Introdução aos InfoPath Forms Services

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Resumo     InfoPath Forms Services é uma tecnologia de servidor que possibilita pessoas para preencher formulários em um navegador da Web. Gerenciando formulários em um local central, você pode simplificar os processos de negócios e melhorar as relações com fornecedores, parceiros e clientes.

Visão geral do InfoPath Forms Services

Atingir clientes, parceiros e fornecedores com formulários amigáveis

Simplifique os processos de negócios baseados em formulários

Gerenciar formulários e modelos de formulário em um local centralizado

Visão geral de InfoPath Forms Services

Os usuários não precisam ter o InfoPath instalado em seus computadores para preencher um modelo de formulário habilitados para navegador, nem elas são necessárias para baixar nada extra da Web. Basta eles é o acesso para um navegador, como o Windows Internet Explorer, Apple Safari ou Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services também permite armazenar e gerenciar formulários e modelos de formulário em um local centralizado. InfoPath Forms Services se baseia e requer Windows SharePoint Services 3.0, que permite que você publicar modelos de formulário que você criar em um local comum em toda a organização. Além disso, os usuários podem enviar formulários para bibliotecas do SharePoint, que são pastas onde uma coleção de arquivos está armazenada e onde os arquivos frequentemente usam o mesmo modelo. Também é possível integrar formulários de gerenciamento de documentos e tarefas de ciclo de vida como fluxo de trabalho e gerenciamento de direitos.

A tecnologia de InfoPath Forms Services está disponível no Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL e também, separadamente, em Microsoft Office Forms Server 2007.

A experiência de design

Modelos de formulário que podem ser preenchidos em um navegador são chamados modelos de formulário habilitados para navegador. Para criar esse tipo de modelo de formulário, você projetar um modelo de formulário compatível com o navegador no InfoPath, publicá-lo em um servidor executando o InfoPath Forms Services e habilitá-lo para uso na Web.

Em alguns casos, você pode habilitar o modelo de formulário para uso na Web, marcando a caixa de seleção Habilitar este formulário ser preenchido usando um navegador no Assistente de publicação do InfoPath. Em outros casos, você deve publicar o modelo de formulário em um local compartilhado na sua rede corporativa e, em seguida, entre em contato com um administrador de farm de servidor para obter assistência permitindo que o modelo de formulário e disponibilizá-lo no servidor.

Aprovação do administrador é necessária nas seguintes situações:

  • O modelo de formulário contém código gerenciado.

  • O modelo de formulário requer um nível de segurança confiança total, que permite que os formulários resultantes para ter acesso total aos recursos do sistema nos computadores dos usuários, como arquivos e configurações.

  • O modelo de formulário usa uma conexão de dados que é gerenciado por um administrador.

  • O modelo de formulário está ativado para ser exibido em um dispositivo móvel.

Se for necessária a aprovação de administrador, o Assistente de publicação orienta você pelas etapas de preparação o modelo de formulário de início de um administrador.

Depois que um modelo de formulário compatível com o navegador é habilitados para navegador, os usuários podem usar seu navegador para preencher formulários que são baseados nesse modelo de formulário.

A experiência do usuário

Experiência do usuário do preencher um formulário em um navegador é quase idêntica ao preencher um formulário no InfoPath. Por exemplo, controles como seções de repetição e recursos como fórmulas e o trabalho de formatação condicional da mesma maneira nos dois ambientes.

Embora preencher um formulário em um navegador é como preencher um formulário no InfoPath, há uma diferença importante. Em um navegador da Web, o InfoPath menus e barras de ferramentas são substituídas por uma barra de ferramentas na parte superior do formulário, que exibe as opções de salvar, fechar, impressão e atualizar o formulário. Esta barra também é exibida na parte inferior de um formulário, para que os usuários não tenham rolar voltar ao início de um formulário longo para concluir seus formulários.

Se você habilitar as opções de envio para o seu modelo de formulário, os usuários verão também um botão Enviar na barra de ferramentas. Quando eles clicam neste botão, os dados do formulário são enviados diretamente à fonte de dados que você especificou ao criar o modelo de formulário, como um serviço Web ou lista do SharePoint. Se seu modelo de formulário tiver mais de um modo de exibição, os usuários também verá uma lista de exibição na barra de ferramentas.

Abrir formulário no navegador

1. os usuários enviarem dados a fontes de dados externos, clicando em um botão Enviar na barra de ferramentas.

2. os usuários alternar entre modos de exibição clicando em um item na lista de exibição na barra de ferramentas.

Quando você cria seu modelo de formulário, você pode personalizar as configurações de barra de ferramentas na caixa de diálogo Opções de formulário. Por exemplo, você pode remover um ou mais botões ou ocultar a barra de ferramentas na parte inferior do formulário do usuário.

Nas seções a seguir, você aprenderá mais sobre os benefícios de usar InfoPath Forms Services.

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Atingir clientes, parceiros e fornecedores com formulários amigáveis

Quando você publica um modelo de formulário a um servidor executando InfoPath Forms Services, você pode distribuí-lo não apenas na intranet corporativa, mas também em sites externos, como sites de extranet ou sites corporativos. Isso permite que você coletar dados de clientes, parceiros, fornecedores e outras pessoas que são importantes para o sucesso da sua empresa. Por exemplo, uma empresa de seguros grande pode usar um modelo de formulário habilitados para navegador único para coletar e processar solicitações de seguros. Um cliente seguro pode usar um navegador para preencher o formulário de declaração no site da empresa. Como alternativa, se o cliente chama companhia de seguros para relatar a declaração, um agente de seguro pode usar o InfoPath para preencher o formulário de declaração mesmo em um site de intranet. Da mesma forma, um órgão governamental pode coletar dados de cidadãos publicando modelos de formulário habilitados para navegador em seu site.

Quando os usuários acessam o formulário, navegando até uma biblioteca ou por meio de uma URL para o formulário em seu navegador, pode acontecer uma destas duas coisas:

  • O formulário é aberto em um navegador    Se os usuários não tenham o InfoPath instalado em seus computadores, o formulário é aberto em um navegador, onde eles podem preenchê-lo como faria qualquer outro formulário baseado na Web.

  • Abre o formulário no InfoPath    Se os usuários tenham o InfoPath instalado em seus computadores, o formulário abre no InfoPath, onde eles podem preenchê-lo como faria qualquer outro formulário do InfoPath. Porque eles estiver preenchendo o formulário no InfoPath, esses usuários terão a vantagem de ser capaz de usar os recursos de intervalo total do InfoPath para preencher formulários, alguns dos quais não estão disponíveis em formulários de navegador.

    Observação: Ele que preferir, você pode personalizar as configurações para o seu modelo de formulário para que ele sempre seja aberto em um navegador, mesmo que os usuários tenham o InfoPath instalado em seus computadores. Isso pode ser útil quando você quiser a experiência de preencher um formulário para ser idênticos para todos, ou quando você não quiser o formulário para ser aberto no InfoPath, porque você deseja desencorajar os usuários de abrir ou modificar o modelo de formulário subjacentes no modo de design.

Se os usuários irão preencher os formulários em um dispositivo móvel, como um assistente digital pessoal (PDA) ou um smartphone, você pode criar seu modelo de formulário habilitados para navegador para que possa ser aberto e preenchido usando um navegador de dispositivo móvel. Quando os usuários usam um dispositivo móvel para acessar o formulário, ele abre na tela em um formato simplificado.

Simplifique os processos de negócios baseados em formulários

Os formulários são no Centro de muitos processos de negócios. Ao hospedar modelos de formulário habilitados para navegador em um servidor executando InfoPath Forms Services, você pode integrar dados de formulário com processos de negócios existentes ou aplicativos. Por exemplo, você pode:

  • Enviar dados para sistemas de negócios existentes    Quando você cria um modelo de formulário compatível com o navegador, você pode criar conexões de dados com serviços da Web ou outras fontes de dados externas. Isso permite que você enviar dados para sistemas de negócios existentes, aplicativos corporativos ou bancos de dados corporativos. Por exemplo, um departamento de vendas pode criar um formulário que pode enviar informações de vendas de clientes potenciais e atendimento ao cliente para um sistema de gerenciamento de relação do cliente (CRM) existente.

  • Dados de consulta de sistemas de negócios existentes    Também é possível consultar dados em sistemas de negócios existentes, aplicativos corporativos ou bancos de dados corporativos. Por exemplo, quando os usuários abrem um formulário baseado em seu modelo de formulário, convém dados de uma fonte de dados externos apareça nos campos nome e endereço no formulário. Isso permite que você tire proveito dos dados organizacionais existentes e simplifica o processo de preencher um formulário.

  • Fluxo de trabalho de adicionar a formulários    Você pode adicionar um fluxo de trabalho para o modelo de formulário que está armazenado em uma biblioteca. Isso permite que você gerencie consistentemente processos corporativos comuns. Por exemplo, como gerente, você pode usar um fluxo de trabalho de aprovação para rotear um formulário de relatório de despesas por meio de uma lista de aprovadores. Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar o formulário de relatório de despesas, reatribuir a tarefa de aprovação ou solicitar alterações ao formulário. No InfoPath, os usuários, clique em comandos no menu arquivo para participar de fluxo de trabalho. No servidor, eles podem apontar para o nome do formulário na biblioteca, clique na seta exibida e clique em fluxos de trabalho para participar do fluxo de trabalho.

    Comandos de fluxo de trabalho no menu de atalho

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Gerenciar formulários e modelos de formulário em um local centralizado

Você pode armazenar seus modelos de formulário e seus formulários associados em um repositório centralizado em um servidor executando InfoPath Forms Services. Isso torna mais fácil de localizar, compartilhar e gerenciar formulários e modelos de formulário.

Principais benefícios incluem a capacidade de:

  • Armazenar formulários e modelos de formulário em um local centralizado    Você pode associar um modelo de formulário uma biblioteca, o que é um local em um site do SharePoint onde você pode criar, coletar, atualizar e gerenciar arquivos com outras pessoas em sua organização. Quando os usuários preencherem formulários baseados no modelo de formulário na biblioteca, os formulários preenchidos aparecem na biblioteca juntamente com informações importantes dos formulários próprios. Dependendo de como a biblioteca do SharePoint é criada, os usuários podem preencher formulários que são baseados no seu modelo de formulário, exportar os dados de formulários preenchidos ao Microsoft Office Excel ou mesclar os dados de vários formulários em um formulário. O exemplo a seguir mostra os relatórios de despesas armazenados em uma biblioteca.

    Relatório de despesas armazenados na biblioteca

  • Usar tipos de conteúdo para gerenciar modelos de formulário    Você pode usar o Assistente de publicação do InfoPath para publicar um modelo de formulário como um site tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo define um modelo de formulário, um conjunto de colunas e configurações de gerenciamento de documento no servidor, como configurações de fluxo de trabalho ou política.

    Criando tipos de conteúdo, você pode reutilizar configurações e modelos de formulário em um conjunto de sites. No passado, se você quiser usar um modelo de formulário em várias bibliotecas do SharePoint, você tinha publicar duas cópias diferentes do modelo de formulário, um para cada biblioteca. Se você quiser atualizar o modelo de formulário, você tinha que alterar o modelo de formulário em ambos os locais. No entanto, agora você pode publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site. Quando você atualizar o tipo de conteúdo, a alteração é aplicada automaticamente sempre que esse tipo de conteúdo for usado.

    Você pode atribuir um único tipo de conteúdo em várias bibliotecas em um conjunto de sites ou atribuir vários tipos de conteúdo a uma única biblioteca. Por exemplo, você pode adicionar um tipo de conteúdo para formulários de relatório de status de todas as bibliotecas que são usadas pelo departamento de vendas em sua empresa, para que cada equipe de vendas é coleta e relatório o mesmo tipo de informações de gerenciamento. Como alternativa, suponha que o seu departamento usa modelos de formulário diferente para solicitação de viagem, relatório de viagem e formulários de relatório de despesas. Você pode publicar os modelos de três formulário como tipos de conteúdo de site e adicioná-las a uma única biblioteca usada para armazenar informações relacionadas a viagem de equipe. Quando as pessoas cria um novo formulário da biblioteca, eles podem selecionar quais desses modelos de formulário que desejam usar.

  • Gerenciar formulários e modelos de formulário    Os administradores de farm de servidor podem controlar como os modelos de formulário são acessados por usuários e implantados em toda a organização. Por exemplo, eles podem controlar quem pode publicar modelos de formulário em todo o site ou decidir como atualizar modelos de formulário no servidor com impacto mínimo para os usuários do formulário.

  • Gerenciar conexões de dados em um local central    Se vários modelos de formulário usará as mesmas conexões de dados, você pode armazenar as configurações para essa conexão de dados em um arquivo de conexão de dados em um biblioteca de conexões de dados. Quando um usuário abre um formulário que se conecta a um arquivo de conexão de dados, o InfoPath usa as configurações desse arquivo para se conectar à fonte de dados externa. Dessa forma, vários modelos de formulário podem usar o mesmo arquivo de conexão de dados, para que não é necessário criar manualmente a mesma conexão de dados para cada modelo de formulário. Além disso, se alterar as configurações de local ou conexão de fonte de dados externa, você não precisará atualizar cada modelo de formulário que usa a conexão de dados. Em vez disso, você simplesmente atualizar o arquivo de conexão de dados uma vez e todos os modelos de formulário continuam a trabalhar como esperado.

Observação: No InfoPath, você pode publicar um modelo de formulário em um servidor que não está sendo executado InfoPath Forms Services. Por exemplo, você pode publicar seu modelo de formulário a um servidor executando o Windows SharePoint Services. Neste cenário, você pode aproveitar alguns dos recursos mencionados na lista anterior, como a capacidade de publicar um modelo de formulário em uma biblioteca. No entanto, se você quiser criar um modelo de formulário habilitados para navegador ou se você quiser usar recursos como bibliotecas de conexão de dados, você deve publicar o modelo de formulário a um servidor executando InfoPath Forms Services.

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