Meta: Estimar as durações das tarefas

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Um dos melhores aspectos de usar o Microsoft Office Project 2007 é que ele pode calcular um cronograma realista para você, geralmente com base apenas em durações de tarefas e dependências de tarefas que você inserir. Certamente, você pode ter outros controles de agendamento, como datas de início e de término e calendários, mas eles são a exceção, não a regra. Como a precisão de um cronograma depende muito de durações precisas, gastar um pouco ideias no desenvolvimento de suas durações será liquidado.

Dica: Este artigo faz parte de uma série de artigos no mapa do projeto que descrevem um amplo conjunto de atividades de gerenciamento de projetos. Chamamos essas atividades de "metas" porque elas são organizadas em torno do ciclo de vida do gerenciamento de projetos: Crie um plano, acompanhe e gerencie um projeto e feche um projeto.

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Relógio de pulso no braço de um homem

número 1 Comece com uma pesquisa básica     As informações que podem ajudá-lo a estimar o tempo que certas tarefas levam para concluir podem vir de várias fontes.  

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Localizar fontes para estimativas de duração

  • Sua própria experiência     Desenhe em seu próprio plano de fundo a partir dos horários em que você executou tarefas semelhantes neste ou em outros projetos.

  • A experiência dos membros da equipe     Consulte os recursos que foram responsáveis por determinados tipos de tarefas. Se você já tiver uma equipe em vigor, faça com que os membros desenvolvam suas próprias durações para suas tarefas atribuídas neste projeto. Isso pode servir como um compromisso daqueles que são responsáveis por concluir tarefas.

  • Projetos anteriores     ReVisar os projetos criados e controlados por você ou outros gerentes de projeto. Quaisquer durações reais que foram gravadas podem ser especialmente úteis.

  • Padrões industriais e benchmarks     Encontre informações sobre as durações das tarefas pertinentes ao seu setor. Em livros, diários e na Web, você pode encontrar listas de tarefas com durações recomendadas e outras métricas. As organizações profissionais de seu setor também são um bom local para encontrar essas informações.

Dica: Comece começando a criar um projeto que seja dividido em pequenas partes de trabalho (tarefas) que podem ser concluídas em um mês. Quando o mês das tarefas estiver concluído, inicie o trabalho de outro mês. Esta é a técnica que o método Agile de gerenciamento de projetos usa para ajudar a reduzir a margem de erro nas durações das tarefas, fornecendo feedback rápido sobre a integridade de um projeto.

Criar um buffer de tempo em seu projeto

Como você não pode prever todos os problemas que possam atrasar suas tarefas, até mesmo as durações mais precisas precisam de uma pequena sala de ondulação. Isso fornece uma medida de gerenciamento de riscos para seu projeto. Há várias maneiras de criar um buffer de tempo em seu projeto:

  • Adicionar uma porcentagem a cada duração     Se você acha que uma tarefa levará de forma realista 40 horas para ser concluída, adicionar um buffer de 5% muda para 42 horas. Um buffer de 10% muda para 44 horas. Uma hora adicional é criada no cronograma, apenas caso você precise dele. Se você não precisar dele, esse buffer pode permitir que as tarefas sucessoras iniciem anteriormente.

  • Adicionar uma tarefa de buffer     Adicione uma pequena "tarefa de buffer" a cada fase principal do projeto ou uma tarefa de buffer ajustável ao projeto como um todo. Se você achar que precisa de um dia extra para uma tarefa adiada, poderá remover a tarefa de buffer e adicionar seu tempo à tarefa adiada. Sua data de término geral da fase ou do projeto permanece a mesma.

Número 2 Criar um marco     Quando quiser identificar um evento significativo no cronograma, como a conclusão de uma fase, crie uma etapa do projeto.  

Número 3 Estimar durações     Você pode modelar um projeto usando cenários de melhor caso e de pior caso para ajudar você a calcular com precisão as durações do cronograma e para simular futuras cargas de recursos e seus efeitos nas linhas do tempo do projeto.  

Número 4 Inserir uma duração     Depois de determinar quanto tempo levará para concluir uma tarefa, é hora de inserir uma duração. Insira uma duração estimada se você ainda não tiver certeza quanto tempo uma tarefa levará para ser concluída.  

Número 5 Interromper o trabalho em uma tarefa     Se duas tarefas ocorrerem simultaneamente, você poderá pausar o trabalho na tarefa que é iniciada primeiro, iniciar a segunda tarefa e iniciar o trabalho novamente na primeira tarefa quando o segundo for concluído.  

  • Interromper o trabalho em uma tarefa dividindo uma tarefa.

Número 6 Criar um calendário     Para identificar os períodos de trabalho e de folga de uma tarefa específica, crie um calendário. Por exemplo, uma parcela de maquinação necessária para concluir uma tarefa pode estar disponível somente em determinados dias da semana. Você pode identificar o período de trabalho em um calendário de tarefas, e a tarefa é agendada de acordo com isso.  

Número 7 Atribuir um calendário a uma tarefa     Depois de criar um calendário de tarefas, aplique-o à tarefa ou às tarefas que você criou.  

Número 8 Adicionar informações de suporte sobre uma tarefa     Adicione mais informações sobre uma tarefa na forma de anotações, documentos e links para páginas da Web.  

Clique em todas as seguintes opções aplicáveis:

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