Suplemento de privacidade do Microsoft Outlook 2010

Última atualização: março de 2010

Vinculando a imagens e outros documentos

Se você optar por criar um link para uma imagem, um arquivo, uma fonte de dados ou outro documento em seu disco rígido ou em um servidor, o caminho desse arquivo será salvo no seu item do Outlook. Em alguns casos, o link pode incluir seu nome de usuário ou informações sobre os servidores na sua rede. No caso de uma conexão de dados, você pode optar por salvar um nome de usuário ou senha no link da conexão de dados.

Além disso, quando você aplica um Esquema XML a um documento, um caminho para esse Esquema XML criado é salvo no documento. Em alguns casos, esse caminho pode incluir seu nome de usuário.

Impressão

Quando você imprime um item do Microsoft Outlook 2010 e, em seguida, salva esse item, o Outlook 2010 salva o caminho para a sua impressora com o item. Em alguns casos, o caminho pode incluir um nome de usuário ou de computador.

Sites de espaço de trabalho de documento

O Outlook 2010 permite que você acesse um site de espaço de trabalho de documento em um site do Microsoft SharePoint Foundation 2010. Um site de espaço de trabalho de documento é um espaço compartilhado no qual você pode colaborar com outros membros da equipe em um ou mais documentos.

Quando você acessa um site de espaço de trabalho de documento, o Outlook 2010 baixa dados do site de espaço de trabalho de documento para fornecer informações sobre esse site. Esses dados incluem:

  • Nome do site do SharePoint Foundation

  • URL ou endereço do site

  • Nomes, endereços de email e níveis de permissão dos usuários do site

  • Listas de documentos, tarefas e outras informações disponíveis no site

O Outlook 2010 também armazena uma lista dos sites do SharePoint Foundation que você visitou no seu computador, na forma de cookies. Esta lista é usada para fornecer a você acesso rápido aos sites visitados anteriormente. A lista de sites que você visitou não é acessada pela Microsoft e não é exposta à Internet, a menos que você opte por disponibilizá-la amplamente.

Serviço de fax

O serviço de fax permite que você envie um fax pela Internet e organize os faxes enviados no Outlook 2010. Para usar o serviço de fax, você deve se inscrever em um provedor de serviços de fax, separado da Microsoft, que processa os faxes e os envia pela Internet. A Microsoft não coleta dados pelo serviço de fax.

Ao se inscrever no serviço de fax, o provedor de serviços de fax cria um pacote de registro armazenado pelo provedor de serviços de fax e pelo Outlook 2010. O pacote consiste no endereço do site do provedor de serviços de fax e em um "token" confirmando seu acesso ao provedor de serviços de fax. Quando você envia um fax a partir de um programa do Office, esse pacote de registro é acrescentado ao documento.

Você também pode usar o serviço de fax para calcular o preço de um fax sem enviar o fax de fato. Se você optar por calcular o preço de um fax, o Outlook 2010 usará uma conexão criptografada para enviar seu token de registro, o número de telefone para o qual o fax será enviado e o número de páginas do fax para o provedor de serviços de fax. A Microsoft não recebe nem armazena essas informações.

SharePoint Foundation

O Microsoft SharePoint Foundation 2010 oferece sites de espaço de trabalho compartilhados baseados na Web, onde você pode colaborar em documentos ou reuniões.

Quando você acessar um site do SharePoint usando o navegador da Web ou qualquer programa do Office, o site salvará os cookies em seu computador se você tiver permissões para criar um novo subsite nesse site. Criados juntos, esses cookies formam uma lista dos sites para os quais você tem permissões. Esta lista é usada por vários programas do Office para fornecer a você acesso rápido aos sites visitados anteriormente.

A lista de sites que você visitou não é acessada pela Microsoft e não é exposta à Internet, a menos que você opte por disponibilizá-la amplamente.

O SharePoint Foundation também salva uma lista dos cinco sites de espaço de trabalho de reunião que você usou mais recentemente para o registro do seu sistema. A entrada Registry contém o nome do site e a URL de cada um desses cinco sites, a ID do idioma do modelo, a ID do modelo, o nome do modelo e o nome do organizador da reunião. Isso permite que você mantenha o controle dos sites que você usa com mais frequência.

No SharePoint Foundation, quando você cria um novo site ou lista, ou adiciona ou convida pessoas para um site ou uma lista existente, o site salva o seguinte para cada pessoa, incluindo:

  • Nome completo

  • Endereço de email

Uma ID de usuário é adicionada a todos os elementos que você ou outros usuários do site adicionam ou modificadas no site. Como em todo o conteúdo do site do SharePoint, somente administradores e membros do site em si devem ter acesso a essas informações.

Todos os elementos do site do SharePoint incluem dois campos: criado por e modificados por. O campo criado por é preenchido com o nome de usuário da pessoa que criou originalmente o elemento e a data em que ele foi criado. O campo modificado por é preenchido com o nome de usuário da pessoa que modificou pela última vez o documento do Outlook 2010 e a data em que ele foi modificado pela última vez.

Os administradores dos servidores em que os sites do SharePoint são hospedados têm acesso a alguns dados desses sites, que é usado para analisar os padrões de uso do site e para melhorar a porcentagem de tempo que o site está disponível. Esses dados estão disponíveis somente para os administradores do servidor e não são compartilhados com a Microsoft, a menos que a Microsoft hospede o site do SharePoint. Os dados capturados especificamente incluem os nomes, os endereços de email e as permissões de todos com acesso ao site.

Todos os usuários com acesso a um determinado site do SharePoint podem pesquisar e exibir todo o conteúdo disponível nesse site.

Auditoria

O Microsoft SharePoint Foundation 2010 fornece recursos de auditoria que permitem que os administradores mantenham uma trilha de auditoria confiável de como os usuários estão trabalhando com determinado conteúdo.

Quando os administradores do SharePoint Foundation habilitam o recurso de auditoria, o servidor grava automaticamente no banco de dados de conteúdo do SharePoint determinadas ações executadas pelo usuário. Essas ações incluem modo de exibição, edição, check-in e check-out. Para cada ação gravada, o servidor registra informações de identificação sobre o arquivo, a ação e a ID do SharePoint do usuário. Nenhum dado é enviado à Microsoft como parte deste recurso.

Esse recurso está desativado por padrão e está disponível somente para administradores de sites do SharePoint onde o conteúdo está armazenado.

Mensagens instantâneas e notificações

O Outlook 2010 oferece a capacidade de enviar mensagens instantâneas dentro do próprio programa e oferece a capacidade de ser alertado quando as pessoas estiverem online ou quando certas alterações forem feitas em documentos compartilhados ou em espaços de trabalho.

O Outlook 2010 pode usar um cliente de mensagens instantâneas para fornecer a você a capacidade de ver a presença online de outras pessoas e enviar mensagens para elas. O Outlook 2010 inclui um controle da Web que permite que a presença de mensagens instantâneas seja exibida em uma página da Web. As páginas do Microsoft SharePoint Foundation 2010 e do Microsoft SharePoint Server 2010 fazem uso desse controle. Nenhum desses tipos de páginas transmite os dados de presença de volta para o servidor Web. Esse controle da Web pode ser usado para transmitir dados de presença do seu programa de mensagens instantâneas para o servidor Web. Por padrão, os dados de presença só podem ser enviados para sites de intranet, sites confiáveis e sites no computador local.

Gravação de macros

A gravação de macros permite que você grave uma sequência de ações para que você possa reproduzir as ações mais tarde. Se você optar por gravar uma macro, seu nome de usuário será salvo como um comentário no código quando a macro for inicialmente criada. Você pode remover manualmente o seu nome de usuário deste local.

Recursos do Outlook

Como um gerente de informações pessoais, o Outlook 2010 armazena seus emails, seus compromissos, seus contatos e entradas de catálogo de endereços, suas tarefas, as anotações feitas usando anotações do Outlook e todas as entradas de diário salvas no diário do Outlook.

Por padrão, todas essas informações são salvas no seu computador pessoal e podem ser acessadas apenas por você. Entretanto, você tem a opção de compartilhar essas informações com outras pessoas de qualquer uma destas formas:

  • Você pode enviar uma mensagem de email ou uma solicitação de reunião.

  • Você pode enviar ou compartilhar um contato ou uma tarefa. Se você enviar ou compartilhar um contato com alguém, todas as informações que você armazenou nesse contato serão compartilhadas com a outra pessoa.

  • Você pode optar por compartilhar as informações do calendário com outras pessoas em sua empresa ou com outras pessoas em outras redes que podem se comunicar com o sistema de calendário da sua empresa, por exemplo, com pessoas que tenham o Microsoft Exchange Server ou o Windows federado Contas do Live ID. Você pode escolher com quem deseja compartilhar seu calendário e quantas informações do seu calendário compartilhar. Você pode parar de compartilhar seu calendário a qualquer momento.

  • Você pode enviar uma mensagem de email criptografada com uma assinatura digital. Se você assinar uma mensagem digitalmente, essa assinatura será armazenada com a mensagem. A assinatura digital inclui um certificado digital, que pode conter um endereço de email. Se estiver usando o Exchange Server, você também poderá publicar chaves públicas nesse computador com Exchange Server.

Integração do Outlook com o Exchange Server

Quando você trabalha com um servidor que usa o Microsoft Exchange Server, o Outlook 2010 coleta certas estatísticas de desempenho sobre as chamadas de procedimento remoto que o Outlook enviou para esse servidor. A finalidade desse recurso é permitir que os administradores do Exchange Server determinem o desempenho dos servidores.

Uma chamada de procedimento remoto é uma chamada do Outlook 2010 para o servidor Exchange, solicitando que o servidor Exchange realize uma tarefa e retorne os resultados para o Outlook. Por exemplo, o Outlook 2010 emite uma chamada de procedimento remoto para um servidor Exchange quando solicita que o servidor Exchange forneça qualquer nova mensagem de email.

O Outlook 2010 coleta estatísticas sobre o número de chamadas de procedimento remoto feitas, o número de chamadas bem-sucedidas e com falha, o número de chamadas de procedimento remoto que foram canceladas e a quantidade de tempo que cada chamada de procedimento remoto executou. Esses dados são salvos em um arquivo chamado log de eventos. Nenhuma informação pessoal é salva nesses registros. Por padrão, os logs estão disponíveis apenas no computador do usuário, mas um administrador de rede pode torná-lo disponível para um administrador do Exchange Server.

Configuração automática de conta

O Outlook 2010 oferece uma opção para configurar automaticamente a sua caixa de correio do Outlook para enviar e receber mensagens de email de um servidor. Para configurar automaticamente sua conta, você precisa fornecer seu nome de usuário, senha e endereço de email na caixa de diálogo Adicionar nova conta de email durante a primeira execução. Para modificar esses valores, faça o seguinte:

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em configurações de conta.

  3. Clique em configurações de contae selecione a conta a ser alterada.

Por padrão, seu nome de usuário e sua senha são enviados pela Internet para um servidor no nome de domínio do endereço de email fornecido. Você também pode optar por configurar manualmente as configurações do servidor de email clicando na opção definir manualmente as configurações do servidor na caixa de diálogo Adicionar nova conta de email durante a primeira execução. Para modificar esses valores, faça o seguinte:

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em configurações de conta.

  3. Clique em configurações de contae selecione a conta a ser alterada.

Enviar e rastrear mensagens de email

O Outlook 2010 oferece uma opção para aplicar os sinalizadores de acompanhamento (ao redigir uma nova mensagem, clicar em acompanhar na faixa de opções) em suas mensagens de email. Esses sinalizadores são usados para acompanhar e acompanhar as mensagens de email enviadas e recebidas. Os dados de sinalizador são armazenados como parte da mensagem de email e, em alguns casos, pode estar disponível para outras pessoas para quem você encaminhar a mensagem. Por padrão, um Microsoft Exchange Server remove os dados de sinalizador antes de enviar a mensagem para o destinatário.

Gerenciamento de Direitos de Informação

O gerenciamento de direitos de informação (IRM) permite que você conceda o direito de acesso e modificação de um item a determinados usuários ou grupos. Apesar de algumas semelhanças, o IRM não é o mesmo que a proteção de documentos. O IRM permite que você defina permissões para o item inteiro para ações específicas, como imprimir ou encaminhar o item para outras pessoas, bem como para ler ou editar o item.

Quando você armazena um item com o IRM habilitado, o Outlook 2010 salva no item uma lista de todos os usuários que têm direitos a esse item e quais são suas permissões. Essas informações são criptografadas para que somente os proprietários de itens possam acessar essas informações.

Além disso, os itens com IRM habilitado contêm licenças de conteúdo. Uma licença de conteúdo contém um endereço de email, permissão e informações de autenticação. Toda vez que alguém tenta abrir um item com o IRM habilitado, o Outlook 2010 verifica as licenças de conteúdo salvas no item em relação à identidade do usuário. Se o usuário nunca abriu o documento antes, o Outlook 2010 entra em contato com um servidor IRM, verifica a identidade do usuário, baixa uma nova licença de conteúdo para o usuário (desde que o usuário tenha os direitos necessários) e salva essa licença de conteúdo no item.

Os proprietários de itens têm a opção de evitar o salvamento de licenças de conteúdo no item. No entanto, se esta licença de conteúdo não for salva no item, o Outlook 2010 deverá entrar em contato com o IRM Server toda vez que o item for aberto. Se o Outlook 2010 não estiver conectado a uma rede ou não for possível entrar em contato com o IRM Server, o item não poderá ser aberto.

Suplemento de colegas do SharePoint Server

O suplemento de importação de colegas do Microsoft SharePoint Server ajuda a descobrir os colegas e assuntos nos quais você costuma discutir no Outlook 2010 e os lista no meu site confiável no Microsoft SharePoint Server 2010. Para gerar uma lista de seus colegas possíveis, o suplemento examina sua pasta de email de itens enviados para procurar nomes e palavras-chave juntamente com a frequência desses nomes e palavras-chave. A lista é atualizada periodicamente e armazenada sob o perfil do usuário no seu computador local. A lista de possíveis colegas é acessada pela página Adicionar colegas do meu site, onde você pode escolher os colegas que deseja adicionar ao meu site confiável. Este suplemento está ativado por padrão quando você instala o Outlook 2010. Você pode optar por desativar o suplemento de colegas do SharePoint e impedir que o suplemento examine a pasta de email de itens enviados , bem como carregar informações para o meu site, fazendo o seguinte:

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Em Ajuda, clique em Opções.

  3. Clique em Avançado.

  4. Em outros, desmarque a caixa de seleção permitir a análise de emails enviados para identificar as pessoas com quem você costuma discutir e carregue essas informações na caixa de seleção meu site no Microsoft SharePoint Server .

Compartilhando informações em várias contas

Você pode acessar várias contas com o Outlook 2010. Por exemplo, você pode usar o Outlook 2010 para acessar várias contas do Microsoft Exchange ou suas contas do Windows Live Hotmail usando o Outlook Connector. Por padrão, essas contas armazenam seus dados separadamente, mas elas compartilham informações de configuração, como as configurações armazenadas nas opções do Outlook. Além disso, os dados armazenados separadamente podem ser combinados em um modo de exibição no Outlook 2010, por exemplo, a lista de contatos que você envia mensagens de email para a maioria das vezes é armazenada separadamente, mas visualizada em uma única lista.

Você pode impedir que o Outlook 2010 Compartilhe qualquer informação entre as contas Configurando um perfil do Outlook para cada conta que você acessa.

Serviço Móvel do Outlook

O serviço móvel do Outlook (OMS) permite que você envie mensagens SMS (Short Message Service) ou MMS (Multimedia Messaging Service) pela Internet usando o Outlook 2010. Se você usa o Outlook 2010 com uma conta do Microsoft Exchange 2010 que ofereça suporte a mensagens SMS/MMS, as mensagens são enviadas pela conta do Exchange. Se você usa o Outlook 2010 sem uma conta do Exchange ou o Exchange Server não é compatível com SMS/MMS, você deve se inscrever com um provedor de serviços de terceiros para enviar mensagens SMS e MMS. A Microsoft não coleta dados desse recurso. Seu provedor de serviços processa as mensagens SMS e MMS e as envia pela Internet em seu nome. A Microsoft não é responsável pelas políticas de privacidade ou pelas práticas de provedores de serviços de MMS ou SMS de terceiros.

Durante o processo de configuração da conta do OMS, você pode exibir uma lista dos provedores de serviços que dão suporte ao protocolo OMS e oferecer o serviço de mensagens em sua região. Depois de escolher um provedor de serviços, você será direcionado para o site do provedor de serviços para concluir a configuração da sua conta do OMS. A maioria dos provedores de serviços de SMS e MMS oferece seus serviços por uma taxa e manipulam todas as informações de cobrança.

O Outlook 2010 armazena o endereço do serviço Web para seu provedor de serviços SMS ou MMS usado para enviar mensagens do OMS. O Outlook também pode armazenar seu nome de usuário e senha para o seu provedor de serviços usado para se conectar ao serviço. Ao usar os recursos do OMS no Outlook 2010, as mensagens (SMS e MMS) são enviadas pela Internet para o endereço do serviço Web fornecido pelo provedor de serviços com o nome de usuário e a senha para fins de identificação, por meio de uma conexão SSL (Secure Sockets Layer). As mensagens de saída (SMS e MMS) são armazenadas na pasta Itens enviados no Outlook 2010.

Outlook Social Connector

O Outlook Social Connector permite que você instale suplementos para se conectar a redes sociais. Por padrão, o Outlook permite que você se conecte a recursos de rede social no Microsoft SharePoint Server 2010. Você pode usar o Outlook Social Connector para:

  • Salve seu nome de usuário e senha para se conectar mais facilmente a redes sociais. Se você salvar seu nome de usuário e senha, eles serão armazenados em seu computador.

  • Sincronizar automaticamente os contatos entre o Outlook e redes sociais. Para desabilitar a sincronização de contatos de redes sociais para o Outlook, faça o seguinte:

    1. Na guia Exibir , no grupo painel de pessoas , clique em configurações de conta.

    2. Clique na rede social que você deseja alterar e, em seguida, clique em alterar.

    3. Na caixa de diálogo configurações da rede social que você selecionou, clique em Opções.

    4. Desmarque a caixa de seleção baixar contatos da rede social .

  • Exiba feeds de atividades no Outlook e armazene esses feeds no Outlook para exibição offline. Por padrão, você pode exibir itens de feed de notícias no modo offline por 30 dias. Você pode alterar a quantidade de tempo que os itens são retidos para exibição offline e excluir itens da atividade fazendo o seguinte:

    1. Na guia Exibir , no grupo painel de pessoas , clique em configurações de conta.

    2. Clique em Configurações.

    3. Desmarque a caixa de seleção excluir automaticamente itens de atividade da pasta de feed após: 30 dias ou altere o número de dias para algo diferente de 30.

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