Saiba mais sobre os grupos do Office 365

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Última atualização em 15 de fevereiro de 2019

Grupos do Office 365 é um serviço que funciona com as ferramentas do Office 365 que você usa já para poder colaborar com seus colegas de equipe ao escrever documentos, criar planilhas, trabalhar em planos de projeto, agendar reuniões ou enviar emails.

Este artigo ajudará a apresentar o que são os grupos a você e fornecerá alguns links úteis para as próximas etapas.

Para ter acesso às notícias e vídeos mais recentes sobre os Grupos do Office 365, confira os Blogs do Office

Dica: Se você estiver procurando informações sobre como usar os grupos de contatos do Outlook para enviar emails para uma lista de pessoas-como um grupo de amigos, consulte criar um grupo de contatos ou uma lista de distribuição no Outlook para PC.

Quais são os grupos do Office 365?

Os grupos no Office 365 permitem que você escolha um conjunto de pessoas com quem deseja colaborar e configure facilmente uma coleção de recursos para que essas pessoas compartilhem. Recursos como uma caixa de entrada compartilhada do Outlook, um calendário compartilhado ou uma biblioteca de documentos para colaboração em arquivos.

Você não precisa se preocupar em atribuir permissões manualmente a todos esses recursos porque adicionar membros ao grupo automaticamente fornece as permissões necessárias para as ferramentas que o seu grupo fornece. Além disso, os grupos são a experiência nova e aprimorada para o que usamos para usar listas de distribuição ou caixas de correio compartilhadas.

Dica: Para obter informações sobre como atualizar suas listas de distribuição tradicionais para grupos do Office 365, consulte este artigo.

Os recursos específicos que são fornecidos dependem ligeiramente dos grupos que a equipe precisa ter. Enquanto você está considerando as opções, é importante lembrar que um único tamanho raramente se adapta a todos. Diferentes equipes podem preferir trabalhar de maneiras diferentes e o Office 365 tem as ferramentas para habilitar a colaboração de qualquer forma que suas equipes preferem.

Você pode criar grupos do Office 365 de uma variedade de ferramentas, incluindo o Outlook, o Outlook na Web, o Outlook Mobile, o SharePoint, o Planner, as equipes e muito mais. A ferramenta que você escolhe para iniciar depende de um pouco sobre o tipo de grupo com o qual você está trabalhando. Por exemplo; na Microsoft, tendemos a iniciar o Outlook quando criamos um grupo organizado em torno de email e calendário. Se o grupo for uma comunicação de toda a empresa, tendemos a começar com o Yammer. Para colaboração baseada em chat, começamos o nosso grupo do Microsoft Teams.

Ao criar um grupo, você precisará decidir se deseja que ele seja um grupo particular ou um grupo público. O conteúdo em um grupo público pode ser visto por qualquer pessoa em sua organização, e qualquer pessoa em sua organização é capaz de ingressar no grupo. O conteúdo em um grupo privado só pode ser visto pelos membros do grupo e as pessoas que desejam ingressar em um grupo privado precisam ser aprovadas por um proprietário de grupo.

Observação: Atualmente, os grupos criados do Outlook na Web são privados por padrão.

Nem grupos públicos nem grupos privados podem ser vistos ou acessados por pessoas de fora da sua organização, a menos que essas pessoas tenham sido chamadas especificamente como convidados.

Para obter mais informações sobre como alterar os grupos de público para privado (ou vice-versa), confira tornar os grupos do Office 365 públicos ou privados.

Proprietários, membros e convidados

Os proprietários do grupo são os moderadores do grupo. Eles podem adicionar ou remover membros e ter permissões exclusivas como a capacidade de excluir conversas da caixa de entrada compartilhada ou alterar configurações diferentes sobre o grupo. Os proprietários do grupo podem renomear o grupo, atualizar a descrição ou a imagem e muito mais. Se você estiver familiarizado com as funções do SharePoint, o proprietário de um grupo é um administrador de conjunto de sites.

Membros do grupo são os usuários comuns de sua organização que usam o grupo para colaborar. Eles podem acessar tudo no grupo, mas não podem alterar as configurações do grupo. No mundo do SharePoint, eles são membros do site. Para obter informações sobre como adicionar ou remover membros do grupo, consulte Adicionar e remover membros do grupo no Outlook.

Convidados são como membros do grupo, mas estão fora da sua organização. Por padrão, os usuários podem convidar convidados para ingressar no grupo e você pode controlar essa configuração. Para obter mais informações, consulte acesso de convidado em grupos do Office 365.

Selecione o tipo de grupos que você deseja usar:

Se preferir o modo de colaboração de caixa de entrada compartilhada, a experiência de grupos no Outlook será para você. Ao criar um grupo no Outlook, você obterá:

Não é necessário criar manualmente nenhum desses recursos; ao criar o grupo, os recursos são criados automaticamente para você e as permissões necessárias são atribuídas para os membros do grupo, para que eles possam começar a usar os recursos imediatamente.

Você pode acessar esses recursos por meio do cliente de área de trabalho conhecido do Microsoft Outlook 2016, por meio do Outlook na Web, via Outlook 2016 para Mac (somente caixa de entrada compartilhada) ou pelo Outlook Mobile. Você encontrará seus grupos do Office 365 no painel de navegação à esquerda na área de trabalho do Outlook ou na Web.

Você encontrará seus grupos no painel de navegação à esquerda no Outlook ou no Outlook na Web

Com o cartão de foco dos novos grupos do Office 365, você tem acesso rápido aos recursos compartilhados do grupo. Basta passar o mouse sobre um nome de grupo no Outlook na Web ou no SharePoint.

Imagem do cartão de foco dos novos grupos do Office 365

A parte mais recente da nossa história de colaboração é o Microsoft Teams. O Microsoft Teams é o loop interno de sua equipe: um espaço de trabalho persistente, com base em chat, onde você pode ter informal, em tempo real, conversas sobre tópicos muito focalizados ou subgrupos específicos dentro do grupo.

O Yammer traz a experiência social empresarial para sua colaboração. Ele ajuda a fazer novas conexões e descobertas em toda a organização. Ele pode ajudá-lo a se comunicar e discutir ideias em áreas de interesse comuns ou em toda a empresa.

Ao criar um grupo conectado do Office 365 no Yammer, você obterá:

  • Grupo do Yammer – um local comum para ter conversas e compartilhar informações

  • Biblioteca de Documentos do SharePoint – um local central para o grupo armazenar e compartilhar arquivos

  • Bloco de anotações compartilhado do OneNote – para reunir ideias, pesquisas e informações

  • Site de equipe do SharePoint – um depósito central de informações, links e conteúdo relacionados ao seu grupo

  • Planejador – para atribuir e gerenciar tarefas do projeto entre os membros do grupo

Você pode acessar essas ferramentas por meio do Yammer no seu navegador ou usando o aplicativo do Yammer no seu dispositivo iOS, Android ou Windows Phone.

Depois que um grupo se torna a finalidade pretendida, você pode excluí-lo para liberar recursos do sistema e remover o grupo de estar listado ou exibido. Consulte: excluir um grupo. Se você não quiser se lembrar de excluir grupos desatualizados, o administrador pode definir políticas de expiração que farão com que os grupos antigos expirem e sejam removidos automaticamente após um período de tempo especificado. Consulte: política de expiração de grupo do Office 365.

Observação: O conteúdo desta guia destina-se a administradores.

Há três modelos principais de provisionamento nos grupos do Office 365: abrir, ele é LED ou controlado. Cada uma tem suas próprias vantagens.

Modelo

Vantagens

Abrir (padrão)

Os usuários podem criar seus próprios grupos conforme necessário, sem precisar aguardar ou se preocupar,

LED de ti

Os usuários solicitam um grupo dele. Ele pode orientá-los na seleção das melhores ferramentas de colaboração para suas necessidades

Árvore

Criação de grupo restrita a pessoas, equipes ou serviços específicos (consulte: controlar quem pode criar grupos do Office 365)

Se você quiser controlar como seus grupos do Office 365 são nomeados, você pode usar a política de nomenclatura para forçar nomes de grupo a aderir a certos padrões, incluindo prefixos ou sufixos, além de bloquear nomes censuráveis. Consulte política de nomenclatura de grupos do Office 365 para obter mais informações.

Cada grupo tem pelo menos um proprietário que pode adicionar ou remover membros e realizar algumas opções básicas do grupo e seu conteúdo. Normalmente, o proprietário faz isso no Outlook. Consulte: Adicionar e remover membros do grupo no Outlook. Se o proprietário (ou proprietários) de um grupo deixar a organização por qualquer motivo, o administrador poderá atribuir um novo proprietário ao grupo. ConFira atribuir um novo proprietário a um grupo órfão.

Além disso, se você tiver permissões de administrador do Exchange Online , poderá administrar seus grupos no centro de administração do Office 365 (consulte gerenciar associação de grupo no centro de administração do Office 365) ou no PowerShell (consulte gerenciar o Office 365 Grupos com o PowerShell .

Pode haver um horário em que você deseja excluir um grupo do seu locatário. Para obter informações sobre como excluir um grupo, confira: excluir um grupo. Se um grupo for excluído acidentalmente os administradores podem restaurar esse grupo por até 30 dias, consulte: restaurar um grupo excluído do Office 365.

Se preferir uma maneira mais automatizada de gerenciar o ciclo de vida dos seus grupos do Office 365, você pode usar políticas de expiração para expirar grupos em um intervalo de tempo específico. Os proprietários do grupo receberão um email 30, 15 e 1 dia antes da expiração do grupo, permitindo que eles renovem facilmente o grupo se ele ainda for necessário. Consulte: política de expiração de grupo do Office 365.

Limites de grupo

Caso

Valor

Proprietários por grupo

100

Grupos que um usuário pode criar

250

Grupos que um administrador pode criar

Até o limite padrão do locatário de 500 mil

Número de membros

Mais de 1.000, embora apenas 1.000 possa acessar as conversas de grupo simultaneamente.

Os usuários podem observar atrasos ao acessar o calendário e conversas em grupos muito grandes no Outlook

Número de grupos dos quais um usuário pode ser membro

1.000

Armazenamento de arquivos

1 terabyte + 10 GB por usuário inscrito + qualquer armazenamento adicional adquirido. Você pode adquirir uma quantidade ilimitada de armazenamento adicional.

Tamanho da caixa de correio do grupo

50 GB

O número máximo padrão de grupos que uma organização do Office 365 pode ter é atualmente 500.000.

Se você está planejando para o usuário o recurso "grupo writeback" da ferramenta Azure Active Directory Connect, o comprimento máximo é de 448 caracteres relacionados ao atributo "Description".

Para obter mais informações sobre o armazenamento do SharePoint Online, consulte limites do SharePoint Online e limites e limites de software do SharePoint Online.

O gerenciamento de seus grupos do Office 365 é mais eficaz quando você informações acionáveis sobre o uso de grupos. O centro de administração do Office 365 tem uma ferramenta de relatório que permite que você veja coisas como o uso do armazenamento, quantos grupos ativos você tem e até que seus usuários estejam usando os grupos. Consulte: relatórios do Office 365 no centro de administração para obter mais informações.

Os grupos do Office 365 fornecem várias ferramentas para conformidade, proteção de informaçõese descoberta eletrônica também.

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