Problemas comuns de mala direta

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Este artigo ajudará você a obter respostas aos problemas de mala direta mais comuns ao usar o Publisher: fazendo alterações em uma fonte de dados ou lista de endereços durante o processo de mala direta, adicionando espaços a um campo de mesclagem para que ele tenha a aparência desejada , salvar a publicação mesclada e imprimir diferentes páginas mescladas em uma planilha (por exemplo, etiquetas diferentes em uma folha de etiquetas).

Editar uma lista de endereços existente

Se você estiver trabalhando na publicação de mesclagem e quiser fazer alterações na fonte de dados ou na lista de endereços, faça o seguinte:

  1. Em criar lista de destinatários, clique em usar uma lista existente e, em seguida, clique em Avançar: criar ou conectar-se a uma lista de destinatários.

    Por padrão, o Microsoft Publisher armazena fontes de dados na pasta minhas fontes de dados. Talvez seja necessário navegar para localizar sua fonte de dados.

  2. Na caixa de diálogo selecionar fonte de dados, clique na fonte de dados desejada.

  3. Clique em Abrir.

    Dependendo do tipo de fonte de dados que você selecionar, outras caixas de diálogo poderão aparecer solicitando informações específicas.

    Por exemplo, se a fonte de dados for uma pasta de trabalho do Microsoft Office Excel com informações em várias planilhas, você precisará selecionar a planilha que contém as informações desejadas e, em seguida, clicar em OK.

  4. Na caixa de diálogo destinatários da mala direta, clique no nome da fonte de dados e, em seguida, clique em Editar.

    Editar lista de endereços existente

  5. Na caixa Editar fonte de dados, você pode editar ou excluir endereços existentes ou adicionar novas entradas.

  6. Quando terminar de editar a lista de endereços, clique em OK e em Sim para atualizar a lista de endereços.

Observação: Para obter mais informações sobre como criar uma fonte de dados ou uma lista de endereços, consulte criar uma fonte de dados para uma maladireta.

O problema mais comum com a inserção de campos de mesclagem em um documento é obter o espaçamento correto entre os campos de mesclagem, particularmente com campos de mesclagem que nem sempre estão presentes, como iniciais do segundo nome. Você pode adicionar espaços diretamente na página entre os campos de mesclagem, mas isso resultará em espaços extras se alguns dos endereços não usarem todos os campos de mesclagem. Para garantir que todos os seus campos obtenham o espaço necessário, insira os espaços na própria lista de endereços.

Por exemplo, para garantir que os nomes de reciprient apareçam corretamente se um item na sua lista de endereços contém uma inicial do meio, faça o seguinte:

  1. Na entrada inicial do meio para cada destinatário que contém uma middile inicial, adicione um espaço, pressionando a barra de espaço, antes e depois da inicial.

  2. Na entrada inicial do meio para cada destinatário que não contenha um inicial, adicione um espaço.

    Espaçamento na lista de endereços

UMA mala direta contém as informações que são iguais em cada cópia e alguns espaços reservados para as informações que são exclusivas de cada cópia. Um exemplo disso é um boletim informativo personalizado no qual o corpo do boletim informativo é o mesmo para todos os destinatários, mas o endereço para correspondência e a introdução são diferentes.

O problema mais comum na criação da publicação mesclada não é salvar a publicação com os campos de mesclagem e com a publicação de páginas mescladas.

Criar publicação mesclada é a etapa três do assistente de mala direta. Nesta etapa, você tem três opções:

  1. Imprimir      Essa opção imprime a publicação mesclada.

  2. Mesclar para uma nova publicação      Essa opção abre uma nova publicação com uma página para cada conjunto de dados de mesclagem.

  3. Adicionar a uma publicação existente Essa opção solicita que você escolha uma publicação e, em seguida, adiciona as páginas mescladas ao final da publicação.

Para salvar a publicação mesclada e a publicação que contém os campos mesclados, clique na opção Mesclar para uma nova publicação. UMA nova janela de publicação é aberta e exibe a publicação de páginas mescladas. A publicação de campo de mesclagem fica oculta atrás da publicação de páginas mescladas. Lembre-se de salvar as duas publicações.

Em seguida, você pode imprimir a publicação de páginas mescladas.

O problema mais comum na impressão da publicação é imprimir uma de cada uma das páginas mescladas em uma folha de papel — por exemplo, uma das etiquetas de endereçamento diferentes em uma folha de papel de etiquetas de endereçamento.

Isso acontece porque, se você escolher a opção Imprimir, a caixa de diálogo Imprimir padrão será a opção várias cópias por folha e imprimirá uma folha de etiquetas inteira para cada endereço, em vez de imprimir um endereço por rótulo na folha.

Para imprimir conjuntos diferentes de dados de mesclagem — por exemplo, nomes e endereços diferentes — em cada folha de papel, clique em várias páginas por folha na seção Opções de impressão.

Caixa de diálogo Imprimir com a opção Várias páginas por folha

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