Práticas recomendadas para uma Reunião do Lync

Há diferentes opções que você pode usar quando configura, participa de e apresenta uma Reunião do Lync. Essas práticas recomendadas ajudam você a tirar proveito dos recursos que facilitam seu trabalho e proporcionam uma experiência de reunião agradável.

Dica: Para um guia interativo de tarefas comuns do apresentador, consulte Programação e preparação de uma Reunião do Skype for Business (Lync) e Gerenciar sua Reunião do Skype for Business (Lync).

Configurando uma Reunião do Lync

Agendando a reunião

Para uma reunião pequena e casual com pessoas dentro de sua empresa, use as opções padrão de reunião e pule a alteração as configurações. Lembre-se de que as opções padrão permitem que todos sejam um apresentador e participem da reunião diretamente.
Se houver uma necessidade específica da reunião, por exemplo, uma audiência maior, dados confidenciais, clientes externos, altere as opções de reunião para atender à necessidade. Para saber mais, veja Definir opções para Reuniões do Lync.
Se você tiver participantes pessoalmente e online, poderá executar Reuniões do Lync em uma sala de conferência. Para encontrar e adicionar uma sala de conferência no prédio desejado, clique em Localizador de Sala no Outlook. Ou reserve uma sala separadamente e adicione as informações da sala na caixa Local na solicitação de reunião.

Designar um apresentador de reserva

Escolha apresentador de reserva, para o caso de você não poder ingressar ou se atrasar. Um apresentador de reserva também pode iniciar a gravação, ajudar e gerenciar a audiência ou monitorar as perguntas enviadas na reunião, para que você possa se concentrar em sua apresentação. Isso é particularmente importante para uma reunião ou evento de grande porte.

Saiba seu PIN (Número de Identificação Pessoal)

Na maioria das vezes, você não precisará de um PIN quando ligar para a reunião de um telefone. Você será conectado diretamente e o seu número aparecerá na lista de participantes. Mas, se você desejar ligar como o líder ou um chamador autenticado, será solicitado seu PIN e/ou o número ou o ramal comercial.

Ligar como um chamador autenticado simplesmente significa que a reunião é protegida e você precisa ser identificado antes de ingressar na reunião.

É uma boa ideia ter seu PIN em mãos em caso de necessidade. Se você não lembra do seu PIN, clique em Esqueceu o seu PIN de discagem? na solicitação de reunião e siga as instruções na página para redefini-lo.

Incluir um documento de treinamento ou um link na solicitação de reunião

Se você estiver convidando participantes que não estão familiarizados com o Lync, inclua um documento de treinamento com instruções ou um link para o treinamento do Lync na solicitação de reunião, para ajudá-los com os recursos da reunião antes de participar.

Adicionar anotação à solicitação de reunião

Ao agendar sua reunião, você pode adicionar anotação privadas ou compartilhadas usando o OneNote. Os convidados podem ver e editar as anotações compartilhadas antes da reunião, quando eles têm a permissão apropriada. Basta clicar emAnotações de Reuniões na faixa de opções do convite e adicionar anotações compartilhadas às solicitações de reunião ou suas próprias anotações (não visíveis para outros). Veja Usando anotações compartilhadas e privadas em uma Reunião do Lync para saber mais.

Como participar de uma Reunião do Lync

Dica: Para ver um guia interativo sobre como participar de uma Reunião do Lync, incluindo dicas para solução de problemas, vejaParticipar de uma Reunião do Skype for Business (Lync).

Entre em sua reunião com 10 a 15 minutos de antecedência, para conseguir configurar e ter tempo para solução de problemas, se necessário.
Antes da reunião, decida se você usará o áudio do computador (áudio e vídeo integrados do Lync) ou um telefone para a parte de áudio da reunião.
Se você estiver usando áudio do computador, configure seus dispositivos de áudio e vídeo e verifique a qualidade. Você pode usar o microfone e os alto-falantes do computador, ou conectar um headset. Para mais informações, consulte Configurar e testar o áudio do Lync e Configurar e solucionar problemas de vídeo do Lync.
Se estiver usando um telefone para o áudio da reunião, tire proveito do recurso Telefonar para Mim do Lync. Na janela Participar do Áudio da Reunião, selecione Telefonar para mim e digite o número de telefone no qual deseja ser chamado.

Quando você usa esse recurso, não é preciso digitar a ID de reunião, nem o PIN. Pressione *1 para ouvir uma descrição dos comandos de conferência disponíveis.

Se possível, use um fone de ouvido, em vez do microfone e dos alto-falantes do computador, para obter uma qualidade de áudio melhor.
A qualidade do áudio é altamente dependente da condição da rede. Use uma conexão de rede com fio e desligue a opção sem fio no computador.
Depois de ingressar na reunião, ative a opção Mudo do microfone quando não estiver falando. Veja Usar áudio em uma reunião do Lync.

Como apresentar em uma Reunião do Lync

Faça um colega ingressar na reunião com você para verificar a qualidade visual e do áudio da reunião.
Verifique as opções de reunião para verificar se você ajustou como ligado/desligado os recursos corretos de audiência, como permissões de participante, conteúdo de exibição ou permissões de anotação.
Se você estiver usando o PowerPoint:

Mantenha o conjunto de slides para aproximadamente 15 slides ou menos, com fontes maiores (acima de 30 pontos) e um plano de fundo simples para evitar distrações.
Carregue sua apresentação antecipadamente e pratique com os controles para mover os slides ou anotar. Por exemplo, você pode chamar pontos importantes usando o ponteiro do laser ou os selos.
Use as anotações do apresentador para ajudar a lembrar seus pontos de fala.

Consulte Apresentar slides do PowerPoint em uma Reunião do Lync para obter mais informações.
Se você estiver compartilhando sua Área de Trabalho ou Programa:
1. Lembre-se de que quando você estiver compartilhando um programa, apenas os programas e documentos compartilhados ficarão visíveis para os participantes. Se você navegar para outros programas, eles não ficarão visíveis na reunião.
2. Use o compartilhamento de área de trabalho caso você precise alternar entre programas.
3. Clique em Visualização na Reunião do Lync para ver o que seus convidados veem quando você compartilha sua Área de Trabalho ou Programa.
4. Avise sua audiência que ela pode aumentar a área de visualização, indo para o modo Completo.
  
  Para saber mais, veja Compartilhar sua área de trabalho ou programas em uma reunião do Lync.
Deixe bastante tempo para perguntas e informe à audiência que ela pode digitar suas perguntas ou comentários na seção de mensagens instantâneas da reunião.
Ative sua opção Mudo quando não estiver falando e verifique se você sabe como ativar ou desativar a opção Mudo de seus participantes quando necessário usando o Lync e os comandos de toque do telefone quando você estiver usando um telefone (pressione *1 no teclado do telefone para ouvir os comandos).
Lembre os participantes no início da reunião como ativar ou desativar a própria opção Mudo.
No final da reunião, clique em Mais opções( …) e, em seguida, clique em Encerrar reunião. Clique em OK no aviso para continuar. Isso fecha a janela e desconecta todos os participantes da reunião, incluindo os que foram convidados.

Se você quiser apenas sair da reunião e deixar que os outros participantes permaneçam conectados, basta fechar a janela da reunião.

Captura de tela de outras opções em uma reunião do Lync

Executando sua reunião em uma sala de conferências

É uma boa ideia separar tempo para preparar a sala antes que a reunião comece, para ter certeza de que o Lync está configurado para funcionar com os dispositivos de áudio e vídeo da sala.

Conecte seu laptop ao projetor e ao telefone da sala de conferência, se necessário.
Silencie o microfone e os alto-falantes do seu computador, se houver um eco. Peça a outras pessoas na sala para também silenciar seu microfone e alto-falantes se estiverem no Lync.
Você pode conectar o telefone da sala ao seu computador ou usar o telefone para discar para o áudio da reunião.
Se você estiver usando o projetor da sala, ligue o cabo ao computador e selecione a exibição apropriada.

Tecla do Windows + P exibe o monitor e você pode selecionar uma das seguintes opções:
Duplicar – mostra sua área de trabalho tanto no monitor do computador como no projetor da sala.
Estender – estende sua área de trabalho no monitor do computador e no projetor da sala.
Somente projetor – mostra sua área de trabalho somente no projetor da sala.

Recomendamos selecionar Duplicar para que você possa ver a reunião tanto no monitor como na exibição da sala.

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