Mala direta com envelopes

Quando você tem email em massa para enviar às pessoas na sua lista de contatos, pode usar mala direta para criar um lote de envelopes endereçados. Cada envelope conterá um endereço da lista de endereçamento. Você também pode criar e imprimir envelopes sem usar a mala direta.

Observações: 

Três arquivos no processo de mala direta, que são um documento principal e uma lista de endereçamento que produz conjuntos de cartas ou mensagens de email, envelopes ou etiquetas.

Estes são os documentos envolvidos ao criar e imprimir envelopes usando o processo de mala direta:

  • Seu documento principal
    Esse documento contém texto e elementos gráficos (um logotipo ou uma imagem, por exemplo) que são idênticos para cada versão do envelope mesclado. Um exemplo de conteúdo idêntico é o endereço do remetente no envelope.

  • Sua lista de endereços
    Esse documento contém os endereços para imprimir nos envelopes.

Ao combinar esses dois documentos usando as etapas acima, você terá os envelopes endereçados.

Etapa 1: Configurar sua lista de endereçamento

A lista de endereçamento é sua fonte de dados. Ela pode ser uma planilha do Excel, um diretório de contatos do Outlook, um banco de dados do Access ou uma lista de endereços do Office. Ela contém os registros dos quais o Word obtém informações para criar os endereços para imprimir nos envelopes.

Dicas

  • Se você não tiver uma lista de endereçamento, pode criar uma durante o uso da mala direta. Antes de começar o processo da mala direta, colete todas as suas listas de endereços e adicione-as à sua fonte de dados.

  • Se você estiver usando uma planilha do Excel, verifique se a coluna de CEP ou código postal está formatada como texto, para que você não perca zeros. Confira mais informações em Formatar números, datas e outros valores de mala direta no Excel

  • Se quiser usar seus contatos do Outlook, certifique-se de que o Outlook seja seu programa de email padrão.

Etapa 2: Testar o layout do envelope

Uma etapa preliminar do processo de mala direta é configurar o envelope para a mesclagem. É sempre uma boa prática executar um pequeno lote de envelopes de teste antes de fazer uma mala direta real.

Observação: Se você estiver familiarizado com a impressão de envelopes no seu sistema, ignore a etapa 3.

  1. No Word, escolha Arquivo > Novo > Documento em branco.

  2. Na guia Correspondências, no grupo Criar, escolha Envelopes.

    Imprimir envelopes

  3. Na caixa Endereço de entrega, digite um exemplo de endereço para testar qual será a aparência de um envelope quando ele for impresso.

    Caixa de Endereço do destinatário do envelope

    Observação: O exemplo de endereço não aparecerá em sua mala direta.

  4. Na caixa Endereço do remetente, digite seu endereço.

    Caixa de endereço do remetente

  5. Escolha Opções > Opções de Envelope e faça o seguinte:

    • Na lista suspensa Tamanho do envelope, escolha o tamanho que corresponda ao seu envelope ou escolha Personalizar tamanho.

      Guia de opções do envelope para definição do tamanho do envelope e fontes do endereço

      Observação: Se você escolher Personalizar tamanho, insira as dimensões do envelope nas caixas Largura e Altura. Escolha OK ao terminar.

    • Em Endereço de entrega e Endereço do remetente, escolha uma fonte e a posição de deslocamento à esquerda e superior para cada endereço.

      Observação: Com base na visualização do layout do envelope, faça os ajustes necessários de acordo com suas escolhas.

  6. Na guia Opções de Impressão, confirme se a opção Método de alimentação está selecionada, carregue o envelope conforme a ilustração, depois escolha OK.

    Observação: Sua impressora envia ao Word informações sobre a forma como o envelope deve ser carregado nela. Essas informações são exibidas em Método de alimentação.

    Diagrama de opções de alimentação para alimentação de envelopes na impressora

  7. Escolha Imprimir, depois Sim para salvar o endereço do remetente como endereço padrão.

    Observação: Se o envelope foi impresso corretamente, você está pronto para ir para a próxima etapa no processo de mala direta. Se o envelope não foi impresso conforme o esperado, volte para a etapa 5 e reajuste as opções de layout do envelope, bem como as opções de Avanço de Página, conforme necessário.

Etapa 3: Iniciar a mala direta

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Iniciar Mala Direta > Envelopes.

    Menu Iniciar Mala Direta

  2. Na caixa de diálogo Opções de Envelope, configure o envelope escolhendo opções como em Etapa 2: Testar o layout do envelope, depois escolha OK.

    Observação: O Word cria um documento de acordo com as dimensões do envelope e mostra onde o endereço do remetente aparece no envelope.

  3. Se você quiser adicionar um endereço do remetente ou logotipo ao seu envelope, agora é uma boa hora para fazer isso.

  4. Escolha Arquivo > Salvare adicione um nome de arquivo.

Etapa 4: vincular a lista de endereçamento ao documento principal

Agora você está pronto para abrir a fonte de dados para sua lista de endereçamento.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Selecionar Destinatários e, em seguida, escolha uma opção.

    Comando Digitar uma Nova Lista

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Se não tiver uma lista de endereçamento, escolha Digitar uma Nova Lista e crie uma.

      ou

    • Se a lista de endereços estiver em uma planilha do Excel, em um banco de dados do Access ou em outro tipo de arquivo de dados, clique em Usar uma Lista Existente. Em seguida, navegue até a lista e clique em Abrir.

      ou

    • Se estiver usando os contatos do Outlook, clique em Escolher dos Contatos do Outlook.

  3. Escolha Arquivo > Salvar.

Editar a lista de endereçamento

Se você estiver imprimindo envelopes para todos da sua lista, vá para a Etapa 5: Adicionar o bloco de endereço ao envelope. Se você quiser imprimir envelopes para as pessoas da sua lista que moram, por exemplo, a até 30 km de um evento que você está promovendo, use um filtro como um CEP ou um código postal para restringir a lista. Para saber mais informações sobre como filtrar seus dados, confira Classificar e filtrar os dados de uma mala direta.

Dica: Talvez seja útil para usar o recurso de filtro para filtrar contatos para os quais você não tem um endereço postal. Dessa forma, você não gasta envelopes que não poderá enviar.

Para escolher pessoas específicas da sua lista para as quais você deseja criar envelopes, faça o seguinte:

  1. Escolha Editar Lista de Destinatários.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Editar Lista de Destinatários realçado.

  2. Marque os nomes das pessoas às quais você deseja enviar sua correspondência.

    Selecionar linhas ao marcar a caixa de seleção

    Você também pode classificar ou filtrar a lista para facilitar a localização de nomes e endereços.

Etapa 5: Adicionar o bloco de endereço ao envelope

O bloco de endereço é um campo de mala direta. Você usa o campo de mesclagem (também conhecido como um espaço reservado) para marcar o local onde deseja que o endereço apareça no envelope.

Observação: Geralmente, será mais fácil alinhar de forma adequada o bloco de endereços se você ativar a exibição de marcas de parágrafo (¶) primeiro. Para ativá-as, vá para a guia Página Inicial da Faixa de Opções e clique no botão Mostrar/Ocultar ¶ ou pressione Ctrl+Shift+8.

  1. Coloque o cursor onde você quer que o bloco de endereços fique. Se as marcas de parágrafo estiverem ativadas, clique logo após a marca de parágrafo (¶) que o Word colocou no meio do envelope.

  2. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Bloco de Endereço.

    Campo de mesclagem Inserir Bloco de Endereço

  3. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, escolha um formato para o nome do destinatário da maneira como ele aparecerá no envelope.

    Opções do bloco de endereço

    Observação: Em Visualizar, escolha o botão de registro Avançar Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou Voltar Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta para mover-se pelos registros na sua fonte de dados e visualizar como um endereço será exibido no envelope.

  4. Escolha OK.

  5. Escolha Arquivo > Salvar para salvar o documento de mala direta antes de prosseguir.

Verificar os nomes dos campos de mala direta

Verifique se o Word coloca os nomes e endereços da sua lista de endereçamento nos lugares certos no envelope.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Coincidir Campos.

  2. Na caixa de diálogo Coincidir Campos, na coluna à esquerda estão os nomes dos campos que o Word usa em um Bloco de Endereço. A coluna à direita permite fazer a correspondência entre os campos na fonte de dados e os nomes de campos. Verifique se os nomes dos campos que aparecem no lado esquerdo coincidem com os nomes dos títulos de coluna de registros na lista de endereçamento para que o Word possa colocar os dados corretos no lugar correto no envelope.

    Caixa de diálogo Coincidir Campos
  3. Siga um destes procedimentos:

    • Se os nomes de campos corresponderem aos títulos de coluna usados para os registros na fonte de dados da sua lista de endereçamento, não faça nada.

      ou

    • Se (não correspondente) aparecer em um nome de campo que você esperava que coincidisse com um título de coluna na fonte de dados, clique na seta de lista suspensa e escolha o nome do campo na fonte de dados da lista de endereçamento. Repita conforme necessário.

  4. Escolha OK.

Etapa 6: Visualizar e imprimir os envelopes

Faça uma verificação final antes de imprimir os envelopes.

  1. Escolha Visualizar Resultados, depois o botão de registro Avançar Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou Voltar Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta para garantir que os nomes e endereços em todos os envelopes estejam certos.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o grupo Visualizar Resultados.

    Dica:  Para ir até o Página Inicial da lista, escolha o botão de registro Primeiro Botão Primeiro registro para resultados de visualização de mala direta e, para ir até o final da lista, escolha o botão de registro Último Botão Último registro para resultados de visualização de mala direta .

  2. Escolha Concluir e Mesclar > Imprimir Documentos.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Concluir e Mesclar e suas opções.

Etapa 7: Salvar o documento do envelope de mala direta

Quando você salva o documento do envelope de mala direta, ele permanece conectado à lista de endereçamento para que você possa usá-lo para a próxima correspondência em massa.

Para reutilizar seu documento de mala direta de envelope

  • Abra o documento de mala direta para envelopes e escolha Sim quando o Word perguntar se você deseja manter a conexão.

Para alterar os endereços no documento de mala direta de envelopes

  • Abra o documento de mala direta para envelopes e escolha Editar Lista de Destinatários para classificar, filtrar e escolher endereços específicos.

Confira também

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