Preparar sua fonte de dados do Excel para mala direta no Word

Você criou uma lista de contatos para usar em uma mala direta. Se os contatos já estão em uma planilha do Excel, é importante formatar os CEPs ou códigos postais como texto para não perder dados quando executar uma mala direta. Se estiver importando contatos de um arquivo de texto (.txt) ou de valor separado por vírgula (.csv) para uma nova planilha, o Assistente para Importação de Texto o ajudará a importar e a formatar os dados.

Saiba como fazer isso seguindo as etapas nas seções a seguir.

Etapa 1: Configurar sua fonte de dados no Excel

Se você já estiver usando uma planilha do Excel como fonte de dados para uma mala direta no Word, vá para a Etapa 2 neste tópico. Se a fonte de dados for um arquivo. txt ou .csv que contém seus contatos do Gmail, por exemplo, use o Assistente de Importação de Texto para configurar seus dados no Excel.

  1. Abra o Excel e, na guia Dados, selecione Do Texto.

    Na guia Dados, selecione Do Texto

  2. Selecione no arquivo .csv ou .txt desejado e clique em Obter Dados.

  3. No Assistente de Importação de Texto, selecione Avançar.

  4. Em Delimitadores, marque a caixa de seleção correspondente ao delimitador que separa cada elemento dos dados, como uma vírgula ou tabulação. Em seguida, escolha Avançar.

    Dica: O painel Visualização dos dados selecionados mostra a você como ficarão os resultados em um formato de tabela.


    Etapa 2 do Assistente para Importação de Texto

  5. Em Visualização dos dados selecionados, escolha a coluna que contém os CEPs ou códigos postais. Em seguida, em Formato dos dados da coluna, escolha Texto.

    Etapa 3 do Assistente de Importação de Texto

  6. Repita a etapa 5 se necessário, selecionando a coluna que deseja alterar e o formato de dados que deseja aplicar.

    Observação: Sempre que você aplicar um formato de dados a uma coluna, o nome do formato será exibido no cabeçalho da coluna em questão.

  7. Clique em Concluir.

  8. Na caixa de diálogo Importar Dados, escolha onde você deseja que o Excel coloque os dados e clique em OK.

    Observação: Salve a planilha com um novo nome de arquivo.

Etapa 2: Formatar dados numéricos na planilha do Excel

Para garantir que o CEP ou código postal passe por uma mala direta sem perder zeros, formate como texto a coluna que contém esses códigos.

  1. Abra a planilha e selecione a coluna que contém os CEPs ou códigos postais.

  2. Na guia Página Inicial, na caixa Formatar, escolha Texto.

    Na guia Página Inicial, na caixa Formatar, selecione Texto

Você já pode usar esses dados em uma mala direta.

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