Introdução a dados externos

Por que usar dados externos?

Ao usar produtos do SharePoint para ajudar a simplificar as suas atividades corporativas, talvez você precise incorporar dados externos, como bancos de dados, aplicativos de linha de negócios e serviços Web. Mas, esses dados externos são muitas vezes como uma fortaleza isolada que está restrita somente a usuários privilegiados, ou às vezes são simplesmente difíceis de acessar. Existe uma maneira de integrar esses dados externos consistentemente em produtos do SharePoint e também em produtos do Office, de forma que você possa se aproveitar de uma interface familiar e melhorar ainda mais os seus negócios?

Esse é o papel dos Serviços Corporativos de Conectividade. Eles permitem o acesso de leitura/gravação seguro e eficiente a uma ampla variedade de dados externos. Isso é feito através de uma estrutura abrangente que fornece interfaces de programação e interfaces do usuário padrão. Além disso, você pode criar diversas soluções corporativas, tanto soluções Compostas do SharePoint sem código para atividades de simples a intermediárias quanto soluções baseadas em código para necessidades avançadas. Por exemplo, você pode:

• Criar uma lista externa do SharePoint de dados de funcionários armazenados em um banco de dados back-end na qual os usuários podem realizar atividades de leitura e gravação, semelhante a uma lista nativa do SharePoint.

• Conectar dados atualizados de clientes ao sistema de ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) da sua organização como um conjunto de contatos do Outlook e até mesmo fornecer acesso offline.

• Criar uma solução de planejamento de eventos que se vincula a um aplicativo de linha de negócios controlado, mas usa um calendário do SharePoint que todos podem ver.

• Criar um aplicativo Microsoft Silverlight com uma interface do usuário visualmente atraente que funciona com dados externos da Web.

Em resumo, os Serviços Corporativos de Conectividade permitem estabelecer conexões e interações com dados externos e também relevar o valor que eles possuem.

Início da Página

Três cenários essenciais

Quer saber mais? Veja a seguir três exemplos de soluções essenciais que se baseiam em Serviços Corporativos de Conectividade.

Suporte técnico    Uma grande corporação tem um departamento que fornece suporte técnico interno. As solicitações de suporte e a base de dados de conhecimento para suporte técnico são armazenadas em um banco de dados externo, mas estão totalmente integradas em um site do SharePoint com o uso de listas externas e Web Parts de Dados Corporativos. Os profissionais de informações também podem ver suas solicitações atuais no Microsoft Outlook 2013 online. Os especialistas de suporte técnico podem ver solicitações atribuídas a eles no Outlook 2013 online e para acesso offline. Fluxos de trabalho gerenciam automaticamente problemas de suporte em cada estágio: Aberto, Atribuído, Escalado, Resolvido e Fechado. Os gerentes na equipe de suporte técnico, com a devida permissão, podem ver painéis que exibem relatórios de suporte técnico indicando o número de problemas de suporte atribuídos a cada especialista de suporte, além dos problemas mais recentes ou críticos e o número de incidentes de suporte com os quais cada especialista de suporte lida durante um determinado período. Os gerentes também podem exportar os dados para o Microsoft Excel 2013 para fazerem uma análise mais detalhada usando formatação condicional e gráficos.

Rastreador de artistas    Uma agência de talentos integra seu banco de dados de artistas em seu site de equipe interno do SharePoint, que inclui uma lista completa de artistas, suas informações de contato e cronogramas de apresentações. Contratos de gravação no formato de modelos de documento do Word são gerados e automaticamente preenchidos com as informações mais recentes dos artistas. Um fluxo de trabalho direciona cada contrato através de seus vários estágios. Os agentes de talentos podem adicionar novos artistas a uma lista externa usando um formulário do InfoPath. Usando essa solução, esses agentes sempre têm por perto as informações de que precisam, além de poderem desempenhar várias tarefas-chave com o uso dos produtos do Office com os quais eles estão familiarizados.

Painel de vendas    Um aplicativo de painel de vendas ajuda os vendedores a encontrar rapidamente pedidos de vendas e informações de clientes que são gerenciados em um sistema de CRM (Gerenciamento de Relacionamentos com o Cliente). Dependendo de suas funções e das respectivas permissões, os membros da equipe podem ver informações de vendas analíticas, dados de desempenho de vendas de membros individuais, vendas potenciais e as informações de contato e os pedidos de um cliente. Os profissionais de vendas podem ver seus calendários diários, visualizar tarefas atribuídas a eles por seus gerentes, colaborar com membros da equipe e ler notícias do setor. Um diagrama do Visio de territórios de vendas faz o mapeamento das vendas em cada mês e contém dados dinâmicos do banco de dados de back-end que são facilmente atualizados. Usando um documento Word, os gerentes podem criar rapidamente relatórios de progresso mensais que incluem automaticamente os dados provenientes dos sistemas externos.

Início da Página

Chegar lá é só a metade da diversão

Os Serviços Corporativos de Conectividade são como uma imensa rede que abrange muitos recursos do SharePoint e do Office. Porém, eles não funcionam de maneira imediata, pois cada fonte de dados externos é exclusiva, e cada organização tem necessidades específicas. Depois de preparar a base, no local ou na nuvem, você pode expor os dados externos dentro de produtos do Sharepoint e produtos do Office. Ao trabalhar com dados externos, você normalmente passa por três fases distintas:

A fase preparatória    Durante essa fase, você planeja, prepara e configura como os dados externos serão acessados. Em geral, isso significa trabalhar lado a lado com um administrador, e às vezes com um desenvolvedor, para se compreender o que precisa acontecer. Metas importantes são identificar exigências técnicas e de negócios, preparar a fonte de dados externos, garantir o acesso seguro aos dados com o uso do Serviço de Repositório Seguro e definir o escopo da solução geral. Uma meta essencial é criar um tipo de conteúdo externo, que consiste em um pacote detalhado de conexões, metadados e outras informações que servem para recuperar os dados externos.

A fase do SharePoint    Preparada a base, você agora pode expor os dados externos em produtos do SharePoint de várias maneiras, incluindo listas externas, colunas de dados externos, Web Parts de Dados Corporativos, fluxos de trabalho, resultados de pesquisas, páginas de perfil, ações, Aplicativos do SharePoint e componentes ou soluções do Sharepoint baseados em código.

A fase do Office    Depois de criar o acesso aos dados externos em produtos do SharePoint, você agora pode expor os dados em vários produtos do Office (o Excel, o Word, o Outlook, o SharePoint Workspace, o Visio, o Access, o InfoPath), Aplicativos para Office, e componentes, suplementos ou soluções do Office baseados em código.

Você encontrará mais detalhes sobre cada um desses recursos mais adiante neste artigo.

Início da Página

Qual é o seu papel na história?

Desenvolver uma solução baseada em dados externos é geralmente em esforço em equipe, e o seu modo de trabalho depende da função que você exerce. O diagrama a seguir mostra uma exibição generalizada das funções e soluções envolvidas em um ciclo de vida de desenvolvimento geral.

Usuários    Os usuários reúnem soluções simples usando os recursos básicos de produtos do SharePoint e de produtos do Office. Alguns exemplos incluem:

• Criar uma lista externa e exibições diferentes dessa lista e adicionar vários filtros e classificações.

• Exportar a lista externa para o Excel 2013 para uma análise adicional dos dados.

• Conectar uma lista externa ao Outlook 2013 para trabalhar com os dados externos online e offline.

Usuários Avançados    Os usuários avançados criam soluções corporativas sem código que podem ser simples ou intermediárias e, na maioria das vezes, precisam ter as habilidades de analistas corporativos para compreenderem os sistemas de banco de dados e os processos corporativos gerais da organização. Eles também comunicam as exigências a administradores e desenvolvedores e também a gerentes corporativos ou até mesmo designers de site. Alguns exemplos incluem:

• Criar um tipo de conteúdo externo usando o Microsoft SharePoint Designer 2013.

• Criar colunas de dados externos em bibliotecas e vincular essas colunas a controles de conteúdo em um modelo do Word personalizado, como um contrato ou uma nota fiscal.

• Personalizar formulários do InfoPath para substituir os formulários de listas do SharePoint padrão.

• Projetar uma página da Web que conecte Web Parts de Dados Corporativos de uma maneira útil a fim de criar um espaço de trabalho de informações.

• Criar uma solução baseada no Outlook que forneça formulários, exibições, comandos da faixa de opções, ações e painéis de tarefas personalizados.

• Criar um fluxo de trabalho que utilize dados de listas externas.

Administradores    Os administradores gerenciam permissões de usuários e a segurança para vários componentes diferentes do SharePoint, entre eles o tipo de conteúdo externo e o banco de dados externo. Uma atividade crítica envolve configurar aplicativos de destino para os Serviços de Repositório Seguro, mapear credenciais e determinar os melhores métodos de autenticação. Outros exemplos de operações incluem:

• Gerenciar e configurar o acesso a dados externos, permissões e consultas.

• Importar e exportar tipos de conteúdo externo do repositório de metadados de Conectividade de Dados Corporativos.

• Configurar páginas de perfil, ações e resultados de pesquisa personalizados.

Desenvolvedores    Os desenvolvedores criam várias soluções personalizadas que variam desde componentes direcionados e reutilizáveis até soluções avançadas baseadas em código. Alguns exemplos incluem:

• Tipos de conteúdo externo avançados desenvolvidos no Microsoft Visual Studio, como tipos de campos personalizados que usam dados hierárquicos complexos.

• Dados agregados de vários serviços apresentados como um único modelo de BDC.

• Componentes reutilizáveis, Web Parts personalizadas, atividades de fluxo de trabalho personalizadas e formulários code-behind do InfoPath.

• Partes de dados externos personalizadas para soluções do Outlook.

• Aplicativos Microsoft Silverlight e suplementos do Office.

• Alertas personalizados com o uso da Estrutura de Eventos.

• Soluções ou conexões personalizadas usando código gerenciado.

Início da Página

Conheça o seu ambiente do SharePoint

Quando você usa ou cria uma solução de dados externos, existem diferenças em termos de recursos e funcionalidades que precisam ser levadas em consideração dependendo do seu ambiente do SharePoint:

• No local    Se você criar uma solução que se encontra totalmente no local (atrás do firewall), junto com os seus usuários, terá suporte para todos os recursos dos Serviços Corporativos de Conectividade.

• Nuvem    Se você estiver usando o SharePoint (plano 2, E3 e E4) em Microsoft 365, um subconjunto de recursos estará disponível. Por exemplo, há suporte para listas externas, Web Parts de Dados Corporativos e a estrutura de Eventos, mas não há suporte para páginas de perfil, ações e a estrutura de Conectores. Além disso, você só estabelecer conexões com as seguintes fontes de dados: Serviços Web WCF, OData e SQL Server Azure.

• Híbrido    Talvez a sua organização já tenha investimentos significativos em fontes de dados no local, como aplicativos de linha de negócios e sistemas ERP. Mas ela também pode estar em um ambiente híbrido do SharePoint, em que alguns funcionários estão no local e outros estão na nuvem. Em um ambiente Híbrido, você também pode criar uma solução híbrida de dados externos, para que os usuários na nuvem possam acessar uma fonte de dados no local. Por exemplo, um usuário pode concluir um relatório de despesas durante uma viagem de negócios usando o SharePoint, e os encargos podem ser imediatamente reconciliados com um sistema SAP local. É possível estabelecer conexões com qualquer fonte de dados compatível no local, mas isso exige o uso de Serviços OData e possivelmente um grande esforço de desenvolvimento e configuração.

Obter o software certo

Os recursos dos BCS (Serviços Corporativos de Conectividade) são distribuídos entre diferentes edições do SharePoint. Use a tabela a seguir para ajudá-lo a fazer a escolha certa.

* Inclui controles de formulário para exibir dados externos e layouts para exibir dados em uma região de formulário e em um painel de tarefas do Outlook. Disponível apenas no Microsoft Office Professional Plus 2013.

Início da Página

Configurar o software corretamente

Depois de instalar o software apropriado, você precisa configurá-lo corretamente. Em particular, é necessário:

Preparar a fonte de dados externos    O administrador pode precisar criar uma conta e conceder permissões para a fonte de dados a fim de garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados, bem como impedir o seu acesso por pessoas não autorizadas. Em um banco de dados externo, o administrador também pode criar tabelas, modos de exibição, consultas específicas etc., a fim de limitar os resultados a apenas o que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configurar serviços do SharePoint    Um administrador deve ativar os Serviços de Conectividade de Dados Corporativos, o Serviço de Repositório Seguro e os Serviços do Visio.

Configurar o serviço de Repositório Seguro    Um administrador deve determinar o melhor modo de acesso à fonte de dados externa, criar um aplicativo de destino e definir as credenciais para esse aplicativo.

Configurar Serviços de Conectividade de Dados Corporativos    Um administrador deve garantir que o usuário que cria o tipo de conteúdo externo tenha permissão para o repositório de metadados BDC (Conectividade de Dados Corporativos) e que os usuários apropriados tenham acesso ao tipo de conteúdo externo no qual a lista externa se baseia.

Verificar se os produtos do Office estão prontos para uso    Para sincronizar dados externos com os produtos do Office, você deve ter o Windows 7 ou posterior e os seguintes produtos de software gratuitos, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 e serviços de dados WCF 5,0 para OData v3 em cada computador cliente (se necessário, você será automaticamente solicitado a baixar o software). Além disso, certifique-se de que a opção de instalação do Office esteja habilitada para os serviços corporativos de conectividade (esse é o padrão). Esta opção instala o tempo de execução do cliente dos serviços corporativos de conectividade que faz o seguinte: caches e sincronizados com dados externos, mapeia dados corporativos para tipos de conteúdo externo, exibe o seletor de itens externos em produtos do Office e executa soluções personalizadas nos produtos do Office.

Início da Página

Escolher seus dados externos de maneira sensata

Você pode trabalhar com uma ampla variedade de fontes de dados externos, incluindo bancos de dados, Sistemas de ERP (Planejamento de Recursos Empresariais), OData e conectores avançados.

Bancos de dados    Organizações e empresas de todos os portes e formas dependem de bancos de dados para suas operações diárias. Bancos de dados contêm uma ampla variedade de tipos de dados, incluindo texto, números, imagens e documentos, e tem muitas finalidades, incluindo Web sites de empresas, manufatura, de seguros e baseados em dados. Alguns bancos de dados comuns com suporte incluem: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 e qualquer outro banco de dados que atenda aos padrões de interface ODBC ou OLE DB.

Sistemas de ERP    Sistemas de ERP integram processos e dados de Linha de Negócios em uma organização inteira e realizam muitas das atividades fundamentais para qualquer negócio, incluindo:

Os sistemas de ERP comuns com suporte incluem: SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel e JD Edwards.

OData    O OData (protocolo de Dados Abertos) fornece um padrão baseado em REST para operações de criação (Post), leitura (Get), atualização (Put) e exclusão (Delete) que acessam Serviços Web. Pense no OData como o equivalente Web do ODBC e do OLE DB. Os dados são retornados no formato XML ou JSON (JavaScript Object Notation). Fontes comuns de OData incluem sites conhecidos (como o Amazon, o E-bay, o Azure Data Market e o Netflix), bancos de dados e até mesmo outros sites do SharePoint.

Conectores avançados    Para outras fontes de dados, um desenvolvedor pode fornecer acesso avançado a dados externos:

• Usando o ADO.NET, que permite o acesso a qualquer fonte de dados com um provedor ADO.NET.

• Usando serviços Web e WCF, que permitem o acesso a serviços Web e o WCF (Windows Communication Foundation).

• Usando assemblies de Conectividade .NET, que permitem o acesso a fontes de dados quando um provedor ADO.NET ou serviço Web não está disponível.

• Convertendo tipos de dados patenteados sem suporte em tipos de dados .NET com suporte.

• Criando soluções personalizadas para fontes de dados de maior escala com estruturas de dados em constante transformação que exigem conexões de dados personalizadas, métodos de transferência e a instalação de conectores.

Início da Página

Levar o desempenho em consideração

Qualquer solução corporativa deve levar o desempenho em consideração, e dados externos não são uma exceção. Felizmente, os Serviços Corporativos de Conectividade foram projetados para aliviar muitas preocupações e gargalos de desempenho. Em geral, processos de recuperação de dados, paginação, filtragem e classificação são descarregados na fonte de dados externos para ajudar a reduzir os recursos de memória e processamento necessários por produtos do SharePoint.

Além disso, os Serviços Corporativos de Conectividade possuem caches internos tanto em computadores servidor (o cache de Serviços Corporativos de Conectividade) quanto em computadores cliente (o cache de Tempo de Execução do Cliente de Serviços Corporativos de Conectividade) e podem não exibir imediatamente os valores mais recentes extraídos do sistema de dados externos. Porém, você pode ajustar os intervalos de atualização com base nas necessidades dos seus usuários e nas soluções criadas. Nem todos os usuários precisam ver dados atualizados imediatamente, mas se o fizerem, eles poderão, por exemplo, atualizar a lista externa ou a pasta de contatos do Outlook.

A capacidade de se trabalhar offline em um computador cliente também significa que os usuários podem realizar trabalhos prolongados sem estarem conectados aos dados externos, mas com a certeza de que, quando eles voltarem a ficar online, esses dados serão atualizados e reconciliados corretamente.

Em geral, esses recursos de desempenho ajudam a acelerar a exibição, a atualização e as operações de dados dos dados externos em uma página da Web do SharePoint e em um produto do Office.

Início da Página

Praticar a segurança em primeiro lugar

É especialmente vital que uma solução de dados externos sejam segura, pois os dados são muitas vezes críticos para os negócios e não devem ser visualizados ou modificados pelos usuários errados. Além disso, existem muitas maneiras de proteger dados, e você certamente quer que a sua solução são simples e ao mesmo tempo segura. Felizmente, existem maneiras de minimizar a complexidade, principalmente usando o Serviço de Repositório Seguro.

Em poucas palavras, proteger seus dados externos exige que duas perguntas básicas sejam respondidas:

Quem é você?    Isso se chama autenticação, ou seja, o processo de verificação da sua identidade obtendo suas credenciais (nome de usuário e senha).

O que você pode fazer?    Isso se chama autorização, ou seja, o processo de determinar quais tarefas você pode realizar em quais itens de dados, obtendo para isso a lista de permissões que foram concedidas para você.

Em primeiro lugar, um administrador ajuda a determinar o melhor modo de acesso para a fonte de dados externos. Lembre-se de que é muito comum as soluções corporativas autenticarem o acesso a dados externos para o qual usuário atual possui uma conta diferente. Porém, fazer logon com credenciais diferentes pode ser um processo complicado e trabalhoso. O Serviço de Repositório Seguro é a salvação, proporcionando o armazenamento e o mapeamento de credenciais. Isso facilita o uso de uma fonte de dados externos através de um único logon.

Por exemplo, se você estiver conectado ao seu site do SharePoint com um conjunto de credenciais, mas quiser acessar uma lista externa baseada em um aplicativo Siebel que utiliza outro conjunto de credenciais, um administrador poderá configurar o Serviço de Repositório Seguro de forma a mapear automaticamente os dois conjuntos de credenciais, para que você não precise fazer logon de novo.

O Serviço de Repositório Seguro também ajuda a gerenciar o terrível problema do "salto duplo", no qual cada autenticação requer um "salto" entre dois computadores, podendo ficar comprometida a não ser que medidas específicas sejam tomadas para impedir isso.

Em seguida, um administrador cria várias camadas de segurança com base em permissões, de maneira bastante semelhante a várias linhas de defesa em volta de uma fortaleza, para garantir a autorização e o acesso apropriados ao seguinte conteúdo:

• Os dados no sistema ou banco de dados externo.

• O tipo de conteúdo externo no repositório de metadados de Conectividade de Dados Corporativos.

• A lista externa ou a coluna de dados externos.

Por fim, um administrador pode adicionar uma camada extra de proteção por meio de recursos de criptografia. Se a sua solução de dados externos também usa aplicativos do Office, um administrador pode proteger o cache de Tempo de Execução de Cliente dos Serviços Corporativos de Conectividade usando o Windows Encrypting File System. Algumas fontes de dados externas também fornecem maneiras de criptografar os dados.

Início da Página

Definir os pilares: tipos de conteúdo externo

Tipos de conteúdo externo são o núcleo de qualquer solução de dados externos. Eles são como um agente intermediário entre você e as fontes de dados externas. Um tipo de conteúdo externo típico é um pacote organizado de informações contendo o seguinte:

• Informações de conexão com a fonte de dados, como o local, o nome e modos de autenticar os usuários.

• Uma definição de tabelas, campos, chaves primárias e estrangeiras, validações e tipos de dados (também chamados de metadados).

• As operações de dados que você pode realizar, como Criar, Ler, Atualizar, Excluir e Consultar (também chamadas de CRUDQ).

• Outras informações e comportamentos, como tipos de dados do Office mapeados ou habilitar a sincronização offline.

• Vários filtros, que consultam os dados e ajudam a isolar os resultados e os limites para melhorar o desempenho.

• O campo de identidade e as colunas de exibição de um seletor de conteúdo externo usado para recuperar dados externos em toda a interface do usuário.

• Uma associação baseada em chaves primárias e estrangeiras, como Pedidos e Clientes.

Um usuário decidido define o tipo de conteúdo externo e, portanto, protege os outros usuários da complexidade inerente de se trabalhar com dados externos. Além disso, todas essas informações são salvas em um arquivo BDCM especial (.bdcm), no formato XML, e armazenadas no repositório de metadados de Conectividade de Dados Corporativos. Essa abordagem facilita a manutenção, a atualização, a proteção e a reutilização de tipos de conteúdo externo em sites diferentes. Por exemplo, você pode exportar e importar o arquivo facilmente para implantá-lo de um ambiente de desenvolvimento em um ambiente de produção ou para compartilhamento com outros conjuntos de sites.

Por falar nisso, seu usuário decidido não precisa ser um especialista em XML. Para ajudar a criar um tipo de conteúdo externo, existem duas ferramentas disponíveis:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Você pode definir e atualizar o tipo de conteúdo externo de maneira declarativa e depois publicá-lo no repositório de metadados de Conectividade de Dados Corporativos.

• Microsoft Visual Studio 2012    Se os seus dados externos forem complexos ou não tiverem suporte no SharePoint Designer 2013, você poderá usar o Editor de XML no Visual Studio (que fornece o Intellisense) para criar o seu modelo XML ou usar o Designer de Tipo de Conteúdo Externo do Visual Studio para criar um Assembly de Conectividade .NET capaz de fornecer uma lógica de integração back-end personalizada através do .NET Framework.

Início da Página

Ler e gravar dados em listas externas

Uma lista externa é um bloco de construção-chave para soluções do SharePoint baseadas em dados externos. Você pode ler e gravar dados externos com a experiência familiar de usar uma lista do SharePoint. Uma lista externa tem a aparência e o comportamento semelhantes a uma lista nativa, mas existem algumas diferenças de comportamento. Por exemplo, você pode criar exibições e usar valores calculados com fórmulas, mas não pode anexar arquivos ou controlar versões.

Você também pode criar uma lista externa usando o SharePoint Designer 2013.

Início da Página

Adicionar colunas de dados externos a listas e bibliotecas

Você pode combinar colunas de dados externos com outras colunas em uma lista ou biblioteca nativa. Como uma coluna de dados externos é adicionada a uma lista ou biblioteca nativa, todos os recursos relacionados dessa lista ou biblioteca funcionam, entre eles a criação de versões, aprovações, check-in e check-out e anexos de arquivo.

Digamos que você tenha criado uma biblioteca de imagens contendo fotos dos produtos vendidos pela sua organização. É possível adicionar a essa biblioteca uma coluna de dados externos que acessa informações de nome do produto, código do produto e preço atual provenientes de um banco de dados externo. Como as regras e os processos da sua empresa exigem que qualquer mudança feita nessas informações de produtos ocorra apenas no sistema de banco de dados, você especifica que os dados externos são somente leitura ao criar o tipo de conteúdo externo. Mas, agora, mais pessoas na sua organização podem ver facilmente todas as informações de produtos comuns agregadas em uma única exibição de biblioteca.

Início da Página

Criar soluções com Web Parts de Dados Corporativos

As Web Parts de Dados Corporativos foram projetadas para funcionar com dados de uma lista externa e podem ser combinadas de maneiras úteis de forma a criar um painel ou espaço de trabalho de site. Por exemplo, você pode conectar as Web Parts de Lista e de Item de modo que, quando um item de um relatório de despesas for selecionado na Web Part de Lista, como as despesas de quinta-feira, os detalhes desse item sejam exibidos na Web Part de Item, como as despesas de hotel, viagem e refeição.

A tabela a seguir apresenta um resumo de cada Web Part de Dados Corporativos.

Início da Página

Usar dados externos em uma página de perfil, ação ou pesquisa

Páginas de perfil, ações e pesquisas são recursos intimamente relacionados.

Páginas de perfil

Por padrão, os Serviços Corporativos de Conectividade criam automaticamente uma página de perfil baseada no tipo de conteúdo externo. Uma página de perfil é uma página da Web que exibe informações provenientes de uma única linha de dados externos, com base em um campo de ID, como todos os campos individuais sobre um cliente específico.

A página de perfil padrão é de fato uma página da Web que contém as Web Parts de Construtor de Item de Dados Corporativos e de Item de Dados Corporativos conectadas umas às outras. A Web Part de Construtor de Item analisa o parâmetro de cadeia de caracteres de consulta de URL da página de perfil, por exemplo, http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, e transmite o valor de CustID à Web Part de Item de Dados, que então mostra todos os campos de clientes correspondentes.

Você pode criar a sua própria página de perfil para mostrar informações personalizadas, ou um administrador pode personalizar a página de perfil para você.

Ações

Você pode até mesmo realizar uma ação baseada na página de perfil para fazer algo útil. Por exemplo, pode criar uma ação que combina informações de endereço sobre o cliente com mapas do Bing para ver a localização desse cliente ou obter direções. É possível criar uma ação com base no parâmetro da cadeia de caracteres de consulta da URL da página de perfil ou usando um código personalizado. Ou, um desenvolvedor pode gravar um código personalizado com o qual você consegue atualizar informações de funcionários em um banco de dados back-end.

Por padrão, você usa uma ação quando clica no comando de ação Exibir Perfil em uma Web Part de Ações de Dados Corporativos ou de Lista de Dados Corporativos. Ao usar uma coluna de dados externos, você também pode executar a ação a partir de um comando de menu.

Pesquisa

Por fim, se você quiser, um administrador pode habilitar a pesquisa de dados externos. Esses dados externos podem ser rastreados e indexados da mesma maneira que dados internos do SharePoint, mas com filtragem de segurança para garantir que apenas os usuários apropriados possam clicar e ver os resultados de pesquisa, que são exibidos com o uso de uma página de perfil.

Com a integração da pesquisa do SharePoint em sistemas de dados externos, os usuários podem encontrar dados que, de outra forma, não seria possível localizar. Por exemplo, se você conhece a empresa para a qual um cliente trabalha, mas esqueceu o nome desse cliente, é possível pesquisar por nome da empresa para encontrar a página de perfil do cliente.

Início da Página

Usar dados externos em fluxos de trabalho

Fluxos de trabalho fornecem uma poderosa ferramenta para modelar e automatizar processos corporativos com base em uma lista, biblioteca ou site do SharePoint. Esses processos podem ser tão simples como um processo de aprovação de documentos com um único aprovador ou tão complexos como qualquer processo corporativo estruturado. Embora você não possa associar diretamente um fluxo de trabalho a uma lista externa, pode criar o seguinte:

Fluxos de trabalho de lista nativa    Um fluxo de trabalho associado a uma lista nativa que lê ou atualiza dados de uma lista externa usando as ações Criar Item de Lista, Atualizar Item de Lista e Excluir Item de Lista. Por exemplo, você pode atualizar um item de lista externa sempre que um item de biblioteca ou lista nativa tiver sido modificado. Também pode usar outras ações com listas externas, como a ação Definir Variável de Fluxo de Trabalho, para modificar um campo de lista externa. Também existe a opção de usar um item de lista externa como destino para um processo de tarefa, mas o link para a tarefa não exibe um título para esse item de lista externa.

Fluxos de trabalho de site    Fluxos de trabalho de site não exigem que um gatilho de agente para serem iniciados e podem ser manualmente iniciados. Para impedir o acesso não autorizado, fluxos de trabalho que acessam listas externas sempre são executados em uma conta de serviço, mesmo com um modo de autenticação que usa o recurso de personalização.

Eventos    Um desenvolvedor pode criar eventos que são disparados na fonte de dados externos, e os usuários podem criar alertas que respondem a esses eventos. Por exemplo, você pode usar um fluxo de trabalho do Sharepoint para enviar uma mensagem de email a um funcionário quando uma conta de cliente é atribuída a esse funcionário na fonte de dados externos.

Por questões de desempenho, uma prática recomendada é ler apenas um pequeno número de colunas na lista externa, ou criar, atualizar ou excluir um pequeno número de itens nessa lista externa.

Início da Página

Analisar dados externos no Excel

Você pode exportar dados de uma lista externa para o Excel 2013 e manter esses dados sincronizados. Por exemplo, talvez você queira manter um inventário de produtos em uma lista externa para facilitar o compartilhamento e a atualização, mas também para realizar análises de inventário periódicas no Excel 2013. Os dados externos que são exportados para o Excel 2013 são determinados pela exibição de lista externa atual, pelos filtros definidos no tipo de conteúdo externo e na lista externa e pelas configurações de idioma do site do SharePoint.

Quando você exporta uma lista externa, é criada uma Tabela do Excel com uma conexão de dados para essa lista externa com base em um arquivo de consulta da Web. Para ver mudanças adicionais feitas na lista do SharePoint na Tabela do Excel, você pode atualizar os dados. Observe que não é possível fazer mudanças na fonte dos dados externa e que uma operação de atualização do Excel sobrescreveria todas as mudanças feitas na Tabela do Excel.

Início da Página

Adicionar dados externos a documentos do Word

Ao adicionar colunas de dados externos e um modelo do Word com controles de conteúdo a uma biblioteca de documentos, você também tornar simples e eficiente o processo de inserir dados precisos e atualizados em um documento estruturado do Microsoft Word 2013.

Digamos que você tenha uma biblioteca de documentos contendo contratos de clientes. Porém, todas as informações dos clientes são mantidas em um aplicativo de linha de negócios, como o SAP. Você pode controlar esses contatos na biblioteca de documentos, mas garantir ao mesmo tempo que as informações de clientes relacionadas permaneçam atualizadas e não sejam desnecessariamente duplicadas. Veja como fazer isso.

• Em primeiro lugar, adicione colunas de dados externos à biblioteca para associar as informações apropriadas de nome do cliente, nome da empresa e número de telefone com cada contrato armazenado na biblioteca de Contratos.

• Em seguida, crie um modelo do Word que contenha o texto clichê do contrato do cliente e controles de conteúdo para inserir o nome do cliente, o nome da empresa e o número de telefone. Word 2013 usará o seletor de itens externos para ajudá-lo a inserir ou atualizar as informações corretas exibindo e recuperando automaticamente as informações corretas do cliente.

• Por fim, sempre que você criar um contrato, inserir dados do cliente e salvar o contrato de volta na biblioteca, os valores de dados do cliente serão promovidos para as colunas de dados externos correspondentes.

Início da Página

Sincronizar dados externos no Outlook

Se uma lista externa contém clientes, tarefas, compromissos ou postagens, você pode conectá-la ao Outlook 2013. Uma vez feita a conexão, os dados podem ser visualizados, editados e impressos com o uso da interface do usuário familiar do Outlook. Se os dados forem informações de contato, como clientes, você poderá até mesmo fazer chamadas, enviar mensagens de email e criar solicitações de reunião.

A sincronização dos dados é bidirecional. As mudanças feitas no Outlook 2013 são automaticamente sincronizadas com a fonte de dados externos. As mudanças feitas na fonte de dados externos são sincronizadas com os itens no Outlook 2013, embora uma operação de atualização possa ser necessária.

Por padrão, os dados são automaticamente atualizados a cada seis horas, mas esse valor pode ser modificado. Para garantir que você esteja vendo dados atuais da fonte de dados externos, clique com o botão direito do mouse na pasta e depois clique em Sincronizar alterações do banco de dados.

Ao criar o tipo de conteúdo externo, faça o seguinte:

• Se quiser acesso offline, habilite a opção de suporte Sincronização Offline.

• Defina o campo Tipo de Item do Office como um dos seguintes: Contato, Compromisso, Tarefa ou Postagem.

• Mapeie os campos individuais no tipo de conteúdo externo, como Nome do Cliente, Sobrenome do Cliente, Endereço do Cliente e Telefone do Cliente, para seus respectivos campos de Tipo de Item do Outlook, como Nome, Sobrenome, Endereço Comercial e Telefone Comercial de um contato.

Além disso, com um código escrito por um desenvolvedor, você pode criar uma solução do Outlook que faça o seguinte:

• Mostre partes de dados nativas ou personalizadas em painéis de tarefas personalizados para apresentar dados externos aos usuários.

• Inclua comandos personalizados da faixa de opções para realizar ações personalizadas.

• Crie uma definição de exibição personalizada para exibir colunas específicas de dados externos.

• Projete regiões de formulário personalizadas para apresentar dados externos.

Início da Página

Aprimorar o acesso a dados externos com formulários do InfoPath

O Microsoft InfoPath 2013 é útil para uso com dados externos por vários motivos:

Trabalho com tipos de dados complexos    Se um campo de dados externos for hierárquico, como um campo de endereço que contém Rua, Cidade e CEP como subcampos, não será possível trabalhar com esse campo no formulário do SharePoint para uma lista externa e, na verdade, esse campo nem chegará a ser criado. No entanto, você pode converter o formulário do SharePoint em um formulário do InfoPath para criar e atualizar os campos usando o InfoPath 2013.

Inserindo um Controle de Seletor de Item Externo    Você pode arrastar e soltar um controle de Seletor de Item Externo em um formulário do InfoPath, vinculá-lo à lista externa como uma fonte de dados secundária e facilitar a seleção de um item por parte de um usuário com base em um campo exclusivo, como Nome do Cliente ou ID do Produto.

Além disso, se você configurar uma associação para tipos de conteúdo externo, como clientes e pedidos, e o formulário do InfoPath para a lista externa contiver uma chave estrangeira, como ID do Cliente, o controle de Seletor de Item Externo será até mesmo adicionado automaticamente a esse formulário. Isso permite que os usuários encontrem facilmente o cliente desejado quando estiverem trabalhando com pedidos.

Criação de várias exibições de um formulário    Às vezes, talvez você queira que os formulários tenham várias exibições dos seus dados externos, especialmente se houver muitos campos, e uma lista externa ou um formulário do SharePoint não for eficiente. Várias exibições também são úteis em cenários de gravação exclusiva, nos quais o sistema externo não permite a atualização de um campo após a sua criação. Nesses casos, você pode criar duas exibições: uma para a operação de criação e a outra para a operação de atualização.

Adição de regras ou code-behind a formulários    Você pode adicionar regras declarativas ou formulários code-behind para realizar lógicas de negócios adicionais, como validações e cálculos. Por exemplo, pode garantir que um código de país/região seja válido usando uma regra ou que um CEP seja válido usando um Serviço Web.

Início da Página

Adicionar dados externos a diagramas do Visio publicados

Usando o Microsoft Visio 2013, você pode vincular dados de uma lista externa a um diagrama e suas formas. Em seguida, você pode publicar o diagrama em uma biblioteca de documentos do SharePoint como um desenho da Web interativo para que os usuários possam exibir o diagrama e exibir os dados externos associados. Há três maneiras de vincular linhas de dados a formas no desenho. Você pode vincular linhas a formas existentes uma por vez, vincular as linhas a formas automaticamente ou criar formas com base nos dados.

Início da Página

Importar e atualizar dados externos no Access

O Microsoft Access 2013 é um plataforma de aterrissagem para todos os tipos de dados, e os dados externos não são uma exceção. Você pode importar uma lista externa para o seu banco de dados do Access no computador cliente e atualizar os dados periodicamente. Os dados são somente leitura.

As etapas básicas que devem ser seguidas incluem:

1. Exportar o tipo de conteúdo externo do SharePoint Designer 2013 ou diretamente do repositório de metadados de Conectividade de Dados Corporativos como um arquivo BDCM.

2. No Access 2013, criar uma conexão de dados de Serviço Web usando o arquivo BDCM.

3. No Access 2013, criar uma tabela vinculada com base na conexão de dados de Serviço Web.

Observe que, nesse caso, o cache de Tempo de Execução de Cliente dos Serviços Corporativos de Conectividade não é usado para sincronização com a lista externa quando os dados são atualizados.

Início da Página