Meta do usuário: otimizar o plano do projeto para atender à data de término

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Exibe a data de término do projeto

Você fez alterações no cronograma do seu projeto e agora a data de término ficou muito distante.

Para corrigir a data de término do projeto, ajuste as tarefas que mais afetam a data de término. Essas tarefas estão no caminho crítico do projeto.

Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gerenciamento de projetos, consulte O mapa do projeto.

Dicas de gerenciamento de projetos antes de começar

Quando você faz alterações no seu cronograma, existem três fatores que você precisa avaliar: o custo do projeto, o escopo dos produtos e o prazo. Esses fatores são muitas vezes apresentados como um triângulo. Não é possível alterar um vértice do triângulo sem afetar os demais.

Triângulo do projeto

Veja alguns exemplos do que isso significa para a data de término do seu projeto.

  • Quando você antecipa a data de término agendada, pode acabar tendo aumento de custos e redução do escopo.

  • Se você planeja nunca alterar os custos do projeto, o resultado poderá ser um cronograma mais longo e um escopo reduzido.

  • Se você aumentar o escopo ou o número de produtos, seu projeto poderá levar mais tempo e custar mais com funcionários ou recursos extras

Se você é iniciante no gerenciamento de projetos    Não importa como você planeje um projeto, tudo vai dar errado. Comece a procurar problemas agora, em vez de mais tarde, quando as coisas puderem ser muito piores.

Aqui estão algumas maneiras de começar a monitorar e corrigir o seu projeto.

  • Veja as tarefas mais importantes primeiro    Algumas tarefas são mais importantes do que outras quando você precisa resolver problemas no seu projeto. As tarefas que mais afetam o cronograma são aquelas mais críticas e que exigem mais atenção.

  • Escolha o modo de exibição correto do seu projeto    O Project tem inúmeros modos de exibição e relatórios para ajudar você a descobrir o que há de errado com o seu projeto. Para projetos simples, fique atento à data de término do projeto usando o gráfico de Gantt. Para projetos complicados, verifique as tabelas de variação ou os relatórios de valor acumulado.

  • Obtenha relatórios de status semanais    Não é fácil para as pessoas ficar enviando relatórios de status do trabalho. Uma maneira simples de obter o status seria durante reuniões semanais com a equipe. Coletar o status com uma frequência maior do que a semanal pode ser contraproducente.

Se você for um gerente de projetos experiente    Você atua como gerente de projetos há muito tempo, mas agora está com um projeto que precisa de monitoramento atento para ficar dentro do orçamento.

Além disso, sua patrocinadora diz que quer relatórios executivos mensalmente.

Aqui estão algumas maneiras de começar a monitorar seu projeto, gerar relatórios sobre ele e corrigi-lo.

  • Crie uma linha de base para o seu projeto    Após criar seu cronograma, salve uma versão de linha de base. A linha de base é uma versão original do seu projeto que você pode usar para comparar com o andamento das suas tarefas.

  • Escolha o modo de exibição correto do seu projeto    O Project tem inúmeros modos de exibição e relatórios para ajudar você a descobrir o que há de errado com o seu projeto. À medida que os projetos ficam mais complicados, analise as tabelas de variação ou os relatórios de valor acumulado para saber o que há de errado.

  • Obtenha relatórios de status semanais    À medida que os projetos ficam mais complicados, você poderá usar métodos mais sofisticados para coletar relatórios de status semanais. Os membros da equipe podem inserir as informações de status em uma lista de tarefas do SharePoint, que pode ser sincronizada com o Microsoft Project. Se você está usando o Project Professional, também pode usar o Project Web App para coletar relatórios de status da sua equipe. Coletar o status com uma frequência maior do que a semanal pode ser contraproducente.

  • Compreenda a análise de valor acumulado    A análise de valor acumulado ajuda a determinar se seu projeto está sob controle.

Monitorar o seu projeto

Controlar o progresso do seu cronograma

Veja as atualizações de tarefas dos membros da equipe para saber onde estão os problemas. Você pode acompanhar o andamento rapidamente usando o gráfico de Gantt ou pode usar uma sofisticada análise de valor acumulado.

Isso ajuda você a ver se o trabalho no projeto está progredindo conforme o esperado.

Exibir informações sobre o agendamento de tarefas para saber como o projeto está sendo programado

Saiba como o seu projeto está sendo agendado. Você pode ver como as alterações no agendamento da tarefa afetam a data de término do seu projeto.

Mostrar o caminho crítico do seu projeto

Mostre as tarefas que têm maior impacto sobre a data de término do projeto. Avalie essas tarefas primeiro para corrigir problemas no cronograma.

Escolher o modo de exibição correto do cronograma do projeto

Use os modos de exibição e relatórios do Project para detectar onde os problemas podem estar e ajudar a fazer alterações no cronograma.

Definir e salvar uma linha de base

Para começar o acompanhamento, inicie uma nova linha de base para comparar o progresso futuro.

Exibir um relatório de problemas potenciais

Crie e personalize relatórios gráficos do andamento do projeto. Veja esses relatórios no Project ou exporte-os para outros aplicativos como PowerPoint, Word ou Excel.

Identificar problemas usando uma análise de valor agregado

O valor agregado ajuda você a responder perguntas como, "observando a quantidade de trabalho realizado até o momento neste projeto, quanto tempo deveria ter gasto?" ou "Terminaremos no tempo previsto?"

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Corrigir os problemas

Alterar a data de início ou a data de término

Escolha uma data que seja iniciada ou terminada em uma data anterior à data do plano atual. Se essa for uma opção para seu projeto, tente alterar a data de início primeiro.

Alterar a duração de uma tarefa

Reduza a duração das tarefas para antecipar a data de término. Verifique se você está reduzindo as durações das tarefas críticas que têm o maior impacto sobre a data de término do projeto.

Reatribuir trabalho em uma tarefa

Quando as pessoas estiverem trabalhando em atribuições demais ao mesmo tempo, deixe o Project distribuir o trabalho de maneira mais uniforme, nivelando as atribuições de recursos.

Dividir uma tarefa

Você pode dividir uma única tarefa se ela abrange vários elementos que podem ser executados simultaneamente por recursos diferentes. Se você quebrar uma tarefa de caminho crítico nesses elementos diferentes com atribuições diferentes, talvez possa atender à data de término.

Adicionar mais pessoas ao projeto

Adicione pessoas para trabalhar em tarefas que estão adiando a data de término.

Remover uma pessoa da equipe

Remover pessoas das tarefas é uma outra maneira de antecipar a data de término do projeto. Pessoas demais em uma tarefa ou as pessoas erradas podem criar problemas de comunicação que podem aumentar a duração da tarefa.

Alterar os dias úteis do calendário do projeto

Você pode antecipar a data de término do projeto alterando os calendários de trabalho das pessoas. Você pode acrescentar mais dias de trabalho ao cronograma das pessoas ou pedir para que façam horas extras.

Fazer uma pergunta no fórum do Project

Obtenha respostas de especialistas para suas dúvidas no Project. O fórum do Project no Answers.com tem usuários experientes e consultores do Project prontos para responder suas perguntas.

Comunicar as informações do projeto

Após fazer alterações no cronograma de uma pessoa, comunique essas alterações para que as informações não se percam.

Compreender as compensações ao gerenciar um projeto

Qualquer alteração em um projeto envolve tempo, dinheiro ou escopo. Esses são os fatores com os quais você luta todos os dias para manter o seu plano do Project sob controle. Aprenda a trabalhar com essas restrições.

Como o Project agenda tarefas

À medida que o Project ajusta seu cronograma, as tarefas podem se mover inesperadamente. Compreenda o "porquê"? atrás do mecanismo de agendamento avançado do Project.

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