Os 10 principais motivos para usar o Access com o Excel

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Ao usar a família de produtos Office, você deve usar o Excel ou usar o Access para gerenciar seus dados tabulares? Um artigo complementar, usando o Access ou o Excel para gerenciar seus dados, discute os benefícios de cada produto e o que ele traz para a tabela. Mas por que escolher entre uma ou outra? Se você armazenar seus dados no Access e se conectar a ele no Excel, obterá os benefícios de ambos. Aqui estão dez motivos para usar o Excel e o Access juntos, faz muito sentido.

Embora o Excel não seja um banco de dados, ele é amplamente usado para armazenar dados e costuma ser usado para solucionar problemas de banco de dados simples. No enTanto, o Excel é um banco de dados de arquivos simples, não um banco de dados relacional. Quando tabelas simples precisam evoluir em várias tabelas de dados relacionados, o Access é a primeira opção para os operadores de informações criarem rapidamente um aplicativo de banco de dados. O Access sempre foi um excelente "bloco inicial de dados" para reunir e consolidar dados distintos em toda a empresa, grande parte das que reside dentro de pastas de trabalho do Excel. Depois que seus dados estiverem no Access, você poderá adicionar mais tabelas e associá-las, criar consultas (ou exibições de seus dados), estruturar os dados e definir tipos de dados para ajudar a garantir a integridade dos dados, compartilhar e atualizar dados entre muitos usuários e criar relatórios e formulários sofisticados.

Ao contrário do layout de planilha simples do Excel, o Access é organizado de forma diferente com vários objetos inter-relacionados que podem parecer intimidantes inicialmente. Mas você não precisa ser um especialista para usar o Access. O Access é projetado para todos os tipos de usuários, e você só pode colocá-lo com o máximo de que precisa ir.

Retire novamente o acesso de uma camada de cada vez.

Camadas de acesso

1. Use o Access de três maneiras: como um usuário ocasional, um usuário avançado ou um desenvolvedor.

2. tabelas, consultas, formulários e relatórios se baseiam uns sobre os outros e compõem o coração de um aplicativo de banco de dados.

3. usuários ocasionais têm assistentes, construtores de propriedade, a interface do usuário do Office Fluent e recursos do Excel para obter rapidamente um trabalho concluído.

4. os usuários avançados têm macros, o painel de propriedades, as expressões e as ferramentas de design de banco de dados para o Delve mais profundo e fazer mais.

5. os desenvolvedores podem trabalhar com módulos e desenvolver código VBA para criar soluções de banco de dados personalizadas e implantar aplicativos de tempo de execução.

copiar dados do excel para o access

Uma boa maneira de começar é copiar dados do Excel para o Access. Você pode criar uma tabela do Access e exibi-la no modo folha de dados, que é semelhante a uma planilha do Excel. Você pode realizar tarefas comuns de criação de tabelas, como definir um tipo de dados, um nome de campo ou um novo campo, diretamente no modo folha de dados. Por exemplo, se você inserir uma data em um campo em branco, o Access definirá o tipo de dados data/hora desse campo. Se você inserir texto, como um nome, o Access aplicará o tipo de dados de texto ao campo. Se você quiser mover um campo, basta clicar e arrastá-lo.

Ao copiar dados do Excel e colá-los no Access, você nem precisa primeiro criar uma tabela ou abrir uma tabela no modo folha de dados. O Access perguntará automaticamente se os seus dados têm cabeçalhos, faz uma boa tentativa de usar o tipo de dados correto e cria uma tabela do Access. Não poderia ser mais simples.

Para obter mais informações, consulte abrir uma folha de dados em branco.

vincular dados do excel ao access

Uma das maneiras mais fáceis de derivar os benefícios do Excel e do Access é vincular uma planilha do Excel a uma tabela do Access. Use um link de acesso quando planejar manter os dados no Excel, mas também aproveitar regularmente alguns dos vários recursos do Access, como relatórios e consultas. Você vincula dados do Access e não do Excel.

O Access dá suporte a duas maneiras fundamentalmente diferentes de criar tabelas de banco de dados. Os usuários podem criar novas tabelas nativas para armazenar os dados em um banco de dados do Access ou podem criar links para dados existentes fora do banco de dados do Access. Os dados em tabelas vinculadas aparecem e se comportam de várias maneiras, assim como tabelas nativas. O assistente de Gerenciador de tabelas vinculadas ajuda você a acompanhar, localizar e atualizar a planilha do Excel ou outra fonte de dados se ela se mover e o link for interrompido.

Quando você vincula a uma planilha do Excel ou um intervalo nomeado, o Access cria uma nova tabela vinculada aos dados do Excel. Se você quiser adicionar, editar ou excluir dados, faça as alterações no Excel e atualize (ou faça uma nova consulta) os dados na tabela do Access. No enTanto, não é possível editar o conteúdo da tabela no Access. Com seus dados vinculados ao Excel, você pode criar relatórios, consultas e formulários somente leitura no Access.

Para saber mais, confira o artigo Importar ou vincular dados em uma pasta de trabalho do Excel.

importar dados do Excel para o Access

Se você decidir recortar o cabo de dados, poderá mover os dados para o Excel importando os dados para o Access. Observe que a importação do Word tem dois significados diferentes entre o Excel e o Access. No Excel, quando você importa (ou conecta), faz uma conexão permanente com os dados que podem ser atualizados. No Access, ao importar, você traz dados para o Access uma vez, mas sem uma conexão de dados permanente. Quando você importa dados, o Access armazena os dados em uma tabela nova ou existente sem alterar os dados no Excel. No Access, você pode importar qualquer uma ou todas as planilhas em uma pasta de trabalho do Excel em uma única operação.

O assistente de importação orienta você pelas etapas de importação e ajuda você a tomar decisões importantes sobre se alterar tipos de dados e adicionar cabeçalhos. Se você encontrar erros ao importar os dados, o Access o alerta e salva os erros em uma tabela para que você possa localizá-los e corrigi-los rapidamente. Por exemplo, pode haver um CEP alfanumérico em uma coluna que você pensou que tudo foi numérico ou uma identificação duplicada foi detectada para um campo de chave primária. Você pode fazer as alterações na pasta de trabalho do Excel e importar novamente os dados ou fazer as alterações na nova tabela do Access. Ao concluir a operação, você pode salvar as etapas que usou e até mesmo criar uma tarefa do Outlook para lembrá-lo quando realizar a operação de importação regularmente.

Depois que os dados são importados, eles agora são nativos do Access, e você pode usar folhas de dados e formulários para adicionar, editar e excluir os dados. Depois de importar os dados, você pode decidir se deseja excluir os dados do Excel. Geralmente, é uma boa ideia ter apenas um local para atualizar os dados.

Observação: Importar dados do Excel para o Access não importa fórmulas, apenas os resultados dessas fórmulas.

Para mais informações, confira:

conectar-se para acessar os dados do excel

Você também pode reconectar os dados do Access ao Excel. Para fazer isso, crie uma conexão no Excel, geralmente armazenada em um arquivo de conexão de dados do Office (. odc), para o banco de dados do Access e recuperar todos os dados de uma tabela ou consulta. Depois de se conectar aos dados, você também pode atualizar automaticamente (ou atualizar) suas pastas de trabalho do Excel a partir do banco de dados original do Access sempre que o banco de dados for atualizado com as novas informações.

Para mais informações, confira:

O relatório Funcionários em layout tabular

Depois que seus dados estiverem no Access, você poderá aproveitar a matriz Marvelous das ferramentas de criação e personalização de relatórios. Deseja criar um relatório com apenas alguns cliques? Use o assistente de relatório. Deseja criar e modificar o layout do relatório em tempo real com dados dinâmicos, mover e redimensionar blocos de dados, adicionar e remover campos e ver instantaneamente as alterações ao criá-lo? Use o modo de exibição layout. Deseja interagir com o relatório para pesquisar, filtrar e classificar dados dinâmicos? Use o modo de exibição relatório. Deseja adicionar botões de comando, números de página, imagens, hiperlinks e estilos de aparência profissional, todos sozinhos? Use os vários assistentes de controle e galerias nos controles e grupos de layout na guia design da faixa de opções. Usando o Access, você pode criar facilmente relatórios simples, relatórios de grupo e resumo, etiquetas de endereçamento, relatórios gráficos e sub-relatórios.

Após a criação do relatório, use o Access para distribuir o relatório eletronicamente. Por exemplo, você pode enviar o relatório usando uma mensagem de email ou salvar o relatório em formatos diferentes, como um instantâneo do Access ou um arquivo PDF, para adicioná-lo a uma página da Web ou site do SharePoint.

Para mais informações, confira:

formulário de amostra

Depois que seus dados estiverem no Access, você poderá tirar proveito das muitas ferramentas de criação e personalização de formulários. Deseja criar um formulário com apenas alguns cliques? Use o assistente de formulário. Deseja criar e modificar o layout do formulário em tempo real com dados dinâmicos, mover e redimensionar blocos de dados, adicionar e remover campos e ver instantaneamente as alterações ao criá-lo? Use o modo de exibição layout. Deseja adicionar botões de comando, caixas de listagem, caixas de combinação, grupos de opções, imagens, máscaras de entrada, gráficos, hiperlinks e estilos de aparência profissional todos sozinhos? Use os vários assistentes de controle e galerias nos controles e grupos de layout na guia design da faixa de opções. Usando o Access, você pode criar facilmente formulários simples, formulários com guias, formulários contínuos, formulários pop-up, caixas de diálogo modais e subformulários.

No Access, você pode criar facilmente um formulário dividido, que exibe uma folha de dados sincronizada e um modo de exibição de formulário para que você possa obter o melhor dos dois. Depois de criar um formulário elegante, é fácil rolar, filtrar e até Pesquisar os dados atrás do formulário usando os botões de navegação padrão e a caixa de pesquisa na parte inferior do formulário.

Formulário dividido

Para mais informações, confira:

AutoFiltro

Seja qual for o produto que você usa, você filtra dados para trabalhar com um subconjunto de dados e classifica os dados para ordená-los da maneira que desejar. No Access, os usuários do Excel podem filtrar e classificar dados em uma exibição de folha de dados sem precisar aprender novamente uma interface do usuário completamente nova. Os ícones, menus de comando, comandos, critérios e caixas de diálogo são muito semelhantes, independentemente de você estar trabalhando com texto, números, datas ou espaços em branco. Você pode até mesmo salvar os filtros e classifica junto com o modo folha de de de de os.

Você pode criar uma consulta no Access e nem mesmo saber o que o SQL significa. Quatro assistentes de consulta ajudam você a criar consultas simples, localizar duplicatas, localizar registros não coincidentes e criar consultas de tabela de referência cruzada. Você nem precisa criar uma consulta; Basta filtrar e classificar os dados da maneira que você deseja que ele fique e ele seja salvo com uma folha de dados.

Critérios PaísRegião

Para mais informações, confira:

Primeira página do assistente de etiqueta

Agora que sua família cresceu, sua lista de cartões festivos ficou repentinamente maior e você precisa controlar muito mais aniversários e datas especiais. Não é um problema. Você pode usar uma tabela ou consulta do Access como uma fonte de dados de mala direta e criar uma operação de mala direta usando o assistente de mala direta do Word, para cartas, cartões, mensagens de email e envelopes. Se você precisar apenas criar etiquetas de endereçamento, use o assistente de etiqueta no Access para criar e imprimir suas etiquetas a partir de um relatório criado por você. Você pode até mesmo adicionar automaticamente um código de barras correspondente a cada endereço de cliente.

Para mais informações, confira:

O Access e o Excel fornecem comandos para se conectar aos dados nas listas do SharePoint. O Excel fornece uma conexão somente leitura (unidirecional) com listas do SharePoint vinculadas; enquanto o Access permite que você leia e grave dados (bidirecionais) em listas vinculadas do SharePoint. As listas do Access e do SharePoint funcionam muito bem juntas. Os tipos de dados do Access e do SharePoint, como Rich Text, acrescentar apenas (para dar suporte ao histórico de revisão de controle em um campo memorando), anexos, numeração automática, pesquisas e campos de vários valores — fazem integração tranqüila e poucas, se houver, inconsistências de dados.

Depois de vincular seus dados de lista do SharePoint a um banco de dados do Access, você pode até mesmo colocar os dados da lista do SharePoint offline em um banco de dados do Access local, trabalhar com os dados localmente e, em seguida, reconectar-se ao site do SharePoint para carregar as alterações. Quaisquer alterações conflitantes de dados feitas por outros usuários serão manipuladas por um assistente de resolução de conflitos. Os formulários e relatórios criados no Access são baseados nos mesmos dados, mas vinculados às listas do SharePoint.

O Excel fornece os seguintes pontos de integração com o SharePoint Server.

Pontos de integração focalizados em dados do Excel

1. Faça uma única importação dos dados de planilha do Excel em uma lista do SharePoint ou exporte dados de planilha do Excel para uma lista do SharePoint a fim de criar uma conexão de dados unidirecional e permanente.

2. Use a conexão de dados unidirecional e permanente para atualizar dados em uma planilha do Excel a partir da lista do SharePoint.

3. publicar pastas de trabalho do Excel no Serviços do Excel e exibir e interagir com dados usando a Web Part do Excel Web Access em uma página de Web Parts.

4. importar (conectar) dados em uma pasta de trabalho do Excel de servidores OLAP, bancos de dados do SQL Server e do Access e arquivos simples.

O Access fornece os seguintes pontos de integração com o SharePoint Server.

1. Fazer uma única importação ou exportação de dados entre modos de exibição do Access e uma lista do SharePoint.

2. vincular dados entre tabelas do Access e uma lista do SharePoint criando uma conexão bidirecional permanente. (Dados de lista atualizados podem ser vistos em uma tabela do Access; dados de tabela do Access atualizados podem ser vistos em uma lista.)

3. Levar dados de lista offline, atualizar no Access, colocar dados online novamente, sincronizar atualizações e resolver conflitos.

4. Exibir e editar dados de lista na folha de dados, formulário e modos de exibição de relatório do Access.

Para mais informações, confira:

Você pode criar aplicativos de banco de dados de área de trabalho sofisticados sem criar uma linha de código VBA. Cada objeto do Access tem um amplo conjunto de propriedades e eventos facilmente acessíveis em uma folha de propriedades para ajudá-lo a personalizar sua solução. Cada objeto tem designers detalhados que revelam todos os recursos disponíveis. Modelos de banco de dados adicionais estão disponíveis no Office Online. Os modelos de campo e tabela ajudam você a criar e personalizar novas tabelas com rapidez. Você pode criar um novo banco de dados do zero com as ferramentas de design de banco de dados internas.

As macros do Access usam um ambiente declarativo que não exige a escrita de qualquer código VBA, portanto, você não precisa ser desenvolvedor. Cada ação de macro executa uma tarefa, como abrir um formulário, executar uma consulta, localizar registros ou exibir uma mensagem. Você pode inserir macros em qualquer evento de um relatório, formulário ou controle. A maioria das macros tem argumentos, e você pode adicionar lógica condicional a elas para que elas possam fazer o que você deseja. Você pode até mesmo definir variáveis e fazer a verificação de erros novamente sem escrever código VBA.

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