Objetivo: otimizar o plano do projeto para cumprir a data de término

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Depois de criar o plano do projeto, você precisará revisar a data de término agendada. Se o plano não atender à sua data de término direcionada, e se a data de término da reunião for importante para o sucesso do projeto, você poderá otimizar o plano para atender a essa data. Ao alterar os aspectos do seu plano que estão relacionados à data de término, no entanto, lembre-se de que você provavelmente vai alterar os custos e o escopo.

Dica: Este artigo faz parte de uma série de artigos no mapa do projeto que descrevem um amplo conjunto de atividades de gerenciamento de projetos. Chamamos essas atividades de "metas" porque elas são organizadas em torno do ciclo de vida do gerenciamento de projetos: Crie um plano, acompanhe e gerencie um projeto e feche um projeto.

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Otimizar o gráfico de objetivo de data de término

número 1 Especificar e revisar as datas do projeto     A revisão das datas do projeto pode ajudá-lo a ver se você está atendendo à data de término direcionada e se precisa fazer mais ajustes para cumprir essa data.

Clique em todas as seguintes opções aplicáveis:

Número 2 Ajustar o plano para atender à data de término     Você pode usar uma variedade de estratégias, incluindo ajustar os calendários, o escopo, as tarefas e as atribuições, para atender à data de término direcionada.

Clique em todas as seguintes opções aplicáveis:

  • Defina a data de início ou a data de término do projeto que começa ou termina em uma data anterior à data do plano atual. Se essa for uma opção para seu projeto, tente alterar a data de início primeiro.

  • Modificar um calendário

    Clique em todas as seguintes opções aplicáveis:

    • Crie um calendário de tarefas se os calendários de tarefas aplicados às tarefas de caminho crítico estiverem desnecessariamente atrasando a data de término. A modificação ou a remoção de um calendário de tarefas pode ter o menor efeito de quaisquer alterações nos três tipos de calendários (tarefa, recurso e projeto) no Microsoft Office Project 2007.

    • Modifique um calendário de recursos se a recursos estiver realmente trabalhando mais do que seu calendário reflete. Por exemplo, se o calendário do recurso para um recurso atribuído a tarefas de caminho crítico indicar um Workweek de quatro dias, mas o recurso realmente funcionar cinco dias, você provavelmente atingirá a data de término.

    • Modifique o calendário do projeto se o projeto estiver sendo trabalhado por mais horas ou dias do que o seu calendário do projeto reflete. Por exemplo, se o calendário do projeto indicar que os fins de semana são período de folga, mas você realmente está executando turnos de fim de semana, alterar o calendário do projeto provavelmente atingirá sua data de término.

  • Reduzir o escopo do projeto

    Talvez seja necessário reduzir o escopo para atender à data de término ou ao orçamento. Ou, depois de criar o plano do projeto, você pode ter mais tempo ou dinheiro do que o esperado. Em ambos os casos, você pode alterar o escopo do projeto. Você pode escolher entre alterar os produtos finais do produto ou alterar o escopo do projeto.

    Por exemplo, você decide remover uma tarefa de pesquisa de mercado de um projeto e também reduzir a duração do teste de produto para atender à data de término ou ao orçamento. Nesse caso, o produto final e os resultados finais não são alterados. No enTanto, você alterou o método para fornecer esse produto final reduzindo o escopo do projeto.

    Realize todas as seguintes ações aplicáveis:

    • Altere uma duração para atender à data de término reduzindo a quantidade de tempo planejada para tarefas de caminho crítico. Certifique-se de que a duração reduzida ainda reflita uma realidade mínima. Além disso, certifique-se de ajustar a quantidade de trabalho correspondente atribuída aos recursos.

    • Remover uma tarefa para atender à data de término. A remoção de tarefas pode reduzir a qualidade da implementação geral do projeto. As tarefas que devem ser realizadas ainda devem ser refletidas no plano, e somente as tarefas consideradas opcionais devem ser removidas.

    • Substituir uma atribuição de recurso para atender à data de término. Você pode substituir um recurso mais lento com um mais rápido, como uma pessoa com mais experiência, equipamento com capacidade mais alta ou material com configuração mais rápida.

  • Ajustar uma tarefa no caminho crítico

    Clique em todas as seguintes opções aplicáveis:

    • Mostrar o caminho crítico para ficar atento ao caminho crítico e atender à data de término.

    • Alterar quando uma tarefa se tornar crítica se você quiser alterar a definição de uma tarefa crítica para significar, por exemplo, uma tarefa com um ou dois dias de margem de atraso. Por padrão, o Project 2007 considera que uma tarefa seja crítica se ela tiver zero dias de margem de atraso.

    • Alterar a data de início ou a data de término de uma tarefa se as restrições de data inflexíveis (como deve iniciar em ou devem terminar em) foram definidas nas tarefas. Quando você faz restrições de tarefa no caminho crítico mais flexível, o Project 2007 pode calcular o cronograma com menos restrições, e você pode conseguir atender à data de término.

    • Alterar a duração de uma tarefa no caminho crítico para atender à data de término do projeto.

    • Dividir uma tarefa se a única tarefa abranger vários elementos que podem ser trabalhados simultaneamente por recursos diferentes. Se você quebrar uma tarefa de caminho crítico nesses elementos diferentes com diferentes atribuições, talvez possa atender à data de término.

    • Altere um link de tarefapara examinar as relações (ou dependências) entre as tarefas no caminho crítico e ver se há links incorretos ou desnecessários que você pode alterar.

    • Defina sobreposição ou atraso para tarefas para ajustar o tempo de avanço e de retardo entre tarefas vinculadas. A adição de tempo de avanço entre tarefas vinculadas pode ajudar a atender à data de término. Adicionar tempo de retardo onde necessário pode tornar o cronograma mais realista.

  • Ajustar uma tarefa para atender à data de término

    Clique em todas as seguintes opções aplicáveis:

    • Atribua um recurso adicional para reduzir a duração de uma tarefa no caminho crítico. A atribuição de mais recursos para reduzir a duração da tarefa funciona desde que a tarefa seja controlada pelo empenho e não seja de duração corrigida.

      Adicionar mais recursos às tarefas é chamado de "falha" ou "compactação" do projeto. Levado a um extremo, o travamento pode ser uma maneira arriscada de concluir um projeto devido aos custos adicionais e ineficiências que podem resultar. Se você adicionar muitas tarefas, o comprimento do projeto pode aumentar em vez de diminuir devido à complexidade extra.

    • Substitua uma atribuição de recurso para ajudar a atender à data de término se o recurso (pessoa, equipamento ou material) puder funcionar com mais rapidez ou mais eficiência ou pode ser atribuído mais unidades para tarefas no caminho crítico.

    • Ajuste o tempo que um recurso de trabalho gasta em uma tarefa alterando o unidades de atribuição do recurso em uma tarefa crítica ou fazendo com que o recurso inicie na atribuição em uma data anterior.

Número 3 Ajustar o plano para tirar proveito do tempo adicional   

Mais...

Depois de criar seu plano e o Project 2007 calcula o agenda e o custo para o projeto, você pode ter mais tempo ou um orçamento maior. Você pode optar por encerrar o projeto à frente do cronograma ou abaixo do orçamento. Ou você pode aumentar o escopo e adicionar qualidade aos resultados finais do projeto.

  • Verifique com os clientes     Se apropriado, consulte os clientes ou participantes para ver como eles preferem usar o tempo ou o orçamento. Eles podem preferir deixar o plano como está e fazer com que o projeto fique adiantado ou abaixo do orçamento.

  • Verificar seu contrato     Veja se há incentivos contratuais (ou, em alguns casos, até mesmo penalidades) para chegar antecipadamente no prazo ou abaixo do orçamento. O tipo de contrato que você tem (preço fixo, custo reembolsado ou preço unitário) pode ajudá-lo a determinar como você pode tirar proveito do tempo ou orçamento disponível.

  • Adicionar escopo     Se você tiver tempo ou orçamento extra disponível, poderá adicionar tarefas ou fases que você deseja implementar, mas pensou que não teria tempo ou dinheiro suficiente. Você pode aumentar a duração em tarefas existentes, para que recursos tenha mais tempo para concluí-las. Lembre-se de que a adição de escopo é provavelmente somar tempo e custo ao plano. Alterar o escopo e os resultados podem ter implicações contratuais, portanto, verifique o contrato e obtenha aprovação do cliente quando necessário.

  • Aumentar o padrão de qualidade     Você pode usar o tempo ou o orçamento excedente para adicionar tarefas ou fases que adicionam ou verificam a qualidade. Você pode aumentar a duração das tarefas existentes para que os recursos tenham mais tempo para fazer trabalho de qualidade mais alta. Outra maneira de aumentar a qualidade é adicionar uma equipe altamente qualificada, um equipamento mais eficiente ou materiais de alta qualidade. Esses tipos de recursos podem ser mais caros, mas também podem ser um bom uso do orçamento excedente.

Número 4 Inserir uma nota sobre alterações de agendamento     Registre informações sobre as alterações feitas para atender à data de término. Essas anotações podem ser úteis quando você estiver acompanhando o progresso real, fechando o projeto ou coletando dados para o próximo projeto.

Número 5 Avaliar os resultados da otimização de agendamento     Essa avaliação garante que você realmente atenda à data de término e que os custos, a carga de trabalho e outros projetos não eram afetados negativamente por essas alterações.

Clique em todas as seguintes opções aplicáveis:

Número 6 Comunicar as alterações de atribuição aos recursos     Se você atribuiu novas tarefas às atribuições de recursos ou foram alteradas ou removidas como resultado da reunião da data de término, você pode comunicar essas alterações nos recursos afetados, seja online ou imprimindo relatórios de atribuição.

Número 7 Adicionar informações de suporte sobre uma tarefa ou um recurso após as alterações nas informações do projeto     Adicione mais informações na forma de anotações, documentos e links para páginas da Web.  

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