queira desabilitar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo . Ou você pode, de fato, optar por removê-lo totalmente.

Para fazer alterações permanentes nas configurações de um fluxo de trabalho existente, é preciso abrir e editar o formulário de associação que foi usado originalmente para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho é executado em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca.

    Observação : O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou de biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário esta guia é denominada Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Configurações do Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar as configurações), clique no nome do fluxo de trabalho no qual você deseja fazer alterações.

    Observação : Se o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas não aparecer na lista, talvez ele esteja associado a apenas um tipo de conteúdo. Os fluxos de trabalho que aparecem na lista são controlados pelo controle Mostrar associações de fluxo de trabalho deste tipo, localizado logo acima da lista. (Veja a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo do menu suspenso para descobrir qual delas exibe o fluxo de trabalho desejado. Quando o fluxo de trabalho desejado aparecer na lista, clique no seu nome.

  5. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi usado para adicionar o fluxo de trabalho, faça as alterações desejadas e salve-as.

    Para obter mais informações sobre os campos e controles de formulário de associação, consulte o segmento Planejar e o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho é executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites

  1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite dentro do conjunto de sites).

  2. Clique no ícone de configurações botão Configurações do Site Público do SharePoint Online e clique em Configurações do Site.

Na página Configurações do Site, em galerias, clique em Tipos de conteúdo de Site.
o link tipos de conteúdo de sites em galerias

  1. Na página tipos de conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.
    tipos de conteúdo de documento com um tipo destacado

  2. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, emcliqueconfigurações, Configurações de fluxo de trabalho.
    link configurações de fluxo de trabalho na seção configurações

  3. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar as configurações), clique no nome do fluxo de trabalho cujas configurações você deseja alterar.

  4. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi usado para adicionar o fluxo de trabalho, faça as alterações desejadas e salve-as.

    Para obter mais informações sobre os campos e controles de formulário de associação, consulte o segmento Planejar e o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho é executado em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca.

    O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou de biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário esta guia é denominada Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Configurações do Fluxo de Trabalho

  4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho.

  5. Use o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desabilitar, reabilitar ou remover fluxos de trabalho.
    formulário na página remover fluxos de trabalho

Há cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho executado atualmente nos itens.

  • Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.

  • Nenhuma Instância Nova    Opção que permite que qualquer instância de fluxo de trabalho executada atualmente seja concluída, mas desabilita o fluxo de trabalho tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reabilitar o fluxo de trabalho mais tarde, retorne a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção que remove o fluxo de trabalho de lista ou biblioteca completamente. Todas as instâncias em execução são encerradas imediatamente e a coluna deste fluxo de trabalho não é mais exibido na página de lista ou biblioteca. (Esta ação não é 't reversível.)

  1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite dentro do conjunto de sites).

  2. Clique em Configurações botão Configurações do Site Público do SharePoint Online e Configurações do site.

    No SharePoint Online, clique em configurações de botão Configurações do Site Público do SharePoint Online , clique em conteúdo do Site e clique em configurações do Site.

  3. Na página Configurações do Site, em Galerias de Web Designer, clique em Tipos de conteúdo de Site.
    o link tipos de conteúdo de sites em galerias

  4. Na página tipos de conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.
    tipos de conteúdo de documento com um tipo destacado

  5. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, emconfigurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.

  6. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho.

  7. Use o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desabilitar, reabilitar ou remover fluxos de trabalho.
    formulário na página remover fluxos de trabalho

O que fazer a seguir?

Se você tiver feito qualquer alteração, execute uma instância de fluxo de trabalho de teste para verificar os efeitos das alterações.

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho executado atualmente nos itens.

  • Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.

  • Nenhuma Instância Nova    Opção que permite que qualquer instância de fluxo de trabalho executada atualmente seja concluída, mas desabilita o fluxo de trabalho tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reabilitar o fluxo de trabalho mais tarde, retorne a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção que remove o fluxo de trabalho do conjunto de sites completamente. Todas as instâncias em execução são encerradas imediatamente e a coluna deste fluxo de trabalho não é mais exibido na página de lista ou biblioteca. (Esta ação én't reversível.)

Há diversas maneiras de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint.

Você pode criar fluxos de trabalho personalizados do zero.

Você pode usar um ou todos esses programas:

  • SharePoint Designer 2013    Personalize formulários, ações e comportamentos de fluxo de trabalho.

  • Microsoft Visual Studio    Crie suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, consulte o sistema de Ajuda do Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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