Introdução aos grupos do Office 365 no Outlook

Você já ouviu falar sobre os grupos do Office 365 e como você pode usá-los no Outlook, mas talvez não saiba como começar. Neste artigo, vamos orientá-lo em algumas etapas básicas sobre como você e sua equipe podem começar a usar os grupos do Office 365 no Outlook. Também daremos alguns links para conteúdo mais profundo para quando você estiver pronto para fazer mais.

Se não tiver certeza de quais são os grupos, talvez você queira visitar mais sobre os grupos do Office 365 primeiro.

Para aproveitar ao máximo os grupos do Office 365 no Outlook, você precisa ter um plano do Office 365 compatível com o Exchange Online e o SharePoint Online, como o Business Premium, E3 ou e5.

Observação: Para usar os grupos do Office 365 no Outlook no Windows, você precisa estar usando o Outlook no modo cache do Exchange. Para obter mais informações sobre isso, consulte ativar o modo cache do Exchange.

Selecione uma guia abaixo para encontrar mais informações sobre como começar a usar esse recurso.

A primeira coisa que você precisa fazer é criar seu grupo. A criação de um grupo no Outlook 2016 é um processo muito simples. A versão abreviada da história é:

  1. Clique em novo grupo na seção grupos da faixa de opções. Se você estiver usando Outlook na Web em vez da versão para área de trabalho, poderá iniciar esse processo clicando na seta para soltar ao lado de novo e selecionando grupo.

    Página de informações do novo grupo no Outlook
  2. Dê um nome ao grupo.

  3. Defina a configuração de privacidade. Os grupos são privados por padrão. Isso significa que eles só podem ser visualizados por membros do grupo e exigem a permissão de um proprietário de grupo para ingressar. Os grupos públicos podem ser exibidos e associados a qualquer pessoa da sua organização. Nenhuma configuração expõe seus grupos para pessoas de fora da organização, a menos que você o convide especificamente como convidados.

    Dica: Os grupos são privados por padrão quando eles estão criando usando o Outlook na Web. Nos próximos meses, eles serão particulares por padrão quando criados usando qualquer um dos aplicativos do Outlook.

  4. Decida se deseja que novos membros sigam o grupo (Opções avançadas). Os membros que seguem o grupo receberão cópias de cada mensagem do grupo em sua caixa de entrada pessoal. Os membros que são apenas associados precisarão ir para a caixa de entrada compartilhada do grupo para participar de conversas em grupo.

Faça mais:

Após a criação do grupo, você pode adicionar membros ao grupo. Para adicionar novos membros:

  1. Vá para seu grupo no Outlook 2016 localizando-o no painel de navegação à esquerda. Ele deve estar abaixo de sua caixa de correio na seção grupos .

  2. Quando estiver no seu grupo, clique em adicionar membros na faixa de opções. Se você estiver usando Outlook na Web clique onde ele diz quantos membros o grupo tem, próximo à parte superior direita da janela e clique em adicionar membros.

    Digite os nomes ou endereços de email das pessoas que você deseja adicionar ao grupo e clique em OK.
  3. Digite o nome ou o endereço de email de cada pessoa que você deseja adicionar no campo fornecido. Quando terminar, clique em OK para adicioná-lo. Cada uma delas receberá uma mensagem de email de boas-vindas para o grupo e dará a elas links convenientes para acessar o conteúdo do grupo.

    Dica: Se você quiser adicionar todos os membros de uma lista de distribuição existente, basta digitar o nome da lista de distribuição e todos serão adicionados em uma etapa.

Faça mais:

Conversas nos grupos do Office 365 no Outlook acontecem na caixa de entrada compartilhada do grupo. Os usuários podem ler e responder a mensagens, e os membros podem facilmente pesquisar ou rolar de volta pelo histórico de mensagens para acompanhar o que foi discutido antes. A caixa de entrada compartilhada tem uma aparência muito parecida com a caixa de entrada pessoal à qual Outlook 2016 usuários estão familiarizados. Cada conversa aparece separadamente na lista de mensagens à esquerda e clicar em uma será aberta no painel de leitura.

A caixa de entrada compartilhada do grupo do Office 365 é onde ocorrem as conversas.

Dica: As conversas em um grupo do Office 365 no Outlook parecem empilhadas – o que é para dizer como uma postagem que você faz a rolagem em oposição a um thread de mensagens individuais. Se você preferir vê-los como mensagens individuais, siga o grupo e você receberá as mensagens individuais na sua caixa de entrada pessoal.

Agora que você tem o seu grupo criado, vamos começar uma nova conversa. Você pode postar uma nova mensagem abrindo a caixa de entrada compartilhada do grupo e clicando em nova conversa na faixa de opções. Ou você pode simplesmente enviar um email para o alias do grupo. Todos os membros do grupo poderão ler a nova mensagem que você postou e todos os membros que seguirem o grupo receberão uma cópia da sua mensagem na caixa de entrada pessoal.

Faça mais:

Cada grupo do Office 365 Obtém uma biblioteca de arquivos compartilhados onde você pode armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, pastas de trabalho, apresentações ou praticamente qualquer tipo de arquivo.

Acesse a biblioteca de arquivos acessando seu grupo no Outlook (no painel de navegação à esquerda) e clique em arquivos na faixa de opções. A biblioteca de arquivos será aberta em um navegador e, a partir daí, você poderá criar novos arquivos, carregar arquivos do computador e fazer praticamente qualquer outro item que uma biblioteca de documentos do SharePoint possa fazer. Considere o tipo de arquivo útil para compartilhar com o grupo e não se sinta limitado a arquivos do Microsoft Office. Você também pode compartilhar PDFs, fotos ou praticamente qualquer outro tipo de arquivo que o seu grupo encontraria útil.

Clique em arquivos no seu grupo do Office 365 para ver a lista de arquivos e pastas armazenados em seu grupo

Para baixar ou excluir um arquivo, basta selecioná-lo e essas opções serão exibidas na barra de ferramentas na parte superior.

Faça mais:

Cada grupo do Office 365 tem seu próprio bloco de anotações OneNote compartilhado, onde pode reunir ideias, colaborar e armazenar pesquisas.

Vá para seu grupo no OneNote 2016 encontrando-o no painel de navegação à esquerda ou emOutlook na Web acessando o bloco pessoas. Quando estiver usando o bloco de anotações na faixa de opções, clique em bloco de anotações para abrir o bloco de anotações compartilhado do grupo.

Coletar e colaborar em anotações e ideias em seu bloco de anotações compartilhado do OneNote

Na primeira vez que você abrir o bloco de anotações compartilhado do grupo, ele abrirá no navegador no OneNote Online. Você pode fazer edições ali, ou se tiver OneNote 2016 e preferir usar isso apenas clicando em Editar no OneNote na faixa de opções. Depois de abri-lo no OneNote 2016 o bloco de anotações será sincronizado com a lista de blocos de anotações abertos no OneNote 2016 e você poderá acessá-lo diretamente no OneNote sem precisar ir até o grupo primeiro.

Experimente acessar o bloco de anotações do OneNote do grupo e pensar sobre o que pode ser útil para o grupo coletar ideias e colaborar. Por exemplo, você pode ter uma seção que você usa para coletar e comentar sobre conteúdo da Web e artigos que sejam relevantes para sua equipe.

Observação: O bloco de anotações do grupo também está disponível no seu smartphone ou tablet usando o OneNote para iOS ou Android.

Faça mais:

É bom ter certeza de que seu grupo tem eventos, reuniões, Marcos ou outros itens que se beneficiariam de um calendário compartilhado. Cada grupo do Office 365 tem um calendário compartilhado que todos os membros podem ver e contribuir.

Um calendário de grupo exibido na área de trabalho do Outlook

Trabalhar com o calendário do seu grupo não é diferente de trabalhar com o seu calendário pessoal. Se você selecionar o botão calendário no painel de navegação, verá seu calendário pessoal, além dos calendários compartilhados dos grupos dos quais você é membro. Você pode marcar as caixas ao lado de cada calendário que deseja ver e visualizá-los lado a lado ou sobrepostos.

Adicionar um item ao calendário compartilhado funciona da mesma forma que no seu calendário pessoal. Qualquer reunião que você adicionar ao calendário compartilhado convidará os outros membros do grupo para esse evento também, para que eles possam tê-lo em seus próprios calendários. Os compromissos adicionados ao calendário do grupo compartilhado não aparecem nos calendários pessoais de outros membros.

Agora que você tem o seu calendário compartilhado, tente adicionar outras reuniões ou eventos futuros nos quais seu grupo pode participar.

Faça mais:

Agora que você tem o seu grupo em funcionamento, de onde vai?

Confira também

Tem dúvidas?

Acesse a Microsoft Tech Community para postar perguntas e participar de conversas sobre os Grupos do Microsoft Office 365.

Estamos ouvindo

Manuel último artigo revisou este artigo em 21 de junho de 2019 como resultado de seus comentários. Se encontrá-lo útil e, especialmente se você não fez isso, clique nos controles de comentários abaixo e deixe-nos alguns comentários construtivos para que possamos continuar a aprimorá-lo. Obrigado!

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