Por que você deve atualizar suas listas de distribuição para grupos no Outlook

Durante anos, as organizações confiavam nos grupos de distribuição para se comunicar e colaborar com grupos de pessoas dentro e fora da empresa. Agora, no entanto, os grupos do Office 365 no Outlook oferecem uma solução mais poderosa para a colaboração.

Dica: Se você estiver procurando informações sobre como usar os grupos de contatos do Outlook para enviar emails para uma lista de pessoas, como um grupo de amigos, consulte criar um grupo de contatos ou lista de distribuição no Outlook para PC.

O que são os grupos do Office 365?

Ao configurar um grupo do Office 365 no Outlook, você pode escolher um conjunto de pessoas com quem deseja colaborar e configurar facilmente uma coleção de recursos para que as pessoas possam compartilhar. Você não precisa se preocupar em atribuir manualmente permissões a todos esses recursos, porque a adição de membros ao grupo dá, automaticamente, a eles as permissões de que precisam para as ferramentas que seu grupo oferece.

Esses recursos adicionais incluem:

  • Caixa de entrada compartilhada – em que as conversas que você tem tradicional em suas listas de distribuição são feitas. Essa caixa de entrada compartilhada é totalmente pesquisável para que ele crie um arquivamento vivo das mensagens do grupo. O Newcomers para o grupo pode pesquisar ou rolar de volta pelo histórico para se familiarizar rapidamente com o que foi Postado no grupo anteriormente. Confira: ter uma conversa em grupo no Outlook.

    Dica: Se seus usuários ainda quiser que as mensagens do grupo sejam exibidas na caixa de entrada pessoal, como faziam com a lista de distribuição, tudo o que precisará fazer é assinar o grupo clicando no botão Associação na faixa de opções do Outlook.

  • Biblioteca de arquivos compartilhados : seu grupo tem uma biblioteca de arquivos do SharePoint, onde os usuários podem armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, pastas de trabalho, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de arquivo em que precisem trabalhar. Consulte: compartilhar arquivos do grupo.

  • Calendário compartilhado : seu grupo Obtém um calendário compartilhado para postar eventos relacionados ao grupo. Cada membro que tenha se inscrito no grupo será automaticamente convidado para eventos postados no calendário para que esses eventos também possam ser exibidos em seus calendários pessoais, se quiserem. Consulte: agendar uma reunião em um calendário de grupo no Outlook.

  • Bloco de anotações do OneNote compartilhado -o grupo tem automaticamente um bloco de anotações compartilhado do OneNote onde os membros do grupo podem coletar e colaborar em informações. Muitos grupos usam o bloco de anotações para criar um wiki vivo com perguntas frequentes e outros recursos.

  • Acesso de convidado : você pode adicionar contatos externos a grupos de distribuição antes, mas tudo o que ele recebeu era email. Com os grupos, você pode oferecer aos convidados acesso a conversas por email, arquivos e até mesmo ao bloco de anotações compartilhado do OneNote. Consulte: acesso de convidado em grupos do Office 365.

  • O conteúdo é detectável -os grupos no Outlook são públicos, por padrão, o que significa que é fácil para outras pessoas em sua organização descobrirem e ingressarem ou revisar os materiais no grupo. Se o conteúdo do grupo for mais confidencial, você poderá alternar o grupo para particular, que oculta o conteúdo de não membros e requer que o proprietário do grupo aprove todas as solicitações para ingressar.

  • Criação de autoatendimento – não precisa ser travadodo por solicitações de usuários para criar grupos. Os usuários podem criar seus próprios grupos, conforme necessário. Se você quiser controlar quais usuários da sua organização podem criar grupos, consulte: acesso de convidado em grupos do Office 365.

Esses são apenas alguns dos recursos que tornam os grupos uma solução mais poderosa do que os grupos de distribuição.

Administração de seus grupos

O Office 365 oferece uma série de ferramentas e recursos úteis para gerenciar e administrar seus grupos com mais facilidade. Para obter mais informações sobre cada um desses benefícios, clique nos títulos abaixo.

Manter o diretório sob controle é uma preocupação de todos os administradores. Aqui estão algumas das ferramentas que o Office 365 oferece para facilitar ainda mais isso:

  • Políticas de nomenclatura – as políticas de nomenclatura permitem definir quais são os nomes aceitáveis para seus grupos. Isso impede que os usuários forneçam nomes obscenas ou proibidos a grupos. Além disso, você pode aplicar prefixos ou sufixos padrão da empresa aos nomes dos grupos.

    Associação dinâmica – associação dinâmica permite que você defina a associação de grupo por regra, que adiciona (ou remove) membros do grupo com base em metadados (como departamento ou função) no seu Active Directory. Consulte usando atributos para criar regras avançadas para obter mais informações sobre como criar associação dinâmica.

  • Associação oculta -se você tiver um motivo para deseja que a participação do seu grupo seja confidencial, por exemplo, se os membros forem alunos, você poderá ocultar a associação de partes externas.

  • Permissões de criação : pode haver algumas pessoas em sua organização que você não deseja que sejam capazes de criar novos grupos. Há várias técnicas para gerenciar permissões de criação em seu diretório. Consulte gerenciar a criação de grupos do Office 365.

  • Logs de auditoria -você pode ter mais confiança para permitir que os usuários criem grupos e gerenciem associações a grupos, pois os logs de auditoria de grupos do Office 365 permitem rastrear quem criou ou excluiu um determinado grupo ou fez alterações na associação do grupo. Consulte: Pesquisar no log de auditoria no centro de conformidade do & de segurança do Office 365.

O gerenciamento de entregas oferece alguns métodos para manipular como as mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Além disso, há ferramentas para monitorar o fluxo dessas mensagens.

  • Enviar como ou enviar em nome de -essas configurações permitem que os usuários especificados enviem emails como se estivessem de ou estão em nome do grupo.

  • Restrições do remetente -essas configurações permitem que você controle quem tem permissão para enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir o envio de emails de terceiros, mas talvez você queira restringir isso somente a pessoas de fora específicas.

  • Suporte a usuários externos – ao convidar convidados para seu grupo, você pode optar por incluí-los nas conversas de email do grupo. Consulte: acesso de convidado em grupos do Office 365.

  • Regras de transporte – as regras de transporte funcionam para grupos da mesma forma que o seu servidor Exchange. As regras podem procurar por mensagens que atendam a condições específicas e podem tomar medidas sobre essas mensagens.

  • Dicas de email – as mensagens de email são mensagens informativas exibidas para os usuários enquanto estão compondo uma mensagem. Elas podem ajudar a reduzir os NDRs avisando um usuário se a mensagem tiver probabilidade de acessar partes externas ou ultrapassar as cotas de mensagens.

  • Vários endereços proxy -um grupo pode ter aliases como uma caixa de correio de usuário. Endereços de proxy adicionais podem ser úteis para aceitar mensagens enviadas a esses outros aliases ou para facilitar o contato com um grupo que tenha um nome longo ou difícil de ser digitado. Consulte: suporte a vários domínios para grupos do Office 365 – ajuda para administradores

  • Tamanho máximo de envio/recebimento -essas cotas podem ajudar a reduzir problemas com o grupo que recebe (ou enviando) mensagens extremamente grandes para melhor gerenciar o armazenamento e os requisitos de largura de banda.

O Office 365 também oferece algumas ferramentas para gerenciar o tipo de conteúdo que é compartilhado em seu grupo.

  • Diretrizes de uso : você poderá definir diretrizes de uso para grupos do Office 365 – para informar seus usuários sobre as práticas recomendadas que ajudam a manter seus grupos efetivos e a instruí-los em políticas internas de conteúdo. Para obter um exemplo, confira: diretrizes de uso para clientes e parceiros da Microsoft.

  • Classificação de dados : você poderá criar um sistema de classificação de dados personalizável para grupos do Office 365 que permitem a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "confidencial corporativo" ou "segredo" superior "). Dessa forma, seus grupos podem apresentar as políticas de outros conteúdos em sua organização. A política extensível permite que sua organização configure um ponto de extremidade que é chamado sempre que um grupo é criado ou alterado, e você pode implementar suas próprias políticas para criação ou alteração de grupo.

Gerenciando alterações

Às vezes, os usuários ficam desagradáveis com alterações, portanto, é importante se comunicar com os membros existentes de suas listas de distribuição para que elas saibam o que esperar. Aqui estão algumas das informações que você deve incluir nesta mensagem, além de algumas respostas que podem ser úteis:

O que são grupos no Outlook?

Os grupos do Office 365 no Outlook são uma única solução de colaboração para equipes/grupos que desejam um local para compartilhar discussões, arquivos, calendários e anotações de maneira unificada e fácil de encontrar.  Provavelmente, o único recurso melhor é que a caixa de entrada do grupo mantém um histórico das discussões, facilitando a pesquisa em discussões anteriores.

Por que estamos fazendo essa mudança?

As pessoas costumam solicitar a capacidade de Pesquisar as mensagens postadas em nossa lista de distribuição para encontrar informações que foram discutidas no passado. A atualização da lista de distribuição para um grupo significa que as pessoas não precisam perguntar ou responder as mesmas perguntas repetidamente.

Além disso, o novo grupo incluirá um calendário para os eventos do grupo, uma biblioteca de arquivos compartilhados e um bloco de anotações do OneNote onde podemos colaborar e coletar informações para referência futura.

Preciso fazer algo para participar deste grupo se eu já estivesse associado à lista de distribuição?

Não, se você já for membro da lista de distribuição, será automaticamente um membro do novo grupo.

Como faço para acessar o novo grupo no Outlook? O que é o Outlook na Web?

Para acessar o novo grupo no Outlook, acesse a categoria grupos em direção à parte inferior do painel de navegação à esquerda. Se você usar este grupo, considere o fixar como um favorito clicando nele com o botão direito do mouse e selecionando mostrar como favorito.

Além disso, há clientes móveis gratuitos para grupos do Office 365 disponíveis em cada plataforma móvel (iOS, Android, etc.) para que você possa acessar facilmente o grupo em qualquer lugar.

Ainda não consigo enviar um email

Sim, é claro. O mesmo alias de email que você usou para a lista de distribuição ainda funcionará muito bem para o grupo no Outlook.

Além disso…

Lembre-se de contá-los quando essa alteração estiver ocorrendo e quem deverá entrar em contato com outras perguntas.

Migrando suas listas de distribuição

Pronto para atualizar sua lista de distribuição para um grupo? Consulte migrar listas de distribuição para grupos do Office 365 – ajuda para administradores.

O que vem a seguir?

Depois de atualizar o grupo de distribuição para um grupo do Office 365, há algumas tarefas de acompanhamento que você pode querer fazer para garantir que ela seja tranqüila.

  • Acompanhamento com seus usuários – faça check-in deles imediatamente após a conclusão da atualização e, em seguida, novamente em alguns dias mais tarde. Mostrar que você está ouvindo e respondendo a todas as perguntas que elas possam ter é uma grande maneira de fazer com que elas fiquem felizes e confortávels com a mudança.

  • Monitorar os relatórios de compromisso – o portal de administração do Office 365 tem bons relatórios que podem mostrar a você quantos usuários estão usando o grupo, com que frequência e quais recursos estão usando. Esses relatórios podem ajudá-lo a criar seu treinamento de acompanhamento e usuário, além de destacar onde seus usuários estão obtendo o valor máximo do novo grupo. Consulte: relatórios de atividades no centro de administração do Microsoft 365.

  • Compartilhe sua experiência -permita que outras equipes da sua empresa saibam que você atualizou o grupo de distribuição e quais etapas foram tomadas para o sucesso! O compartilhamento dessas informações pode ajudar outras equipes a acompanhar seu exemplo e ter uma atualização bem-sucedida.

Confira também

Tem dúvidas sobre os grupos do Office 365?

Visite a comunidade técnica de grupos do Microsoft Office 365.

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Este artigo foi atualizado pela última vez em 22nd de dezembro de 2017 como resultado de seus comentários. Se este artigo forneceu informações úteis para você ou, especialmente, se não forneceu, clique nos controles de comentários abaixo e envie comentários construtivos para que possamos continuar aprimorando. Obrigada!

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