Recuperar dados de tabela dinâmica um item de filtro de relatório por vez

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Se sua tabela dinâmica estiver conectada a uma fonte de dados externa abrir banco de dados ODBC (conectividade) que contém uma grande quantidade de dados, a recuperação de dados pode causar seu computador a ficar sem memória ou consultas a serem executadas lentamente. Para evitar esses problemas, aplica um filtro de relatório de tabela dinâmica para recuperar somente os dados de origem que é necessária para o conjunto atual de valores, dependendo dos itens selecionados.

Importante: Você pode usar esse recurso apenas com uma tabela dinâmica que está conectada a uma fonte de dados ODBC. Você deve usar o Assistente de gráfico dinâmico e tabela dinâmica para concluir o procedimento a seguir.

  1. Verifique se que o comando Assistente de gráfico dinâmico e tabela dinâmica está na barra de ferramentas de acesso rápido. Se você não vir a ele, siga estas etapas:

    Onde está a barra de ferramentas de acesso rápido?

    1. Clique na seta ao lado da barra de ferramentas e, em seguida, clique em Mais Comandos.

    2. Em Escolher comandos em, selecione Todos os Comandos.

    3. Na lista, selecione Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico, clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

  2. Agora, clique na tabela dinâmica e gráfico dinâmico Assistente ícone Assistente de tabela dinâmica e gráfico dinâmico na barra de ferramentas de acesso rápido.

  3. Na página Etapa 1 do assistente, selecione Fonte de dados externa e clique em Avançar.

  4. Na página Etapa 2 do assistente, clique em Obter Dados.

  5. Conecte-se a uma fonte de dados.

    Para obter mais informações sobre como se conectar a uma fonte de dados ODBC, consulte Usar o Microsoft Query para recuperar dados externos.

  6. Na página Etapa 3 do assistente, clique em Layout.

  7. Na caixa de diálogo Layout, arraste um ou mais campos para a área Filtro de Relatório.

  8. Em cada campo de filtro de relatório, faça o seguinte:

    1. Clique duas vezes no campo.

      A caixa de diálogo Opções avançadas de campo da tabela dinâmica aparecerá.

    2. Para recuperar somente dados atualizados da fonte de dados cada vez que você selecionar um novo item em um filtro de relatório, clique em Consultar fonte de dados externa enquanto você seleciona cada item de campo do filtro de relatório (requer menos memória).

      Para impedir que um campo de filtro de relatório seja movido para as áreas Rótulos de Linha, Rótulos de Coluna ou Valores, marque a caixa de seleção Desativar dinamização deste campo (recomendado).

      Para retornar à operação padrão, que é a recuperação de todos os dados da fonte de dados cada vez que você seleciona um novo item em um filtro de relatório, clique em Recuperar dados externos para todos os itens de campo do filtro de relatório (desempenho mais rápido).

Você pode configurar um filtro de relatório para recuperar dados selecionados da fonte de dados de uma tabela dinâmica usando a caixa de diálogo Opções avançadas de campo da tabela dinâmica no Assistente de gráfico dinâmico e tabela dinâmica. Por padrão, o Microsoft Office Excel recupera todos os dados de origem de uma tabela dinâmica, que inclui os dados filtrados (e, portanto, não sejam exibidos no relatório), quando você cria ou atualizar o relatório. Quando você configura um filtro de relatório para recuperar dados apenas para o item que você especificar no filtro, você pode recuperar pequenas quantidades de dados em uma base conforme necessário. Cada vez que você exibe um item diferente no filtro, apenas o subconjunto de dados para o novo item é recuperado. Você pode configurar quantos filtros de relatório conforme desejado e depois aplicá-los conforme necessário.

Como o desempenho é afetado

Quando um filtro de relatório estiver configurado para recuperar dados de um ou mais itens (mas não todos), o item (Tudo) que resume o conjunto completo de dados (esmaecido) e o comando Mostrar Páginas de Filtragem do Relatório (na guia Opções, no grupo Tabela Dinâmica quando você clica na seta ao lado de Opções) não estarão disponíveis. Cada vez que você selecionar um item diferente, recuperará menos dados, mas ainda precisará esperar os dados serem recuperados. Se o computador for desconectado da fonte de dados externa, você só poderá selecionar outro item depois que se reconectar à fonte de dados. No entanto, esta opção não permite que você trabalhe com volumes de dados muito maiores do que poderia em outras circunstâncias.

Se você recuperar todos os dados de todos os itens, a operação de recuperação de dados inicial possivelmente será mais demorada, mas você poderá selecionar novos itens no filtro de relatório sem atraso, pois todos os dados necessários serão carregados na memória do computador. Além disso, você pode abrir um resumo do conjunto de dados completo selecionando o item (Tudo) e reorganizar o relatório para usar os filtros de relatório em outras áreas. A opção (Tudo) oferece maior versatilidade quando o volume total de dados a ser recuperado está dentro dos limites de memória disponíveis do computador.

Movendo filtros de relatório

Se você arrastar um filtro de relatório que está configurado para recuperar todos os dados para todos os itens para outra posição, por exemplo, se você tentar torná-lo um rótulo de linha, o Excel tenta recuperar os dados de todos os itens e você pode ficar sem recursos do computador. No entanto, você pode impedir que um usuário fazer isso. Para obter mais informações, consulte a seção recuperar dados de filtro de relatório para cada item ou todos os itens.

Recuperando dados para itens quando um filtro de relatório não está disponível

Este recurso não estará disponível nas seguintes circunstâncias:

  • Os relatórios baseados nos dados de origem de banco de dados OLAP consultam automaticamente os dados quando necessário e, portanto, não usam este recurso.

  • A tabela dinâmica está compartilhando o cache de dados com uma ou mais tabelas dinâmicas.

  • O driver ODBC para o banco de dados externo que você está consultando não oferece suporte para consultas de parâmetro. Os drivers ODBC que são fornecidos com o Microsoft Office todas as consultas de parâmetro de suporte. Você pode contatar os fornecedores de driver de terceiros para determinar se seus drivers tem esse suporte.

Precisa de mais ajuda?

Você pode sempre consultar um especialista na Excel Tech Community, obter suporte na Comunidade de respostas ou sugerir um novo recurso ou melhoria no User Voice do Excel.

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