Introdução a listas

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Uma lista é uma coleção de dados que você pode compartilhar com membros da equipe e outros usuários do site. Você encontrará o SharePoint fornece várias listas e modelos de lista prontos para uso para fornecer um bom ponto de partida para organizar itens de lista. Este artigo explica os conceitos por trás da criação e uso de listas.

ConFira os tópicos a seguir para obter informações sobre como criar, editar e excluir listas.

Observação: Observe que as informações aqui e os tipos de listas disponíveis dependem da versão do SharePoint que você está usando. Se você não souber a versão, entre em contato com seu administrador, Help Desk ou gerente ou veja qual versão do SharePoint estou usando?.

Normalmente, um site possui várias listas padrão, incluindo Links, Comunicados, Contatos, Controle de Problemas, Pesquisas e Tarefas, que você pode usar como foco para colaboração em equipe ou em uma solução corporativa. Em muitos casos, essas listas padrão podem fornecer soluções rápidas e eficientes com pouca ou nenhuma modificação. Por exemplo, é possível usar:

  • Tarefas que incluem acompanhamento de propriedade e progresso além de uma linha do tempo na página de uma apresentação visual atraente do conteúdo da lista.

  • Controle de Problemas, que inclui controle de versão e armazenamento do histórico de versões, para uma análise mais profunda de projetos de grupo de trabalho e tarefas de trabalho comuns.

Listas são elaboradas e flexíveis e apresentam muitos recursos internos que proporcionam uma maneira eficiente de armazenar, compartilhar e trabalhar com dados. Você pode:

  • Criar uma lista com uma variedade de colunas, incluindo Texto, Número, Opção, Moeda, Data e Hora, Pesquisa, Sim/Não e Calculado. Também pode corresponder um ou mais arquivos a um item de lista para fornecer outros detalhes, como uma planilha com números precisos ou um documento com informações detalhadas.

  • Criar modos de exibição de lista para organizar, classificar e filtrar dados de maneiras diferentes e específicas; alterar os metadados, como adicionar e excluir colunas e modificar regras de validação; e use listas de forma consistente entre sites com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Por exemplo, você pode exibir apenas os eventos atuais de um calendário em uma página inicial e criar um modo de exibição Visual, semelhante a um calendário de parede, em outra página.

  • Criar relacionamentos entre listas usando uma combinação de colunas exclusivas, colunas de pesquisa e a aplicação de relacionamentos (exclusão restrita e em cascata), funcionalidades estas que melhoram sua capacidade de criar soluções corporativas mais sofisticadas e que ajudam a preservar a integridade dos dados.

  • Criar listas personalizadas, exibir dados em Web Parts e Páginas de Web Parts e importar, exportar e vincular dados de outros programas, como o Excel e o Access.

  • Controlar versões e históricos detalhados, exigir aprovação para modificar dados, usar a segurança em nível de item e pasta, fazer check-in e check-out e permanecer automaticamente informado sobre alterações com o uso de alertas e RSS feeds.

  • Organizar o conteúdo de uma única lista em pastas para aumentar a conveniência e melhorar o desempenho, além de melhorar o desempenho em geral com listas grandes por meio do recurso de indexação.

Veja a seguir algumas maneiras de trabalhar com listas para ajudá-lo a gerenciar informações para o seu grupo.

Rastrear versões e históricos detalhados     Você pode rastrear versões de itens da lista, para que seja possível visualizar quais itens foram alterados em cada versão, bem como quem alterou esses itens. Se houver erros em uma versão mais recente, você poderá restaurar uma versão anterior de um item. O rastreamento do histórico de uma lista é especialmente importante quando a sua organização precisa monitorar uma lista à medida que ela é desenvolvida.

Exigir aprovação     Você pode especificar que a aprovação de um item da lista é obrigatória para que ele possa ser visto por todos os usuários. Os itens permanecem pendentes até serem aprovados ou rejeitados por uma pessoa com permissão para isso. É possível controlar quais grupos de usuários podem visualizar itens de lista antes que estes sejam aprovados.

Personalizar permissões     Você pode especificar se os participantes da sua lista podem ler e editar somente os itens que criaram ou todos os itens da lista. Os usuários com permissão para gerenciar listas podem ler e editar todos os itens da lista. Você também pode aplicar níveis de permissão específicos a um único item de lista, por exemplo, se o item contiver informações confidenciais.

Criar e gerenciar modos de exibição     Seu grupo pode criar modos de exibição diferentes da mesma lista. O conteúdo da lista propriamente dito não é alterado, mas os itens são organizados ou filtrados de forma que os usuários possam localizar as informações mais importantes ou interessantes, de acordo com as suas necessidades.

Atualizar listas     Independentemente do tipo de lista que você está atualizando, o processo é semelhante para adicionar, editar e excluir itens de lista. Há duas maneiras de adicionar ou editar um item em uma lista.

  • Usando um formulário, que é o método padrão.

  • Embutida, ou seja, que você adiciona o item diretamente à página da lista.

Se a lista estiver configurada para rastrear versões, uma nova versão de um item será criada toda vez que esse item for editado. É possível exibir um histórico de como o item da lista foi alterado e restaurar uma versão anterior se houver um erro em uma versão mais recente.

Usar fórmulas e valores calculados     Você pode usar fórmulas e valores calculados para gerar informações dinamicamente nas colunas de uma lista. As operações podem incluir informações de outras colunas em uma lista e também funções do sistema, como [hoje] para indicar a data atual. Por exemplo, você pode especificar uma data de conclusão padrão de sete dias a partir da data atual.

Manter-se informado sobre as alterações     Agora, listas e modos de exibição podem usar RSS e, portanto, os membros do seu grupo de trabalho podem receber atualizações automaticamente. RSS é uma tecnologia que permite receber e exibir atualizações ou RSS feeds de notícias e informações em um local consolidado. Você também pode criar alertas de email para receber notificações quando as listas forem alteradas ou quando novos itens forem adicionados. Alertas são uma maneira conveniente de controlar alterações importantes.

Criar relacionamentos entre listas     Para criar um relacionamento entre duas listas, na lista de origem, crie uma coluna de pesquisa que irá recuperar (ou "procurar") um ou mais valores de uma lista de destino se esses valores corresponderem ao valor da coluna de pesquisa da lista de origem. Se desejar, você pode continuar adicionando outras colunas da lista de destino à lista de origem. Ao criar uma coluna de pesquisa, você também pode optar por impor o comportamento do relacionamento, definindo uma opção de exclusão em cascata ou de exclusão restrita que ajuda a manter os dados válidos e a evitar irregularidades que possam ocasionar problemas futuros.

Compartilhar informações de lista com um programa de banco de dados    Se você tiver um programa de banco de dados instalado, como o Access, poderá exportar e importar dados de e para o seu site, bem como vincular uma tabela do banco de dados a uma lista. Ao trabalhar com seus dados de lista em um banco de dados do Access, você também pode criar consultas, formulários e relatórios. Consulte importar dados para um banco de dados do Access para obter mais informações.

Usar listas de maneira uniforme entre sites     Se o seu grupo trabalha com vários tipos de listas, você pode adicionar consistência entre várias listas com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Esses recursos permitem reutilizar as configurações e a estrutura de lista de maneira eficiente. Por exemplo, é possível criar um tipo de conteúdo para um problema de atendimento ao cliente que especifica determinadas colunas (como o contato do cliente) e processos corporativos para o tipo de conteúdo. Outro exemplo é criar uma coluna de site para nomes de departamento com uma lista suspensa desses departamentos. É possível reutilizar essa coluna em várias listas para garantir que os nomes sempre apareçam da mesma maneira em cada lista.

Trabalhar em itens de lista a partir de um programa de email    Ao usar um programa de email compatível com as tecnologias do SharePoint, você pode fazer informações de lista importantes com você. Por exemplo, com o Outlook, você pode exibir e atualizar tarefas, contatos e quadros de discussão em seu site do Outlook. Consulteconectar uma lista externa ao Outlook para obter mais informações.

Definir o direcionamento do conteúdo     Você pode habilitar o direcionamento do audiência para uma lista e fazer com que os itens da lista apareçam somente para as pessoas que sejam membros de determinados grupos ou públicos do SharePoint e do Active Directory. Isso é feito com o uso de Web Parts, como a Web Part de Consulta de Conteúdo, que usa direcionamento de audiência para filtrar a lista com base na associação do usuário a um grupo. Para que os itens de uma lista possam ser habilitados para um público específico, a lista propriamente dita precisa estar configurada com a coluna Direcionamento de Audiência.

O tipo de lista a ser usado depende do tipo de informação compartilhada.

Comunicados     Use uma lista de comunicados para compartilhar notícias e status e para fornecer lembretes. Comunicados oferecem suporte para formatação aprimorada com imagens, hiperlinks e texto formatado.

Contatos     Use uma lista de contatos para armazenar informações sobre pessoas ou grupos com os quais você trabalha. Se estiver usando um programa de gerenciamento de contatos ou emails compatível com as tecnologias do SharePoint, será possível exibir e atualizar os contatos do site no outro programa. Por exemplo, você pode atualizar uma lista de todos os fornecedores da sua organização a partir de um programa de email compatível com as tecnologias do SharePoint, como o Outlook. Na verdade, uma lista de contatos não gerencia os membros do site, mas pode ser usada para armazenar e compartilhar contatos para a sua organização, como uma lista de fornecedores externos.

Quadros de discussão     Use um quadro de discussão para fornecer uma localização central para registrar e armazenar discussões em equipe que seja semelhante ao formato de grupos de notícias. Se o administrador tiver habilitado listas no site para receber mensagens de email, os quadros de discussão poderão armazenar discussões por email da maioria dos programas de email comuns. Por exemplo, você pode criar um quadro de discussão para o lançamento de um novo produto da sua organização.

Links     Use uma lista de links como uma localização central de links para Internet, intranet da empresa e outros recursos. Por exemplo, você pode criar uma lista de links para os sites dos seus clientes.

Links promovidos    Use esta lista para exibir um conjunto de ações de link em um layout visual.

Calendário    Use um calendário para todos os eventos da equipe ou para situações específicas, como feriados da empresa. Um calendário fornece exibições visuais, semelhantes a um calendário de mesa ou de parede, de seus eventos de equipe, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos de dia inteiro. Você também pode acompanhar Marcos da equipe, como prazos finais ou datas de lançamento do produto que não estão relacionados a um intervalo de tempo específico. Se você estiver usando um programa de email ou calendário compatível com as tecnologias do SharePoint, poderá exibir e atualizar seu calendário do seu site enquanto estiver trabalhando no outro programa. Por exemplo, você pode comparar e atualizar seu calendário no site com datas do seu calendário do Outlook, exibindo os dois calendários lado a lado ou sobrepostos uns com os outros no Outlook. Consulte criar um calendário para obter mais informações.

Tarefas    Use uma lista de tarefas para acompanhar informações sobre projetos e outros eventos pendentes para o seu grupo. Você pode atribuir tarefas às pessoas, além de controlar o status e a porcentagem concluída à medida que a tarefa se aproxima da conclusão. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de emails ou de tarefas compatível com as tecnologias do SharePoint, poderá exibir e atualizar suas tarefas no seu site em outro programa. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas para o processo de orçamento de sua organização e, em seguida, exibi-la e atualizá-la no Outlook junto com outras tarefas. Consulte criar uma lista para obter mais informações.

Tarefas do projeto    Use uma lista de tarefas do projeto para armazenar informações de tarefas com um modo de exibição de Gantt e barras de progresso. Você pode controlar o status e a porcentagem concluída à medida que a tarefa é movida até a conclusão. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de tarefas ou email compatível com as tecnologias do SharePoint, poderá exibir e atualizar as tarefas do projeto em seu site em outro programa. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas do projeto em seu site para identificar e atribuir o trabalho para criar um manual de treinamento e pode acompanhar o progresso da sua organização no Project. Consulte criar uma lista para obter mais informações.

Acompanhamento de questões    Use uma lista de acompanhamento de questões para armazenar informações sobre problemas específicos, como problemas de suporte, e controlar o progresso. Você pode atribuir problemas, categorizá-los e relacionar os problemas uns com os outros. Por exemplo, você pode criar uma lista de acompanhamento de questões para gerenciar problemas e soluções de atendimento ao cliente. Você também pode comentar sobre os problemas sempre que editá-los, criando um histórico de comentários sem alterar a descrição original do problema. Por exemplo, um representante do atendimento ao cliente pode gravar cada etapa realizada para resolver um problema e os resultados. Você também pode usar uma lista de acompanhamento de questões com um fluxo de trabalho de três Estados para ajudar sua organização a gerenciar problemas ou o controle do projeto. Consulte criar uma lista para obter mais informações.

Pesquisa    Use uma pesquisa para coletar e compilar comentários, como uma pesquisa de satisfação do funcionário ou um quiz. Você pode projetar suas perguntas e respostas de várias maneiras diferentes e ver uma visão geral dos seus comentários. Se você tiver uma planilha ou um programa de banco de dados instalado compatível com tecnologias do SharePoint, poderá exportar seus resultados para analisá-los. ConFira criar uma pesquisa para obter mais informações.

Personalizado    Use uma lista personalizada para iniciar uma lista do zero. Você também pode criar uma lista personalizada baseada em uma planilha, se tiver um programa de planilha compatível com as tecnologias do SharePoint. Por exemplo, você pode importar uma lista do Excel que você criou para armazenar e gerenciar contratos com fornecedores. Consulte criar uma lista com base em uma planilha para obter mais informações.

Listas externas    Use uma lista externa para trabalhar com dados que estejam armazenados fora do SharePoint, mas que você pode ler e gravar no SharePoint. A origem de dados para uma lista externa é chamada de tipo de conteúdo Externo. Diferente de uma lista original do SharePoint, uma lista externa usa os Serviços Corporativos de Conectividade para acessar os dados diretamente de um sistema externo (como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server), seja aquele sistema um banco de dados, serviço Web ou um sistema de linha de negócios.

Lista personalizada no Modo Folha de Dados     Exibir Use a lista personalizada no Modo Folha de Dados para criar uma lista em branco semelhante a uma lista personalizada, mas para mostrá-la por padrão no Modo Folha de Dados. Esse modo de exibição fornece uma grade de dados para exibir e editar os dados como linhas e colunas. Você pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e ordens de classificação, exibir valores calculados e totais e editar dados convenientemente nas células da grade. O Modo Folha de Dados exige o Office instalado em um computador cliente de 32 bits e um navegador com suporte para controles ActiveX.

Lista de status    Use uma lista de status para exibir e controlar as metas do seu projeto. A lista inclui um conjunto de ícones coloridos para comunicar o grau de cumprimento das metas.

Circulações    Use a lista Circulações para enviar informações, inclusive carimbo de confirmação, aos membros da sua equipe.

Lista de Dicionários Microsoft IME    Use a Lista de Dicionários Microsoft IME para poder usar dados na lista como um dicionário Microsoft IME. Você pode converter os itens da coluna Leitura em Exibição usando Microsoft IME e exibir o conteúdo de Comentário na janela de comentários do IME. Os dados podem ser vinculados a uma URL específica.

Lista de Conteúdo do PerformancePoint    Use uma lista de Conteúdo do PerformancePoint para armazenar itens de painel, como scorecards, relatórios, filtros, páginas de painel e outros itens de painel criados usando o PerformancePoint Dashboard Designer.

Idiomas e tradutores    Use uma lista de idiomas e tradutores com um fluxo de trabalho de Gerenciamento de Tradução em uma Biblioteca de Gerenciamento de Tradução. O fluxo de trabalho usa a lista para atribuir tarefas de tradução ao tradutor especificado na lista de cada idioma. Você pode criar essa lista manualmente ou pode optar por ter essa lista criada automaticamente quando adicionar um fluxo de trabalho de Gerenciamento de Tradução a uma biblioteca de Gerenciamento de Tradução.

Lista de KPIs    Use uma lista de KPIs para controlar os KPIs (Indicadores Principais de Desempenho) que permitem avaliar rapidamente o progresso feito em comparação com as metas mensuráveis. Você pode definir listas de KPIs para controlar o desempenho usando uma destas quatro fontes de dados: dados inseridos manualmente, dados em uma lista do SharePoint, dados em pastas de trabalho do Excel ou dados do Analysis Services — um componente do Microsoft SQL Server. Depois da criação da lista de KPIs, você poderá usá-la para exibir o status do indicador em uma página de painel.

Importar Planilha    Crie uma lista que usa colunas e dadosd e uma planilha existente. A importação de uma planilha requer o Microsoft Excel ou outro programa compatível.

Adicionar uma dessas listas à sua página

  1. Em sites, clique em configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem e, em seguida, clique em conteúdo do site.

  2. Clique no ícone Adicionar um aplicativo.

    O ícone Adicionar um aplicativo na caixa de diálogo conteúdo do site.
  3. PerCorra e clique no aplicativo que você deseja usar. Pode haver mais de uma página.

  4. Dê ao aplicativo um nome exclusivo para que você possa cancelá-lo mais tarde para uma página e clique em criar.

  5. Quando você voltar à tela de conteúdo do site, poderá fazer três coisas:

    • Feche a janela e volte para a página. Adicione o novo aplicativo na página usando inserir Web Parts.

    • Clique no aplicativo e comece a inserir dados.

    • Clique nas reticências ... e clique em alterar configurações. Você pode adicionar colunas, alterar nomes e realizar outras tarefas aqui.

Organizando listas em um site

Embora seja possível usar os recursos das listas de várias maneiras, o modo como eles são usados depende do tamanho e do número de listas que você possui e das necessidades de sua organização.

Você pode querer uma lista grande para atender a diversas necessidades. Por exemplo, talvez existam vários problemas técnicos para controlar na organização, e esses problemas podem se aplicar a vários projetos e grupos.

Use uma única lista quando:

  • Seu grupo precisa ver informações resumidas sobre os itens de lista ou exibições diferentes do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gerente pode querer ver o progresso de todos os problemas técnicos de uma organização ou ver todos os problemas arquivados no mesmo período de tempo.

  • As pessoas desejam procurar ou pesquisar os problemas no mesmo local de um site.

  • Você deseja aplicar as mesmas configurações aos itens de lista, como controlar versões ou exigir aprovação.

  • Os grupos que trabalham na lista compartilham características semelhantes, como os mesmos níveis de permissão. Uma permissão exclusiva pode ser aplicada a itens de lista específicos, mas, se os níveis de permissão variarem muito, considere o uso de várias listas.

  • Você deseja analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas da lista. É possível receber alertas quando os itens de lista são alterados ou ver as alterações em uma lista usando a tecnologia RSS. RSS feeds permitem que membros do seu grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

Você pode desejar várias listas quando existem diferenças distintas entre os itens que deseja gerenciar ou entre os grupos de pessoas que trabalham com eles.

Use várias listas quando:

  • Você não espera que as pessoas precisem dos resumos dos itens juntos.

  • Os grupos de pessoas que trabalham com as informações são distintos e possuem níveis de permissão diferentes.

  • Você precisa aplicar configurações diferentes, como controle de versão ou aprovação, a vários conjuntos de itens.

  • Você não precisa analisar os itens juntos ou receber atualizações consolidadas sobre a lista.

Veja a seguir alguns modos de organizar listas e itens de lista:

Adicionar colunas     Para ajudar seu grupo a identificar os itens mais importantes, você pode adicionar colunas à lista. Por exemplo, pode adicionar a coluna Projeto a uma lista para ajudar as pessoas que trabalham em projetos específicos a exibir e trabalhar mais facilmente com seus itens. Também pode adicionar mais colunas para coletar informações adicionais de cada item da lista, como o nome do departamento ou o nome de um funcionário.

Se você tiver vários itens em uma lista, talvez considere indexar determinadas colunas para melhorar o desempenho ao exibir vários itens ou alternar modos de exibição. Esse recurso não altera a maneira como os itens são organizados, mas pode permitir que as organizações armazenem mais facilmente um grande número de itens em uma lista. No enTanto, a indexação pode ocupar mais espaço do banco de dados. Criar, alterar ou excluir um modo de exibição de uma lista ou biblioteca

Criar modos de exibição     Você pode usar modos de exibição quando as pessoas de seu grupo precisam ver dados com frequência de uma certa maneira. Modos de exibição usam as colunas para classificar, agrupar, filtrar e exibir os dados. Também é possível selecionar quantos itens serão exibidos de uma vez em cada modo de exibição. Por exemplo, as pessoas podem navegar em uma lista com conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo de suas preferências e da velocidade de conexão.

Os modos de exibição oferecem a flexibilidade para armazenar um grande número de itens em uma lista, mas para ver apenas os subconjuntos que você deseja em um momento específico, como apenas os problemas que foram lançados neste ano, ou apenas os eventos atuais em um calendário. Você pode criar exibições pessoais que estão disponíveis somente para você e, se tiver permissão para modificar uma lista, poderá criar exibições públicas disponíveis para todos. Criar, alterar ou excluir um modo de exibição de uma lista ou biblioteca

Criar pastas    Você pode adicionar pastas à maioria dos tipos de listas, se o proprietário da lista tiver permitido a criação de pastas. Isso é especialmente útil se os itens de lista puderem ser divididos de uma maneira específica, como por projeto ou grupo. As pastas ajudam as pessoas a examinar e gerenciar mais facilmente os itens de lista. as tecnologias do SharePoint fornecem um modo de exibição de árvore que permite que as pessoas naveguem em seus sites e pastas de forma semelhante ao funcionamento com as pastas no disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter sua própria pasta. Criar uma pasta em uma lista

Confira também

Adicionar, editar ou excluir itens de lista

Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca

Criar uma pasta em uma lista

Excluir uma pasta de uma lista

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