Use os programas do Office para salvar ou converter seus arquivos para PDFs e poder compartilhá-los ou imprimi-los usando impressoras comerciais. Não é necessário usar outros softwares ou suplementos.
Use o formato PDF quando quiser um arquivo que:
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Tenha a mesma aparência na maioria dos computadores.
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Tenha um tamanho menor.
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Seja compatível com um formato do setor.
Exemplos incluem currículos, documentos legais, boletins informativos, arquivos que devem ser lidos (não editados) e impressos e arquivos destinados à impressão profissional.
Importante: Muitos programas, incluindo o Microsoft Word, têm a capacidade de abrir e editar arquivos PDF. Simplesmente compartilhar algo como PDF não é suficiente para garantir que o destinatário não possa editá-lo.
Para exportar ou salvar como PDF, em seu arquivo do Office, no menu Arquivo, clique em Exportar ou em Salvar como. Para ver as instruções passo a passo, selecione um programa do Office na lista suspensa.
- Qual programa do Office você está usando?
- Access
- Excel
- OneNote
- PowerPoint
- Project
- Fornecedor
- Visio
- Word
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Abrir a tabela ou relatório que você deseja publicar como um PDF.
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Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em PDF ou XPS
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No campo Nome do Arquivo, digite ou selecione um nome para o documento.
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Na lista Salvar como tipo, clique em PDF (*.pdf).
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Se o documento requer alta qualidade de impressão, clique em Padrão (publicação online e impressão).
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Se o tamanho do arquivo é mais importante do que a qualidade da impressão, clique em Tamanho mínimo (publicação online).
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Clique em Opções para definir a página a ser impressa, escolha se a marcação deve ser impressa e selecione as opções de saída. Clique em OK.
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Clique em Publicar.
Esta informação também se aplica ao Microsoft Excel Starter 2010.
Observação: Não é possível salvar planilhas do Power View como arquivos PDF.
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Clique na guia Arquivo.
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Clique em Salvar como.
Para ver a caixa de diálogo salvar como em Excel 2013 ou Excel 2016, você precisa escolher um local e uma pasta. -
Na caixa Nome do Arquivo , insira um nome para o arquivo se ainda não tiver.
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Na lista Salvar como tipo, clique em PDF (*.pdf).
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Se você deseja que o arquivo abra no formato selecionado após salvá-lo, selecione a caixa de seleção Abrir arquivo após publicação.
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Se o documento requer alta qualidade de impressão, clique em Padrão (publicação online e impressão).
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Se o tamanho do arquivo é mais importante do que a qualidade da impressão, clique em Tamanho mínimo (publicação online).
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Clique em Opções para definir a página a ser impressa, escolha se a marcação deve ser impressa e selecione as opções de saída. Para obter mais informações sobre a caixa de diálogo Opções no Excel, consulte Mais sobre as opções de PDF. Clique em OK quando terminar.
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Clique em Salvar.
OneNote 2013 e OneNote 2016
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Clique na guia Arquivo.
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Clique em Exportar
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Em Exportar Conteúdo, clique na parte do bloco de anotações que você deseja salvar como PDF.
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Em Selecionar Formato, clique em PDF (*.pdf) e em Exportar.
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Na caixa de diálogo Salvar Como, no campo Nome do Arquivo, insira um nome para o bloco de anotações.
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Clique em Salvar.
OneNote 2010
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Clique na guia Arquivo.
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Clique em Salvar Como, e em seguida clique na opção que representa a porção do bloco de notas que você deseja salvar como PDF.
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Em Salvar Seção como, clique em PDF (*.pdf) e depois clique em Salvar como.
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No campo Nome do Arquivo, insira um nome para o bloco de notas.
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Clique em Salvar.
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Clique na guia Arquivo.
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Clique em Salvar como.
Para ver a caixa de diálogo salvar como no PowerPoint 2013 e PowerPoint 2016, você precisa escolher um local e uma pasta. -
Na caixa Nome do Arquivo , insira um nome para o arquivo se ainda não tiver.
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Na lista Salvar como tipo, clique em PDF (*.pdf).
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Se você deseja que o arquivo abra no formato selecionado após salvá-lo, selecione a caixa de seleção Abrir arquivo após publicação.
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Se o documento requer alta qualidade de impressão, clique em Padrão (publicação online e impressão).
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Se o tamanho do arquivo é mais importante do que a qualidade da impressão, clique em Tamanho mínimo (publicação online).
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Clique em Opções para definir a página a ser impressa, escolher se a marcação deve ser impressa e selecionar as opções de saída. Clique em OK quando terminar.
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Clique em Salvar.
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Na guia do Arquivo, escolha Salvar Como.
Para ver a caixa de diálogo salvar como em Project 2013 ou Project 2016, você precisa escolher um local e uma pasta. -
Na caixa Nome do Arquivo , insira um nome para o arquivo se ainda não tiver.
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Na lista Salvar como tipo, selecione arquivos PDF (*. PDF) ou arquivos XPS (*. XPS)e escolha salvar.
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Na caixa de diálogo Opções de Exportação de Documento, selecione Publicar Intervalo, se Incluir Informações Não Imprimíveis e Conformidade com ISO 19500-1 (somente PDF).
Dicas de formatação
O projeto não oferece suporte a todos os recursos de formatação de PDF ou XPS, mas você ainda pode usar algumas opções de impressão para alterar a aparência do documento final.
Escolha Arquivo > Imprimir e altere as seguintes opções conforme desejar:
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Datas
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Orientação
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Tamanho do Papel
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Configuração de Página
Na caixa de diálogo Configurar Página, você pode alterar as opções nestas guias:
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Margens
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Legenda
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Modo de exibição
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Clique na guia Arquivo.
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Clique em Salvar como.
Para ver a caixa de diálogo salvar como no Publisher 2013 ou no Publisher 2016, você precisa escolher um local e uma pasta. -
Na caixa Nome do Arquivo , insira um nome para o arquivo se ainda não tiver.
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Na lista Salvar como tipo, clique em PDF (*.pdf).
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Se você deseja alterar a forma como o documento é otimizado, clique em Alterar. (Clique em Opções em Publisher 2013 ou no Publisher 2016).
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Faça as alterações desejadas na resolução da imagem e nas informações não imprimíveis.
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Clique em Opções de Impressão para fazer alterações nas opções de impressão do documento.
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Clique em OK quando terminar.
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Se você deseja que o arquivo abra no formato selecionado após salvá-lo, selecione a caixa de seleção Abrir arquivo após publicação.
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Clique em Salvar.
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Clique na guia Arquivo.
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Clique em Salvar como.
Para ver a caixa de diálogo salvar como no Visio 2013 ou no Visio 2016, você precisa escolher um local e uma pasta. -
Na caixa Nome do Arquivo , insira um nome para o arquivo se ainda não tiver.
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Na lista Salvar como tipo, clique em PDF (*.pdf).
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Se você deseja que o arquivo abra no formato selecionado após salvá-lo, selecione a caixa de seleção Ver arquivo automaticamente depois de salvar.
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Se o documento requer alta qualidade de impressão, clique em Padrão (publicação online e impressão).
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Se o tamanho do arquivo é mais importante do que a qualidade da impressão, clique em Tamanho mínimo (publicação online).
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Clique em Opções para definir a página a ser impressa, escolha se a marcação deve ser impressa e selecione as opções de saída. Clique em OK.
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Clique em Salvar.
Word 2013 e mais recente
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Escolha Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS.
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Se as propriedades de seu documento do Word contêm informações que você não deseja incluir no PDF, na janela Publicar como PDF ou XPS, escolha Opções. Em seguida, selecione Documento e desmarque Propriedades do documento. Defina quaisquer outras opções necessárias e clique em OK.
Para saber mais sobre propriedades do documento, consulte Exibir ou alterar as propriedades de um arquivo do Office 2016.
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Em Publicar como PDF ou XPS, navegue até onde você deseja salvar o arquivo. Altere também o nome do arquivo, se desejar.
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Clique em Publicar.
Mais sobre as opções de PDF
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Para criar um arquivo PDF apenas de algumas das páginas do seu documento, escolha uma opção em Intervalo de páginas.
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Para incluir alterações controladas no PDF, em Publicar o que, marque a caixa Documento mostrando marcação. Caso contrário, certifique-se de que Documento esteja marcado.
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Para criar um conjunto de indicadores no PDF, marque a caixa Criar indicadores usando. Em seguida, escolha Cabeçalhos ou, se você adicionou indicadores ao seu documento, Indicadores do Word.
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Se quiser incluir propriedades do documento no PDF, certifique-se de que a caixa Propriedades do documento esteja marcada.
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Para tornar o documento mais fácil para leitura por um software leitor de tela, marque a caixa Marcas estruturais do documento para acessibilidade.
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Em conformidade com o ISO 19005-1 (PDF/A) Esta opção gera o documento PDF como versão PDF 1.7, que é um padrão de arquivamento. O padrão PDF/A ajuda a garantir que um documento continue com a mesma aparência quando aberto em outro computador no futuro.
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Texto de bitmap quando fontes não puderem ser inseridas Se fontes não puderem ser inseridas no documento, o PDF usa imagens de bitmap do texto, para que o PDF fique igual ao documento original. Se essa opção não for marcada e o arquivo usar uma fonte que não possa ser inserida, o leitor de PDF poderá substituir por outra fonte.
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Criptografar o documento com uma senha Para restringir o acesso de forma que somente pessoas com a senha possam abrir o PDF, marque nessa opção. Quando você clica em OK, o Word abre a caixa Criptografar Documento PDF em que é possível digitar e reinserir uma senha.
Abrir e copiar o conteúdo de um PDF com o Word
Você pode copiar qualquer conteúdo desejado de um PDF abrindo-o no Word.
Vá para Arquivo > Abrir e procure o arquivo PDF. O Word abre o conteúdo do PDF em um novo arquivo. Você pode copiar dele qualquer conteúdo desejado, incluindo imagens e diagramas.
Word 2010
Esta informação também se aplica ao Microsoft Word Starter 2010.
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Clique na guia Arquivo.
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Clique em Salvar como.
Para ver a caixa de diálogo salvar como no Word 2013 e Word 2016, você precisa escolher um local e uma pasta. -
Na caixa Nome do Arquivo , insira um nome para o arquivo se ainda não tiver.
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Na lista Salvar como tipo, clique em PDF (*.pdf).
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Se você deseja que o arquivo abra no formato selecionado após salvá-lo, selecione a caixa de seleção Abrir arquivo após publicação.
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Se o documento requer alta qualidade de impressão, clique em Padrão (publicação online e impressão).
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Se o tamanho do arquivo é mais importante do que a qualidade da impressão, clique em Tamanho mínimo (publicação online).
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Clique em Opções para definir a página a ser impressa, escolher se a marcação deve ser impressa e selecionar as opções de saída. Clique em OK quando terminar.
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Clique em Salvar.
Para salvar o arquivo em PDF no Office para Mac, siga as seguintes etapas simples:
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Clique em Arquivo
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Clique em Salvar como
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Clique em Formato de arquivo na parte inferior da janela
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Selecionar PDF na lista de formatos de arquivo disponíveis
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Nomeie seu arquivo se não estiver nomeado e clique em Exportar
Você pode usar Word para a Web para converter seu documento em PDF imprimindo um documento no Word. Isso gerará um PDF básico que preserva o layout e o formato de seu documento original.
Se precisar de mais controle sobre as opções de seu PDF, como a adição de marcadores, use o aplicativo de área de trabalho do Word para converter seu documento em PDF. Clique em Abrir no Word para começar a usar o aplicativo de área de trabalho.
Se não tiver o aplicativo da área de trabalho do Word, você pode experimentar ou comprar a versão mais recente do Office agora mesmo.
Dicas:
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Informe-nos como você usaria esse recurso no Word para a Web. Na parte inferior da janela Word para a Web clique em ajudar a melhorar o Office.
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Para exportar seu documento do Word ou pasta de trabalho do Excel para o formato PDF no iOS, toque no botão Arquivo no canto superior esquerdo, escolha Exportar e PDF.
O PDF (Portable Document Format) preserva a formatação do documento e possibilita o compartilhamento de arquivos. Quando um arquivo no formato PDF é exibido online ou impresso, ele mantém o formato que você definiu para ele. O formato PDF também é útil para documentos que serão reproduzidos com o uso de métodos de impressão comercial. O PDF é aceito como um formato válido para muitas organizações e agências, e há visualizadores disponíveis para uma maior variedade de plataformas do que XPS.
O XML Paper Specification (XPS) é um formato de arquivo eletrônico que preserva a formatação do documento e permite o compartilhamento de arquivos. O formato XPS garante que, quando o arquivo for visualizado online ou impresso, ele retenha exatamente o formato pretendido, e que os dados no arquivo não possam ser alterados com facilidade.
Importante: A maioria dos navegadores da Web modernos pode abrir e exibir um arquivo PDF. No entanto, se você tiver um sistema operacional mais antigo, talvez seja necessário um leitor de PDF instalado no seu dispositivo, como o Acrobat Reader, disponível na Adobe Systems.
