Saiba mais sobre os Grupos do Office 365

Última atualização: 14 de agosto de 2019

Grupos do Office 365 é um serviço que funciona com as ferramentas do Office 365 que você já usa para poder colaborar com seus colegas ao escrever documentos, criar planilhas, trabalhar em planos de projeto, agendar reuniões ou enviar emails.

Este artigo ajudará a apresentar o que são os grupos a você e fornecerá alguns links úteis para as próximas etapas.

Para ter acesso às notícias e vídeos mais recentes sobre os Grupos do Office 365, confira os Blogs do Office

Dica: Se estiver procurando informações sobre como usar grupos de contatos do Outlook para enviar email a uma lista de pessoas, como um grupo de amigos, confira Criar um grupo de contatos ou uma lista de distribuição no Outlook para PC.

O que são Grupos do Office 365?

Com os grupos do Office 365, você pode escolher um conjunto de pessoas com as quais deseja colaborar, além de configurar facilmente uma coleção de recursos para compartilhar com essas pessoas. Recursos como caixa de entrada compartilhada do Outlook, calendário compartilhado ou biblioteca de documentos compartilhada para colaboração em arquivos.

Você não precisa se preocupar em atribuir manualmente permissões a todos esses recursos, porque a adição de membros ao grupo dá, automaticamente, a eles as permissões de que precisam para as ferramentas que seu grupo oferece. Além disso, os grupos são a experiência nova e aprimorada para o que costumávamos fazer com as listas de distribuição ou caixas de correio compartilhadas.

Dica: Para saber mais sobre como atualizar suas listas de distribuição tradicionais para Grupos do Office 365, confira este artigo.

Os recursos específicos que são fornecidos dependem relativamente da experiência de grupos que sua equipe deseja ter. Ao considerar as opções é importante lembrar que dificilmente uma opção servirá para todos os casos. Diferentes equipes podem preferir trabalhar de maneiras distintas e o Office 365 tem as ferramentas que permitem colaborar da maneira que suas equipes preferirem.

Você pode criar Grupos do Office 365 a partir de uma variedade de ferramentas, como Outlook, Outlook na Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams e muito mais. A ferramenta escolhida para começar depende de um pouco do tipo de grupo com o qual você está trabalhando. Por exemplo; na Microsoft, nossa tendência é começar usando o Outlook ao criarmos um grupo organizado com base em emails e calendário. Se for um grupo para a comunicação de toda a empresa, nossa tendência é começar usando o Yammer. Para colaboração baseada em chat, vamos começar nosso grupo usando o Microsoft Teams.

Ao criar um grupo, você precisará decidir se ele será público ou privado. O conteúdo em um grupo público pode ser visto por qualquer pessoa em sua organização, e qualquer pessoa em sua organização pode ingressar no grupo. O conteúdo em um grupo particular só pode ser visto pelos membros do grupo, e as pessoas que desejam ingressar em um grupo particular precisam ser aprovadas por um proprietário do grupo.

Observação: Atualmente, os grupos criados pelo Outlook na Web são privados por padrão.

Nem grupos públicos nem grupos privados podem ser vistos ou acessados por pessoas de fora da sua organização, a menos que essas pessoas tenham sido chamadas especificamente como convidados.

Para obter mais informações sobre como alterar os grupos de público para privado (ou vice-versa), confira Tornar os grupos do Office 365 públicos ou privados.

Proprietários, membros e convidados

Os proprietários do grupo são também seus moderadores. Eles podem adicionar ou remover membros e ter permissões exclusivas, como a capacidade de excluir conversas da caixa de entrada compartilhada ou alterar diferentes configurações sobre o grupo. Os proprietários do grupo podem renomear o grupo, atualizar sua descrição ou imagem e muito mais. Caso esteja familiarizado com as funções do SharePoint, um proprietário do grupo é um administrador do conjunto de sites.

Os membros do grupo são os usuários comuns da organização que usam o grupo para colaborar. Eles podem acessar tudo que há no grupo, mas não podem alterar as configurações. No âmbito do SharePoint, eles são membros do site. Para obter informações sobre como adicionar ou remover membros do grupo, consulte Adicionar e remover membros do grupo no Outlook.

Os convidados são como membros do grupo, mas que estão fora da organização. Por padrão, os usuários podem chamar convidados para o grupo, e você pode controlar essa configuração. Para saber mais, confira Acesso de convidados em grupos do Office 365.

Selecione o tipo de Grupos que você deseja usar:

Caso prefira o modo de colaboração de caixa de entrada compartilhada, a experiência de grupos no Outlook é a opção certa para você. Ao criar um grupo no Outlook, você terá direito a:

Não é necessário criar manualmente nenhum desses recursos; ao criar o grupo, os recursos são criados automaticamente para você e as permissões necessárias são atribuídas para os membros do grupo, para que eles possam começar a usar os recursos imediatamente.

É possível acessar esses recursos por meio do já familiar cliente para área de trabalho do Microsoft Outlook 2016, do Outlook na Web, do Outlook 2016 para Mac (apenas caixa de entrada compartilhada) ou do Outlook móvel. Você encontrará seus Grupos do Office 365 no painel de navegação no lado esquerdo do Outlook para área de trabalho ou Outlook na Web.

Você encontrará seus grupos no painel de navegação no lado esquerdo do Outlook ou do Outlook na Web.

Com o novo cartão de foco do Grupos do Office 365, você tem acesso rápido aos recursos do grupo compartilhado. Basta passar o mouse sobre um nome de grupo no Outlook na Web ou no SharePoint.

Imagem do novo cartão de passagem dos Grupos do Office 365

O Microsoft Teams é a parte mais recente da nossa história de colaboração. O Microsoft Teams é o loop interno da sua equipe: um espaço de trabalho persistente baseado em chat no qual você pode ter conversas informais em tempo real sobre tópicos prioritários ou subgrupos específicos no grupo. 

O Yammer traz a experiência social empresarial para sua colaboração. Ele ajuda você a fazer novas conexões e descobertas em sua organização. Ele pode ajudá-lo a se comunicar e discutir ideias por toda a empresa ou em torno de áreas de interesse comum.

Ao criar um grupo conectado do Office 365 no Yammer, você terá:

  • Grupo do Yammer – um local comum para ter conversas e compartilhar informações

  • Biblioteca de Documentos do SharePoint – um local central para o grupo armazenar e compartilhar arquivos

  • Bloco de anotações compartilhado do OneNote – para reunir ideias, pesquisas e informações

  • Site de equipe do SharePoint – um depósito central de informações, links e conteúdo relacionados ao seu grupo

  • Planejador – para atribuir e gerenciar tarefas do projeto entre os membros do grupo

Você pode acessar essas ferramentas por meio do Yammer no seu navegador ou usando o aplicativo do Yammer no seu dispositivo iOS, Android ou Windows Phone.

Assim que um grupo cumprir sua finalidade, é possível excluí-lo para liberar recursos do sistema e para removê-lo das listas de exibição. Confira: Excluir um grupo. Caso não queira ter de se lembrar de excluir grupos desatualizados, o administrador pode definir políticas de expiração que farão com que grupos antigos expirem e sejam removidos automaticamente após um período de tempo específico. Confira: Política de expiração de Grupos do Office 365.

Observação: O conteúdo desta guia é destinado aos administradores.

Há três modelos principais de provisionamento nos Grupos do Office 365: aberto, orientado pela TI ou controlado. Cada um tem suas próprias vantagens.

Modelo

Vantagens

Aberto (padrão)

Os usuários podem criar os próprios grupos, conforme o necessário, sem precisar aguardar ou incomodar o setor de TI

Orientado pela TI

Os usuários solicitam um grupo ao setor de TI. O setor de TI pode orientá-los na seleção das melhores ferramentas de colaboração conforme suas necessidades

Controlado

Criação de grupo restrita a pessoas, equipes ou serviços específicos (confira: Controlar quem pode criar Grupos do Office 365)

Caso pretenda controlar como os Grupos do Office 365 são nomeados, você pode usar a política de nomenclatura para forçar uma obediência a certos padrões de nomes, incluindo prefixos ou sufixos, além de bloquear nomes censuráveis. Confira Política de Nomenclatura de Grupos do Office 365 para obter mais informações.

Cada grupo tem pelo menos um proprietário que pode adicionar ou remover membros e realizar algumas atividades de gerenciamento básicas do grupo e seu conteúdo. Geralmente, o proprietário faz isso no Outlook. Confira: Adicionar e remover membros do grupo no Outlook. Caso o proprietário (ou proprietários) do grupo saia da organização por qualquer motivo, o administrador poderá atribuir um novo proprietário ao grupo. Confira Atribuir um novo proprietário a um grupo órfão.

Além disso, caso você tenha permissões de Administrador do Exchange Online, poderá administrar seus grupos no Centro de Administração do Office 365 (confira Gerenciar a associação a um grupo no centro de administração do Office 365) ou no PowerShell (confira Gerenciar Grupos do Office 365 com o Windows PowerShell.

Pode chegar o momento em que você deseja excluir um grupo de seu locatário. Para obter informações sobre como excluir um grupo, confira: Excluir um grupo. Se um grupo for excluído acidentalmente, os administradores terão até 30 dias para restaurar esse grupo, confira: Restaurar um Grupo do Office 365 excluído.

Caso prefira uma maneira mais automatizada de gerenciar o ciclo de vida dos Grupos do Office 365, você pode usar as políticas de expiração para determinar que os grupos expirem em um intervalo de tempo específico. Os proprietários do grupo receberão um email com 30, 15 e 1 dia de antecedência à expiração do grupo, permitindo que eles renovem o grupo facilmente caso ele ainda seja necessário. Confira: Política de expiração de Grupos do Office 365.

Limites de grupo

Caso

Limite máximo

Proprietários por grupo

100

Grupos que um usuário pode criar

250

Grupos que um administrador pode criar

Até o limite padrão do locatário de 500 mil

Número de membros

Mais de 1.000, mas somente 1.000 podem acessar as conversas do grupo simultaneamente.

Os usuários podem observar atrasos ao acessar o calendário e conversas em grupos muito grandes no Outlook

Número de grupos dos quais um usuário pode ser membro

1.000

Armazenamento de arquivos

1 terabyte + 10 GB por usuário inscrito + qualquer armazenamento adicional adquirido. É possível adquirir um volume ilimitado de armazenamento adicional.

Tamanho da caixa de correio do grupo

50 GB

O número máximo padrão de grupos que uma organização do Office 365 pode ter atualmente é 500.000.

Se você pretende usar o recurso “Write-back de grupo” da ferramenta Azure Active Directory Connect, o comprimento máximo é de 448 caracteres relacionados ao atributo “Descrição”.

Para saber mais sobre armazenamento do SharePoint Online, confira Limites do SharePoint Online e Limites de software do SharePoint Online.

O gerenciamento dos Grupos do Office 365 é mais eficaz quando você tem informações acionáveis sobre o uso deles. O Centro de Administração do Office 365 tem uma ferramenta de geração de relatórios que permite a visualização de itens como o uso de armazenamento, quantos grupos ativos você tem e até mesmo como os usuários estão usando os grupos. Confira: Relatórios do Office 365 no centro de administração para obter mais informações.

Os Grupos do Office 365 também oferecem várias ferramentas de conformidade, proteção de informações e descoberta eletrônica.

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