Preparar fonte de dados do Excel para uma mala direta do Word

Você criou uma lista de contatos e outros dados que você deseja usar em uma mala direta do Word. Se sua fonte de dados for uma planilha do Excel existente, basta preparar os dados para uma mala direta. No entanto, se sua fonte de dados for um arquivo de texto separado por tabulação (.txt) ou um arquivo de valores separados por vírgulas (.csv), primeiro é necessário importar os dados para o Excel e prepará-los para uma mala direta.

Etapa 1: Configurar sua fonte de dados no Excel

Se você estiver usando uma planilha do Excel como fonte de dados para uma mala direta no Word, pule esta etapa. Se a fonte de dados for um arquivo. txt ou .csv, use o assistente de importação de texto para configurar seus dados no Excel.

Depois de importar um arquivo .txt ou .csv com êxito, vá para a Etapa 2.

  1. Abra o Excel.

  2. Clique em Dados > Texto de origem/CSV.

    Selecionar texto/CSV na guia dados

  3. Escolha o arquivo .csv ou .txt desejado e, em seguida, escolha Importar.

  4. Na janela de visualização, selecione Transformar dados.

  5. Selecione o CEP, Código Postal ou outra coluna para formatar.

  6. Vá para Transformar > Tipo de Dados: e selecione Texto.

    Janela do Power Query com o texto selecionado

  7. Selecione Substituir atual.

  8. Repita as etapas de 5 a 7 conforme necessário.

  9. Selecione Fechar &Carregar.

  10. Vá para Arquivo > Salvar como e salve o com um nome diferente.

  1. Abra o Excel.

  2. Excel 2016    Vá para Dados > Obter Dados Externos > Do Texto.

    A opção De Texto é realçada na guia Dados.

  3. Escolha o arquivo .csv ou .txt desejado e, em seguida, escolha Importar.

  4. No Assistente de Importação de Texto, no painel Tipo de dados originais, escolha Delimitado.

    Obter Dados Externos do Texto do Excel, Assistente de Importação de Texto, Etapa 1 de 3

  5. Selecione Meus dados possuem cabeçalhos acima do painel de Visualização se o arquivo tiver cabeçalhos e, em seguida, escolha Avançar.

  6. No painel Delimitadores, marque a caixa de seleção que coincida com o delimitador (como tabulação ou vírgula) usado por seus dados e, em seguida, escolha Avançar.

    As opções de Delimitadores são realçadas no Assistente de Importação de Texto.

  7. Em Visualização de dados, escolha a coluna que contém os CEPs ou códigos postais e, em Formato de dados da coluna, escolha Texto.

    A opção de Texto para o formato de dados de Coluna é realçada no Assistente de Importação de Texto.

    Observação: Sempre que você aplicar um formato de dados (Geral, Texto ou Data) a uma coluna, o nome do formato será exibido do cabeçalho da coluna em questão.

  8. Repita a etapa 7 conforme necessário, escolhendo a coluna que deseja alterar e o formato de dados que deseja aplicar.

  9. Escolha Concluir.

  10. Na caixa de diálogo Importar Dados, aceite a configuração padrão de Pasta de trabalho existente e o endereço da célula e, em seguida, escolha OK.

    Na caixa de diálogo Importar Dados, escolha colocar os dados em uma planilha existente, a configuração padrão, ou em uma nova planilha

    Cuidado: O endereço da célula na caixa de diálogo Importar Dados mostra a célula atualmente selecionada. Os dados são importados a partir do endereço da célula nomeada.

  11. Salve a planilha com um novo nome de arquivo.

Etapa 2: Preparar sua fonte de dados

Na sua fonte de dados do Excel que será usada para uma lista de endereçamento em uma mala direta do Word, certifique-se de formatar as colunas de dados numéricos corretamente. Formate uma coluna com números, por exemplo, utilizando uma categoria específica, como a de moeda.

Se você escolher porcentagem como categoria, lembre-se de que esse formato multiplicará o valor da célula por 100. Formate uma coluna de porcentagens como texto se quiser evitar esse fator de multiplicação.

CEPs ou códigos postais precisam ser formatados como texto para preservar os dados durante uma mala direta. Caso não tenha feito isso, formate-o agora. Os zeros à esquerda, por exemplo, 00399, nos códigos serão ignorados durante uma mala direta se eles não estiverem formatados como texto.

  1. Escolha a coluna que contém os CEPs, códigos postais ou outros dados a serem formatados.

  2. Vá para a Página Inicial e, no grupo Número, selecione a seta para baixo da caixa Formato do Número e, em seguida, escolha uma opção na lista (por exemplo, Texto).

    No Excel, na guia Página Inicial, no grupo Número, clique na seta para baixo na caixa Geral para escolher o formato de número para a ser usado.

Adicione o símbolo adequado antes ou depois de um campo de mala direta. Por exemplo, veja a aparência dos valores de moeda e porcentagem se você omitir símbolos.

Documento da mala direta que apresenta "sua contribuição de 50,00" e "oferece um desconto de 20".

Se você incluir os símbolos, os números fazem mais sentido.

O documento resultante da mala direta apresenta "sua contribuição de $50,00" e "oferece um desconto de 20%".

No seu documento de mala direta, adicione os símbolos antes ou depois dos campos de mala direta, assim:

Documento de mala direta de exemplo onde um campo com o nome Doação é precedido por um sinal de cifrão e um campo chamado Porcentagem é seguido por um sinal de porcentagem.

Confira também

Uma etapa essencial em um processo de mala direta Word é configurar e preparar uma fonte de dados. Você pode usar uma fonte de dados existente do Excel ou criar uma nova, importando um arquivo separado por tabulação (. txt) ou de valores separados por vírgula (. csv). Depois de configurar e preparar a fonte de dados, você pode executar uma mala direta usando DDE (Troca Dinâmica de Dados) com o assistente passo a passo de mala direta ou usando um método manual de mala direta.

Se não estiver usando uma fonte de dados existente do Excel para a mala direta, você pode usar uma lista de contatos ou um catálogo de endereços em um arquivo .txt ou .csv. O assistente de importação de texto orienta você pelas etapas para obter os dados que estão em um arquivo. txt ou.csv no Excel.

  1. Abra o Excel.

  2. Na guia Dados, selecione Do Texto/CSV.

  3. Escolha o arquivo .csv ou .txt desejado e, em seguida, escolha Importar.

  4. No Assistente de Importação de Texto, no painel Tipo de dados originais, escolha Delimitado.

    Obter Dados Externos do Texto do Excel, Assistente de Importação de Texto, Etapa 1 de 3

  5. Marque a caixa de seleção Meus dados possuem cabeçalhos acima do painel de Visualização se o arquivo que você está importando tiver cabeçalhos e, em seguida, escolha Avançar.

  6. No painel Delimitadores, marque a caixa de seleção que coincida com o delimitador (como tabulação ou vírgula) usado por seus dados e, em seguida, escolha Avançar.

    As opções de Delimitadores são realçadas no Assistente de Importação de Texto.

    Dica: O painel Visualização dos dados mostra qual será a aparência dos resultados em formato de tabela.

  7. Em Visualização de dados, escolha a coluna que contém os CEPs ou códigos postais e, em Formato de dados da coluna, escolha Texto.

    A opção de Texto para o formato de dados de Coluna é realçada no Assistente de Importação de Texto.

    Observações: 

    • Os formatos disponíveis são Geral, Texto e Dados. Sempre que você aplicar um formato de dados a uma coluna, o nome do formato será exibido no cabeçalho da coluna em questão.

    • Uma coluna que contém dados numéricos, como uma porcentagem ou um valor de moeda, por exemplo, só poderá ser formatada depois que o arquivo for importado. Para obter mais informações, confira a seção "Formatar dados numéricos" em Excel.

  8. Repita a etapa 7 conforme necessário, escolhendo a coluna que deseja alterar e o formato de dados que deseja aplicar.

  9. Escolha Concluir.

  10. Na caixa de diálogo Importar Dados, aceite a configuração padrão de Pasta de trabalho existente e o endereço da célula e, em seguida, escolha OK.

    Na caixa de diálogo Importar Dados, escolha colocar os dados em uma planilha existente, a configuração padrão, ou em uma nova planilha

    Cuidado: O endereço da célula na caixa de diálogo Importar Dados mostra a célula atualmente selecionada. Os dados são importados a partir do endereço da célula nomeada.

  11. Quando terminar, salve a fonte de dados com um novo nome de arquivo.

Formatar dados numéricos no Excel

Formate todos os dados numéricos, como percentuais ou valores monetários, no Excel que pretende usar em uma mala direita do Word. Para preservar os dados numéricos que você formatou como uma porcentagem ou como moeda durante uma mala direta, siga as instruções na "etapa 2: Use a seção DDE (troca dinâmica de dados) para uma mala direta.

Na sua fonte de dados do Excel que será usada para uma lista de endereçamento em uma mala direta do Word, certifique-se de formatar as colunas de dados numéricos corretamente. Formate uma coluna com números, por exemplo, utilizando uma categoria específica, como a de moeda.

  1. Abra a fonte de dados do Excel.

  2. Escolha uma coluna que você deseja formatar.

  3. Na guia Página Inicial, no grupo Número, escolha a seta para baixo da caixa Formato de Número (Geral) e, em seguida, escolha uma opção na lista.

    No Excel, na guia Página Inicial, no grupo Número, clique na seta para baixo na caixa Geral para escolher o formato de número para a ser usado.

  4. Repita as etapas 2 e 3 conforme necessário.

  5. Quando terminar, escolha Salvar.

Se você tiver uma fonte de dados do Excel que contenha números formatados como porcentagens e valores monetários, alguns dos dados numéricos poderão não manter a formatação durante uma mala direta. Você receberá os resultados desejados pela mala direta e poderá preservar o formato dos seus dados numéricos no Excel usando DDE.

Formato de dados do Excel comparado ao Campo de mesclagem de trabalho usando ou não a Troca dinâmica de dados

Observação: Se você decidir não usar DDE, siga as instruções em Usar mala direta para enviar mensagens de email em massa.

  1. Abra Word, escolha Arquivo > Opções > Avançada.

  2. Em Geral, marque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir.

    Opção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir

  3. Escolha OK.

  4. Na guia Correspondências, escolha Iniciar Mala Direta > Assistente passo a passo da Mala Direta .

    No Word, na guia Correspondências, escolha Iniciar Mala Direta e depois escolha o Assistente de Mala Direta Passo a Passo

  5. No painel Mala Direta, em Selecionar destinatários, escolha Usar uma lista existente.

    No Word, o painel de tarefas Mala Direta que é aberto quando você escolhe o Assistente de Mala Direta Passo a Passo no grupo Mala Direta

  6. Em Usar uma lista existente, escolha Procurare, em seguida, abra sua planilha formatada.

  7. Na caixa de diálogo Confirmar Fonte de Dados, marque a caixa de seleção Mostrar tudo e, em seguida, clique em planilhas do MS Excel via DDE (*.xls) > Ok.

    Caixa de diálogo Confirmar Fonte de Dados

  8. Na caixa de diálogo do Microsoft Excel, escolha planilha inteira > Ok.

    Caixa de diálogo do Microsoft Excel no Word

  9. Quando a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta abrir, escolha OK.

    Caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta que exibe o conteúdo de uma planilha do Excel usado como fonte de dados para uma lista de endereçamento

  10. Prossiga com a suacarta, mensagem de emailrótulo ou mesclagem de envelope.

Dica: Você pode impedir a solicitação de Word sempre que abrir um arquivo de dados. Depois de se conectar à sua lista de endereçamento, vá para Arquivo > Opções> Avançado. Em Geral, desmarque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir.

Se você já tiver criado uma lista de contatos em uma planilha do Excel, é importante formatar todos os CEPs ou códigos postais como texto para evitar a perda de dados. Se estiver importando contatos de um arquivo de texto (.txt) ou de valor separado por vírgula (.csv) para uma nova planilha, o Assistente para Importação de Texto o ajudará a importar e a formatar os dados.

Etapa 1: Configurar sua fonte de dados no Excel

Se você já estiver usando uma planilha do Excel como sua fonte de dados para uma mala direta no Word, vá para a Etapa 2 neste tópico. Se a fonte de dados for um arquivo. txt ou um arquivo .csv que contém seus contatos do Gmail, por exemplo, use o Assistente de Importação de Texto para configurar seus dados no Excel.

  1. Abra o Excel e, na guia Dados, selecione Do Texto.

    Na guia Dados, selecione Do Texto

  2. Selecione no arquivo .csv ou .txt desejado e clique em Obter Dados.

  3. No Assistente de Importação de Texto, selecione Avançar.

  4. Em Delimitadores, marque a caixa de seleção correspondente ao delimitador que separa cada elemento dos dados, como uma vírgula ou tabulação. Em seguida, escolha Avançar.

    Dica: O painel Visualização dos dados selecionados mostra a você como ficarão os resultados em um formato de tabela.


    Etapa 2 do Assistente de Importação de Texto
     

  5. Em Visualização dos dados selecionados, escolha a coluna que contém os CEPs ou códigos postais. Em seguida, em Formato dos dados da coluna, escolha Texto.

    Etapa 3 do Assistente de Importação de Texto
     

  6. Repita a etapa 5 se necessário, selecionando a coluna que deseja alterar e o formato de dados que deseja aplicar.

    Observação: Sempre que você aplicar um formato de dados a uma coluna, o nome do formato será exibido no cabeçalho da coluna em questão.

  7. Clique em Concluir.

  8. Na caixa de diálogo Importar Dados, escolha onde você deseja que o Excel coloque os dados e clique em OK.

    Observação: Salve a planilha com um novo nome de arquivo.

Etapa 2: Formatar dados numéricos na planilha do Excel

Para garantir que o CEP ou código postal passe por uma mala direta sem perder zeros, formate como texto a coluna que contém esses códigos.

  1. Abra a planilha e selecione a coluna que contém os CEPs ou códigos postais.

  2. Na guia Página Inicial, na caixa Formatar, escolha Texto.

    Na guia Página Inicial, na caixa Formatar, selecione Texto

Você já pode usar esses dados em uma mala direta.

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