Objetivo do gerenciamento de projeto: Gerenciar custos e o orçamento

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icon: Manage costs

Se o projeto contiver informações de custo para orçamento ou para acompanhar o desempenho do projeto, essas informações não serão muito úteis, a menos que você possa exibi-lo e analisá-lo. Sem uma compreensão sólida de onde seus custos estão indo em um projeto, o projeto pode falhar rapidamente e ficar sem fins lucrativos.

Este artigo é uma das muitas metas de gerenciamento de projetos no mapa de viagens do projeto.

EXEMPLOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS. . .

Exemplo um: o gerente de projeto acidental   : você é uma pessoa ocupada com muita tarefa a fazer e, de repente, seu chefe o direciona para um cronograma de projeto e informa para você controlar os custos do projeto. A criação de projetos é algo com o qual você está familiarizado, mas adicionar custos no Microsoft Project faz com que você fique suficientemente difícil sem o outro pesadelo de controlá-los.

No enTanto, o controle de custos no Microsoft Project não é mais difícil do que controlar o trabalho em um projeto. Além disso, seu chefe provavelmente não é esperado uma análise de valor acumulado complicado ou um tratamento de portfólio importante. Aqui estão alguns conceitos básicos que você deve saber primeiro.

  • Saber quais custos estão    Primeiro, entenda quais são os custos e o que eles não fazem. Os custos mais críticos em qualquer projeto são o custo do trabalho das pessoas em projetos, bem como taxas de consultores e custos dos fornecedores dessas pessoas e organizações com quem você está provendo.
    Também há custos associados a materiais, como cimento, placas, scaffolding, equipamento pesado e computadores. E se você planeja fazer qualquer negócio viajando em nome do projeto, precisa levar em consideração o custo de Tarifa aérea, aluguel de carro e acomodações como custos que também precisam ser adicionados ao projeto.

  • Inserir custos     OK, agora você sabe tudo sobre custos. Onde você pode inseri-lo no Microsoft Project? Os links para o final deste artigo ajudarão você. Em geral, a maior parte das informações de custo é inserida na planilha de recursos. É aí que você indicou se um custo é para trabalhadores por hora, trabalhadores com salários, custos contratuais para consultores, custos fixos ou unidirecionais para materiais de projeto e assim por diante.

  • Exibir informações de custo depois de inserir custos para recursos, tarefas ou ambos, você pode examiná-los para ver se precisam ser ajustados para atender à sua meta de custos. Em algum momento, os stakeholders estarão procurando essas informações.

  • Relatar informações de custo    Uma maneira rápida de criar uma exibição impressionante das informações de custo é exportar informações de custo para o Excel e, em seguida, criar minigráficos. Aqui está um exemplo de informações de custo copiadas da tabela de custo no Project e coladas no Excel 2010 com um minigráfico criado para que ele mostre as despesas relativas dos tipos.
    Acompanhar custos de uma forma simples

Aqui estão três etapas para ajudar a aumentar suas habilidades de custo.

  1. Iniciar simples    Você não precisa inserir todos os custos para aprender o gerenciamento de custos básico no Project. Comece com custos básicos como, como o salário de uma pessoa, usando a planilha de recursos. Em seguida, atribua esse recurso a algumas tarefas para saber mais sobre a relação de trabalho com duração e custo. Agora, abra a caixa de diálogo informações do projeto (clique na guia projetos, clique em informações do projeto. e, em seguida, clique em avançado ). Examine os valores totais da duração, do trabalho e do custo do projeto. Vá para frente e para trás entre a planilha de recursos e a caixa de diálogo informações do projeto, fazendo alterações de salário na planilha de recursos e vendo a alteração de totais na caixa de diálogo informações do projeto.
    Caixa de diálogo Informações do Projeto

  2. Aumentar suas habilidades    À medida que você se familiarizar com os custos, comece a adicionar custos de acomodações de aérea de passar com a passagem de despesas, os custos fixos para reservas e talvez os custos dos fornecedores, como o que se destina, exiba exibições de passagem Você nem precisa nem criar uma linha de base para elas (a menos que queira usar os recursos de orçamento mais robustos do Project).

  3. Aprenda com os especialistas    Leia a próxima seção para saber como os especialistas lidam com custos (dica: isso não está além do seu alcance)

Exemplo dois: você é um gerente de projeto experiente   : você foi um gerente de projetos há muito tempo e usou um software complexo do Project Manager no passado. Você mesmo sabe a diferença entre o OAT da Eat e pode calcular o valor líquido de um projeto, como os negócios de ninguém.

Agora, você quer descobrir como fazer o mesmo no Project 2010. Você descobrirá que o Project fornece recursos robustos para controlar seu orçamento Gerenciando alterações nos custos e nas linhas de base de custo.

Mas lembre-se de que a organização é maior e mais complicada, quanto mais coisas você precisa se preocupar quando se trata de inserir, analisar e controlar os custos.

  • Revisar dados históricos    Examinar os históricos de custo de projetos semelhantes ajuda você a calcular melhor os custos em um projeto atual. Se sua organização tiver o PMO (escritório de gerenciamento de projetos), consulte-os sobre suas necessidades de custo e orçamento. Um aspecto de uma organização com práticas de gerenciamento de projetos maduras é um histórico em constante evolução dos projetos passados, para que os erros não sejam repetidos e os sucessos sejam continuados.

  • Inserir custos     A maioria das informações é inserida na planilha de recursos. É aí que você indicou se um custo é para funcionários por hora e custos fixos ou unidirecionais de materiais do projeto. Não se esqueça dos outros custos envolvidos no gerenciamento de projetos: o custo de contratos, o custo ou a contingência reserva para tarefas com alto risco, custos de seguros ou títulos.
    Controlar e gerenciar custos, especialmente se você estiver fazendo uma análise de valor agregado, requer que você insira informações de custo para recursos que são atribuídos a tarefas. Também é necessário definir linhas de base.

    Aviso: Sua organização pode ter políticas rígidas relacionadas aos custos incorridos das obrigações contratuais. Lembre-se de entender as políticas corporativas de forma completa sobre se você deve entrar em contratos com, dizer um fornecedor e qual tipo de contrato você pode inserir. .

  • Criar uma linha de base   . A menos que você crie uma linha de base após inserir custos, você não poderá analisá-las ou controlá-las. Uma linha de base é o plano como aprovado por todos os stakeholders. No Project, isso é definido na guia projeto. tenha em mente que, ao definir uma linha de base com o Project, você definirá a linha de base para custos, mas também para durações de tarefas e estimativas de trabalho.

  • Sempre revisar os custos    Depois de inserir custos para recursos, tarefas ou ambos, você pode examiná-los para ver se precisam ser ajustados para atender à sua meta de custos. Em algum momento, os stakeholders estarão procurando essas informações

  • Usar um especialista para examinar os requisitos de custo     Use um membro da equipe experiente e experiente para examinar as estimativas de custo de tarefas e recursos. Organizações maiores usam um PMO (escritório de gerenciamento de projetos) ou contratam um estimador profissional.

  • Compreender o valor agregado   . Valor agregado é um padrão industrial para a análise de variações de custo ao longo do tamanho do seu projeto. Você não quer descobrir em direção ao fim do seu projeto que está estourado e em segundo plano.

  • Exportar informações de custo para outros programas    Talvez você queira exportar informações de custo para outro programa para análise adicional. Uma ferramenta rápida que você pode usar é minigráficos no Excel 2010. Este exemplo exibe minigráficos para informações de valor agregado copiadas do Project para o Excel.

    EVM no Excel usando minigráficos você também pode usar relatórios visuais no Project para criar um gráfico dinâmico mais sofisticado de valor agregado (geralmente conhecido como uma curva de S).


    Tabela Valor acumulado no Excel

  • Você pode até mesmo levar seus dados de projeto e criar uma análise avançada usando o Carlo ANOVA ou Davi. O Skies o limite para analisar informações do projeto.

Neste artigo

Etapa 1: inserir e exibir custos em seu projeto

Etapa 2: gerenciar custos

Etapa 1: inserir e exibir custos em seu projeto

Inserir custos de recursos

Primeiro, você precisa inserir custos de todas as pessoas, equipamentos e outros recursos em seu projeto.

Exibir custos

Depois de inserir custos para recursos, tarefas ou ambos, você pode examiná-los para ver se precisam ser ajustados para atender à sua meta de custos.

Definir como os custos são acumulados

Especificar quando os custos reais são cobrados em seu projeto (no início, término ou durante todo o projeto) pode ajudá-lo a estabelecer um plano de fluxo de caixa

Imprimir um modo de exibição ou relatório

Em algum momento, você desejará relatar os custos do projeto para outras pessoas em sua organização.

Criar um relatório visual

Você pode exportar informações de custo do projeto para o Visio ou para o Excel para relatórios ou análise posterior.

Criar ou atualizar uma linha de base ou um plano provisório

Quando suas estimativas de custos estiverem alinhadas com o objetivo dos custos, você poderá estabelecer uma como plano de linha de base. Dessa forma, você pode comparar o custo real com seu plano original à medida que o projeto progride.

Comparar duas versões de um projeto

Você compara os custos de um projeto com um projeto anterior usando o recurso comparar versões no Project.

Analisar o andamento do cronograma

A revisão da forma como as tarefas estão sendo feitas em seu cronograma mostra onde estão os custos.

Veja o que está direcionando a data de término do projeto (caminho crítico)

Texto

A tarefa no caminho crítico pode ter mais impacto sobre os custos do projeto como um todo. Saiba como identificá-los.

Ocultar uma coluna em um modo de exibição

Texto

Ocultar colunas é uma maneira eficaz de impedir temporariamente que as informações sejam vistas por outras pessoas. Não se preocupe: quando você oculta colunas, os dados de custo não serão excluídos.

Etapa 2: gerenciar custos

Analisar os custos do projeto

Depois de inserir custos para recursos, tarefas ou ambos, você pode examiná-los para ver se precisam ser ajustados para atender à sua meta de custos.

Definir como os custos são acumulados

Especificar quando os custos reais são cobrados em seu projeto (no início, término ou durante todo o projeto) pode ajudá-lo a estabelecer um plano de fluxo de caixa

Criar ou atualizar uma linha de base ou um plano provisório

Quando suas estimativas de custos estiverem alinhadas com o objetivo dos custos, você poderá estabelecer uma como plano de linha de base. Dessa forma, você pode comparar o custo real com seu plano original à medida que o projeto progride.

Analisar o andamento do cronograma

A revisão da forma como as tarefas estão sendo feitas em seu cronograma mostra onde estão os custos.

Analisar o desempenho do projeto com a análise do valor acumulado

Uma análise de valor agregado indica quanto do orçamento deve ter sido gasto, em exibição da quantidade de trabalho concluída até agora e o custo da linha de base da tarefa, da atribuição ou dos recursos.

Aprenda entidades de segurança avançadas da análise de valor agregado (blog)

Saiba como exportar sua agenda para um formato que é compatível com CEFACT (centro das Naçõesas do Faciltation e comércio eletrônico).

Veja o que está direcionando a data de término do projeto (caminho crítico)

Texto

A tarefa no caminho crítico pode ter mais impacto sobre os custos do projeto como um todo. Saiba como identificá-los.

Ocultar uma coluna em um modo de exibição

Texto

Você pode não querer que todos em sua organização visualizem informações de custo, os custos em especial de salários das pessoas, os custos de contratos de fornecedores externos ou orçamentos corporativos. Ocultar colunas é uma maneira eficaz de impedir temporariamente que as informações sejam vistas por outras pessoas. Não se preocupe: quando você oculta colunas, os dados de custo não serão excluídos. Os dados só podem ser excluídos do Project se você realçar manualmente linhas ou células de dados, não todas as colunas de dados.

Criar um relatório visual de dados do projeto no Excel

Você pode exportar dados do projeto para o Excel. Por exemplo, se você estiver analisando uma análise de valor agregado, poderá exportar essas informações para exibir uma curva S padrão de informações de valor agregado para análise adicional.

Usar minigráficos no Excel 2010 para controlar custos

Texto

Você pode não querer que todos em sua organização visualizem informações de custo, os custos em especial de salários das pessoas, os custos de contratos de fornecedores externos ou orçamentos corporativos. Ocultar colunas é uma maneira eficaz de impedir temporariamente que as informações sejam vistas por outras pessoas. Não se preocupe: quando você oculta colunas, os dados de custo não serão excluídos. Os dados só podem ser excluídos do Project se você realçar manualmente linhas ou células de dados, não todas as colunas de dados.

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