Maneiras de trabalhar com o SharePoint

SharePoint permite que as organizações encontrem soluções para problemas comuns de negócios usando Web Parts e aplicativos prontos. Seus cenários comerciais exclusivos determinarão o tipo de site e Web Parts que serão usados. Há vários recursos para inspirar seu próximo site do SharePoint, como o livro visual looks e guias orientadasdo SharePoint. 

Use este artigo para ver como diferentes tipos de funções e departamentos em qualquer organização podem trabalhar juntos para atender às necessidades dos seus usuários e objetivos de negócios.

Exemplos de criação de sites:

  • Veja como um gerente de RH cria um site para novas contratações para melhorar a retenção de novos funcionários

  • Saiba como um funcionário apaixonado cria um novo grupo de comunidade corporativo para permitir que outras pessoas

  • Veja como um gerente de produto cria um site de equipe específico do projeto para acelerar o lançamento de um novo produto

  • Saiba como uma equipe de marketing de produtos cria um site para uma nova unidade de negócios para aumentar a conscientização

Criar um site de integração para novas contratações

Tom é um gerente de recursos humanos departamental (RH) que vê uma oportunidade de melhorar a experiência de integração de novas contratações. Atualmente, a organização compartilha uma planilha do Excel com alguns links para recursos comuns, e os gerentes de contratação são responsáveis por novas contratações no painel. As novas contratações e os gerentes de contratação recentes expressou a insatisfação com o processo atual de integração. 

Novos objetivos do site:

  • Ajude novos funcionários no tabuleiro com êxito ao departamento

  • Melhorar o desempenho e o tempo de produtividade do funcionário

  • Melhorar a retenção de novos funcionários

  • Aumentar o envolvimento e a satisfação do novo funcionário

Etapas para criar o site:

Planejar o site-1 dia

José se encontra com os gerentes de contratação para garantir que a nova experiência de contratação seja alinhada com os objetivos da organização e dos departamentos em que as novas contratações entrarão.

Decidiu-se que Tom criará o site, e os gerentes de contratação contribuirão para a estratégia e manutenção do conteúdo do site. Um gerente de contratação identifica uma nova contratação recente para atuar como um defensor do novo site. Outros gerentes de contratações e membros de RH fazem planos de contribuir para o novo site de contratação regularmente. 

Tom começa pela coleta de todos os conteúdos que novos funcionários precisam saber sobre a empresa, cultura, sistemas de departamento, processos, políticas e benefícios.

Criar o site-2 dias

Tom decide usar um site de comunicação do SharePoint para gerenciar centralmente documentos integrados, materiais de treinamento e lojas sociais que podem ser facilmente acessados e todos em um só lugar. 

  • Usando a Web Part de biblioteca de documentos, José cria arquivos e pastas organizados por tipos de região, função e benefício

  • Usando a Web Part de lista, José cria uma nova lista de verificação de contratação para os gerentes de contratadores e para o novo funcionário

  • O site inclui uma Web Part de conversas do Yammer que permite aos funcionários do departamento compartilhar experiências, expandir sua rede, fazer perguntas e enviar comentários sobre o novo processo de entrada no quadro do funcionário

  • Novos vídeos de abertura de contratação foram criados pela equipe de liderança e postados usando a Web Part Microsoft Stream

Gerenciar o site-em andamento

  • José planeja um evento de lançamento que comemora o novo site e agenda sessões de treinamento para stakeholders e campeões durante o curso dos novos meses 

  • Para obter comentários e medir o impacto do novo processo de integração de funcionários, José cria uma pesquisa usando a Web Part do Microsoft Forms

  • Mensalmente, Tom revisa e compartilha o uso e a análise de sites com a equipe de liderança e os gerentes de contratação

Resultados

  • Maior retenção de novos funcionários dentro do departamento de 75% a 90% em um ano

  • Melhor envolvimento de novos funcionários em 10% em um ano

  • Maior satisfação e confiança do gerente de contratação no novo processo de contratar o seu

  • Redução da quantidade de tempo e dos recursos gasto para recrutar, contratar e treinar novas contratações

Criar um grupo da comunidade corporativa

Maria funciona em uma organização que está ativamente recrutando mais funcionários do que no passado. Ao longo do ano passado, ouve mais sobre como a mulheres no seu local de trabalho está procurando uma grande noção da Comunidade. A Maria descobre que essa necessidade de descumprimento vai além da criação de mentores da Comunidade, que estão procurando mentores, treinando a carreira, acessando a liderança e notícias sobre mulheres no local de trabalho. 

Novos objetivos do site: 

  • Unir a mulheres em todas as regiões e departamentos da organização

  • Criar um local de reunião seguro para conectar, compartilhar e criar

  • Participe de mulheres que pretendam construir sua rede, Comunidade e Ally-envie no trabalho

  • Capacitar especialistas a habilitar mais mulheres para encontrar sucesso no trabalho

Etapas para criar o site:

Planejar o site-3 dias

Maria localiza pessoas que já conhecem são apaixonadas por criar e gerenciar o novo site de comunidade. Juntos, eles definem os objetivos do site e discutem como priorizar as necessidades da Comunidade. Em seguida, eles se encontram com outras comunidades em sua organização para aprender as práticas recomendadas sobre como aumentar e recrutar sua causa.

Depois de definir metas, Maria e sua equipe começam a compilar imagens, arquivos, artigos de notícias, vídeos e outros tipos de conteúdo para o site. Trabalhando em conjunto, o conteúdo é agrupado e organizado em páginas que criarão a estrutura do site. Em seguida, Maria identifica os proprietários que serão responsáveis por criar e gerenciar o conteúdo em cada uma das páginas do site.

Criar o site-1 dia

Maria cria um site de comunicação do SharePoint e permite que os proprietários da página editem, adicionem e excluam conteúdo. Ao criar as páginas do site, a equipe de Maria se concentra em usar Web Parts que exigirão pouca manutenção ao longo do tempo.

  • Usando a Web Part de notíciasdo SharePoint, Maria e sua equipe escreva e tenha notícias centralizadas na Comunidade

  • Os eventos mensais são organizados e anunciados usando a Web Part de eventos

  • Uma página apresenta a Web Part pessoas que conecta-se facilmente à comunidade com outros Allies na organização

  • Usando a Web Part Yammer, os membros desta comunidade podem iniciar conversas com líderes e conectar outras pessoas com recursos

  • A Web Part de inserção é usada em todo o site para inserir vídeos (do YouTube, por exemplo) que realçam discussões e conteúdo de líderes da Comunidade

Gerenciar o site-em andamento

  • Maria monitora e compartilha regularmente ideias do uso e das análises de sites

  • As reuniões mensais da estratégia de conteúdo estão programadas para organizar o calendário editorial, planejar eventos da Comunidade e recrutar novos colaboradores de conteúdo

  • Semi-anualmente, Maria e sua equipe reavaliam as páginas e a navegação do site para fazer alterações à medida que a comunidade cresce

Resultados

  • Maior envolvimento e satisfação entre mulheres no local de trabalho

  • Aumento da retenção de funcionários para membros da Comunidade em comparação a não membros

  • Aumento da rede e da colaboração entre equipes que participam de eventos da Comunidade e discussões do Yammer

Criar um site de equipe específico do projeto

O Megan é um gerente de projetos que é responsável por liderar uma equipe que está trabalhando para liberar um novo produto nos próximos 6 meses. Ela sabe que precisa de um lugar para armazenar documentos da equipe, colaborar em conteúdo, compartilhar atualizações em notícias do projeto e se comunicar com a equipe. Atualmente, a equipe do Megan está usando o email como a forma primária de comunicação e alguns documentos do projeto são armazenados em um local compartilhado, mas não podem ser acessados com segurança fora do escritório ou de um dispositivo móvel.

Novos objetivos do site:

  • Estabelecer um local unificado para notícias do projeto, colaboração em equipe e comunicação do projeto

  • Habilite maneiras mais eficientes de se comunicar usando chat em tempo real e videoconferência

  • Unificar recursos da equipe, como um calendário de equipe, um endereço de email, o OneNotee a ferramenta de gerenciamento de tarefas

  • Armazenar com segurança arquivos e pastas em um local que possa ser acessado remotamente em qualquer dispositivo

Etapas para criar o site:

Planejar o site-2 dias

O Megan começa debater ideias com outro gerente de projeto que criou um site semelhante no passado. Ele aprende a melhor maneira de iniciar o site do seu projeto é solicitar aos seus comentários sobre como eles preferem se comunicar, colaborar e os tipos de recursos que serão mais valiosos para o novo site de projeto. O Megan identifica as principais prioridades da sua equipe e começa a coletar documentos, imagens e outros conteúdos.

O Megan determina que um site de equipe do SharePoint atenderá melhor às necessidades de sua equipe e projeto. No entanto, um site de equipe do SharePoint não permite chat em tempo real, a menos que você integre o Microsoft Teams. O Megan funciona juntamente com o administrador de locatários do SharePoint para garantir que o Microsoft Teams esteja disponível. Ele aprende que a sua organização já tem permissão para usar o Microsoft Teams e que ela precisa fazer para verificar se o site de equipe está conectado a um grupo do Office 365.  

Agora, o Megan está pronto para começar a criar seu site de equipe conectado do Office 365.

Criar o site-1 dia

O Megan cria um site de equipe do SharePoint e conecta o site a um grupo do Office 365. Conectando-se ao grupo, ela automaticamente fornece ao seu grupo acesso a recursos compartilhados, como um calendário de grupo, o OneNote, oPlanner e o endereço de email.

Gerenciar o site-em andamento

  • O Megan revisa o site de equipe semi-mensalmente para garantir que os prazos e as notícias do projeto sejam atualizados

  • Quando o projeto é iniciado, o Megan planeja revisar partes do conteúdo e das Web Parts do site para ajustar para o novo ritmo da empresa de suporte ao produto

Resultados

  • Maior produtividade da equipe ao agilizar a comunicação e a colaboração em um só lugar

  • Redução do volume de reuniões e emails antes do início do site de equipe

  • Habilitou os membros da equipe remota para trabalhar com mais eficiência

Criar um site para um novo projeto

Mike é um gerente de marketing que está se preparando para o lançamento de um novo projeto. Ele já funciona com vários participantes internos, como engenharia de produtos e atendimento ao cliente. Eles concordam que um espaço compartilhado para preparar o restante da organização para o lançamento do projeto é a solução certa.

Novos objetivos do site:

  • Estabeleça uma fonte de informações verdadeira para garantir que os funcionários compreendam totalmente os detalhes do projeto e possam adotar o valor e a missão do projeto

  • Permita que os funcionários evangelizar o projeto e fale com confiança sobre o projeto interna e externamente

  • Equipar funcionários com ativos visuais aprovados em marketing que podem ser compartilhados externamente

  • Fornecer acesso a recursos de projeto, treinamento, eventos e perguntas sobre o projeto de resposta

Etapas para criar o site:

Planejar o site-2 dias

Mike sabe que é preciso que toda a organização seja entusiasmada e preparada para dar suporte a esse novo projeto. Ele se encontra com especialistas no assunto, como a equipe de engenharia, a equipe de produtos e a equipe de suporte, para validar o conteúdo que precisa estar no site. Em seguida, ele trabalha para coletar ativos do site, como imagens de projeto aprovadas, logotipos, materiais de marketing e guias de treinamento.

Mike decide criar um site de comunicação do SharePoint que permita que ele atinja dezenas ou centenas de pessoas de cada vez. 

Criar o site-3 dias

Mike cria um site de comunicação do SharePoint usando Web Parts que envolverão e informarão a sua audiência. Ele enfoca o design do site de forma que seja visualmente agradável, interativo e fácil de usar. Mike sabe que seu público-alvo provavelmente acessará o site do projeto em um dispositivo móvel, portanto, como hes criando seu site, ele também otimiza o design para o telefone. 

Gerenciar o site-em andamento

  • Mike vê o uso do site regularmente para compreender quais pessoas visitam a página e qual conteúdo é popular

  • Usando a Web Part formulários, uma pesquisa é inserida na página do site para reunir comentários sobre a eficácia do treinamento do projeto

  • À medida que o projeto evolui ao longo do tempo, Mike continua a usar o site para informar aos funcionários sobre atualizações e etapas do projeto

Resultados

  • Acelerada a velocidade de adoção do projeto em comparação com os comunicados de lançamento do projeto anterior 

  • Aumentou a eficácia da equipe de suporte e a capacidade de dimensionar recursos durante o ciclo de vida do projeto

  • Redução da quantidade de reuniões e e-mails após o lançamento do site, aumentando a produtividade

Mais inspiração de criação de sites:

Livro de aparência do SharePoint

passo a passo: Criando sites

biblioteca de produtividade do Microsoft 365

treinamento moderno do local de trabalho 

de adoção da comunidade técnica da Microsoft

Planejar seu site do SharePoint

Vídeo: criar um site de equipe ou de comunicação

Observação:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode apresentar erros gramaticais ou imprecisões. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. Você pode nos dizer se as informações foram úteis? Use o artigo em inglês como referência.​

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