Primeiros passos: criar um sistema de anotações de reunião com o InfoPath e o SharePoint

Observação:  Desejamos fornecer o conteúdo da Ajuda mais recente no seu idioma da forma mais rápida possível. Esta página foi traduzida de forma automatizada e pode conter imprecisões ou erros gramaticais. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. As informações foram úteis? Dê sua opinião no final desta página. Aqui está o artigo em inglês para facilitar a referência.

Fazendo pequenas modificações em uma amostra de modelo de formulário do Microsoft Office InfoPath 2007 e criar uma biblioteca de documentos em um site de Windows SharePoint Services 3.0, você pode implementar um sistema que você pode usar para fazer anotações de reuniões de maneira consistente, envie as anotações para cada participante da reunião, e armazene essas anotações em uma biblioteca de documentos do SharePoint Services. Este artigo mostram como criar esse sistema.

Neste artigo

Visão geral

Antes de começar

Criar seu novo sistema de anotações de reunião

Atualizar o modelo de formulário

Visão geral

Incluído no InfoPath é uma amostra de modelo de formulário que foi desenvolvida especificamente para coletar dados de reunião comuns, como agendas, participantes, itens de discussão e itens de ação. O modelo de formulário de exemplo é configurado para que você possa enviar uma cópia de um formulário que é baseado no modelo por email para cada participante da reunião.

A amostra de modelo de formulário está configurada para ajudar o Secretário coletar os dados que normalmente são gravados em uma reunião. Os controles são organizados em seções lógicas para ajudar o Secretário coletar os dados corretos e também alivia ele de coleta de dados que podem ser gerados automaticamente. O layout dos controles também fornece uma estrutura consistente, portanto, em vez do Secretário precisar Lembre-se de que tipo de dados para coletar ele apenas preenche as lacunas conforme o andamento da reunião.

Embora seja possível modificar o modelo de formulário para coletar dados adicionais, sugerimos que você use o modelo de formulário existente como está com uma modificação que permite salvar formulários preenchidos para uma biblioteca de documentos do SharePoint. Você pode testar a eficiência do seu sistema e use o que aprendeu durante o teste para modificar o modelo de formulário para atender às necessidades do seu grupo.

Você pode usar este modelo de formulário de exemplo no seu sistema publicando primeiro a amostra de modelo de formulário em uma nova biblioteca de documentos em um site do SharePoint. Você criará uma nova biblioteca de documentos como parte do processo de publicação. Depois de publicar o modelo de formulário e criar nova biblioteca de documentos, você irá, em seguida, modificar o modelo de formulário para que ele salva um formulário preenchido nova biblioteca de documentos e envia uma cópia do formulário aos participantes da reunião.

Para usar este sistema, o Secretário vai para a biblioteca de documentos e cria um novo formulário baseado neste modelo de formulário. Durante uma reunião, o Secretário preenche os dados nos controles apropriados no formulário. No final da reunião, o Secretário submete o formulário para a biblioteca de documentos e uma cópia do formulário é enviada para cada participante da reunião. As pessoas que não participou da reunião podem ler as anotações indo para a biblioteca de documentos e abrindo o formulário no InfoPath.

O modelo de formulário de exemplo contém as seções a seguir:

Modelo de formulário agenda de reuniões com quatro seções

1. título seção contém controles para o nome, finalidade, local e datas de reunião e horas. O controle de Data exibirá automaticamente a data em que o formulário foi criado. Por padrão, o controle de caixa de texto de Hora de término automaticamente exibe uma hora ou seja uma hora depois que o tempo inserido no controle de caixa de texto de Hora de início.

2. participantes repetição seção contém controles para os nomes e endereços de email de cada participante da reunião. Quando o Secretário envia o formulário preenchido, cada participante listado nessa seção recebe uma cópia do formulário concluído.

3. seção de repetição de item de discussão contém controles para cada apresentador (um participante que leva uma discussão) e anotações sobre cada item de discussão. O controle de caixa de listagem suspensa apresentador exibe nomes da seção de participantes.

4. seção de repetição de item de ação contém controles para o nome, a atribuição e o vencimento Data para cada item de ação. O controle de caixa de listagem suspensa atribuição exibe os nomes da seção de participantes.

Se você estiver começando a usar o InfoPath, os artigos a seguir o ajudará a entender os conceitos importantes e definir melhor os termos que você encontrará ao concluir cada tarefa neste artigo. Você também encontrará esses links nas seções apropriadas neste artigo caso seja necessário mais informações como concluir uma tarefa.

Início da página

Antes de começar

Você precisa o localizador de recursos uniforme (URL) e, no mínimo, permissões de design para o conjunto de sites do site do SharePoint que você usará para esse sistema. Se você pode criar uma biblioteca de documentos em seu conjunto de sites, você tem as permissões apropriadas. As pessoas que precisam para ver as anotações da reunião serão necessário permissões de leitura para seu conjunto de sites. Contate o administrador do seu conjunto de sites se precisar de permissões para criar uma biblioteca de documentos ou para configurar permissões de leitura para seu conjunto de sites para os usuários do formulário.

Você também será preciso pelo menos um endereço de email ao qual você pode enviar uma cópia do formulário concluído e um cliente de email, como Microsoft Office Outlook 2007, que está configurado para receber mensagens para que você possa testar o modelo de formulário.

Este artigo pressupõe que você está usando uma configuração padrão do SharePoint Services.

Início da página

Criar seu novo sistema de anotações de reunião

Para criar esse sistema, você irá fazer o seguinte:

  1. Abra e salve o modelo de formulário de exemplo.

  2. Publica o modelo de formulário de exemplo para criar uma nova biblioteca de documentos para as anotações da reunião.

  3. Modifica o modelo de formulário de exemplo para salvar formulários preenchidos nova biblioteca de documentos e, em seguida, enviar uma cópia para cada participante.

  4. Publique o modelo de formulário modificado.

  5. Teste o modelo de formulário modificado e nova biblioteca de documentos criando e enviar formulários de teste que são baseados neste modelo de formulário.

Abrir e salvar o modelo de formulário

  1. No menu arquivo, clique em Design de um modelo de formulário.

  2. Em Abrir um modelo de formulário, clique em Personalizar uma amostra.

  3. Em Personalizar uma amostra, clique duas vezes em Cronograma da reunião de amostra.

  4. No menu Arquivo, clique em Salvar.

  5. Se o InfoPath exibe uma mensagem sobre a publicação no modelo de formulário, clique em Okey.

  6. Na caixa de diálogo Salvar como, especifique o local onde deseja salvar o modelo de formulário.

  7. Na caixa nome do arquivo, digite um nome para o modelo de formulário.

  8. Na lista Salvar como tipo, clique em Modelo de formulário do InfoPath e clique em Salvar.

Publicar o modelo de formulário

Como parte do processo de publicação, você criará uma nova biblioteca de documentos.

Para saber mais sobre a publicação de um modelo de formulário, consulte o artigo Introdução à publicação de um modelo de formulário.

  1. No menu arquivo, clique em Publicar.

  2. Na primeira página do Assistente de publicação, clique em um servidor do SharePoint com ou sem InfoPath Forms Services e clique em Avançar.

  3. Na próxima página do assistente, na caixa Digite o local do site do SharePoint ou o InfoPath Forms Services, digite a URL do seu conjunto de sites no site do SharePoint e, em seguida, clique em Avançar. Por exemplo, para usar um conjunto de sites com a URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, digite http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly na caixa.

  4. Na próxima página, clique em Biblioteca de documentos e clique em Avançar.

  5. Na próxima página, clique em criar uma nova biblioteca de documentos e clique em Avançar.

  6. Na próxima página, digite um nome e uma descrição para a nova biblioteca de documentos e clique em Avançar.

  7. Aceite as colunas sugeridas e clique em Avançar.

  8. Na última página do assistente, verifique se as informações mostradas estão corretas e clique em Publicar.

  9. Clique em Fechar.

    Quando você publica com êxito o modelo de formulário, você receberá uma confirmação na última página do assistente.

Anote a URL da nova biblioteca de documentos; Você precisará dessas informações neste artigo. A URL da nova biblioteca de documentos será a URL do conjunto de sites, seguido por uma barra (/), seguida do nome da biblioteca de documentos. Por exemplo, se você criou uma nova biblioteca de documentos chamada MeetingNotes no conjunto de sites com a URL http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly, a URL da nova biblioteca de documentos será http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

Modificar o modelo de formulário

Esta seção mostra como fazer o seguinte:

  • Adicione uma nova conexão de dados de enviar que salva o formulário concluído na nova biblioteca de documentos.

    Para saber que mais sobre conexões de dados de envio, consulte Introdução às conexões de dados.

  • Altere as opções para a conexão de dados para que ele salva o formulário concluído à biblioteca de documentos e envia uma cópia do formulário concluído para cada participante da reunião.

  • Configure o modelo de formulário para que ele fecha o formulário após o envio.

Para saber mais sobre o envio de um formulário baseado em um modelo de formulário, consulte o artigo Introdução ao enviar dados de formulário.

Adicionar um novo enviar conexão de dados

Nesta seção, você criará uma nova conexão de dados para a nova biblioteca de documentos de enviar e configurar a conexão de dados para salvar o formulário com um nome exclusivo. O nome do formulário será uma combinação do título da reunião e a data em que o formulário foi criado.

Começar a criar a conexão de dados
  1. No menu Ferramentas, clique em Conexões de dados.

  2. Na caixa de diálogo Conexões de dados, clique em Adicionar.

  3. No Assistente de Conexão de dados, clique em criar uma nova conexão para, clique em Enviar dados e clique em Avançar.

  4. Na próxima página do assistente, clique em uma biblioteca de documentos em um site do SharePoint e, em seguida, clique em Avançar. Selecionando um destino para dados enviados no Assistente para Conexão de Dados

  5. Na próxima página do assistente, na caixa de biblioteca de documentos, digite a URL da biblioteca de documentos que você criou na seção anterior. Por exemplo, para usar uma biblioteca de documentos com a URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes, digite http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes na caixa de biblioteca de documentos.

    A próxima seção orienta o processo de definir um nome exclusivo do formulário, que requer que você permanecer nesta página do assistente. Não clique em Avançar ainda.

Definir um nome exclusivo do formulário

O modelo de formulário salva o formulário em uma biblioteca de documentos com um nome padrão. Se você usar o nome padrão, a nova biblioteca de documentos armazenará somente um formulário concluído. Nesta seção, você irá configurar a conexão de dados para salvar formulários que são baseados neste modelo de formulário com um nome que consiste no título da reunião e a data da reunião. Você pode fazer isso criando uma fórmula que usa uma função XPath .

Para saber mais sobre fórmulas e funções, consulte Adicionar uma fórmula a um controle.

  1. Clique em Inserir Fórmula Botão Fórmula .

  2. Na caixa de diálogo Inserir Fórmula, clique em Inserir função.

  3. Na lista categorias da caixa de diálogo Inserir função, clique em texto.

  4. Na lista de funções, clique concat e clique em Okey.

  5. Na caixa fórmula, clique duas vezes na primeira instância clique duas vezes para inserir campo.

    Clicar duas vezes para inserir o primeiro campo a ser usado como parte do nome do formulário

  6. Na caixa de diálogo Selecionar campo ou grupo, abra a reunião, clique em título e clique em Okey.

    Selecionar o campo Título da Reunião na caixa de diálogo Selecionar Campo ou Grupo

  7. Na caixa fórmula, clique na segunda instância do clique duas vezes para inserir campo para selecioná-la (não clique duas vezes nela).

    Clicar duas vezes para inserir um caractere traço como parte do nome do formulário

  8. Digite aspas duplas ("), seguido por um traço (-), seguido por outra aspas duplas.

    Inserir um caractere traço como parte do nome do formulário

  9. Clique duas vezes a terceira ocorrência do clique duas vezes para inserir campo.

    Clicar duas vezes para inserir outro campo a ser usado como parte do nome do formulário

  10. Na caixa de diálogo Selecionar campo ou grupo, abra a reunião, clique em Data e, em seguida, clique em Okey.

    Selecionar o campo Data da Reunião na caixa de diálogo Selecionar um Campo ou Grupo

    Caixa de diálogo Inserir Fórmula deve parecer com o seguinte:

    A fórmula concluída na caixa de diálogo Inserir Fórmula que cria o nome do formulário

  11. Para verificar a fórmula a sintaxe correta, na caixa de diálogo Inserir Fórmula, clique em Verificar fórmula.

  12. Se a fórmula não contiver todos os erros, clique em Okey para fechar a caixa de diálogo.

Termine de configurar a conexão de dados
  1. No assistente, clique em Avançar.

  2. Na próxima página do assistente, na caixa Digite um nome para esta conexão de dados, digite um nome descritivo para este enviar conexão de dados.

  3. Verifique se as informações estão corretas na seção Resumo e clique em Concluir.

  4. Clique em Fechar.

  5. No menu Arquivo, clique em Salvar.

Alterar as opções de envio para usar ambas as conexões de dados de envio

  1. No menu Ferramentas, clique em Opções de envio.

  2. Na caixa de diálogo Opções de envio, marque a caixa de seleção Permitir que os usuários enviarem este formulário.

  3. Clique em Executar ação personalizada usando regras e clique em regras.

  4. Na caixa de diálogo regras para enviar formulários, clique em Adicionar.

  5. Clique em Adicionar ação.

  6. Na caixa ação, clique em Enviar usando uma conexão de dados.

  7. Na lista de conexão de dados, clique na conexão de dados para a biblioteca de documentos que você criou na seção anterior e, em seguida, clique em Okey.

  8. Clique em Adicionar ação.

  9. Na caixa ação, clique em Enviar usando uma conexão de dados.

  10. Na lista de conexão de dados, clique em Enviar principal e clique em Okey.

    Você usará a conexão de dados principal enviar para enviar uma cópia do formulário para cada participante.

  11. Na caixa nome da caixa de diálogo regra, digite Enviar regras para identificar a regra que você acabou de criar.

  12. Clique em OK duas vezes.

Configure o modelo de formulário para fechar o formulário após o envio.

  1. Na caixa de diálogo Opções de envio, clique em Avançado.

  2. Na lista após enviar, clique em Fechar o formulário.

  3. Clique em OK.

  4. No menu Arquivo, clique em Salvar.

Publicar o modelo de formulário

Depois de modificar o modelo de formulário, você precisa publicá-lo à biblioteca de documentos para implantar as modificações.

  1. No menu arquivo, clique em Publicar.

  2. Na primeira página do Assistente de publicação, clique em um servidor do SharePoint com ou sem InfoPath Forms Services e clique em Avançar.

  3. Na próxima página do assistente, na caixa Digite o local do site do SharePoint ou o InfoPath Forms Services, digite o local da sua biblioteca de documentos no conjunto de sites do site do SharePoint e, em seguida, clique em Avançar.

  4. Na próxima página, clique em Biblioteca de documentos e clique em Avançar.

  5. Na próxima página, clique em atualizar o modelo de formulário em uma biblioteca de documento existente.

  6. Na lista de biblioteca de documentos para atualizar, clique em sua biblioteca de documentos e clique em Avançar.

  7. Clique em Avançar.

  8. Na próxima página, verifique se as informações mostradas estão corretas e clique em Publicar.

    Quando você publica com êxito o modelo de formulário, você receberá uma confirmação na última página do assistente.

Testar o modelo de formulário e o site

  1. Na última página do Assistente de publicação, clique em Abrir esta biblioteca de documentos e clique em Fechar.

  2. Na biblioteca de documentos, clique em novo.

  3. Preencha o formulário como se você estava fazendo anotações em uma reunião. Depois de inserir uma hora no controle de caixa de texto hora de início, pressione a tecla TAB para mover para o próximo controle. InfoPath preenche automaticamente o controle de caixa de texto de hora de término.

  4. Insira o endereço de email de um participante da reunião na caixa de email da seção de participante. Para adicionar outros participantes e seus endereços de email, clique em Adicionar participantes.

  5. Na barra de ferramentas do InfoPath, clique em Enviar.

  6. Na caixa de diálogo, verifique se os endereços de email correto aparecem.

  7. Clique em Enviar e, em seguida, clique em Okey para fechar a caixa de diálogo.

Suas anotações da reunião devem aparecer na biblioteca de documentos e também devem chegar na sua caixa de entrada de email como um novo email.

Após testar o sistema criando e enviar alguns formulários baseados neste modelo de formulário, você pode começar a usar o sistema para armazenar e distribuir suas anotações da reunião.

Início da página

Atualizar o modelo de formulário

Depois de outras pessoas tentou seu novo sistema criando e salvando anotações da reunião, talvez você queira alterar o design do modelo de formulário em resposta aos seus comentários. Para fazer alterações no modelo de formulário, você precisa fazer o seguinte:

  1. Abra o modelo de formulário da biblioteca de documentos, modifique o modelo de formulário conforme necessário e salve suas alterações.

  2. Confirme as alterações à biblioteca de documentos publicando o modelo de formulário.

Abra o modelo de formulário da biblioteca de documentos

  1. Abra a biblioteca de documentos.

  2. Clique em configurações e, em seguida, clique em configurações de Biblioteca de formulários.

  3. Em Configurações gerais, clique em configurações avançadas.

  4. Na caixa URL do modelo na seção Modelo de documento, clique em Editar modelo.

  5. Se o InfoPath exibe uma mensagem sobre a publicação no modelo de formulário, clique em Sim.

Depois de modificar seu modelo de formulário, salve o modelo de formulário antes da publicação.

Publicar o modelo de formulário

Depois de fazer todas as modificações, você precisa publicar o modelo de formulário modificado à biblioteca de documentos.

  1. No menu arquivo, clique em Publicar.

  2. Na primeira página do Assistente de publicação, clique em um servidor do SharePoint com ou sem InfoPath Forms Services e clique em Avançar.

  3. Na próxima página do assistente, na caixa Digite o local do site do SharePoint ou o InfoPath Forms Services, digite o local da sua biblioteca de documentos no conjunto de sites do site do SharePoint e, em seguida, clique em Avançar.

  4. Na próxima página, clique em Biblioteca de documentos e clique em Avançar.

  5. Na próxima página, clique em atualizar o modelo de formulário em uma biblioteca de documento existente.

  6. Na lista de biblioteca de documentos para atualizar, clique em sua biblioteca de documentos e clique em Avançar.

  7. Clique em Avançar.

  8. Na próxima página Verifique se as informações mostradas estão corretas e clique em Publicar.

  9. Clique em Fechar.

    Você receberá uma confirmação na última página do assistente, quando você publicou com êxito o modelo de formulário.

Início da página

Expanda suas habilidades no Office
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar no Office Insider

Essas informações foram úteis?

Obrigado por seus comentários!

Agradecemos pelos seus comentários! Parece que pode ser útil conectar você a um de nossos agentes de suporte do Office.

×