Uma regra é uma ação que Outlook Web App é executada automaticamente em mensagens de entrada ou saída. Por exemplo, você pode criar uma regra para mover automaticamente todos os emails enviados para um grupo do qual você é membro de uma pasta específica ou excluir todas as mensagens com "Comprar agora" no assunto.
Se você quiser criar e gerenciar regras de caixa de entrada no programa de área de trabalho do Outlook, consulte Gerenciar mensagens de email usando regras.
Este artigo é sobre o Outlook Web App, usado por organizações que gerenciam servidores de email que executam o Exchange Server 2013 ou 2010. Se estiver usando o Microsoft 365 ou o Exchange Server 2016 ou 2019, seu programa de email será o Outlook na Web. Você encontra ajuda sobre o Outlook na Web em Obter ajuda sobre o Outlook na Web. |
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Em um navegador da Web, entre no Outlook Web App usando a URL fornecida pela pessoa que gerencia o e-mail de sua organização. Insira seu nome de usuário e senha e selecione Entrar.
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Na parte superior da página, selecione Configurações > Opções.
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Em Opções, selecione Organizar email > Regras da caixa de entrada.
A página Regras da caixa de entrada mostra uma visão geral de todas as regras da sua caixa de entrada. Aqui você pode analisar o que uma regra faz, ativar ou desativar regras, criar novas regras, editar regras existentes ou excluir regras que não são mais necessárias.
Item |
Descrição |
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novo |
Use isso para criar uma nova regra de Caixa de Entrada. |
editar |
Realce uma regra e selecione para exibir ou editar os detalhes de uma regra. |
excluir |
Realce uma regra e selecione Excluir para excluí-la. |
mover para cima |
Use isto para mover a regra selecionada para cima na lista. As regras são processadas de cima para baixo. |
mover para baixo |
Use isto para mover a regra selecionada para baixo na lista. |
atualizar |
Use isto para atualizar a lista de regras. |
Ativar |
Use a caixa de seleção próxima à regra para ativá-la ou (caixa marcada) ou desativá-la (caixa desmarcada). |
Regra |
O nome da regra |
Para criar uma nova regra em branco usando a página regras da caixa de entrada , escolha nova.
A janela de nova regra tem três seções:
Seção |
Descrição |
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Nome Quando a mensagem chega e: |
Dê um nome para a regra Use esta caixa para selecionar o critério para a sua regra. Use a seta para baixo para exibir e selecionar o critério desejado. Se o critério tiver opções adicionais, insira-os na janela que aparece. |
Faça o seguinte: |
Use esta caixa para selecionar a ação que você quer que seja tomada quando a mensagem que atende ao critério selecionado for recebida. |
Mais Opções |
Use Mais Opções para:
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Você pode editar uma regra selecionando-a e escolhendo editar para abrir a regra para que você possa alterar as condições ou ações da regra.
Se você tiver uma regra que não deseja mais, selecione-a e selecione excluir para removê-la. Se você quer apenas desativar a regra, remova a marca de seleção próxima à regra.
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Ao criar uma nova regra no Outlook Web App, você poderá receber um aviso de que algumas regras criadas no Outlook e atualmente estão desabilitadas serão excluídas. Antes de excluir essas regras, talvez você queira entrar em sua conta usando Outlook e marcar as regras para ver se deseja mantê-las. Ative todas as regras que você deseja manter.
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Regras são executadas de cima para baixo na ordem em que elas aparecem na janela de Regras. Para alterar a ordem das regras, selecione a regra que você deseja mover e selecione o para cima ou seta para baixo para mover a regra para a posição desejada na lista.
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Alguns tipos de mensagens não acionaram as regras da Caixa de Entrada, incluindo:
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Notificações de status de entrega, que incluem relatórios de mensagens não entregues e de sistema.
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Recibos de leitura e recibos de entrega que são gerados pelo cliente de email.
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Algumas mensagens de resposta automática (Ausência temporária).
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Você não tem de usar a guia Regras da Caixa de Entrada para criar uma regra. Você também pode criar regras diretamente nas mensagens. Para criar uma regra diretamente em uma mensagem:
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Clique com o botão direito do mouse na mensagem no painel da lista e selecione Criar regra.
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Ou ao exibir a mensagem no painel de leitura, selecione o menu estendido e selecione Criar regra no menu.
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Cada regra que você criar irá ocupar espaço na seção oculta da sua caixa de correio. Esta seção é limitada a 64 KB. A quantidade de espaço atual usada por uma regra depende de vários fatores, como o comprimento do nome e quantas condições são aplicadas. Quando você atingir o limite de 64 KB, receberá um aviso de que não poderá criar mais regras. Se isto acontecer, você terá que excluir ou simplificar algumas das regras existentes antes de criar mais regras. Algumas maneiras de reduzir espaço são:
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Excluir regras que não são mais necessárias.
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Encurtar os nomes de suas regras.
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Combinar uma ou mais regras que fazem a mesma coisa.
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Remover critérios de regras.
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Quando você criar uma regra de encaminhamento, pode adicionar mais de um endereço para encaminhamento. O número de endereços para os quais você pode encaminhar pode ser limitado, dependendo das configurações da sua conta. Se você adicionar mais endereços do que permitido, sua regra de encaminhamento não funcionará. Se você criar uma regra de encaminhamento com mais de um endereço, teste-a para ter certeza de que funciona.