Meta: Definir fases e tarefas

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Depois de entender o trabalho envolvido em seu projeto, você estará pronto para criar uma lista de tarefas no Microsoft Office Project 2007. A lista de tarefas é o coração de um projeto, uma lista de tarefas incompleta ou planejada incorretamente pode dificultar seriamente o progresso do projeto. Organizar tarefas em Marcos e fases proporciona estrutura ao projeto e torna mais fácil avaliar o progresso.

A organização da sua lista de tarefas é essencial para o sucesso do seu projeto, independentemente de seu projeto ter milhares de etapas que abranjam anos e usem metodologias de gerenciamento de projetos padrão, ou algumas etapas que se estendem por um mês e usem metodologias gerenciamento de projeto ágil.

Dica: Este artigo faz parte de uma série de artigos no mapa do projeto que descrevem um amplo conjunto de atividades de gerenciamento de projetos. Chamamos essas atividades de "metas" porque elas são organizadas em torno do ciclo de vida do gerenciamento de projetos: Crie um plano, acompanhe e gerencie um projeto e feche um projeto.

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Pedreiro sentado em uma viga

número 1 Definir tarefas do projeto     Em seu núcleo, um projeto é um conjunto de tarefas. Cada tarefa representa uma parte do trabalho que deve ser feita para concluir o projeto. 

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UMA tarefa definida corretamente é aquela que tem um início e um fim claros, para que o gerente do projeto possa determinar facilmente quando a tarefa está concluída.

Tenha em mente o seguinte ao fazer tarefas:

  • Para fins práticos, as tarefas devem ter pelo menos um dia de duração. Em projetos de longo prazo, é provável que as tarefas tenham durações mais longas. Em projetos de curto prazo, eles tendem a ter durações mais curtas.

  • Geralmente, é uma boa ideia inserir tarefas na ordem em que você espera que o trabalho comece nelas. No enTanto, alguns projetos podem exigir que você agrupe tarefas semelhantes ou agrupe tarefas pelo tipo de recurso que irá trabalhar nelas. Dessa forma, você cria fases para seu projeto.

    Se sua organização tradicionalmente visualiza o trabalho em determinadas categorias, você pode agrupar o trabalho nessas categorias. Observe que, se você agrupar tarefas, não será possível conlining-las mais tarde, pois o agrupamento de tarefas constitui outro tipo de estrutura de tópicos.

  • A estrutura da sua lista de tarefas determina o nível de detalhes do plano do projeto. Se você listar apenas as fases do projeto e cada fase cobrir um período de tempo grande, seu plano será uma exibição de alto nível do projeto. Se você listar até mesmo as menores partes de trabalho, seu plano será extremamente detalhado. Na maioria das vezes, você quer fazer um equilíbrio entre esses dois extremos.

    Uma maneira de ajudar você a decidir o nível de detalhes da sua lista de tarefas é considerar quanto você deseja controlar seu projeto:

    • Se você listar todos os trabalhos que devem ser realizados, mas secundários, será necessário controlar cada uma dessas tarefas e inserir o andamento deles, provavelmente pelo menos uma vez por dia. Em seguida, você sabe quando até mesmo o menor item de trabalho é um pouco atrasado.

      Se sua organização prefere dividir o trabalho em torno de uma série de tarefas de um mês, ter outras tarefas detalhadas pode fazer sentido. Às vezes, uma série mais curta de tarefas, como a abordagem ágil ao gerenciamento de projetos, pode tornar um projeto mais responsivo às alterações no escopo ou nos recursos.

    • Se você listar e acompanhar apenas as fases do seu projeto, não será necessário atualizar o projeto com muita frequência. Em seguida, você não saberá quando o trabalho está em execução atrasada até a fase terminar.

  • Considere a importância do projeto, com que frequência você pode feasibly obter e inserir atualizações de tarefas e o nível de tarefa que você precisa acompanhar para manter um projeto a partir da separação.

Número 3 Inserir uma tarefa em um projeto     Adicionar tarefas e tarefas recorrentes que ocorrem apenas uma vez. 

Número 4 Criar fases e subfases em um projeto    Organize seu projeto agrupando tarefas relacionadas que executam as etapas principais de um projeto. 

Número 5 Criar um marco     Marcos permitem que você crie pontos de referência que marcam os eventos principais em um projeto. Marcos são usados para monitorar o progresso do projeto. 

Número 2 Importar tarefas para um projeto     Importar tarefas se você já tiver as informações da lista de tarefas armazenadas em outro local. 

Clique em todas as seguintes opções aplicáveis:

  • Vincule ou incorpore dados do Excel no Project como uma maneira simples de adicionar tarefas a um projeto vinculado dinamicamente ao Microsoft Office Excel.

  • Importar dados de outro formato de arquivo para o seu projeto. Você pode importar dados de tarefas de uma planilha do Excel, um banco de dados ou um arquivo de texto e, em seguida, mapear esses dados para os campos correspondentes no Project 2007. Você também pode importar arquivos de formato de texto separados por tabulação e delimitado por vírgulas para seu arquivo de projeto.

  • Importe uma lista de tarefas do Outlook para o Project se você mantiver uma lista de tarefas no Microsoft Office Outlook e quiser copiar a lista para o plano do projeto.

Número 6 Adicionar informações de suporte sobre uma tarefa     Adicione mais informações na forma de anotações, documentos e links para páginas da Web. 

Clique em todas as seguintes opções aplicáveis:

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