Opções e tipos de coluna de biblioteca e de lista

Opções e tipos de coluna de biblioteca e de lista

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Um tipo de coluna determina como os dados são armazenados e exibidos em uma lista ou biblioteca. Ao criar uma coluna para uma lista ou biblioteca, escolha um tipo de coluna que indica o tipo de dados que você deseja armazenar na coluna, como números apenas, texto formatado ou um número calculado automaticamente. Em seguida, as colunas são adicionadas a um ou mais modos de exibição da lista ou biblioteca para ajudá-lo a exibir os dados de forma significativa.

As seguintes seções fornecem informações sobre os tipos padrão de colunas que você pode criar e sobre quando usar cada tipo. Dependendo da sua organização, tipos adicionais de coluna podem estar disponíveis.

As colunas ajudam você a criar modos de exibição dos itens em uma lista ou biblioteca, de uma maneira que faça sentido. Usando colunas, você pode classificar, agrupar e filtrar itens e pode também calcular dados sobre itens automaticamente e exibir os resultados desses cálculos. As colunas também permitem que você especifique que informações devem ser inseridas sobre um item quando alguém adiciona um item a uma lista ou biblioteca. Quando um item é adicionado, um formulário aparece e fornece campos e opções para inserir informações. Quando você cria uma lista ou biblioteca, algumas colunas, como Título e Modificado por, são criadas automaticamente. Você pode criar colunas adicionais de acordo com a sua necessidade. As colunas criadas determinam quais campos e opções aparecem nesse formulário e as colunas que podem ser adicionadas a modos de exibição da lista ou biblioteca.

Você especifica o tipo de coluna desejado quando cria uma coluna. Em alguns casos, você também pode escolher um tipo de coluna diferente para uma coluna existente, mas isso depende do tipo e da quantidade de dados atualmente armazenada na coluna. Alterar o tipo de coluna de uma coluna existente pode corromper os dados já armazenados na coluna. Por essas razões, é importante decidir que tipo de dados você deseja armazenar antes de criar uma coluna. Ao decidir que tipo de coluna você deseja, considere o seguinte:

  • Que tipo de dados deseja armazenar? Letras apenas? Números apenas? Texto formatado? Por exemplo, você não pode armazenar letras em uma coluna Número. Sabendo que tipo de dados você deseja armazenar é o primeiro passo no sentido de escolher o tipo de coluna mais apropriado.

  • Você deseja usar os dados em cálculos financeiros? Em caso afirmativo, o tipo de coluna Moeda é a melhor opção.

  • Você deseja usar os dados em cálculos matemáticos? Qual o grau de precisão necessário para esses cálculos? Você pode calcular dados em colunas de Números ou Moeda, mas não em colunas de Texto. Além disso, os cálculos em uma coluna Moeda são os mais precisos.

  • Como você deseja classificar os dados na coluna? Em uma coluna de texto, os números são classificados como cadeias de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200, e assim por diante), não como valores numéricos. Para classificar números como valores numéricos, use uma coluna número ou moeda. Além disso, muitos formatos de data não são classificados corretamente se estiverem armazenados em uma coluna de texto. Para garantir a classificação correta de datas, use uma coluna data e hora.

  • Você deseja assegurar que as pessoas digitem as informações na coluna? Em caso afirmativo, é possível especificar que a coluna é obrigatória e as pessoas não poderão adicionar um item sem digitar as informações.

Use esse tipo de campo de coluna para coletar e exibir pequenas quantidades de texto não formatado em uma única linha, incluindo:

  • Somente texto, como nomes, sobrenomes ou nomes de departamentos

  • Combinações de texto e números, como endereços ou números de contas

  • Números que não são usados em cálculos, como números de identificação de funcionários, números de telefones, códigos postais ou números de peças

Uma única linha de texto exibe 255 caracteres em uma única linha. Se você estiver criando uma coluna para uma lista ou biblioteca e quiser exibir um texto formatado ou mais de uma linha de texto de cada vez, crie uma coluna de texto com várias linhas. Você pode alterar uma única linha de texto existente para uma coluna com várias linhas de texto sem perder todos os dados armazenados na coluna já.

Você pode personalizar uma coluna de Texto com uma linha das seguintes maneiras:

  • Atribuir um limite de caracteres    Limite o número de caracteres definindo o número máximo de caracteres que você deseja. Por exemplo, se a coluna armazena números de ID de funcionário de cinco dígitos, você pode usar esse recurso para ajudar a garantir que as pessoas insiram apenas cinco caracteres.

  • Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente um texto específico quando alguém adicionar um novo item, além de permitir que as pessoas insiram texto diferente se precisarem fazer isso. Quando você define o valor padrão, as pessoas podem inserir informações mais rapidamente aceitando o padrão, a menos que precisem alterá-la. Por exemplo, se a coluna armazena o nome de uma empresa atribuída a um projeto e sua organização trabalha com uma empresa específica para a maioria dos projetos, você pode inserir o nome dessa empresa como o valor padrão. Como resultado, o nome da empresa aparece automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista, e os membros da equipe não precisam inserir o nome.

    Um valor padrão pode ser um texto que você especifica ou o resultado de um cálculo, o que é denominado um valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir um texto específico automaticamente, mas o texto pode variar dependendo de quem adicionou o item, de quando o item foi adicionado ou de outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações de outras colunas ou funções de sistema como [hoje], para indicar a data atual, ou [eu], para exibir o nome da pessoa que adiciona ou altera o item.

    Opções para linha única de coluna de texto

Adicione dados de localização avançada do Bing Maps ou do diretório de sua organização. A coluna local fornece colunas adicionais para filtrar, classificar e Pesquisar por informações relacionadas, incluindo endereço, cidade ou estado.

Use esse tipo de campo de coluna em uma lista ou biblioteca para coletar e exibir texto formatado ou texto longo e números em mais de uma linha, como uma descrição de um item. Uma coluna com várias linhas de texto pode armazenar até 63.999 caracteres, e você pode especificar o número de linhas de texto que você deseja exibir quando as pessoas inserirem informações sobre um item. Esse tipo de coluna exibe todo o texto quando a coluna é exibida em uma lista ou biblioteca.

Você pode personalizar uma coluna de Texto com várias linhas das seguintes maneiras:

  • Atribuir um limite de exibição    Limite o número de linhas que aparecem quando as pessoas inserem informações sobre um item com o número de linhas para a configuração de edição. Por exemplo, se a coluna armazena anotações demoradas sobre um evento de calendário, você pode optar por exibir dez linhas de texto. Isso torna mais fácil para as pessoas inserirem informações porque podem ver facilmente todo o texto inserido. Por outro lado, se a coluna armazena apenas uma ou duas frases sobre um evento, você pode optar por exibir apenas duas ou três linhas de texto.

    Se você atribuir um limite de exibição, ele não limitará a quantidade de texto que aparece quando a coluna aparece em uma lista. todo o texto inserido para um item é exibido na coluna.

  • Permitir comprimento ilimitado    (Disponível somente em bibliotecas de documentos) Ao usar várias linhas de texto em uma biblioteca de documentos, você pode especificar que o campo não tenha limite de comprimento.

  • Habilitar ou desabilitar a formatação de texto    (Disponível somente em listas) Especifique o tipo de texto a ser permitido define se as pessoas podem aplicar formatação como negrito, itálico ou cores ao texto. Há duas opções: texto sem formatação, que não dá suporte a nenhuma opção de formatação; ou avançado, Rich Text, que dá suporte à formatação básica, como negrito, itálico, listas numeradas ou com marcadores, texto colorido e cores de plano de fundo. Ele também tem opções adicionais para hiperlinks, imagens e tabelas.

  • Acrescentar alterações    (Disponível somente em listas) Se o versão tiver sido habilitado para a lista, acrescentar alterações ao texto existente especifica se as pessoas podem adicionar novo texto sobre um item sem substituir nenhum texto existente sobre esse item. Se você optar por não acrescentar alterações, o novo texto sobre um item substituirá qualquer texto existente sobre esse item na coluna. Se você optar por acrescentar alterações, as pessoas poderão inserir informações adicionais sobre um item, além de exibir o texto que foi inserido anteriormente e a data e a hora em que o texto foi inserido. Quando exibido em uma lista, não como um campo em um formulário de itens, a coluna exibe as entradas do modo de exibição de hiperlink, em vez do texto, e as pessoas podem clicar no hiperlink para ver todas as informações armazenadas na coluna desse item.

    Importante: Se você desativar esta opção depois de criar a coluna, todas as informações, com exceção da entrada mais recente, serão excluídas.

Opções para vários liines da coluna de texto

Configurações para listas

Texto de coluna multilinha para bibliotecas de documentos

Configurações para bibliotecas

Use esse tipo de campo de coluna para permitir que as pessoas escolham em uma lista de opções fornecidas. Esse tipo de coluna é uma opção ideal em casos em que você deseja garantir que todos os dados na coluna sejam consistentes, pois você pode limitar os valores armazenados em uma coluna.

Dica: Para limitar os valores em uma coluna apenas àqueles armazenados no site, use uma coluna Pesquisa em vez de uma coluna Opção. Você poderá aprender mais sobre colunas de Pesquisa posteriormente neste artigo.

Você pode personalizar uma coluna Opção das seguintes maneiras:

  • Definir a lista de opções    Forneça uma lista exata de valores que as pessoas podem escolher. Para fornecer essa lista, substitua o texto de exemplo na caixa Digite cada opção em uma linha separada com os valores desejados. Digite cada valor em uma linha separada. Para iniciar uma nova linha, pressione ENTER.

  • Escolha um formato de exibição    Permitir várias seleções com caixas de seleção ou seleção única sem. Observe que SharePoint Online só exibirá botões de opção em SharePoint clássico.

  • Habilitar opções personalizadas adicionais    Para permitir que as pessoas insiram um valor que não está incluído na lista de opções, ative as opções de preenchimento. Fazer isso é uma boa ideia se você não souber todos os valores de que as pessoas precisam para inserir sobre itens. Se preferir que as pessoas usem apenas os valores especificados, desative as opções de preenchimento.

  • Exibir um valor padrão    Selecione automaticamente um valor específico quando alguém adicionar um novo item, permitindo também que as pessoas escolham um valor diferente se precisarem fazer isso. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserirem informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar os nomes de empresas atribuídas a um projeto e sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, você pode inserir o nome dessa empresa como valor padrão. Como consequência, o nome da empresa aparecerá automaticamente quando um novo projeto for adicionado à lista e os membros da equipe não precisarão escolher o nome.

    Um valor padrão pode ser um valor que você especifica ou o resultado de um cálculo, o que é denominado um valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir um texto específico na coluna automaticamente, mas o texto pode variar dependendo de quem adicionou o o item, de quando o item foi adicionado ou de outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações de outras colunas ou funções de sistema como [hoje], para indicar a data atual, ou [eu], para exibir o nome da pessoa que adiciona ou altera o item.

Opções para colunas de escolha

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar valores numéricos que não são valores monetários.

Dicas para escolher uma coluna de número ou de moeda

Os tipos de coluna número e moeda armazenam valores numéricos. Use uma coluna de número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não são cálculos financeiros ou não exigem um alto grau de precisão. Use uma coluna de moeda para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou em casos em que você não deseja arredondar números em cálculos. Ao contrário de uma coluna de número, uma coluna de moeda é precisa de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna número e moeda fornecem formatos predefinidos que determinam como os dados são exibidos.

Você pode personalizar uma coluna Número das seguintes maneiras:

  • Especificar valores mínimos e máximos    Limite o intervalo de números que as pessoas podem digitar. Por exemplo, se a coluna armazena a quantidade de trabalho concluída para uma tarefa como um percentual, você pode especificar zero como valor mínimo e cem como valor máximo. Da mesma forma, se a coluna armazena o número de participantes de um evento e você deseja limitar os participantes a um número específico, é possível digitar o número máximo de participantes como valor máximo.

  • Incluir casas decimais    Especifique se os números contêm casas decimais, bem como o número de casas decimais a serem armazenadas. Se a coluna precisar armazenar números com mais de cinco casas decimais, você pode escolher Automático ao selecionar o número de casas decimais a serem incluídas. A opção Automático é adequada quando a coluna armazena os resultados de cálculos e você deseja que o resultado seja o mais exato possível. No entanto, se desejar assegurar que todos os valores na coluna tenham o mesmo número de casas decimais, é uma boa ideia limitar o número de casas decimais a zero, para números inteiros apenas, ou a outro número de casas decimais até cinco.

  • Exibir um valor padrão    Exibe automaticamente um número específico quando alguém adiciona um novo item, além de permitir que as pessoas insiram números diferentes se precisarem fazer isso. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações com mais rapidez. Por exemplo, se a coluna armazenar o número de computadores que cada membro da equipe tem e todos os membros da equipe tiverem pelo menos um computador, insira 1 como o valor padrão. Como resultado, 1 será exibido automaticamente quando um novo item for adicionado à lista, e os membros da equipe não precisarão inserir o número.

    Um valor padrão pode ser um número que você especifica ou o resultado de um cálculo, o que é denominado um valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir um número específico automaticamente, mas o número pode variar dependendo de quem adicionou o item, de quando o item foi adicionado ou de outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um número específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um número com base em informações de outras colunas ou funções de sistema.

  • Formatar o número como uma porcentagem    A configuração de mostrar como porcentagem permite exibir e armazenar o número como uma porcentagem e tratá-la como uma porcentagem quando ela é usada para calcular outros valores.

Opções para a coluna numérica

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar valores monetários.

Dicas para escolher uma coluna Número ou Moeda

Os tipos de coluna Número e Moeda armazenam valores numéricos. Use uma coluna Número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não sejam cálculos financeiros ou que não exijam um elevado grau de precisão. Use uma coluna Moeda para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou em casos nos quais você não deseje arredondar números em cálculos. Diferentemente de uma coluna Número, uma coluna Moeda tem precisão de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna Número e Moeda oferecem formatos predefinidos que determinam como os dados aparecem.

Opções para colunas de moeda

Você pode personalizar uma coluna Moeda das seguintes maneiras:

  • Especificar valores mínimos e máximos    Limite o intervalo de valores monetários que as pessoas podem digitar. Por exemplo, se a coluna armazena despesas relatadas para um evento e a sua organização limita o relatório a quantidades dentro de um intervalo específico, você pode especificar esses limites como os valores mínimo e máximo.

  • Incluir casas decimais    Especifique se os valores incluem casas decimais, bem como o número de casas decimais a serem armazenadas. Para valores monetários, você pode escolher duas casas decimais ou, se preferir armazenar apenas valores arredondados, você pode escolher zero. Para valores não monetários usados em cálculos que exijam um alto grau de precisão, você pode escolher limitar o número de casas decimais entre zero e cinco ou, para valores mais precisos, escolha Automático para usar automaticamente o número apropriado de casas decimais para o resultado do cálculo.

  • Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente um valor específico quando alguém adicionar um novo item, permitindo também que as pessoas digitem um valor diferente se precisarem fazer isso. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserirem informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar despesas incorridas para configurar novas contas e essa despesa for geralmente a mesma para todas as contas, você pode especificar essa quantia como valor padrão. Como consequência, esse valor aparecerá automaticamente quando um novo item for adicionado à lista e os membros da equipe não precisarão digitar o número.

    Um valor padrão pode ser um valor que você especifica ou o resultado de um cálculo, o que é denominado um valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir um valor específico automaticamente, mas o valor pode variar dependendo do item, de quem adicionou o item, de quando o item foi adicionado ou de outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações de outras colunas ou funções de sistema.

  • Escolher um formato de moeda    Certifique-se de que todos os valores na coluna sejam baseados na mesma moeda selecionando um formato de moeda específico para a coluna. A caixa suspensa oferece mais de 100 opções de país para que você possa especificar a moeda na maioria dos formatos locais.

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar datas de calendário ou datas e horários. O formato de data varia com base nas configurações regionais do site. Se o formato desejado não estiver disponível, solicite ao administrador que inclua suporte para a região adequada ao site.

Você pode personalizar uma coluna Data e Hora das seguintes maneiras:

  • Incluir apenas a data ou a data e a hora    Especifique se você deseja incluir apenas a data do calendário ou tanto a data quanto a hora do dia.

  • Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente uma data ou uma data e uma hora específicas quando alguém adicionar um novo item, permitindo também que as pessoas digitem um valor diferente se precisarem fazer isso. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserirem informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar a data em que uma despesa é incorrida, e a maioria das despesas for incorrida no primeiro dia do ano fiscal, você poderá especificar o primeiro dia do ano fiscal como valor padrão. Como consequência, essa data aparecerá automaticamente quando um novo item for adicionado à lista e os membros da equipe não precisarão digitar a data.

    Um valor padrão pode ser um valor que você especifica, a data em que um item é adicionado a uma lista ou biblioteca ou o resultado de um cálculo, o que é denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando você deseja exibir uma data ou uma hora específica automaticamente, mas a data e a hora pode variar de acordo com o item. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula como valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações de outras colunas ou funções de sistema, como [hoje], para indicar a data atual. Por exemplo, se desejar que a coluna exiba uma data 30 dias depois da data atual, digite a equação =[HOJE]+30 na caixa Valor Calculado.

Opções para a coluna data e hora

Use esse tipo de coluna para permitir que as pessoas escolham valores com base em informações já armazenadas no site. Por exemplo, se desejar que uma coluna armazene os nomes de contas de clientes aos quais os funcionários são designados, e a lista de contas precisar ser limitada a uma lista de Contas de Clientes no site, você poderá criar uma coluna Pesquisa que exibe os nomes na lista de Contas de Clientes. A lista de opções em uma coluna Pesquisa aparece na caixa de expansão, denominada menu suspenso, ou na caixa de listagem, o que dependerá de você permitir ou não que as pessoas selecionem mais de um valor.

Você pode personalizar uma coluna Pesquisa das seguintes maneiras:

  • Escolher a fonte dos valores de pesquisa    Especifique qual lista, biblioteca ou quadro de discussão em seu site que contém os valores que você deseja armazenar na coluna. A fonte não pode ser uma subsite, site de espaço de trabalho, wiki ou blog. Depois de especificar a lista, a biblioteca ou o quadro de discussão desejado, você pode especificar qual coluna nessa lista, biblioteca ou quadro de discussão contém os valores dos quais você deseja que as pessoas escolham.

  • Permitir seleções múltiplas    Permitir que as pessoas escolham quantos valores gostar ou limitem o número de valores que eles podem escolher para apenas um valor. Se as pessoas puderem escolher vários valores, todos os valores aparecerão na coluna, separados por ponto e vírgula (;).

  • Escolher colunas para exibir    Você pode adicionar uma ou mais colunas para mostrar valores de campo específicos para esse tipo de coluna.

Caixa de diálogo de escolha de coluna de pesquisa

Use esse tipo de coluna para armazenar informações do tipo verdadeiro/falso ou sim/não como, por exemplo, para indicar se uma pessoa vai participar de um evento. Uma coluna Sim/Não aparece como uma caixa de seleção única quando as pessoas digitam informações sobre um item. Para indicar Sim, os integrantes da equipe marcam a caixa de seleção. Para indicar Não, os integrantes da equipe desmarcam a caixa de seleção.

Os dados em uma coluna Sim/Não podem ser usados em cálculos de outras colunas. Nesses casos, o Sim é convertido no valor numérico (1) e o Não é convertido no valor numérico zero (0).

Você pode personalizar uma coluna Sim/Não escolhendo um valor padrão para ela. Um valor padrão é a seleção que aparece automaticamente quando alguém adiciona um novo item. As pessoas podem selecionar um valor diferente se precisarem fazê-lo. Para a coluna Sim/Não você pode especificar se a caixa de seleção é marcada automaticamente, indicando um valor Sim, ou ao contrário, indicando um valor Não.

Opções para coluna Sim/não

Use esse tipo de campo de coluna para fornecer uma lista pesquisável de pessoas e grupos das quais as pessoas podem escolher ao adicionar ou editar um item. Por exemplo, em uma lista de tarefas, uma coluna de pessoa ou grupo nomeada atribuída a pode fornecer uma lista de pessoas às quais pode ser atribuída uma tarefa. O conteúdo da lista depende de como os serviços de diretório e os grupos de SharePoint foram configurados para o site. Para personalizar o conteúdo da lista, talvez seja necessário entrar em contato com o administrador.

Você pode personalizar uma coluna Pessoa ou Grupo das seguintes maneiras:

  • Permitir seleções múltiplas    Permita que as pessoas selecionem quantas opções desejarem ou limite o número de seleções a apenas uma opção.

  • Incluir ou excluir grupos de pessoas    Especifique se a lista inclui apenas pessoas individuais, ou inclui também listas de distribuição de email e grupos de SharePoint. Por exemplo, em uma lista de tarefas, talvez você queira incluir apenas pessoas individuais para garantir que uma pessoa específica seja responsável por cada tarefa. Em uma lista de projetos, talvez você queira incluir listas de distribuição de email e grupos de SharePoint para garantir que uma equipe esteja associada a cada projeto.

  • Limitar a lista somente aos usuários do site    Especifique se a lista inclui todas as pessoas e grupos no serviço de diretório ou somente aquelas pessoas e grupos que têm acesso ao site como membros de um grupo de SharePoint.

  • Especificar quais informações a serem exibidas    Escolha que informações você deseja exibir sobre pessoas ou grupos. Por exemplo, em uma lista de Contatos de uma grande organização, você pode escolher exibir o nome, a foto e os detalhes de uma pessoa, como habilidades e experiência. Em uma lista de Contatos de uma pequena equipe, você pode optar por exibir apenas o nome ou o endereço de email de uma pessoa.

Observação: O status de presença, anteriormente disponível com nome (com presença), não está disponível em navegadores modernos. Sua organização pode optar por disponibilizar presença seguindo as etapas em exibir um site clássico do SharePoint Online no modo de documento do Internet Explorer 10.

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar um hiperlink para uma página da Web ou para exibir um elemento gráfico na intranet ou na Internet.

Uma coluna de hiperlink ou imagem armazena a URL (Uniform Resource Locator) de uma página da Web, um elemento gráfico ou outro recurso. Dependendo do formato de exibição que você escolher, ele exibirá um hiperlink que pode ser clicado para acessar o recurso ou um elemento gráfico em vez da URL do arquivo gráfico.

Para exibir a URL como um hiperlink, selecione o formato de Hiperlink. Quando as pessoas digitam informações sobre um item, elas podem digitar a URL e um texto descritivo que aparece na coluna, em vez da URL. Para exibir um elemento gráfico, em vez da URL do arquivo do elemento gráfico, selecione o formato de Imagem. Quando as pessoas digitam informações sobre um item, elas devem inserir a URL completa do arquivo do elemento gráfico, como http://www.exemplo.com.br/imagem.gif, e podem digitar um texto alternativo de descrição para o elemento gráfico, que aparece para pessoas que desativam a exibição de elementos gráficos em seus navegadores ou utilizam software de leitura de tela para converter elementos gráficos na tela em texto gravado.

Opções de coluna de imagem/hiperlink

Use esse tipo de campo de coluna para exibir informações baseadas apenas nos resultados de um cálculo de outras colunas na lista ou biblioteca. Por exemplo, usando = [quantidade] * [preço do item] para calcular o preço total.

Quando você adiciona uma coluna calculada a uma lista ou biblioteca, cria uma fórmula que contém operadores, como subtração (-) e soma (+), funções, valores específicos e referências a outras colunas. As fórmulas podem calcular datas e horas, executar equações matemáticas ou manipular texto. Por exemplo, em uma lista de tarefas, você pode usar esse tipo de coluna para calcular o número de dias de calendário necessários para concluir cada tarefa com base nas colunas data de início e data de conclusão (= data de conclusão]-[data de início]). Em uma lista de contatos, você pode usar uma coluna calculada para combinar os nomes e sobrenomes dos contatos e separá-los com um espaço, com base nas colunas nome e sobrenome (= [nome] & "" & [sobrenome]). Observe que a fórmula em uma coluna calculada só pode fazer referência a outras colunas na mesma lista ou biblioteca.

Além de digitar a fórmula de cálculo, você especifica que tipo de dados deseja que o cálculo retorne e como armazenar e exibir os dados. Para saber mais sobre cada tipo de dados, consulte a seção apropriada deste artigo.

Para saber mais sobre fórmulas e funções para usar com o campo calculado, consulte exemplos de fórmulas comuns em listas do SharePoint. Este artigo tem muitas fórmulas comuns, bem como links para descrições de todas as funções que podem ser usadas no SharePoint.

Opções de coluna calculada

Use esta coluna para criar opções adicionais para aprovadores ao usar fluxos de trabalho de tarefa.

Um fluxo de trabalho de tarefa geralmente fornece apenas resultados de aprovar ou rejeitar, limitando como um item ou documento é manipulado. Talvez seja necessário atribuir a tarefa a outra pessoa ou devolvê-la ao emissor para obter mais informações. Com a coluna resultado da tarefa, você pode oferecer um campo de coluna de escolha que permite selecionar opções diferentes de critérios de conclusão. Por exemplo, você pode solicitar esclarecimentos sobre um item ou atribuí-lo a alguém para dar mais flexibilidade ao aprovador no fluxo de trabalho.

Opções de coluna de resultados de tarefas

A coluna resultado da tarefa é semelhante ao campo de escolha à medida que você digita as opções no campo de escolha. Você pode definir uma opção individual como padrão ou usar um valor calculado. Para usar um valor calculado, você insere uma fórmula, em vez de um número específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um número com base nas informações de outras colunas ou funções do sistema. Você também pode escolher se o valor da coluna é necessário, bem como tornar o valor exclusivo entre todas as entradas.

Para obter um tutorial inaprofundado sobre o uso de tarefas e resultados de tarefas no SharePoint, consulte trabalhando com tarefas em fluxos de trabalho do SharePoint 2013 usando o Visual Studio 2012

Use esta coluna para exibir dados de fontes externas, como aplicativos de CRM, bancos de dados ou planilhas.

A coluna dados externos permite que você se conecte a fontes de dados externas para fornecer bancos de dados, planilhas e aplicativos do CRM. Por exemplo, conectar-se com um aplicativo de linha de negócios, como o SAP ou o Microsoft CRM, pode fornecer informações atualizadas sobre o cliente a partir da fonte de dados externa que pode ser exibida e usada na lista. Usando um banco de dados de inventário externo, sua lista pode apresentar os preços, as descrições ou os pesos de entrega atuais que podem ser usados para cálculo ou pesquisa por outras colunas.

Opções de coluna de dados externos

Os dados externos precisam ter alguns pré-requisitos atendidos para que você possa acessar dados externos. Essas tarefas costumam ser feitas pelo administrador e envolvem a criação de contas e permissões para acessar os dados, a ativação da conectividade de dados corporativos e dos serviços de repositório seguro.

Para saber mais sobre como criar, atualizar e atualizar colunas de dados externos, consulte criar e atualizar uma coluna de dados externos em uma lista ou biblioteca ou trabalhar com dados externos nos serviços do Excel (SharePoint Server).

Use este tipo de coluna para permitir que os usuários do site selecionem valores de um conjunto de termos específico de termos gerenciados e apliquem esses valores ao seu conteúdo. Os usuários podem criar e configurar uma coluna Metadados Gerenciados para mapear um conjunto ou termo existente, ou podem criar um novo conjunto de termos definido especificamente para uma coluna de Metadados Gerenciados. As colunas de Metadados Gerenciados têm várias características exclusivas e características que ajudam os usuários a selecionarem e aplicarem os termos ao conteúdo, como suporte para "digitação antecipada", bem como suporte para a desambiguação de termos, descrições, sinônimos e valores multilíngues.

As colunas de Metadados Gerenciados promovem o uso consistente de metadados entre sites porque oferecem aos usuários uma lista de termos que podem aplicar ao seu conteúdo. Estes termos vêm de um conjunto de termos que é gerenciado centralmente na Ferramenta de Gerenciamento do Repositório de Termos por um Administrador do Repositório de Termos ou de outras pessoas com permissões para gerenciar os termos. Sempre que o conjunto de termos ao qual uma determinada coluna de Metadados Gerenciados associada for atualizado, os termos atualizados serão disponibilizados automaticamente aos usuários onde quer que a coluna de Metadados Gerenciados esteja disponível. Você pode personalizar a coluna de Metadados Gerenciados das seguintes formas.

Opções para a coluna metadados gerenciados

Campo de vários valores    Marcar a caixa de seleção permitir vários valores permite que a coluna contenha mais de um valor. Observe que habilitar esse recurso impedirá a classificação de dados nos modos de exibição de lista.

Formato de exibição    O valor selecionado no conjunto de termos pode ser exibido como um único valor ou com o caminho hierárquico completo.

  • Selecione o rótulo exibir termo na caixa de seleção campo para exibir o valor do conjunto de termos como um único valor. Por exemplo: cidade.

  • Marque a caixa de seleção Exibir o caminho inteiro para o termo no campo para exibir o valor do conjunto de termos como um caminho hierárquico completo. Por exemplo: local, continente, país/região, cidade.

Configurações do Conjunto de Termos    Exibe termos de um conjunto de termos gerenciado por uma empresa, ou cria um conjunto de termos personalizado para compartilhar com as outras pessoas em um conjunto de sites.

  • Usar um conjunto de termos gerenciado    Insira um ou mais termos, separados por ponto-e-vírgula, e selecione Localizar para filtrar as opções para incluir somente aqueles que contenham os termos desejados. Depois de localizar o conjunto de termos que contém a lista de valores a ser mostrada nessa coluna, clique em um termo para selecionar o primeiro nível da hierarquia a ser mostrado na coluna. Todos os níveis abaixo do termo que você selecionar serão vistos quando os usuários escolherem um valor.

Criar um conjunto de termos gerenciado    Insira uma descrição para o conjunto de termos gerenciado e insira o conjunto de termos hierarquicamente direto na caixa fornecida, ou clique em Editar Usando o Gerente do Conjunto de Termos para abrir e usar a ferramenta de Gerenciamento de Termos.

Para obter mais informações sobre metadados gerenciados, consulte introdução a metadados gerenciados. Este artigo descreve o que são metadados gerenciados e como usá-los.

Observação: Como um termo personalizado está disponível para todos os usuários em um conjunto de sites, os termos do conjunto não estarão disponíveis como Palavras-chave Corporativas.

Trabalhando com colunas, listas e bibliotecas

Aqui estão alguns recursos adicionais para ajudá-lo a trabalhar com listas e bibliotecas:

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