O que é um site da central de documentos?

O que é um site da central de documentos?

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O SharePoint oferece uma experiência de recurso escalável e sofisticada para gerenciamento de conteúdo. Se você tiver um grande volume de arquivos para gerenciar, considere o uso de um modelo de site da central de documentos. Este modelo é otimizado para gerenciamento de documentos em grande escala. Ele pode economizar tempo e ajudar você a ser mais eficiente. Versões, IDs de documentos, conjuntos de documentos, navegação de metadados e tipos de conteúdo são incluídos no modelo.

Um site da Central de Documentos funciona nestes dois cenários:

  • Ambiente de criação    Em um ambiente de criação da Central de Documentos, os usuários criam e editam milhares de documentos ou ativos de mídia armazenados em um repositório central.

  • Arquivo de conteúdo    Em um arquivo de conteúdo, como uma base de dados de conhecimento, os usuários armazenam ou exibem documentos.

Este artigo mostra os recursos em um modelo de site da central de documentos.

Para criar uma central de documentos, confira usando modelos para criar diferentes tipos de sites do SharePoint

O que existe em um site da Central de Documentos?

O modelo de site da central de documentos contém recursos que tornam mais fácil e eficiente criar e gerenciar grandes conjuntos de documentos. Na maioria dos casos, um proprietário de site pode adicionar cada um desses recursos separadamente. O modelo de site da central de documentos habilita automaticamente os recursos de gerenciamento de documentos recomendados. As seções a seguir descrevem brevemente esses recursos.

Você pode usar um site da central de documentos como um ambiente de criação ou um arquivo de conteúdo. Em um ambiente de criação, os usuários verificam os arquivos com frequência e criam estruturas de pasta para esses arquivos. O controle de versão está habilitado e versões anteriores de cada documento são mantidas. Além disso, os fluxos de trabalho podem controlar os ciclos de vida do documento.

Por outro lado, uma pequena criação ocorre em um arquivo de conteúdo. Os usuários só exibem ou carregam documentos. O modelo de site da central de documentos dá suporte à criação de um tipo de arquivo de conteúdo chamado arquivos base de conhecimento. Normalmente, as bases de conhecimento contêm versões únicas de documentos e um site pode ser dimensionado para milhões de arquivos. Em um cenário típico, como um centro de suporte técnico para uma grande organização, milhares de pessoas podem acessar o conteúdo, principalmente para lê-lo. Apenas algumas carregariam conteúdo novo no site.

Os itens a seguir descrevem alguns recursos do SharePoint que você pode incluir em um site da central de documentos. Além desses recursos, algumas organizações personalizam a aparência e a navegação de uma central de documentos. Adicionar Web Parts personalizadas.

O sistema de metadados gerenciados atribui determinados termos aos documentos do SharePoint. Em seguida, você pode usar esses termos para classificar os documentos. Também é possível usar metadados para criar uma ferramenta avançada de navegação para ajudar os usuários a encontrarem rapidamente o que desejam.

Por exemplo, suponha que sua empresa tenha uma base de dados de conhecimento que contém artigos que ajudam as pessoas a solucionar problemas com produtos. Você pode criar termos de metadados que permitem que os usuários filtrem informações por produto, tipo de problema ou outras propriedades.

Em um site da central de documentos, cada parte do conteúdo Obtém uma ID exclusiva que não está relacionada ao local do documento, como um link de URL. Isso significa que, se você mover ou renomear o documento, a ID permanecerá a mesma. Você pode usar a ID para criar um link permanente para o documento e minimizar os links rompidos.

As versões são automaticamente habilitadas em um site da central de documentos. Isso significa que você tem automaticamente um histórico de todas as diferentes versões de um arquivo. Em um processo de revisão de documento, por exemplo, isso significa que você tem um registro de todas as atualizações que foram inseridas durante o ciclo de revisão. Você pode controlar as atualizações, os respondentes de contato e assim por diante. Além disso, se ocorrer um problema com a versão atual de um artigo, você poderá reverter rapidamente para a última versão válida conhecida.

UM tipo de conteúdo é um tipo específico de conteúdo juntamente com um grupo de configurações para o conteúdo. Quando alguém cria um documento de um tipo de conteúdo definido, ele recebe automaticamente todas as configurações apropriadas para esse tipo de conteúdo. UMA central de documentos pode ter uma coleção de tipos de conteúdo – tipos diferentes de documentos, vídeo, modelos e assim por diante.

No entanto, o organizador de conteúdo não é incluído automaticamente em um site da central de documentos, mas muitos usuários o adicionam. O organizador de conteúdo é um recurso do SharePoint que permite que você gerencie a organização e a estrutura geral dos itens. Usando os metadados ou tipos de conteúdo, o organizador de conteúdo pode rotear automaticamente documentos e outros itens para locais específicos. Por exemplo, em uma base de dados de conhecimento, você pode ter o organizador de conteúdo rotear automaticamente todos os envios novos para uma biblioteca especial que coleta artigos para um produto específico.

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