Projetos de documento usando o Project 2007

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Capa do livro project 2007 inside out

Microsoft Office Project 2007 dentro para fora
por Stover

Stover é uma especialista de gerenciamento de projeto que foi consultor com a equipe de projeto do Microsoft Office desde a versão 4. Ela é um designer de instrução e autor premiado com mais de duas décadas de experiência de comunicação técnica. Teresa é autor de inúmeros manuais do usuário, tutoriais e sistemas de ajuda — além de mais de um dezenas de livros computador, incluindo o Microsoft Office Project 2003 Inside Out e Microsoft Project versão 2002 Inside Out.

Para saber mais sobre outros livros sobre o 2007 Microsoft Office system, visite Microsoft Press.

Neste artigo

Foco a visão do projeto

Definir o escopo

Anexar a documentação do projeto

Porque a essência do gerenciamento de projetos está planejando, não é surpresa que os processos de planejamento de um novo projeto tem você fazendo uma grande quantidade de trabalho acabou de definir o estágio. Defina o panorama e obter aprovação para as especificações do produto ou serviço que você está criando e os limites definindo o escopo geral do projeto em si. Após essa visão no lugar, você está pronto para criar seu esquema de projeto — o plano do projeto — usando Microsoft Office Project 2007. Em seguida, divida seus objetivos para as fases reais, marcos e tarefas que formam o backbone de seu sistema de informações do projeto e metas do projeto. Você pode adicionar sua documentação de suporte, como o documento de visão ou estratégia, ao plano de projeto. Da mesma forma, você pode adicionar outras informações complementares como anotações ou hiperlinks fases, marcos e tarefas individuais. Todas essas informações tornam seu projeto planejar o repositório central de todas as informações do projeto.

Foco a visão do projeto

Você já pode ter uma imagem clara seu lembrar de que o seu projeto se trata e quais serão quando ela for concluída. Por outro lado, o projeto pode ainda parecer um pouco confusa, pelo menos ao redor das bordas. Não é incomum para outros participantes tenha uma visão clara quando você não tiver certeza se ele ainda.

E não se surpreenda se expectativas um interessado parecem som de expectativas de limpar suficiente, mas outro interessado inteiramente contraditória.

O desafio neste ponto de partida importante é definir claramente o projeto sem ambiguidade, para que todos os envolvidos está falando sobre o mesmo projeto, as mesmas expectativas e os mesmos resultados. Definindo a visão claramente no início impede redirecionamento (e o esforço desperdício Atendedor) no meio do projeto ou decepção no final.

Então, como você cria uma visão? Trabalhar com os principais responsáveis como os clientes, usuários em potencial, patrocinadores, executivos e membros da equipe do projeto para acessar suas expectativas de projeto. Você talvez precise reconciliar conflitantes modos de exibição e agendas opostos. Durante esse processo, você vai identificar as metas do projeto, bem como seus objetivos mensuráveis. Você vai identificar as suposições do projeto, soletrar possíveis riscos e fazer planos de contingência para esses riscos. Você também será identificar limitações conhecidas, como orçamento, tempo ou recursos.

Quando você concluir este planejamento de projeto de alto nível e obter a aprovação necessária, todos os envolvidos saberá exatamente o que eles estiver se inscrevendo para cima.

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Definir o escopo

Um escopo definido enfatiza a visão do produto que você está criando e o projeto que irá criá-lo. Como o seu projeto é executado e os problemas surgem, seu escopo definido pode ajudá-lo a tomar decisões. A definição de escopo é sua orientação para se na direção que você está pensando em é, na verdade, o trabalho deste projeto. Se você não ficar concentrado no escopo combinado do projeto, você provavelmente experiência "mudança gradual do escopo," na qual você acabar gastando tempo, dinheiro e recursos em tarefas e entregas que não fazem parte da visão original.

Isso é não quer dizer que o escopo não pode alterar durante o curso de um projeto. Condições de negócios, design realidades, orçamentos, hora, disponibilidade do recurso e muitos outros fatores podem ser necessário alterar de escopo do projeto meio. Além disso, como membros de sua equipe de projeto trabalhar em suas tarefas, eles são provavelmente gerar novas ideias excelentes. No entanto, o seu documento de escopo ajuda você a tomar decisões e gerenciar essas alterações para que você alterar na direção correta — alinhado com estratégia geral da sua organização, motivo do produto sendo e as metas do projeto.

Compreender o escopo do produto e o escopo do projeto

Há dois tipos de escopo: escopo do produto e o escopo do projeto. Primeiro, você define o escopo do produto, a menos que ele já foi definido para você. O escopo de produto Especifica os recursos e funções do produto que será o resultado do projeto. Escopo do produto pode ser parte da descrição do produto no seu compromisso. O produto pode ser tangível, como a construção de um edifício nova do office ou o design de um novo aviões. O produto também pode ser o desenvolvimento de uma implantação de serviço ou evento, por exemplo, de um novo sistema de computador ou a implementação de uma nova iniciativa de treinamento.

Independentemente do tipo de produto, o escopo do produto indica as especificações e os parâmetros que pintar uma imagem detalhada do resultado final. Por exemplo, o escopo do produto da construção de uma nova prédio pode conter metros quadrados, número de histórias, local e elementos de design arquitetônico.

O escopo do projeto Especifica o trabalho que deve ser feito para concluir o projeto com êxito, acordo com as especificações do escopo do produto associada. O escopo do projeto define e controla o que será e não será incluído no projeto. Caso haja várias fases de desenvolvimento de produto, o escopo do projeto pode especificar quais fase deste projeto está manipulando. Por exemplo, um projeto de implantação do sistema de computador pode especificar que seu escopo abrangem o desenvolvimento de infraestrutura e a instalação do novo sistema de computador, mas não a documentação e treinamento para novos usuários do sistema. Ou, ele pode especificar que o projeto lidar com todos os aspectos do produto, do conceito de conclusão de estágio final.

Desenvolver a instrução scope

Para definir o escopo do projeto e comunicá-lo às outras principais responsáveis, desenvolver e gravar a instrução scope. Dependendo de métodos de planejamento da sua organização, determinados elementos da instrução scope poderão ser definidos o muito cedo, às vezes, mesmo antes de você já foi atribuído como gerente de projeto. Outros elementos poderão ser definidos antes de você começar a identificar e ordenar as tarefas do projeto. Sua instrução scope deve incluir o seguinte:

  • Justificação de projeto     A instrução scope deve definir a necessidade de negócios ou outro estímulo para esse projeto. Este justificação fornece uma base de som para avaliar decisões futuras, inclusive as compensações inevitáveis.

  • Descrição do produto     O escopo deve definir os detalhes do produto ou serviço que está sendo criada. A descrição do produto e justificação project juntos deve Formula as metas do projeto.

  • Restrições do projeto ou limitações     O escopo deve incluir qualquer fatores de limitação no projeto. Fatores que podem limitar as opções de um projeto incluem um orçamento específico, disposições contratuais, uma data de término precisas e assim por diante.

    Observação: Como podemos usar as restrições do termo neste livro significa restrições de tarefas, neste capítulo estamos usando o termo limitações para se referir a restrições do projeto geral.

  • Suposições do projeto     O escopo deve listar quaisquer elementos considerados como true, reais ou certos — mesmo quando eles podem não estar — para poder continuar desenvolvendo o plano do projeto e avançando. Por sua natureza, suposições geralmente têm um grau de risco. Por exemplo, se você não souber se a criação de um projeto de construção comercial será 10.000 ou 15.000 pés quadrados, você precisa assumir um ou outro para fins de planejamento. O risco é que a outra opção pode acabar sendo correto. Depois que os fatos são conhecidos, mas outras dependências de projeto podem já estar no local, em seguida, você pode ajustar o plano.

    Observação: Embora determinados aspectos de sua instrução scope podem permanecer inalterados durante o processo de planejamento iterativo, que não é necessariamente o caso com suposições e limitações de projeto. Como o escopo se torna mais estreitamente definido, as suposições e limitações que podem ser luz e melhor estão expostas. Da mesma forma, como você continuar adiante no processo de planejamento, o escopo do projeto inteiro tende a ficar mais com foco em.

  • Resultados finais do projeto     O escopo deve listar os subproducts resumidas criadas por toda a duração do projeto. A entrega do subprojeto final entrega marca a conclusão do projeto inteiro. Esta lista pode trazer para o foco principais fases e marcos, que serão útil quando você começa inserindo tarefas em seu plano de projeto.

  • Objetivos do projeto     O escopo deve enumerar os objetivos mensuráveis para ser satisfeito do projeto para ser considerado bem-sucedido. Os objetivos mapeiam os resultados e são controlados pelos objetivos do projeto, conforme descrito pela descrição de produto e justificação do project. Para ser significativa, os objetivos do projeto devem ser quantificáveis de alguma maneira, por exemplo, um valor de moeda específico, um período específico ou um nível específico de qualidade.

    Observação: A instrução scope também pode resolver outro problemas como comunicações, controle de qualidade e gerenciamento de riscos de planejamento do projeto. Ele pode definir os requisitos de relatórios e as ferramentas de colaboração para ser implementado. A instrução scope também pode especificar o nível de qualidade aceitável mínimo, definir os riscos potenciais associados com as suposições e limitações de detalhadas e estipular métodos para conter os riscos.

Escopo do produto e o escopo do projeto intricately estão vinculadas. O escopo do projeto depende de uma definição clara de escopo do produto. O escopo do projeto é atendido por meio da conclusão de trabalho representado no plano do projeto. Da mesma forma, o escopo do produto é atendido por reunião as especificações em requisitos do produto.

Com o rascunho de instrução scope em mãos, você tem um documento que você pode usar para se comunicar claramente com outros participantes do projeto. Este rascunho ajuda você a liberar qualquer cross-purposes, suposições incorreta e requisitos no local incorreto. Conforme você continuar a refinar a instrução scope, a visão do projeto é aperfeiçoada ponto onde todos os participantes devem ter uma compreensão comuns do projeto. E porque todas as partes interessadas participaram na criação da visão, você pode se sentir seguro que todos entendam o que elas estão trabalhando em direção quando você começar a executar o plano do projeto.

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Anexar a documentação do projeto

Você pode tornar Project 2007 o repositório central para todas as sua documentação de importantes do projeto. Por exemplo, talvez você queira anexar ou vincular a instrução scope seu plano de projeto, bem como outros documentos como as necessidades de análise, estudo de mercado e especificações do produto.

Mostrar a tarefa resumo do projeto

Para anexar a documentação de planejamento ao seu projeto, a primeira etapa é exibir a tarefa de resumo do projeto. Não apenas a tarefa de resumo do projeto eventualmente oferece data do resumo e custo informações para o projeto como um todo, pode servir como o local para seus documentos de planejamento anexados ou vinculados. Para exibir a tarefa de resumo do projeto, siga estas etapas:

  1. Clique em Ferramentas, Opções e clique na guia Exibir.

  2. Em Opções de estrutura de tópicos, marque a caixa de seleção Mostrar tarefa de resumo do projeto.

  3. Clique em Okey. Uma tarefa de resumo aparece na linha 0 do gráfico de Gantt (consulte a Figura 1), adotando o nome do arquivo como o nome de tarefa de resumo do projeto. Se você quiser alterar o nome, clique no campo Nome da tarefa para a tarefa de resumo do projeto. Edite o nome do campo de entrada acima de planilha de tarefas.

    use a tarefa de resumo do projeto para anexar ou vincular documentos de planejamento
    Figura 1 Use a tarefa de resumo do projeto para anexar ou vincular documentos de planejamento.

Copiar um documento em seu arquivo de projeto

Você pode incluir documentos criados em outros programas dentro Project 2007 de planejamento. Embora isso pode aumentar significativamente o tamanho do arquivo, você saberá que todas as suas informações de projeto estão armazenadas em um só lugar. Para incluir os documentos, siga estas etapas:

  1. Com a tarefa resumo do projeto selecionada, clique em Informações da tarefa na barra de ferramentas padrão e, em seguida, clique na guia anotações. Você também pode clicar duas vezes na tarefa para abrir a caixa de diálogo Informações da tarefa de resumo. Na guia anotações, clique no botão Inserir objeto.

  2. Na caixa de diálogo Inserir objeto, selecione a opção de Criar do arquivo e, em seguida, clique no botão Procurar.

  3. Na caixa de diálogo Procurar, selecione o documento que você deseja anexar ou incorporar em seu arquivo de projeto de planejamento do projeto. Clique no botão Inserir.

  4. Voltar na caixa de diálogo Inserir objeto novamente, selecione a Exibir como ícone caixa de seleção (consulte a Figura 2).

    Se o documento for pequeno, considere limpar a caixa de seleção Exibir como ícone. Desmarcar esta caixa de seleção incorpora o conteúdo do arquivo de sua caixa de anotações do projeto, para que você possa lê-lo diretamente de lá.

    o documento selecionado será incorporado em seu plano de projeto
    Figura 2 que o documento selecionado será incorporado em seu plano de projeto.
  5. Clique em Okey. Ícone do documento aparece na área de anotações da caixa de diálogo Informações da tarefa de resumo caixa (consulte Figura 3).

    clicar duas vezes no ícone faz com que o mesmo se abra em seu aplicativo de origem
    Figura 3 duas vezes no ícone abre no seu aplicativo de origem.
  6. Na caixa de diálogo Informações da tarefa de resumo, clique em Okey. O indicador de anotações aparece no gráfico de Gantt (consulte a Figura 4).

    indicador de anotações na linha correspondente do gráfico de gantt
    Figura 4 quando você armazena algo em uma guia de anotações, o indicador de anotações aparece na linha correspondente do gráfico de Gantt.

Agora, sempre que você precisa revisar o documento, basta clicar duas vezes no indicador de anotações para abrir a guia anotações da caixa de diálogo Informações da tarefa de resumo. Clique duas vezes no ícone do documento.

Observação: Além de anexar documentos a tarefa resumo do projeto, você pode anexar documentos a tarefas de resumo e tarefas individuais. Isso pode ser útil quando você tiver especificações ou desenhos que ainda mais definem o escopo de uma determinada fase sub ou tarefa. Você também pode anexar entregas ou relatórios de marco em tarefas de marco.

Hiperlink de um documento para o seu arquivo de projeto

Hiperlinks é outra maneira de incluir documentos de planejamento com seu arquivo de projeto. Hiperlinks é um método preferencial quando você deseja manter seu filtro de tamanho de arquivo e souber que seu plano do projeto e documentos de planejamento associados sempre estará no mesmo local. Também é um método muito eficiente para abrir documentos associados rapidamente. Para inserir um hiperlink, siga estas etapas:

  1. Com a tarefa resumo do projeto selecionada, clique em Inserir hiperlink na barra de ferramentas padrão.

  2. Na caixa de Texto para exibição, digite um nome descritivo para o documento ao qual você está vinculando, por exemplo, Demonstrativo de escopo do projeto.

  3. Encontre e selecione o documento que você deseja vincular ao arquivo de projeto de planejamento do projeto (consulte a Figura 5).

    o caminho e o nome do documento selecionado aparecem na caixa de endereço
    Figura 5 o caminho e o nome do documento selecionado aparecem na caixa Endereço.
  4. Clique em Okey. O indicador do hiperlink aparece no campo indicadores do gráfico de Gantt (ver Figura 6).

    indicador do hiperlink aparece na linha correspondente do gráfico de gantt
    Figura 6 quando você hiperlink um documento a uma tarefa, o indicador do hiperlink aparece na linha correspondente do gráfico de Gantt.

Agora, sempre que você precisa revisar o documento, basta clicar o indicador do hiperlink. O documento será aberto em sua própria janela de aplicativo.

Observação: Além de hiperlinks para documentos da tarefa resumo do projeto, você pode criar um hiperlink de tarefas de resumo e tarefas individuais. Se você estiver usando Microsoft Office Project Professional 2007 com o Microsoft Office Project Server para gerenciamento de projetos corporativos, o método preferencial para manter todos os documentos de projeto juntas é usar a biblioteca de documentos. Configurando Microsoft Office Project Web Access com o Windows SharePoint Services, você pode configurar e manter uma biblioteca de documentos. Dessa forma, todos os membros da equipe e outros participantes podem exibir os documentos por meio de seus navegadores da Web. Eles também podem verificar documentos e reduzir, fornecendo controle de versão vital.

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