Objetivo: calcular as necessidades do recurso

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Agora você identificou o projeto escopo, incluindo a configuração da lista de tarefas e a estimativa das durações das tarefas. Você pode usar essas informações para fazer estimativas preliminares, identificar requisitos e iniciar seus processos de compra e sua equipe para adquirir o recursos necessário.

Dica: Este artigo faz parte de uma série de artigos no mapa do projeto que descrevem um amplo conjunto de atividades de gerenciamento de projetos. Chamamos essas atividades de "metas" porque elas são organizadas em torno do ciclo de vida do gerenciamento de projetos: Crie um plano, acompanhe e gerencie um projeto e feche um projeto.

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Chaves e números da calculadora de recursos humanos

número 1 Identificar e estimar os requisitos de recursos     Depois de estabelecer a escopo e os objetivos e configurar a lista tarefa em seu plano de projeto, você estará pronto para planejar os recursos. 

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O processo a seguir pode ajudá-lo a identificar os tipos e as quantidades de recursos necessários para implementar o projeto:

  • Revisar o escopo do projeto e a lista de tarefas     Identifique os requisitos do projeto para pessoas, equipamentos, recursos materiais e recursos de custo revisando o escopo do projeto e a lista de tarefas.

  • Obter informações históricas de recursos e duração     Coletar informações de arquivos de projeto anteriores, de bancos de dados e de pessoas que trabalharam em projetos semelhantes. Procure principalmente informações sobre os tipos e os números de recursos que foram usados, bem como a duração real das tarefas.

  • Considere como os números de recursos afetam as durações     O número de recursos atribuídos a uma tarefa muitas vezes influencia a duração da tarefa. Na maioria dos casos, especialmente para tarefas de produção, dois recursos podem concluir uma tarefa na metade do tempo que leva um único recurso para fazer isso. Adicionar mais recursos às tarefas é chamado de "falha" do projeto e, Obtido em um extremo, pode ser uma maneira arriscada de concluir um projeto, devido aos custos adicionais e ineficiências que podem resultar.

    Em outros casos, como em tarefas de design, a adição de recursos não garante que a duração será reduzida.

  • Considere como a funcionalidade e a qualidade do recurso afetam as durações     Os recursos e a experiência dos recursos atribuídos a uma tarefa podem influenciar significativamente a duração da tarefa. Por exemplo, um membro da equipe com cinco anos de experiência normalmente pode ser esperado para concluir uma tarefa em menos tempo do que um membro da equipe com dois anos de experiência.

  • Revisar e refinar as estimativas de duração     Use as informações coletadas sobre este projeto e projetos semelhantes para refinar as estimativas de duração das tarefas do projeto. A precisão da estimativa dos requisitos de recurso depende da precisão das estimativas de duração das tarefas.

  • Identificar os tipos de recursos e as quantidades necessárias     Depois de coletar todas as informações necessárias, identifique os tipos de recursos (pessoas, equipamentos e materiais) e as quantidades necessárias para cada recurso. Identifique também quaisquer considerações e premissas específicas que você usa sobre o cargo de cada recurso, conjunto de qualificações, experiência, funcionalidade, qualidade ou classificação.

  • Usar um especialista para examinar os requisitos de recurso     Use um membro da equipe experiente e experiente para examinar as estimativas de duração de tarefas e requisitos de recursos.

  • Usar uma ferramenta de gerenciamento de portfólio     Se você estiver usando o Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, poderá acompanhar projetos e alinhar as necessidades de recursos por meio de inicialização e o processo de aprovação antes de implementá-los. Ao iniciar novos projetos e atribuir recursos, você pode avaliá-los em relação às metas da organização.

Número 2 Alterar uma duração     Use as informações coletadas sobre este projeto e projetos semelhantes para refinar as estimativas da tarefa duração. A precisão das estimativas de duração afeta diretamente a precisão da estimativa de requisitos de recursos. 

Número 3 Desenvolver recursos    propostos  Neste ponto, você está pronto para listar os tipos e as quantidades de recursos. Para recursos humanos, você conhece os cargos, os conjuntos de habilidades e o nível de experiência. Você sabe o tipo, a marca, o custo e a capacidade dos recursos de equipamento necessários. Você conhece as quantidades de materiais consumíveis que são necessários. Você pode inserir e compilar essas informações de recurso no Microsoft Office Project 2007 e enviá-las como parte da sua proposta de recursos. 

Clique em todas as seguintes opções aplicáveis:

  • Rascunhar uma lista de recursos propostas se você quiser registrar informações preliminares sobre o recurso. À medida que os recursos são aprovados e obtidos, você pode substituir os nomes de espaço reservado para recurso na lista de recursos propostas pelos nomes de recursos reais. Você pode até mesmo fazer tarefas preliminares e agendar recursos.

  • Adicione recursos genéricos ao seu projeto se você estiver usando o Microsoft Office Project Server 2007 e quiser adicionar recursos de espaço reservado à equipe. Você pode especificar as habilidades necessárias para uma atribuição de tarefa, em vez de especificar a pessoa real necessária na atribuição.

  • Adicione recursos não empresariais ao seu projeto se os recursos desejados não forem recursos da empresa. Você pode substituir esses recursos por recursos da empresa mais tarde, se necessário.

  • Adicione recursos ao pool de recursos da empresa se você estiver usando o Microsoft Office Project Web Access e quiser adicionar recursos que fazem parte dos recursos empresariais da sua organização. Esses recursos podem ser agendados com mais eficiência nos projetos da sua organização.

Número 4 Obter aprovação para seus recursos estimados     Envie sua proposta de recursos para o participantes para obter a aprovação das estimativas de recursos. 

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Depois de identificar os tipos e as quantidades de pessoas, equipamentos, recursos materiais e recursos de custo de que você precisa para implementar seu projeto, talvez seja necessário obter aprovação para funcionários e aquisições do participantes em sua organização ou de clientes externos. Se você estiver atendendo a este projeto, o processo a seguir pode ajudá-lo a definir os requisitos, considerações e orçamento para sua proposta:

  • Desenvolva a declaração de requisitos de recursos      Essa instrução especifica os tipos, qualidades e quantidades de recursos, além de especificar as suposições sobre o recursos. A declaração de requisitos de recursos pode ser uma cópia impressa do modo de exibição planilha de recursos, juntamente com as anotações do recurso, se apropriado.

  • Desenvolver a estratégia de funcionários      Levando em consideração as políticas e os procedimentos de sua organização para a equipe, desenvolva sua estratégia para usar membros existentes da equipe, emprestar recursos de outros departamentos e recrutar novos membros da equipe. Inclua seus critérios de entrevista e seleção.

  • Desenvolver a estratégia de compras      Levando em consideração as políticas e os procedimentos de sua organização para aquisição, descreva sua estratégia para procuring fora produtos ou serviços, solicite ofertas e selecionando os melhores contratadores, equipamentos e materiais para o projeto.

  • Usar um especialista para examinar a proposta de recursos      Use um membro da equipe experiente e experiente ou colega para revisar sua proposta de recursos, além de qualquer outra informação exigida pelo processo de equipe, aquisição ou proposta.

  • Enviar a proposta de recursos para aprovação      Esteja disponível para fornecer mais informações aos participantes ou clientes que estão avaliando a proposta.

  • Usar uma ferramenta de gerenciamento de portfólio     Se você estiver usando o Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, poderá acompanhar projetos e alinhar as necessidades de recursos por meio de inicialização e o processo de aprovação antes de implementá-los. Ao iniciar novos projetos e atribuir recursos, você pode avaliá-los em relação às metas da organização.

Número 5 Atualizar as estimativas de recursos com base na aprovação     Depois de obter aprovação para usar recursos e receber novas informações sobre eles, você pode atualizar as estimativas de recursos. 

Clique em todas as seguintes opções aplicáveis:

  • Atualize a lista de recursos de rascunho se você estiver usando o modo de exibição planilha de recursos no Project 2007 para registrar informações preliminares de recursos. À medida que os recursos são aprovados e obtidos, você pode substituir os nomes de espaço reservado para recurso por nomes de recursos reais. Você pode até mesmo fazer tarefas preliminares e agendar recursos.

  • Adicione recursos genéricos ao seu projeto se você estiver usando o Project Server 2007 e quiser adicionar recursos de espaço reservado especificando as habilidades necessárias para uma atribuição de tarefa, em vez da pessoa real necessária.

  • Adicione recursos não empresariais ao seu projeto se os recursos desejados não forem recursos da empresa. Se necessário, você pode substituir esses recursos por recursos da empresa mais tarde.

  • Adicione recursos ao pool de recursos da empresa se você estiver usando o Microsoft Office Project Web Access e quiser adicionar recursos que fazem parte dos recursos empresariais da sua organização.

  • Substitua uma atribuição de recurso se você precisar substituir um recurso na sua lista de recursos para refletir as alterações feitas durante o processo de aprovação.

  • Remover uma atribuição de recurso Se você precisar remover um recurso na sua lista de recursos, para refletir as alterações feitas durante o processo de aprovação.

Número 6 Adicionar informações de suporte sobre um recurso ou projeto     Adicione mais informações na forma de anotações, documentos e links para páginas da Web. 

Clique em todas as seguintes opções aplicáveis:

  • Adicione uma anotação a uma tarefa, recurso ou projeto para incluir uma pequena quantidade de informações diretamente no seu projeto. Além disso, você pode adicionar um arquivo de outro programa a uma anotação do projeto.

  • Exiba e carregue documentos se você quiser vincular documentos de suporte usando o Project Server 2007.

  • Crie um relatório Visual se quiser usar o Microsoft Office Visio 2007 ou o Microsoft Office Excel 2007 para criar relatórios que você pode analisar e emitir relatórios sobre o uso de recursos, em qualquer fase do planejamento do projeto.

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