Modificar, editar ou alterar um relatório

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Este tópico descreve as técnicas que você pode usar para modificar um relatório existente do Access. Access fornece dois modos de exibição que você pode usar para fazer alterações em seu relatório: exibição de Layout e Design. Sua opção de qual modo usar depende de qual tarefa específica que você está tentando realizar. Você pode acabar usando os dois modos de exibição para fazer as alterações.

O que você deseja fazer?

Noções básicas sobre o modo de exibição de Layout

Noções básicas sobre o modo de exibição de Design

Alternar entre exibições

Modificar o relatório no modo de exibição de Layout

Modificar o relatório no modo Design

Noções básicas sobre o modo de exibição de Layout

Modo de exibição de layout é o modo de exibição mais intuitivo para usar para modificação de relatório e pode ser usado para quase todas as alterações que você gostaria de fazer um relatório no Access. No modo de exibição de Layout, o relatório está sendo executado, para poder ver seus dados quanto ele aparecerá quando impresso. No entanto, você também pode fazer alterações no design de relatório nesta exibição. Como você pode ver os dados enquanto você está modificando o relatório, é um modo de exibição muito útil para definir as larguras de coluna, adicionar níveis de agrupamento ou executar quase todas as tarefas que afeta a aparência e a legibilidade do relatório. A ilustração a seguir mostra um relatório do catálogo telefônico do cliente no modo de exibição de Layout.

Relatório no modo Layout

Relatório de que ver no modo de exibição de Layout não não exatamente a mesma aparência como o relatório impresso. Por exemplo, não há nenhum quebras de página no modo de exibição de Layout. Além disso, se você tiver usado o configuração de página para formatar o relatório com colunas, as colunas não são exibidas no modo de exibição de Layout. No entanto, o modo de exibição de Layout oferece uma aproximação muito perto do relatório impresso. Se você quiser ver como o relatório ficará quando impresso, use a visualização de impressão.

Certas tarefas não podem ser executadas no modo de exibição de Layout e exigem que você alterne para o modo de Design. Em determinadas situações, o Access exibirá uma mensagem informando que você deve alternar para modo de Design para fazer uma alteração específica.

Noções básicas sobre o modo de exibição de Design

Modo de exibição de design fornece uma visão mais detalhada da estrutura do seu relatório. Você pode ver as faixas de cabeçalho e rodapé para o relatório, página e grupos. O relatório não está realmente em execução no modo Design, para que você não consegue ver os dados subjacentes enquanto estiver trabalhando; No entanto, há algumas tarefas que você pode executar mais facilmente no modo de Design que no modo de exibição de Layout. É possível:

  • Adicione uma maior variedade de controles ao seu relatório, como rótulos, imagens, linhas e retângulos.

  • Editar fontes de controle de caixa de texto nas caixas de texto, sem usar a folha de propriedades.

  • Altere certas propriedades que não estão disponíveis no modo de exibição de Layout.

A ilustração a seguir mostra um relatório do catálogo telefônico do cliente no modo Design.

Relatório no modo Design

Alternar entre modos de exibição

O Access fornece uma variedade de métodos para alternar entre modos de exibição. Se o relatório já estiver aberto, você pode alternar para outro modo de exibição seguindo um destes procedimentos:

  • Clique com botão direito no relatório no painel de navegação e clique em modo de exibição desejado no menu de atalho.

  • Guia de documento do relatório ou barra de título de atalho e, em seguida, clique na exibição desejada no menu de atalho.

  • Na guia página inicial, no grupo exibição, clique no botão Exibir para alternar entre modos de exibição disponíveis. Como alternativa, você pode clique na seta em modo de exibição e, em seguida, selecione um dos modos de exibição disponíveis no menu.

  • Clique com botão direito em uma área em branco do próprio relatório e clique em modo de exibição desejado. Se o relatório estiver aberto no modo Design, você deve clique fora da grade de design.

  • Clique em um dos ícones pequenos de exibição na barra de status do Access.

Se o relatório não estiver aberto, clique duas vezes no relatório no painel de navegação para abri-lo no modo de exibição de relatório. Para abrir o relatório em outro modo de exibição, clique com botão direito no relatório no painel de navegação e clique em modo de exibição desejado no menu de atalho.

Observação: Se você estiver modificando um relatório no qual você usou configuração de página para criar várias colunas (por exemplo, um relatório da etiqueta de endereçamento), você pode exibir apenas as colunas em Visualizar impressão. Quando você vê o relatório no modo de exibição de relatório ou modo de exibição de Layout, o Access exibe os dados em uma única coluna.

Modificar o relatório no modo de exibição de Layout

Esta seção descreve algumas das modificações relatório comuns que você pode executar no modo de exibição de Layout.

Alterar a largura da coluna ou campo no modo de exibição de Layout

  1. Clique em um item na coluna que você deseja ajustar.

    Uma borda é desenhada em torno do item para indicar que o campo é selecionado.

  2. Arraste a borda direita ou esquerda da borda até que a coluna tenha a largura desejada.

Alterar altura da linha ou campo no modo de exibição de Layout

  1. Clique em um item da linha que você deseja ajustar.

    Uma borda é desenhada em torno do item para indicar que o campo é selecionado.

  2. Arraste a borda superior ou inferior da borda até que a linha é a altura desejada.

Adicionar um campo no modo de exibição de Layout

  • Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

    A lista de campos disponíveis é exibida. Se houver campos disponíveis em outras tabelas, serão exibidos em campos disponíveis em outras tabelas:.

  • Arraste um campo da Lista de campos para o relatório. Conforme você move o campo, uma área realçada indicará onde o campo será colocado quando você liberar o botão do mouse.

    Observação: Para adicionar vários campos ao mesmo tempo, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique em cada campo na Lista de campos que desejar. Em seguida, solte a tecla CTRL e arraste os campos para o relatório. Os campos serão colocados adjacentes entre si.

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Noções básicas sobre layouts de controle

Layouts de controle são guias que alinhar os controles horizontalmente e verticalmente para dar uma aparência uniforme de seu relatório. Você pode pensar um layout de controle como uma tabela, onde cada célula da tabela contém um controle. Os procedimentos a seguir mostram como adicionar, remover ou reorganizar controles nos layouts de controle.

Layouts de controle entram em dois tipos: tabular e empilhado.

  • Nos layouts de controle tabular, os controles são organizados em linhas e colunas como uma planilha, com rótulos na parte superior. Layouts de controle tabular sempre abrangem duas seções de um relatório; qualquer seção os controles são, os rótulos são na seção acima delas. A ilustração a seguir mostra um layout de controle tabular básico.

    Layout básico de controle tabular

  • Nos layouts de empilhadas, controles são organizados verticalmente como você pode ver em um formulário de papel, com um rótulo à esquerda de cada controle. Layouts empilhados sempre estão contidos em uma seção de relatório único. A ilustração a seguir mostra um layout de controle empilhado básico.

    Layout de controle empilhado básico

Você pode ter vários layouts de controle de qualquer tipo em um relatório. Por exemplo, você pode ter um layout tabular para criar uma linha de dados para cada registro e, em seguida, um ou mais layouts empilhados abaixo, que contém mais dados do mesmo registro.

Criar um novo layout de controle

O Access cria automaticamente layouts de controle colunas nas seguintes circunstâncias:

  • Criar um novo relatório clicando em relatório Imagem do botão no grupo relatórios na guia criar.

  • Criar um novo relatório clicando em Relatório em branco Imagem do botão no grupo relatórios na guia criar e, em seguida, arrastando um campo do painel Lista de campos para o relatório.

Em um relatório existente, você pode criar um novo layout de controle, fazendo o seguinte:

  1. Selecione um controle que você deseja adicionar ao layout.

  2. Se você quiser adicionar outros controles para o mesmo layout, mantenha pressionada a tecla SHIFT e selecione também esses controles.

  3. Realize um dos seguintes procedimentos:

    • Na guia Organizar, no grupo tabela, clique em Tabular ou empilhada.

    • O controle selecionado ou controles de atalho, aponte para Layout e clique em Tabular ou empilhada.

O Access cria o layout de controle e adiciona os controles selecionados a ela.

Alternar um layout de controle do tabular para empilhadas ou de empilhados para tabular

Para alternar um layout inteiro de um tipo de layout para a outra:

  • Selecione o layout de controle clicando no seletor de layout laranja no canto superior esquerdo do layout.

    Todas as células no layout são selecionadas.

  • Realize um dos seguintes procedimentos:

    • Na guia Organizar, no grupo tabela, clique no tipo de layout que você deseja (Tabular ou empilhada ).

    • O layout do controle de atalho, aponte para o Layout e clique no tipo de layout desejado.

Acesso reorganiza os controles para o tipo de layout que você selecionou.

Dividir um layout de controle em dois layouts

Você pode dividir um layout de controle em dois layouts usando o procedimento a seguir:

  1. Mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique nos controles que você deseja mover para o novo layout de controle.

  2. Realize um dos seguintes procedimentos:

    • Na guia Organizar, no grupo tabela, clique no tipo de layout desejado para o novo layout (Tabular ou empilhada ).

    • Os controles selecionados de atalho, aponte para o Layout e clique no tipo de layout que você deseja para o novo layout.

O Access cria um novo layout de controle e adiciona os controles selecionados a ela.

Reorganizar os controles em um layout de controle

  • Você pode mover um controle dentro de um layout de controle arrastando-o para o local desejado. Enquanto você arrasta o campo, uma barra horizontal ou vertical indica onde ele será colocado quando você liberar o botão do mouse.

  • Você pode mover um controle de um layout de controle para outro layout de controle do mesmo tipo. Por exemplo, você pode arrastar um controle de um layout empilhado para outro layout empilhado, mas não a um layout tabular.

Adicionar controles a um layout de controle

Para adicionar um novo campo do painel Lista de campo a um layout de controle existente   

  • Basta arraste o campo do painel Lista de campo para o layout. Uma barra horizontal ou vertical indica onde o campo será colocado quando você liberar o botão do mouse.

Adicionar controles existentes a um layout de controle existente   

  1. Selecione o primeiro controle que você deseja adicionar ao layout do controle.

  2. Se você quiser adicionar outros controles para o mesmo layout, mantenha pressionada a tecla SHIFT e selecione também esses controles. Você pode selecionar controles nos outros layouts de controle.

  3. Realize um dos seguintes procedimentos:

    • Se o relatório estiver aberto no modo Design, arraste os campos selecionados para o layout. Uma barra horizontal ou vertical indica onde os campos serão colocados quando você liberar o botão do mouse.

    • Se o relatório estiver aberto no modo de exibição de Layout:

      1. Na guia Organizar, no grupo tabela, clique no tipo de layout que você está adicionando ao. Se você estiver adicionando a um layout tabular, clique emTabular. Se você estiver adicionando a um layout empilhado, clique emempilhadas.

        O Access cria um novo layout e adiciona os controles selecionados a ela.

      2. Arraste o novo layout para o layout existente. Uma barra horizontal ou vertical indica onde os campos serão colocados quando você liberar o botão do mouse.

Remover controles de um layout de controle

Remover um controle de um layout de controle permite que você colocá-lo em qualquer lugar no relatório sem afetar o posicionamento de quaisquer outros controles.

  1. Selecione o controle que você deseja remover do layout. Para selecionar vários controles, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique nos controles que você deseja remover. Para selecionar todos os controles no layout, clique na caixa do seletor de layout no canto superior esquerdo do layout.

  2. Clique com botão direito um dos controles selecionados, aponte para Layout e clique em Remover Layout.

    Access remove os controles selecionados do layout.

Dica: Para impedir que um controle sendo inseridos em um layout de controle conforme você movê-lo, pressione e segure a tecla CTRL e, em seguida, arraste o controle para onde desejar.

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Excluir um campo ou coluna

  1. Clique no campo ou a coluna a ser excluída, ou clique em seu rótulo ou cabeçalho de coluna.

    Acesso desenha uma borda ao redor do item para indicar que ela está selecionada.

  2. Pressione Delete.

Alterar configuração de página

Use os grupos de Tamanho de página e o Layout de página na guia de Configuração de página para alterar o tamanho, orientação, margens e assim por diante.

  1. Clique na guia de Configuração de página.

  2. No grupo Tamanho da página, clique em tamanho para selecionar outro tamanho de papel.

  3. No grupo Tamanho da página, clique em margens para fazer ajustes margens do relatório.

  4. No grupo Layout da página, clique em Retrato ou Paisagem para alterar a orientação do papel.

Alterar a formatação de um campo

  1. Selecione o campo que você deseja formatar.

  2. Na guia Formatar, use as ferramentas no grupo fonte para aplicar a formatação desejada.

Vincular uma caixa de texto a um campo diferente (a fonte do controle de um controle de alteração)

  1. Clique dentro da coluna ou campo ao qual você deseja alterar a fonte do controle.

    Uma borda é desenhada em torno do item para indicar que o campo é selecionado.

  2. Se a folha de propriedades não estiver sendo exibida, pressione F4 para exibi-la.

  3. Na guia dados da folha de propriedades, defina a propriedade OrigemDoControle para o novo campo. Você pode selecionar um campo na lista suspensa, ou você pode digitar uma expressão na caixa.

Alterar a fonte de registro do relatório

  1. Se a folha de propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

  2. Na lista suspensa na parte superior da folha de propriedades, clique em relatório.

  3. Na folha de propriedades, clique na guia Dados.

  4. Na lista suspensa Fonte de registro, selecione a tabela ou consulta que você deseja usar para uma fonte de registro ou clique Botão Construtor para exibir o construtor de consultas.

    Observação: Se o relatório no momento é baseado em uma tabela, o Access perguntará se você deseja criar uma consulta baseada na tabela. Clique em Sim para exibir o construtor de consultas e criar a consulta ou clique em não para cancelar a operação. Se você optar por criar uma consulta, a nova consulta tornará a fonte de registro do relatório. Ele será criado como uma consulta "inserida" — ou seja, uma consulta que está armazenada na propriedade de RecordSource do relatório, em vez de um objeto de consulta separada.

Quebrar o texto em um campo

  1. Se a folha de propriedades não for exibida, o campo no qual deseja que o texto seja disposto de atalho e clique em Propriedades. Caso contrário, apenas clique no campo para selecioná-lo.

  2. Na guia formato da folha de propriedades, defina a propriedade PodeAmpliar comoSim.

Adicionar linhas de grade

Se seus controles contidos em um layout de controle, você pode adicionar linhas de grade para fornecer separação visual mais entre os controles.

  1. Clique em qualquer campo em um layout de controle.

    Uma borda é desenhada ao redor do campo para indicar que ela está selecionada.

  2. Na guia Organizar, no grupo tabela, clique em linhas de grade.

  3. Selecione o estilo das linhas de grade desejada na lista suspensa.

Observação: Você também pode adicionar linhas de grade por mouse em qualquer campo em um layout de controle, apontando para Layout, apontando para linhas de grade e, em seguida, selecionando o tipo de linhas de grade que você deseja.

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Adicionar ou modificar um logotipo ou outra imagem

Os procedimentos a seguir mostram como adicionar um logotipo a um relatório usando a ferramenta de logotipo e como redimensionar um controle de imagem ou uma imagem dentro de um controle de imagem.

Adicionar um logotipo

  • Na guia Design, no grupo Cabeçalho/rodapé, clique em logotipo.

    Caixa de diálogo Inserir imagem é exibida.

  • Navegue até a pasta onde o arquivo de logotipo está armazenado e clique duas vezes no arquivo.

    O Access adiciona o logotipo ao canto superior esquerdo do relatório.

Redimensionar um controle que contenha um logotipo ou outra imagem

  1. Clique no controle que contém a imagem.

    Uma borda é desenhada ao redor do controle para indicar que ela está selecionada.

  2. Coloque o ponteiro sobre a borda. Quando o ponteiro se transformar em uma seta de duas pontas, você pode arrastar nas direções indicadas pelas setas para tornar o controle de imagem maior ou menor.

Observe que o valor padrão para a propriedade Modo de tamanho de uma imagem é clipe, indicando que a imagem será permaneça do mesmo tamanho, independentemente de como grande ou pequeno tornar o controle de imagem. Se desejar que a imagem para obter maior ou menor ao redimensionar o controle, faça o seguinte:

Redimensionar o logotipo ou imagem dentro do controle

  1. Selecione a imagem.

  2. Se a Folha de Propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

  3. Na guia formato da folha de propriedades, defina a propriedade Modo de tamanho para a opção desejada:

Configuração

Descrição

Clipe

A imagem permanece do mesmo tamanho, independentemente de como grande ou pequeno você torna o controle de imagem. Se você tornar o controle de imagem menor do que a imagem, a imagem será cortada.

Alongar

A imagem é alongada verticalmente e horizontalmente para corresponder ao tamanho do controle de imagem. A taxa de proporção original da imagem não é preservada, para que essa configuração pode resultar em uma imagem distorcida, a menos que você definir precisamente a altura e largura do controle de imagem.

Zoom

Como o controle de imagem é redimensionado, a imagem será ajustado para ser o maior possível sem afetar a proporção original da imagem.

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Adicionar ou editar um título de relatório

Os procedimentos a seguir mostram como adicionar ou editar um rótulo com o título do relatório.

Adicionar um título a um relatório

  • Na guia Design, no grupo Cabeçalho/rodapé, clique em título.

    Um novo rótulo é adicionado ao cabeçalho do relatório e o nome do relatório é inserido para você como o título do relatório.

  • Quando o rótulo é criado, o texto no rótulo está marcado para você, para que se você quiser alterar o texto, você pode apenas começa a digitar o título desejado.

  • Pressione ENTER quando terminar.

Editar o título do relatório

  1. Clique duas vezes no rótulo que contém o título do relatório para posicionar o cursor no rótulo.

  2. Digite o texto que você deseja usar como o título do relatório e pressione ENTER quando terminar.

Adicionar números de página, a data atual ou a hora atual

Os procedimentos a seguir mostram como adicionar números de página a um relatório e como adicionar a data atual ou a hora atual.

Adicionar números de página

  • Na guia Design, no grupo Cabeçalho/rodapé, clique em Números de página.

    Caixa de diálogo Números de página é exibida.

  • Escolha o formato, a posição e o alinhamento desejado para os números de página.

  • Desmarque a caixa de seleção Mostrar número da primeira página se você não deseja um número na primeira página.

  • Clique em OK .

    Os números de página são adicionados ao relatório. Alternar para a visualização de impressão para ver qual serão a aparência de números quando você imprime o relatório.

Adicionar a data ou hora

  • Na guia Design, no grupo Cabeçalho/rodapé, clique em Data e hora.

    A caixa de diálogo Data e hora é exibida.

  • Desmarque a caixa de seleção Incluir data se não quiser incluir a data.

  • Se você quiser incluir a data, clique no formato de data desejado.

  • Desmarque a caixa de seleção Incluir Hora se não quiser incluir a hora.

  • Se você quiser incluir a hora, clique no formato de hora desejado.

    Uma amostra de data e hora, nos formatos que você escolheu, aparece na área de amostra da caixa de diálogo.

  • Clique em OK .

Modificar o relatório no modo Design

Em alguns casos, você não poderá realizar certas modificações ao seu relatório no modo de exibição de Layout e, em vez disso, deve usar o modo Design.

Adicionar números de linha

  1. Na guia Design, no grupo Controles, clique em Caixa de Texto.

  2. Clique em uma área aberta da seção onde deseja que os números de linha apareça. Na maioria dos casos, esta será a seção de detalhes. Você moverá a caixa de texto para seu local definitivo mais tarde.

    Quando você clica no relatório, o Access cria uma caixa de texto novo, não associado.

  3. Clique no rótulo (à esquerda da nova caixa de texto) e pressione DELETE.

  4. Clique uma vez na nova caixa de texto para selecioná-la e, em seguida, clique novamente para posicionar o cursor na caixa de texto.

  5. Digite = 1 e pressione ENTER.

  6. Se a Folha de Propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

  7. Na guia dados da folha de propriedades, defina a propriedade Soma parcial como Total.

    Observação: Se este é um relatório agrupado e você deseje que a numeração para iniciar em 1 para cada grupo, defina a propriedade Por grupo.

  8. Redimensione a caixa de texto com uma largura menor posicionando o ponteiro sobre a alça de dimensionamento na extremidade direita da caixa de texto e arrastando-o para a esquerda. Deixe espaço suficiente para o maior número de linha que você espera ver neste relatório.

  9. Se necessário, faça sala da caixa de texto na extremidade esquerda da seção detalhe arrastando os controles existentes nessa seção para a direita ou redimensionando o controle mais à esquerda nessa seção.

  10. Arraste a nova caixa de texto para o local que você deseja que ele no relatório.

  11. Alternar para modo de exibição de relatório, visualização de impressão ou modo de exibição de Layout para ver os números de linha.

Fazer com que um cabeçalho de grupo apareça na parte superior de cada página

Para grupos que se estendem por várias páginas, é útil ter o cabeçalho de grupo aparecem na parte superior de cada página para que você possa ver facilmente grupo ao qual os dados estão em. Você pode selecionar um cabeçalho de grupo no modo de exibição de Layout, mas é mais fácil de fazer isso no modo Design.

  1. Clique duas vezes no seletor de seção de cabeçalho de grupo (a barra horizontal acima da seção de cabeçalho de grupo).

  2. Na guia formato da folha de propriedades, defina a propriedade de Seção Repetir como Sim.

Abrir um sub-relatório em sua própria janela de modo de exibição de Design

Quando você abre um relatório no modo Design, qualquer sub-relatórios contidos no relatório também são abertos no modo Design. No entanto, cada sub-relatório é exibido dentro de seu controle de sub-relatório, não como uma janela separada. Como o controle de sub-relatório geralmente é muito pequeno para trabalhar no facilmente, é geralmente mais conveniente abrir o sub-relatório em sua própria janela e, em seguida, editá-lo. Para abrir um sub-relatório em uma nova janela, siga um destes procedimentos:

  • Selecione o sub-relatório e, na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em subrelatório em nova janela.

  • Clique uma vez em fora o controle de sub-relatório para garantir que ele não é selecionada e, em seguida, clique dentro do controle de sub-relatório e clique em subrelatório em nova janela.

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