Localizar registros com as datas mais ou menos recentes

Observação: Desejamos fornecer o conteúdo da Ajuda mais recente no seu idioma da forma mais rápida possível. Esta página foi traduzida de forma automatizada e pode conter imprecisões ou erros gramaticais. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. As informações foram úteis? Dê sua opinião no final desta página. Aqui está o artigo em inglês para facilitar a referência.

Este artigo explica como usar consultas de valores principais e consultas de totais para localizar as datas mais recentes ou mais antiga em um conjunto de registros. Isso pode ajudá-lo a atender a uma variedade de perguntas de negócios, como quando um cliente última colocado um pedido ou quais trimestres cinco foram melhores para vendas, por cidade.

Neste artigo

Visão Geral

Preparar dados de amostra para acompanhar junto com exemplos

Encontrar a data mais ou menos recente

Localizar as datas mais ou menos recentes para grupos de registros

Visão Geral

Você pode classificar dados e revisar os itens melhor classificação usando uma consulta de valores principais. Uma consulta de valor superior é uma consulta seleção que retorna um número especificado ou a porcentagem de valores da parte superior dos resultados, por exemplo, as cinco páginas mais populares em um site. Você pode usar uma consulta de valores principais contra qualquer tipo de valores – eles não precisam ser números.

Se você deseja agrupar ou resumir seus dados antes de você classifique-lo, você não tem uma consulta de valores principais. Por exemplo, suponha que você precisa encontrar os números de vendas de uma determinada data para cada cidade no qual sua empresa opera. Nesse caso, as cidades ficam categorias (necessário para localizar os dados por cidade), então você usar uma consulta de totais.

Quando você usa uma consulta de valores principais para localizar registros que contêm as datas mais recentes ou mais antiga em uma tabela ou grupo de registros, você pode responder a uma variedade de perguntas de negócios, como o seguinte:

  • Quem fez mais vendas recentemente?

  • Quando um cliente última fazer um pedido?

  • Quando são os próximos três aniversários os membros da equipe?

Para fazer uma consulta de valor superior, comece criando uma consulta seleção. Em seguida, classificar os dados de acordo com a sua pergunta – se você está procurando na parte superior ou inferior. Se você precisar agrupar ou resumir os dados, transforme a consulta seleção em uma consulta de totais. Você pode usar uma função de agregação, como Máx ou Mín para retornar o valor mais alto ou mais baixo, ou primeiro ou último para retornar a data mais antiga ou mais recente.

Este artigo pressupõe que os valores de data que você usar os dados de data/hora tipo. Se os valores de data estão em um campo de texto.

Considere usar um filtro em vez de uma consulta de valores principais

Um filtro é geralmente melhor se você tiver uma data específica em mente. Para determinar se você deve criar uma consulta de valores principais ou aplicar um filtro, considere o seguinte:

  • Se você quiser retornar todos os registros onde a data corresponde, é antes ou depois de uma data específica, use um filtro. Por exemplo, para ver as datas de vendas entre abril e julho, você aplica um filtro.

  • Se quiser retornar um valor especificado de registros com as datas mais recentes ou mais recentes em um campo, e você não souber os valores de data exata ou eles não são importantes, você cria uma consulta de valores principais. Por exemplo, para ver os trimestres de vendas melhores cinco, use uma consulta de valores principais.

Para obter mais informações sobre como criar e usar filtros, consulte o artigo Aplicar um filtro para exibir selecione registros em um banco de dados do Access.

Início da Página

Preparar dados de amostra para acompanhar junto com exemplos

As etapas neste artigo usam os dados nas tabelas de exemplo a seguir.

A tabela Funcionários   

Sobrenome

Primeiro Nome

Endereço

Cidade

CountryOrR egion

Nascimento Data

Contratar Data

Barnhill

Josh

1 Main St.

Nova York

EUA

05-fev-1968

10-jun-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

EUA

22-mai-1957

22 de nov de 1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

EUA

11-nov-1960

11-mar-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

Londres

Reino Unido

22-mar-1964

22-jun-1998

Price

Julian

Calle Smith 2

Cidade do México

México

05-jun-1972

05-jan-2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

EUA

23-jan-1970

23-abr-1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

EUA

14-abr-1964

14-out-2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Portland

EUA

29-out-1959

29-mar-1997

A tabela EventType   

CódidoDoTipo

Evento Tipo

1

Lançamento de Produto

2

Função Corporativa

3

Função Particular

4

Beneficente

5

Feira de negócios

6%

Palestra

7

Concerto

8

Exibição

9

Feira

A tabela Clientes   

CódigoDoCliente

Empresa

Contato

1

Contoso, Ltd. Graphic

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Datum

Mandar Samant

6%

Adventure Works

Brian Burke

7

Design Institute

Jaka Stele

8

School of Fine Art

Milena Duomanova

A tabela Eventos   

CódigoDoEvento

Evento Tipo

Cliente

Evento Data

Preço

1

Lançamento de Produto

Contoso, Ltd

4/14/2011

$10.000

2

Função Corporativa

Tailspin Toys

21/4/2011

$8.000

3

Feira de negócios

Tailspin Toys

01/05/2011

$25.000

4

Exibição

Graphic Design Institute

5/13/2011

$4.500

5

Feira de negócios

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55.000

6%

Concerto

School of Fine Art

5/23/2011

$12.000

7

Lançamento de Produto

A. Datum

6/1/2011

$15.000

8

Lançamento de Produto

Wingtip Toys

18/6/2011

$21.000

9

Beneficente

Adventure Works

22/6/2011

$1.300

10

Palestra

Graphic Design Institute

25/6/2011

$2.450

11

Palestra

Contoso, Ltd.

04.07.11

$3.800

12

Feira

Graphic Design Institute

04.07.11

$5.500

Observação: As etapas nesta seção pressupõem que as tabelas Clientes e Tipo de Evento residem no lado "um" de relações um-para-muitos com a tabela Eventos. Nesse caso, a tabela Eventos compartilha os campos CódigoDoCliente e CódigoDoTipo. As consultas de totais descritas nas próximas seções não funcionarão sem essas relações.

Colar os dados de amostra em planilhas do Excel

  1. Inicie o Excel. Uma pasta de trabalho vazia é aberta.

  2. Pressione SHIFT+F11 para inserir uma planilha (você precisará de quatro).

  3. Copie os dados de cada tabela de amostra para uma planilha vazia. Inclua os títulos das colunas (a primeira linha).

Criar tabelas de banco de dados a partir das planilhas

  1. Selecione os dados da primeira planilha, incluindo os títulos das colunas.

  2. Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e clique em Colar.

  3. Clique em Sim para confirmar que a primeira linha contém títulos de coluna.

  4. Repita as etapas 1 a 3 para cada uma das planilhas restantes.

Encontrar a data mais ou menos recente

As etapas desta seção usam os dados de exemplo para ilustrar o processo de criação de uma consulta de valores principais.

Criar uma consulta básica de valores principais

  1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

    A caixa de diálogo Mostrar Tabela é exibida.

  2. Clique duas vezes na tabela Funcionários e, em seguida, clique em Fechar.

    Se estiver usando os dados do exemplo, adicione a tabela Funcionários à consulta.

  3. Adicione à grade de design os campos que deseja usar na consulta. Você pode clicar duas vezes em cada campo ou arrastar e soltar cada campo em uma célula vazia da linha Campo.

    Se estiver usando a tabela de exemplo, adicione os campos Nome, Sobrenome e Data de Nascimento.

  4. No campo que contém os valores principais ou secundários (o campo Aniversário, se você usar a tabela de exemplo), clique na linha Classificar e selecione Crescente ou Decrescente.

    A ordem de classificação decrescente retorna a data mais recente e a Crescente retorna a data mais antiga.

    Importante: Você deve definir um valor na linha Classificar somente para os campos que contenham suas datas. Se você especificar uma ordem de classificação para outro campo, a consulta não retorna os resultados desejados.

  5. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique na seta para baixo ao lado de tudo (a lista de Valores principais ) e seja insira o número de registros que você deseja ver, ou selecione uma opção na lista.

  6. Clique em Executar Imagem do botão para executar a consulta e exibir os resultados no modo folha de dados.

  7. Salve a consulta como NextBirthDays.

Como você pode perceber, esse tipo de consulta de valores principais pode responder perguntas básicas, como quem é a pessoa mais velha ou mais nova na empresa. As próximas etapas explicam como usar expressões e outros critérios para tornar a consulta mais poderosa e flexível. Os critérios mostrados na próxima etapa retornam os próximos três aniversários de funcionários.

Adicionar critérios à consulta

Essas etapas usam a consulta criada no procedimento anterior. Você pode seguir juntamente com uma consulta de valores principais diferentes, desde que ela contém os dados de data/hora reais, não valores de texto.

Dica: Se você quiser entender melhor como essa consulta funciona, alterne entre o modo Design e modo de folha de dados em cada etapa. Se você quiser ver o código de consulta real, alterne para modo SQL. Para alternar entre modos de exibição, clique na guia na parte superior da consulta e clique em modo de exibição desejado.

  1. No painel de navegação, clique com botão direito na consulta NextBirthDays e, em seguida, clique em Modo Design.

  2. Na grade de design da consulta, na coluna à direita da data de nascimento, digite o seguinte:
    MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
    Essa expressão extrai o mês da data de nascimento usando a função PartData .

  3. Na próxima coluna da grade de design da consulta, digite o seguinte:
    DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
    essa expressão extrai o dia do mês da data de nascimento, usando a função PartData .

  4. Desmarque as caixas de seleção na linha Mostrar para cada uma das duas expressões que você inseriu.

  5. Clique na linha de classificação de cada expressão e, em seguida, selecione crescente.

  6. Na linha critérios da coluna Data de nascimento, digite a seguinte expressão:
    mês ([data de nascimento]) > mês ou Month([Birth Date]) = mês e Day([Birth Date]) > Day(Date())
    isso expressão faz o seguinte:

    • Mês ( [data de nascimento]) > mês Especifica que a data de nascimento de cada funcionário cai em um mês futuro.

    • O mês ([data de nascimento]) = mês e Day([Birth Date]) > Day(Date()) Especifica que, se a data de nascimento ocorre no mês atual, o aniversário cai em ou após o dia atual.

      Em resumo, essa expressão Exclui todos os registros onde o aniversário ocorre entre janeiro 1 e a data atual.

      Dica: Para obter mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo exemplos de critérios de consulta.

  7. Na guia Design, no grupo Configuração da consulta, digite 3 na caixa retornar.

  8. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar Imagem do botão .

Observação: Em sua própria consulta usando seus próprios dados, às vezes, você pode ver mais registros que você especificou. Se seus dados contiverem vários registros que compartilham um valor que está entre os valores principais, sua consulta retornará todos esses registros, mesmo se significa retornando mais registros que você queria.

Início da Página

Localizar as datas mais ou menos recentes para grupos de registros

Use uma consulta de totais para encontrar as datas mais antiga ou mais recentes para registros que estão em grupos, como eventos agrupados por cidade. Uma consulta de totais é uma consulta seleção que usa funções de agregação (como Agrupar por, Mno, Max, contagem, primeiroe último) para calcular valores para cada campo de saída.

Inclua o campo que você deseja usar para as categorias – Agrupar por – e o campo com valores que você deseja resumir. Se você incluir outros campos de saída – digamos, os nomes dos clientes quando você estiver agrupando por tipo de evento – a consulta também usará esses campos para tornar a grupos, alterando os resultados, de modo que eles não responda à sua pergunta original. Para rotular as linhas usando outros campos, você cria uma consulta adicional que usa a consulta de totais como uma fonte e adicione os campos adicionais à consulta.

Dica: Compilar consultas em etapas é uma estratégia muito eficaz para respondendo perguntas mais avançadas. Se você estiver tendo problemas para uma consulta complexa para trabalhar, considere a possibilidade de se você poderá dividi-la em uma série de consultas mais simples.

Criar uma consulta de totais

Esse procedimento usa os eventos amostra tabela e a tabela de exemplo EventType de responder esta pergunta:

Quando foi o evento mais recente de cada tipo de evento, excluindo concertos?

  1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela, clique duas vezes os eventos e EventType tabelas.
    Cada tabela aparece na seção superior do designer de consulta.

  3. Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

  4. Clique duas vezes o campo EventType da tabela EventType e o campo de data doevento na tabela eventos para adicionar os campos à grade de design da consulta.

  5. Na grade de design da consulta, na linha critérios do campo EventType, insira < > conjunto.

    Dica: Para obter mais exemplos de expressões de critérios, consulte o artigo exemplos de critérios de consulta.

  6. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

  7. Na grade de design da consulta, clique na linha Total do campo de data doevento e clique em Máx.

  8. Na guia Design, no grupo resultados, clique em Exibir e, em seguida, clique em Modo SQL.

  9. Na janela SQL, no final da cláusula SELECT, logo após a palavra-chave, substitua MaxOfEventDateMostRecent.

  10. Salve a consulta como MostRecentEventByType.

Criar uma segunda consulta para adicionar mais dados

Este procedimento usa a consulta MostRecentEventByType do procedimento anterior para responder esta pergunta:

Quem foi o cliente no evento mais recente de cada tipo de evento?

  1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela, na guia consultas, clique duas vezes na consulta de MostRecentEventByType.

  3. Na guia tabelas da caixa de diálogo, clique duas vezes na tabela de eventos e a tabela clientes.

  4. No criador de consultas, clique duas vezes os seguintes campos:

    1. Na tabela eventos, clique duas vezes EventType.

    2. Na consulta MostRecentEventByType, clique duas vezes MostRecent.

    3. Na tabela Customers, clique duas vezes em empresa.

  5. Na grade de design da consulta, na linha Classificar da coluna EventType, selecione crescente.

  6. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

Início da página

Expanda suas habilidades no Office
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar no Office Insider

Essas informações foram úteis?

Obrigado por seus comentários!

Agradecemos pelos seus comentários! Parece que pode ser útil conectar você a um de nossos agentes de suporte do Office.

×