Planos dentro de planos: projetos mestres e subprojetos

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Os projetos podem ser rapidamente revelados. Antes de conhecê-lo, um projeto de construção simples se torna uma colagem de projetos menores, como design, Excavation, trabalho de fundação e marketing. Você pode ter mais controle sobre o seu projeto Criando projetos menores no Project e vinculando-os em um único arquivo de projeto para mostrar onde eles cabem no seu projeto mestre.

Neste artigo

Visão geral de projetos mestres

Trabalhar com subprojetos em um projeto mestre

Como os recursos são afetados quando você combina arquivos

Outras maneiras de combinar arquivos

Visão geral de projetos mestres

Pense em um projeto mestre como uma coleção de projetos consolidados que mostra uma hierarquia entre vários projetos relacionados. Projetos inseridos em um projeto mestre são chamados de subprojetos.

Projetos consolidados

Texto explicativo 4 Quando você insere um subprojeto, um pequeno ícone de projeto o distingue das tarefas Resumo que fazem parte do projeto mestre.

Texto explicativo 4 No projeto mestre, os subprojetos aparecem como tarefas Resumo que você pode facilmente organizar em uma estrutura de tópicos.

Texto explicativo 4 Clique no sinal de adição ao lado de um subprojeto para expandir as tarefas do subprojeto para exibição.

Imagem do botão Cada subprojeto representa uma fase diferente ou outro grupo funcional no projeto principal.

Quando você insere um subprojeto no projeto mestre, os dois projetos são vinculados e você pode exibir todas as informações no subprojeto do projeto mestre.

Quando você atualiza um subprojeto do projeto mestre, ele também é atualizado em seu arquivo de origem. Se você precisa combinar arquivos para criar um relatório ou imprimir um modo de exibição de informações de projeto combinado, também é possível consolidá-las temporariamente em um modo de exibição.

Criar um projeto mestre e subprojetos permite que você divida um projeto grande e delegue suas partes às pessoas necessárias. Nos termos de gerenciamento de projetos, a atribuição de subprojetos dessa maneira dá responsabilidade às pessoas que fazem o trabalho e correspondem à autoridade com responsabilidade. Nos termos do projeto, a criação de subprojetos em um projeto mestre ajuda os gerentes de projeto a obter acesso e controlar suas partes do cronograma.

Para determinar se você deve dividir um projeto grande em um projeto mestre e subprojetos, considere o seguinte:

  • Seu projeto é muito grande e detalhado.    Se o seu projeto contiver mais de algumas centenas de tarefas, dividi-lo em subprojetos pode facilitar o gerenciamento. Se algumas partes do projeto contiverem trabalho que seja dividido em mais detalhes do que os outros, talvez faça sentido transformar essas partes em subprojetos para que a maioria dos usuários vejam apenas uma descrição acumulada do subprojeto, mas as partes interessadas podem exibi-las mais detalhadamente. UM único arquivo é quase sempre uma alternativa mais rápida, mas ser capaz de se concentrar em apenas uma parte do projeto pode valer o negócio.

  • Sua organização não está centralizada.    Em uma organização descentralizada ou distribuída, um projeto mestre e subprojetos dão aos funcionários mais controle sobre seu próprio trabalho do que um arquivo de projeto centralizado.

  • Você deseja aumentar a eficácia dos métodos de planejamento da sua organização.    Se os gerentes de nível inferior forem responsáveis e souber quais tarefas são necessárias no projeto, pode fazer mais sentido habilitá-los para planejar o trabalho de suas equipes e consolidar seus arquivos de projeto em um projeto mestre. Se o planejamento de cima para baixo for a norma, talvez você queira reorganizar o plano inicial em subprojetos quando ele for implementado para que gerentes ou equipes de projeto individuais tenham acesso e controle de suas próprias agendas.

  • Você trabalha em vários projetos.    Os gerentes de projeto podem ter um conjunto de projetos que eles trabalham sempre, independentemente de os projetos estarem ou não inter-relacionados. Em vez de abri-los um por um, você pode abrir todos os subprojetos ao mesmo tempo quando abre o projeto mestre. Essa abordagem também facilita a geração de relatórios em vários projetos. Se os projetos estão inter-relacionados, o gerente de projeto pode criar dependências entre tarefas entre as tarefas de diferentes projetos. A criação de dependências entre projetos torna mais fácil para diferentes gerentes de projeto ver como o trabalho de outros gerentes de projeto afeta seus cronogramas.

  • Alguns projetos são subordinados a outras pessoas.    Você pode refletir precisamente a hierarquia de vários projetos inserindo vários projetos em outros arquivos. A estrutura resultante dos subprojetos deve refletir as prioridades e as responsabilidades dos membros da equipe, bem como as inter-relações entre as tarefas em áreas diferentes e o prazo geral.

  • Várias pessoas podem modificar seu projeto.    Idealmente, um arquivo de projeto é proprietário, gerenciado e modificado por um único gerente de projeto. Mas geralmente um projeto faz parte de um programa maior que os gerentes de nível superior podem precisar gerenciar. Os membros da equipe do projeto podem manter o foco em seu trabalho exibindo-o como um arquivo separado, e o gerente de projeto que controla o projeto mestre pode coordenar o cronograma de cada equipe de subprojeto.

    Pode fazer sentido que as etapas do projeto mestre conduzam as etapas da equipe de cada subprojeto para manter as agendas coordenadas por um prazo. Você pode coordenar Marcos criando uma dependência entre as etapas ou copiando e colando as tarefas da etapa do projeto mestre em cada subprojeto.

  • Seu projeto tem vários participantes que se preocupam com diferentes partes do projeto.    Quando as pessoas querem examinar detalhes diferentes, os gerentes de projeto podem colocar todos os arquivos de projeto em um servidor e personalizar diferentes modos de exibição para vários participantes. O mesmo arquivo de projeto pode ser usado como um subprojeto em diferentes projetos mestres para personalizar as informações exibidas.

  • Você quer que seus subprojetos sejam somente leitura.    Você pode manter um controle adicional sobre partes de um projeto movendo as tarefas para um subprojeto e restringindo o acesso às principais pessoas.

  • Você deseja analisar o caminho crítico de cada fase, além do projeto geral.    Cada projeto individual contém um caminho crítico. A consolidação de vários projetos em um único projeto mestre torna mais fácil ver a imagem geral como vários caminhos críticos no projeto mestre, mantendo caminhos críticos separados para cada subprojeto.

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Trabalhar com subprojetos em um projeto mestre

Quando você insere um subprojeto em um projeto mestre, o subprojeto é representado como uma tarefa de resumo na lista de tarefas e um indicador de ícone do projeto aparece no campo indicadores. O subprojeto é recuado no nível de estrutura de tópicos da linha onde você a inseriu, mas você pode recuar ou recuar para a esquerda da mesma forma que faria com qualquer outra tarefa. Como o subprojeto é representado como uma tarefa resumo, você não pode editar suas informações de resumo, mas pode expandir a estrutura de tópicos para mostrar as tarefas do subprojeto e editar as informações do projeto no arquivo do projeto mestre.

Observação: Qualquer formatação aplicada a tarefas Resumo ou barras de Gantt em um subprojeto não aparece no projeto mestre. As informações de formatação são armazenadas em cada arquivo e devem ser aplicadas separadamente ao projeto mestre.

Quando você salva o projeto mestre, as alterações no subprojeto também são salvas no arquivo de origem do subprojeto. Se você quiser trabalhar diretamente no arquivo de origem sem abrir o arquivo de projeto mestre, as alterações feitas no arquivo de origem do subprojeto serão atualizadas automaticamente no arquivo de projeto mestre.

Observação: Se não precisar mais manter o projeto mestre e o subprojeto sincronizados, você poderá desvinculá-los. Em seguida, se forem feitas alterações no subprojeto ou no projeto mestre, o outro arquivo permanecerá inalterado.

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Como os recursos são afetados quando você combina arquivos

Após consolidar os arquivos em um arquivo de projeto mestre, os recursos de ambos os arquivos permanecem separados, assim como as tarefas em um subprojeto permanecem no subprojeto. Você pode alterar as informações do recurso no projeto mestre e as alterações serão replicadas no arquivo de origem do subprojeto. Você pode exibir todos os recursos no projeto mestre e subprojetos juntos no modo de exibição planilha de recursos, mas não é possível atribuir um recurso a qualquer projeto que não seja o subprojeto do qual ele veio.

Observação: Se os mesmos recursos forem usados em vários subprojetos, você verá nomes de recursos duplicados porque os recursos não são combinados. No entanto, se você quiser atribuir os recursos em subprojetos diferentes e resolver nomes de recursos duplicados, poderá combiná-los em um pool de recursos e disponibilizá-los para os outros arquivos.

Outras maneiras de combinar arquivos

Consolidar arquivos não relacionados

Criar um espaço de trabalho para arquivos de projeto

Projetos mestres e subprojetos permitem que você crie uma hierarquia de projetos que reflete a relação entre eles e, em alguns casos, a estrutura da sua organização. Mas você pode ter outros motivos para consolidar arquivos de projeto. Por exemplo, você pode querer combiná-los temporariamente para uma revisão rápida ou para impressão.

Consolidar arquivos não relacionados

Use arquivos consolidados se você tiver vários arquivos que gostaria de combinar em uma janela, se os arquivos estão relacionados ou não. A combinação de arquivos não relacionados em um projeto consolidado torna mais fácil ver as informações de vários projetos em vários modos de exibição e imprimi-los. Você pode consolidar arquivos de projeto se precisar controlar vários projetos em andamento, como quando você está desenvolvendo produtos diferentes ao mesmo tempo. Você pode classificar e agrupar por nomes de produtos, prazos e gerentes de projetos para encontrar e avaliar as informações específicas de que precisa. Por exemplo, você pode imprimir um Modo de exibição Gráfico de Gantt que inclua todos os seus projetos.

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Criar um espaço de trabalho

Uma alternativa para consolidar projetos é criar um espaço de trabalho que contenha arquivos de projeto individuais, cada um deles aberto em sua própria janela. Use um espaço de trabalho se você trabalhar com os mesmos arquivos de projeto com frequência e não quiser consolidá-los em um único projeto grande.

Quando você abre os arquivos e os salva como um espaço de trabalho, o Project salva os arquivos e as configurações atuais em um único arquivo de espaço de trabalho. Em seguida, ao abrir o arquivo do espaço de trabalho, você abre todos os arquivos incluídos ao mesmo tempo. Cada projeto tem seu próprio botão na barra de tarefas, facilitando a alternância de um projeto para outro.

Para criar um espaço de trabalho, selecione ou abra os arquivos do projeto e, em seguida, escolha arquivo >salvar espaço de trabalho.

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