Mover dados do Excel para o Access

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Este artigo mostra como mover seus dados do Excel para o Access e converter seus dados em tabelas relacionais para que você possa usar o Microsoft Excel e Access juntos. Para resumir, acesso é melhor para capturar, armazenar, consultando e compartilhamento de dados e Excel é melhor para calcular, análise e visualizar dados.

Dois artigos, usando o Access ou o Excel para gerenciar seus dados e os 10 primeiros razões para usar o Access com o Excel, discutam qual programa é mais adequado para uma tarefa específica e como usar o Excel e o Access juntos para criar uma solução prática.

Quando você mover dados do Excel para o Access, há três etapas básicas para o processo.

três etapas básicas

Observação: Para obter informações sobre relações no Access e modelagem de dados, consulte Noções básicas do design de banco de dados.

Etapa 1: Importar dados do Excel para o Access

Importar dados é uma operação que pode ir muito mais fluidez se você levar algum tempo para preparar e limpar os dados. Importando dados é semelhante a mover para uma nova página inicial. Se você limpa e organizar seus bens antes de mover, liquidar em sua nova página inicial é muito mais fácil.

Limpar os dados antes de importar

Antes de importar dados no Access, no Excel é uma boa ideia:

  • Converta células que contêm dados não atômica (ou seja, vários valores em uma célula) em várias colunas. Por exemplo, uma célula em uma coluna de "Habilidades" que contém vários valores de habilidades, como "Programação c#," "Programação VBA" e "Design da Web" devem ser quebrada para separar colunas que cada contêm o valor de apenas uma habilidade.

  • Use o comando APARAR para remover líderes, à direita e vários espaços incorporados.

  • Remova caracteres não imprimíveis.

  • Localizar e corrigir erros de ortografia e pontuação.

  • Remova linhas duplicadas ou campos duplicados.

  • Certifique-se de que colunas de dados não contêm formatos mistos, especialmente números formatados como texto ou datas formatadas como números.

Para obter mais informações, consulte os seguintes tópicos de Ajuda do Excel:

Observação: Se seus dados limpeza necessidades são complexos, ou você não tem tempo ou recursos para automatizar o processo por conta própria, você pode considerar usando um fornecedor de terceiros. Para obter mais informações, procure por "software de limpeza de dados" ou "qualidade de dados" pelo seu mecanismo de pesquisa favorito no navegador da Web.

Escolha o tipo de dados melhor quando você importa

Durante a operação de importação no Access, você deseje fazer boas opções para que você receba alguns (se houver) erros de conversão que exigem intervenção manual. A tabela a seguir resume como os formatos de número do Excel e tipos de dados do Access são convertidos quando você importar dados do Excel para o Access e oferece algumas dicas sobre os tipos de dados melhores a escolher no Assistente de importação de planilha.

Formato de número do Excel

Tipo de dados do Access

Comentários

Prática recomendada

Texto

Texto, Memorando

O tipo de dados de texto do Access armazena dados alfanuméricos até 255 caracteres. Tipo de dados Memorando do Access armazena dados alfanuméricos até 65.535 caracteres.

Escolha Memorando para evitar truncar todos os dados.

Número, porcentagem, fração, científico

Número

Acesso tem um tipo de dados número que varia com base em uma propriedade tamanho do campo (Byte, inteiro, inteiro longo, único, duplo Decimal).

Escolha duplo para evitar erros de conversão de dados.

Data

Data

Acesso e o Excel ambos usam o mesmo número de série de data para armazenar datas. No Access, o intervalo de data é maior: de -657.434 (1 de janeiro de 100 A.D.) para 2,958,465 (31 de dezembro de 9999 A.D.).

Porque o Access não reconhece o sistema de data de 1904 (usado no Excel para Macintosh), você precisa converter as datas no Excel ou Access para evitar confusão.

Para obter mais informações, consulte alterar o sistema de data, o formato ou a interpretação de ano de dois dígitos e Importar ou vincular dados em uma pasta de trabalho do Excel.

Escolha Data.

Hora

Hora

Access e o Excel ambos armazenam valores de tempo usando o mesmo tipo de dados.

Escolha o tempo, que geralmente é o padrão.

Moeda, contábil

Moeda

No Access, o tipo de dados Moeda armazena dados como números de 8 bytes com precisão para quatro casas decimais e é usado para armazenar dados financeiros e evitar arredondamento de valores.

Escolha moeda, que geralmente é o padrão.

Booliano

Sim/Não

Acessar usos -1 para todos os valores de Sim e 0 para todos os sem valores, enquanto o Excel usa 1 para valores tudo TRUE e 0 para todos os valores FALSE.

Escolha Sim/não, que converte automaticamente valores subjacentes.

Hiperlink

Hiperlink

Um hiperlink no Excel e o Access contém um endereço Web ou URL que você pode clicar e seguir.

Escolha o hiperlink, o Access caso contrário, pode usar o tipo de dados de texto por padrão.

Depois que os dados no Access, você pode excluir os dados do Excel. Não se esqueça de backup a pasta de trabalho original do Excel, primeiro excluí-la antes.

Para obter mais informações, consulte o tópico de Ajuda do Access Importar ou vincular dados em uma pasta de trabalho do Excel.

Acrescentar automaticamente a maneira mais fácil de dados

Tem um usuários do Excel problema comum é acrescentar dados com as mesmas colunas em uma planilha grande. Por exemplo, você pode ter um solução que começou no Excel, mas agora tiver crescido incluam arquivos de muitos grupos de trabalho e departamentos de acompanhamento de ativos. Esses dados podem ser em outras planilhas e pastas de trabalho, ou em arquivos de texto que são feeds de dados de outros sistemas. Não há nenhum comando de interface do usuário ou uma maneira fácil de acrescentar dados similares no Excel.

A melhor solução é usar o Access, onde você pode facilmente importar e acrescentar dados em uma tabela usando o Assistente de importação de planilha. Além disso, você pode acrescentar muitos dados em uma tabela. Você pode salvar as operações de importação, adicioná-los como tarefas agendadas do Microsoft Outlook e até mesmo usar macros para automatizar o processo.

Etapa 2: Normalizar dados usando o Assistente de análise de tabela

A princípio, percorrendo o processo de normalização dos seus dados pode parecer uma tarefa assustadora. Felizmente, normalizando tabelas do Access é um processo que é muito mais fácil, graças ao Assistente de análise de tabela.

o assistente de análise de tabela

1. arraste as colunas selecionadas para uma nova tabela e automaticamente criar relações

2. usar comandos de botão para renomear uma tabela, adicione uma chave primária, faça uma chave primária de uma coluna existente e desfazer a última ação

Você pode usar esse assistente para fazer o seguinte:

  • Converter uma tabela em um conjunto de tabelas menores e criar uma relação de chave primária e estrangeira entre as tabelas automaticamente.

  • Adicionar uma chave primária a um campo existente que contém valores exclusivos ou criar um novo campo de identificação que usa o tipo de dados numeração automática.

  • Crie relações para impor integridade referencial com atualizações em cascata automaticamente. Exclusões em cascata não são adicionadas automaticamente para evitar excluir acidentalmente dados, mas você pode adicionar facilmente exclusões em cascata mais tarde.

  • Pesquisar novas tabelas de dados redundantes ou duplicados (como o mesmo cliente com dois números de telefone diferente) e atualizar esta conforme desejado.

  • Fazer backup a tabela original e renomeie-anexando old"ao respectivo nome. Em seguida, você criar uma consulta que reconstrói a tabela original, com o nome da tabela original para que qualquer existente formulários ou relatórios com base na tabela original funcionarão com a nova estrutura de tabela.

Para obter mais informações, consulte Normalize dados usando a análise de tabela.

Etapa 3: Conectar para acessar dados do Excel

Depois que os dados tenham sido normalizados no Access e uma tabela ou consulta foi criada, reconstrói os dados originais, é uma simples questão de conexão com os dados do Access a partir do Excel. Seus dados agora está no Access como uma fonte de dados externa e para que pode ser conectada à pasta de trabalho por meio de uma conexão de dados, que é um contêiner de informação que é usado para localizar, fazer logon e acessar a fonte de dados externos. Informações de Conexão são armazenadas na pasta de trabalho e também podem ser armazenadas em um arquivo de conexão, como um arquivo de Conexão de dados do Office (ODC) (extensão de nome de arquivo. odc) ou um arquivo de nome de fonte de dados (extensão. DSN). Depois de conectar a dados externos, você pode também automaticamente atualiza (ou) sua pasta de trabalho do Excel do Access sempre que os dados são atualizados no Access.

Para obter mais informações, consulte Visão geral de conexão de dados (importação).

Organizar seus dados no Access

Esta seção o orienta as seguintes fases de normalizando seus dados: dividir valores nas colunas Vendedor e endereços em suas partes mais atômicas, separando relacionados assuntos em suas próprias tabelas, copiando e colando nessas tabelas do Excel no Acesso, criando relações de chave entre o recém-criado tabelas do Access e criando e executando uma consulta simples no Access para retornar informações.

Dados de exemplo no formulário não normalizado

A seguinte planilha contém valores não atômica na coluna Vendedor e a coluna endereço. Ambas as colunas devem ser divididas em duas ou mais colunas separadas. Esta planilha também contém informações sobre vendedores, produtos, clientes e pedidos. Essas informações também devem ser divididas ainda mais, por assunto, em tabelas separadas.

Vendedor

ID do pedido

Data do pedido

ID do Produto

Qtd.

Andrade

Nome do cliente

Endereço

Telefone

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Empresa Aventura

1025 Colúmbia Britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Empresa Aventura

1025 Colúmbia Britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Empresa Aventura

1025 Colúmbia Britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard média Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

5/3/09

A-2275

2

$16.75

Empresa Aventura

1025 Colúmbia Britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

5/3/09

D-4420

3

$7,25

Empresa Aventura

1025 Colúmbia Britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

7/3/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

7/3/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informações em suas menores partes: dados atômicos

Trabalhando com os dados neste exemplo, você pode usar o comando de texto para a coluna no Excel para separar as partes "atômicas" de uma célula (como endereço, cidade, estado e CEP) em colunas distintas.

A tabela a seguir mostra as novas colunas na mesma planilha depois que eles tenham sido divididos para tornar todos os valores atômica. Observe que as informações na coluna Vendedor foi divididas em Sobrenome e as colunas de nome e que as informações na coluna endereço foi divididas em colunas de endereço, cidade, estado e CEP. Esses dados estão no "primeiro formulário normal".

Sobrenome

Nome

 

Endereço

Cidade

Estado

Código Postal

Li

Yale

2302 Harvard média

Palmares

WA

98227

Adams

Leonilde

1025 Colúmbia Britânica círculo

Kirkland

WA

98234

Barbosa

Valério

2302 Harvard média

Palmares

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Dividir dados check-out em assuntos organizados no Excel

Várias tabelas de dados de exemplo a seguir mostram as mesmas informações da planilha do Excel depois que ela foi dividida em tabelas para vendedores, produtos, clientes e pedidos. O design da tabela não é final, mas é no caminho certo.

A tabela de vendedores contém apenas informações sobre a equipe de vendas. Observe que cada registro tem uma ID exclusiva (vendedor ID). O valor de ID do vendedor será usado na tabela Pedidos conectem pedidos vendedores.

Vendedores

ID do vendedor

Sobrenome

Nome

101

Li

Yale

103

Adams

Leonilde

105

Barbosa

Valério

107

Koch

Reed

A tabela Produtos contém apenas informações sobre produtos. Observe que cada registro tem uma ID exclusiva (ID do produto). O valor de ID do produto será usado para conectar-se informações do produto para a tabela Detalhes do pedido.

Produtos

ID do Produto

Andrade

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5,25

A tabela clientes contém apenas informações sobre clientes. Observe que cada registro tem uma ID exclusiva (ID do cliente). O valor de ID do cliente será usado para conectar-se as informações do cliente para a tabela Orders.

Clientes

Código do cliente

Nome

Endereço

Cidade

Estado

Código Postal

Telefone

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard média

Palmares

WA

98227

425-555-0222

1003

Empresa Aventura

1025 Colúmbia Britânica círculo

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

A tabela Pedidos contém informações sobre produtos, vendedores, clientes e pedidos. Observe que cada registro tem uma ID exclusiva (ID do pedido). Algumas das informações nesta tabela precisa ser dividida em uma tabela adicional que contém detalhes do pedido, para que a tabela Pedidos contém somente quatro colunas — a ID do pedido exclusivo, a data do pedido, a ID do vendedor e a ID de cliente. A tabela mostrada aqui ainda não foi dividida em tabela Detalhes do pedido.

Pedidos

ID do pedido

Data do pedido

ID do vendedor

ID do Cliente

ID do Produto

Qtd.

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

5/3/09

105

1003

A-2275

2

2352

5/3/09

105

1003

D-4420

3

2353

7/3/09

107

1005

A-2275

6

2353

7/3/09

107

1005

C-789

5

Detalhes do pedido, como a ID do produto e quantidade são movidos fora a tabela Pedidos e armazenados em uma tabela chamada detalhes do pedido. Tenha em mente que existem 9 pedidos, faz sentido que há 9 registros nesta tabela. Observe que a tabela Pedidos tem uma ID exclusiva (ID do pedido), que serão chamadas da tabela Detalhes do pedido.

O design da tabela Orders final deve parecer com o seguinte:

Pedidos

ID do pedido

Data do pedido

ID do vendedor

ID do Cliente

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

5/3/09

105

1003

2353

7/3/09

107

1005

Tabela Detalhes do pedido não contém colunas que exigem valores exclusivos (ou seja, não há nenhuma chave primária), portanto, é okey para algumas ou todas as colunas a serem contêm dados "redundantes". No entanto, não há dois registros nesta tabela devem ser completamente idênticos (esta regra se aplica a qualquer tabela em um banco de dados). Nesta tabela, deverá haver 17 registros — cada correspondente a um produto em um pedido individual. Por exemplo, ordem 2349, três produtos C-789 compõem uma das duas partes de todo o pedido.

Tabela Detalhes do pedido deve, portanto, a seguinte aparência:

Detalhes do pedido

ID do pedido

ID do Produto

Qtd.

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Copiando e colando dados do Excel no Access

Agora que as informações sobre vendedores, clientes, produtos, pedidos e detalhes do pedido tem foram divididas em assuntos separados no Excel, você pode copiar dados diretamente no Access, onde ele se tornará tabelas.

Criar relações entre as tabelas do Access e a execução de uma consulta

Depois que você mover seus dados para o Access, você pode criar relações entre tabelas e, em seguida, criar consultas para retornar informações sobre diversos assuntos. Por exemplo, você pode criar uma consulta que retorna a identificação do pedido e os nomes dos vendedores para pedidos inseridos entre 3/05/09 e 3/08/09.

Além disso, você pode criar formulários e relatórios para facilitar a entrada de dados e análise de vendas.

Precisa de mais ajuda?

Você pode sempre consultar um especialista na Excel Tech Community, obter suporte na Comunidade de respostas ou sugerir um novo recurso ou melhoria no UserVoice do Excel.

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