Introdução às bibliotecas

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Uma biblioteca é um local em um site onde você pode carregar, criar, atualizar e colaborar em arquivos com membros da equipe. Cada biblioteca exibe uma lista de arquivos e informações importantes sobre eles, como quem foi a última pessoa a modificar um arquivo. A maioria dos sites inclui uma biblioteca onde você cria o site. Por exemplo, um site da equipe tem uma biblioteca de Documentos onde você pode organizar e compartilhar seus documentos.

Biblioteca de documentos

Conforme precisar de mais bibliotecas, você pode escolher entre vários aplicativos de biblioteca prontos para uso e adicioná-los ao seu site. Você também pode personalizar as bibliotecas de várias maneiras. Por exemplo, você pode controlar como os documentos são visualizados, gerenciados e criados. ou controlar versões de arquivos, incluindo quantos e qual tipo de versão. Você pode até mesmo criar modos de exibição, formulários e fluxos de trabalho personalizados para ajudá-lo a gerenciar seus projetos e processos de negócios.

Uma equipe de marketing na Contoso cria um site da equipe onde eles planejam gerenciar projetos e documentos. Eles escolhem uma proprietária para gerenciar o site. A proprietária do site obtém o nível de permissão Controle Total quando é adicionada ao grupo Proprietários do site. Ela compartilha o site e dá a todos permissão para contribuir com ele. A equipe decide usar a biblioteca de Documentos para gerenciar informações à imprensa, arquivos de orçamento, contratos, propostas e outros documentos da equipe.

A proprietária do site carrega documentos importantes para fazer a equipe começar a usar a biblioteca como um local central. Em seguida, ela ativa o controle de versão, para que a equipe tenha um histórico de como os arquivos evoluíram e para que possa restaurar uma versão anterior, se necessário. A proprietária do site também adiciona à biblioteca modelos padrão para relatórios de marketing, contratos de vendas, planos de campanha e planilhas de orçamento. Cada modelo contém o logotipo da empresa e um formato que todos concordaram em usar. Quando os membros criarem um novo arquivo a partir da biblioteca de documentos, poderão selecionar facilmente o modelo que quiserem usar.

À medida que os membros da equipe adicionam arquivos e colaboram em documentos, eles organizam a biblioteca adicionando colunas e criando modos de exibição para ajudá-los a localizar os documentos rapidamente. Por exemplo, a proprietária do site adiciona uma coluna "Nome do Projeto" para que os membros possam filtrar ou classificar por essa coluna. Outros membros da equipe adicionam modos de exibição públicos que agrupam por trimestre fiscal e filtram por contratos que expiram dentro de seis meses. Cada membro também cria modos de exibição pessoais para ajudá-los a localizar informações rapidamente e concluir seu trabalho.

Após muita discussão em uma reunião, a equipe decide definir alertas no nível de biblioteca para relatar atualizações uma vez por semana. Cada membro pode decidir como configurar alertas adicionais ou feeds RSS para arquivos específicos, conforme a necessidade.

Guia Biblioteca com o alerta RSS realçado

A equipe também se compromete com uma "prática recomendada" importante nesse novo mundo de colaboração. Quando os membros querem compartilhar um documento, resistem à tentação de anexá-lo a uma mensagem de email e, em vez disso, enviam um link para o documento no email. O envio de um email com um link é feito facilmente a partir da biblioteca e leva as pessoas à versão mais recente no site da equipe.

Uma responsabilidade crítica desta equipe é propor campanhas de marketing para gerar vendas e receita. Quando os membros da equipe desenvolvem um novo plano de campanha, trabalham em documentos em coautoria e controlam versões secundárias dos arquivos. A coautoria permite que várias pessoas editem um documento ao mesmo tempo, sem se preocuparem em reconciliar as alterações. Se cometerem um erro em uma versão de um documento, poderão restaurar uma versão anterior. Quando terminarem o plano de campanha, poderão criar uma versão principal e enviá-la para aprovação pelo departamento jurídico e seu gerente. Quando o arquivo for aprovado, outros funcionários da empresa poderão visualizá-lo.

A proprietária do site pesquisa a documentação online e os treinamentos, e descobre como configurar um fluxo de trabalho, associá-lo à biblioteca e automatizar o processo de obter comentários, coletar assinaturas e publicar o documento final.

Depois de três meses de uso, a biblioteca de Documentos e o site se tornaram cruciais para a equipe de marketing e ajudaram a melhorar sua produtividade e a visibilidade em toda a empresa. A equipe não consegue imaginar o trabalho sem eles e está explorando outras maneiras de usar as tecnologias do SharePoint para garantir uma colaboração melhor.

Veja a seguir algumas maneiras de trabalhar com bibliotecas e torná-las mais úteis para seu grupo (organizadas mais ou menos da mais básica à mais avançada):

Usar e criar modos de exibição     Você pode usar um modo de exibição para ver os arquivos de uma biblioteca que sejam mais importantes para você ou que melhor se adaptem a uma finalidade. O conteúdo da biblioteca não é alterado, mas cada modo de exibição organiza ou filtra os arquivos para facilitar a localização e para que a navegação ocorra de maneira significativa. Para obter mais informações sobre modos de exibição, consulte Criar, alterar ou excluir um modo de exibição de uma lista ou biblioteca.

Barra de modos de exibição biblioteca de imagens com o modo de exibição modificar selecionado

Controlar versões     Se você precisar manter as versões anteriores dos arquivos, as bibliotecas poderão ajudar a controlar, armazenar e restaurar arquivos. É possível controlar todas as versões da mesma maneira. Ou então, designar algumas versões como principais, por exemplo, adicionar um novo capítulo a um manual, e outras versões como secundárias, como corrigir um erro ortográfico. Para ajudar a gerenciar o espaço do repositório, você pode escolher o número de cada tipo de versão que deseja armazenar.

Dica:  Se a sua equipe planeja usar coautoria, recomendamos ativar pelo menos o controle de versão principal na biblioteca, caso alguém cometa um erro e carregue um documento do mesmo nome em uma biblioteca onde todos estejam trabalhando em coautoria. Dessa forma, se você perder as alterações, poderá restaurar uma versão anterior do documento.

Para obter mais informações sobre controle de versão, consulte Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Coautoria ou check-out de arquivos     Quando você edita um documento do Microsoft Word ou do PowerPoint de uma biblioteca sem fazer seu check-out, outras pessoas podem editá-lo ao mesmo tempo (isso é a coautoria). Quando você faz check-out de um arquivo, garante que apenas uma pessoa possa editá-lo até que se faça o check-in dele. Você pode exigir que se faça o check-out de documentos em bibliotecas que contêm documentos confidenciais ou quando deseja controlar cuidadosamente a evolução dos documentos. Porém, esteja ciente de que a exigência de check-out impossibilitará a coautoria dos documentos. Com o uso do check-out, as pessoas serão solicitadas a deixar um comentário sobre o que alteraram no documento, mas o check-out também deixará os processos de edição e revisão mais lentos. Para obter mais informações, consulte Colaboração e coautoria em documento ou Check-out, check-in ou descarte de alterações em arquivos de uma biblioteca.

Editar arquivos de programas da área de trabalho    Ao armazenar documentos em um site do SharePoint, você pode criar, editar e trabalhar em coautoria em documentos diretamente a partir de programas de área de trabalho compatíveis, como o Microsoft Word ou o PowerPoint, sem até mesmo ir para o site. Por exemplo, você pode editar uma apresentação do PowerPoint ao mesmo tempo que outras pessoas as estão editando (também conhecida como coautoria). Você também pode gerenciar o check-in e o check-out diretamente do PowerPoint. Além disso, você pode usar o OneDrive for Business ou o Outlook para colocar o conteúdo da biblioteca offline, trabalhar com eles a partir de um local remoto e sincronizar as alterações sem problemas quando você voltar online.

Estar informado sobre as alterações    Para se manter atualizado quando os documentos de uma biblioteca sofrem alterações, configure alertas, assine RSS feeds ou acompanhe documentos. A principal diferença entre alertas, RSS e acompanhamento é o local onde você recebe as notificações. Os alertas e os RSS feeds informam você sobre atualizações e permitem personalizar a quantidade de informações recebidas. Você pode configurar os alertas ou o RSS para descobrir quando algo é alterado em uma biblioteca. Se você se interessa apenas por um documento específico, configure um alerta ou acompanhe o documento. Os alertas podem chegar como mensagens de email ou de texto. As notificações de RSS chegam em um feed consolidado que você pode ler no Outlook ou em outro leitor de feeds. Se você acompanhar um documento, receberá uma notificação em seu News feed (se a sua organização estiver usando News feed). Para obter mais informações sobre notificações, consulte Criar um alerta ou assinar um RSS feed.

Exigir aprovação de documento     Você pode exigir que documentos sejam aprovados antes que todos possam vê-los. Os documentos permanecem pendentes até serem aprovados ou rejeitados por uma pessoa com permissão para tal. Você pode controlar quais grupos de usuários poderão exibir um documento antes de ele ser aprovado. Esse recurso pode ser útil caso a sua biblioteca contenha diretrizes ou procedimentos importantes que tenham de ser finais antes que outras pessoas os vejam.

Definir permissões    Os grupos e níveis de permissão do SharePoint ajudam você a gerenciar o acesso ao conteúdo com eficiência. Por padrão, as permissões em bibliotecas, pastas dentro de bibliotecas e documentos são herdadas do site. A atribuição de permissões exclusivas a uma biblioteca ou documento específico pode ajudá-lo a proteger o conteúdo confidencial, como contratos ou informações de orçamento, sem restringir o acesso ao restante do site. Para obter mais informações sobre permissões, consulte noções básicas sobre níveis de permissão no SharePoint.

Criar fluxos de trabalho     Uma biblioteca de documentos ou tipo de conteúdo pode usar fluxos de trabalho que sua organização definiu para processos de negócios, como gerenciamento de aprovação ou revisão de documentos. Seu grupo pode aplicar processos comerciais a seus documentos, conhecidos como fluxos de trabalho, que especificam ações que precisam ser executadas em uma sequência, como aprovar documentos. Um fluxo de trabalho do SharePoint é uma maneira automatizada de mover documentos ou itens por meio de uma sequência de ações ou tarefas. Três fluxos de trabalho estão disponíveis para bibliotecas por padrão: aprovação, que roteia um documento para um grupo de pessoas para aprovação; Coletar comentários, que roteiam um documento para um grupo de pessoas para obter comentários e retornam o documento para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho como uma compilação; e coletar assinaturas, que roteiam um documento para um grupo de pessoas para coletar suas assinaturas digitais.

Observação:  Apenas o fluxo de trabalho em três estados está disponível no SharePoint Foundation.

Para obter mais informações sobre fluxos de trabalho, consulte Sobre os fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint.

Definir tipos de conteúdo     Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de arquivos, como planilhas, apresentações e documentos, você poderá estender a funcionalidade de sua biblioteca habilitando e definindo vários tipos de conteúdo.Os tipos de conteúdo melhoram a flexibilidade e consistência em várias bibliotecas. Cada tipo de conteúdo pode especificar um modelo e até mesmo processos do fluxo de trabalho. Os modelos agem como um ponto e partida para formatação e para qualquer texto clichê, assim como para propriedades que se aplicam aos documentos desse tipo, como um nome de departamento ou um número de contrato.

Controle de auditoria    Se você tiver um grupo de arquivos confidenciais e for útil saber como os documentos estavam sendo usados, é possível definir uma política que permita habilitar o controle de auditoria de eventos, como alterações, cópias ou exclusões de arquivos.

Definir políticas    As configurações de política permitem expiração do documento, exclusão automática ou revisão periódica (por meio de um fluxo de trabalho) de documentos que atingiram uma idade especificada. À medida que as bibliotecas evoluem, usar essas configurações de disposição economiza tempo e esforço ao tentar limpar manualmente o espaço em disco rígido que está cheio ou para evitar atingir os limites de cota.

Observação:  As configurações de política não estão disponíveis no SharePoint Foundation.

Usar um site da central de documentos    Você pode usar um site da central de documentos quando quiser criar, gerenciar e armazenar um grande número de documentos. Uma central de documentos é projetada para servir como repositório centralizado para gerenciar vários documentos. Recursos, como metadados e navegação em modo de exibição de árvore, tipos de conteúdo e Web Parts, ajudam você a organizar e recuperar documentos. "Os administradores de conteúdo" podem configurar rapidamente a navegação orientada por metadados para a maioria das bibliotecas sem a criação explícita de índices. Ou os administradores de conteúdo podem criar índices para melhorar o desempenho em uma ampla variedade de filtros e modos de exibição. Você pode usar um site da central de documentos como um ambiente de criação (onde os usuários verificam e esfiram os arquivos e criam estruturas de pastas para esses arquivos) ou como um arquivo morto de conteúdo (onde os usuários só exibem ou carregam documentos).

Observação: A central de documentos não está disponível no SharePoint Foundation.

A forma como você organiza os seus arquivos em uma biblioteca depende das necessidades do seu grupo e de como você prefere armazenar e pesquisar as informações. Um mínimo de planejamento pode ajudá-lo a definir uma estrutura que funcione melhor para o grupo. As bibliotecas possuem vários recursos que ajudam você a trabalhar com vários arquivos de uma biblioteca. No entanto, várias bibliotecas podem ser mais adequadas ao seu grupo.

Convém ter uma biblioteca para atender a várias necessidades. Por exemplo, você pode ter vários projetos dentro do mesmo grupo ou vários grupos trabalhando no mesmo projeto. Considere o uso de uma única biblioteca quando:

  • Seu grupo precisar visualizar informações resumidas sobre, ou modos de exibição de, o mesmo conjunto de arquivos. Por exemplo, um gerente pode querer visualizar todos os arquivos agrupados por departamento ou por data de conclusão.

  • Os usuários desejarem pesquisar arquivos no mesmo local em um site.

  • Você desejar aplicar as mesmas definições aos arquivos, como o controle de versões de arquivos ou a exigência de aprovação.

  • Os grupos que estiverem trabalhando com a biblioteca compartilharem características semelhantes, como os mesmos níveis de permissão.

  • Você desejar analisar informações sobre os arquivos em uma planilha ou receber atualizações consolidadas sobre os arquivos.

Para trabalhar de forma eficiente com documentos em uma biblioteca, você poderá organizar os arquivos em uma biblioteca adicionando colunas, definindo os modos de exibição ou criando pastas.

É recomendável ter várias bibliotecas quando há diferenças distintas entre os conjuntos de arquivos que você deseja armazenar e gerenciar ou entre os grupos de pessoas que trabalham com os arquivos. Use várias bibliotecas quando:

  • Os tipos de arquivos que você desejar armazenar e gerenciar forem distintos e você não espera que as pessoas exibam resumos dos arquivos ou pesquisem os arquivos juntos com frequência.

  • Os grupos de pessoas que estiverem usando os arquivos forem distintos e tiverem níveis de permissão nitidamente diferentes.

  • Você precisar aplicar definições diferentes, como controle de versão ou aprovação, a diferentes conjuntos de arquivos.

  • Você não precisar analisar os arquivos juntos ou receber atualizações consolidadas sobre os arquivos.

  • Você desejar fornecer diferentes conjuntos de opções para criar novos arquivos ou quiser que as opções no menu Novo de uma biblioteca apareçam em uma ordem diferente.

A seguir serão apresentadas algumas formas de se trabalhar eficientemente com várias bibliotecas.

Configurar modelos e colunas de site   Se sua organização quiser estabelecer algumas configurações uniformes entre as bibliotecas, ela poderá configurar modelos e colunas de site. Você poderá compartilhar as configurações em várias bibliotecas para não precisar recriá-las o tempo todo.

Enviar arquivos para outro local    Se você quiser que um arquivo esteja disponível em várias bibliotecas, poderá armazená-lo em uma biblioteca e, em seguida, enviar uma cópia para outras bibliotecas. Você pode optar por ser lembrado de atualizar quaisquer cópias do documento quando fizer alterações no original.

Criar modelos de biblioteca    Se você desejar estabelecer algumas configurações uniformes para as bibliotecas ou reutilizar características entre as bibliotecas, poderá salvar uma biblioteca como modelo. Os modelos de biblioteca estão disponíveis como uma opção na página Adicionar um Aplicativo do seu site.

Existem várias maneiras de organizar arquivos em uma biblioteca. Você pode adicionar colunas, definir modos de exibição e criar pastas. Cada abordagem tem as suas próprias vantagens e é possível combiná-las para que se ajustem às necessidades exclusivas da biblioteca e da equipe.

Por padrão, as bibliotecas rastreiam o nome de um arquivo, bem como as informações sobre o status dele, como se foi feito o check-in. Entretanto, é possível especificar colunas adicionais que ajudarão o seu grupo a categorizar e a controlar arquivos, como um nome de campanha ou um número de projeto, ou outra informação importante para a equipe. Há várias opções para o tipo de coluna que você cria, incluindo uma única linha de texto, uma lista suspensa de opções, um número que é calculado a partir de outras colunas ou, até mesmo, o nome e a imagem de uma pessoa em seu site.

As colunas oferecem títulos de coluna que facilitam a classificação e a filtragem de documentos. Quando você exibe arquivos em uma biblioteca, pode classificar ou filtra, temporariamente os arquivos apontando para o nome de uma coluna e clicando na seta para baixo ao lado do nome. Esse procedimento será útil se você precisar visualizar os arquivos de uma determinada forma, mas será preciso repetir as etapas na próxima vez que for exibir a biblioteca.

Para obter mais informações sobre a adição de colunas, consulte Criar, alterar ou excluir uma coluna em uma lista ou biblioteca.

Os usuários costumam querer ver: todos os documentos relacionados a um projeto específico, todos os documentos que pertencem a um determinado departamento ou agrupar os documentos pelo mês em que vencem? Se você espera exibir os arquivos de uma determinada forma com frequência, é possível definir um modo de exibição. Você pode usar esse modo de exibição sempre que trabalhar com a biblioteca. Quando você cria um modo de exibição, ele é adicionado à lista suspensa exibições atuais localizada na faixa de opções biblioteca.

Um modo de exibição de biblioteca é uma seleção de colunas em uma página que exibe itens em uma biblioteca e frequentemente define uma ordem de classificação, um filtro, um agrupamento e um layout personalizado específicos. As bibliotecas podem ter modos de exibição pessoais e públicos. Qualquer pessoa que tenha sido atribuída ao grupo Membros no site (com o nível de permissão Colaboração) pode criar um modo de exibição pessoal para ver os arquivos de uma determinada maneira ou filtrar apenas os arquivos que deseja ver. Se você tiver permissão para criar uma biblioteca, poderá criar um modo de exibição público, que qualquer pessoa poderá usar ao exibir a biblioteca. Também é possível converter qualquer modo de exibição público em modo de exibição padrão, para que as pessoas vejam automaticamente esse modo de exibição da biblioteca.

Se os membros do grupo exibirem as bibliotecas em um dispositivo móvel, você poderá até mesmo criar modos de exibição móveis que ofereçam limites, como o número de itens mostrados em uma exibição, ideais para a largura de banda e os limites dos dispositivos.

Para obter mais informações sobre modos de exibição, consulte Criar, alterar ou excluir um modo de exibição de uma lista ou biblioteca.

Pastas são contêineres que podem ser usados para agrupar e gerenciar conteúdo em uma biblioteca ou lista. Se as pastas estiverem habilitadas para a biblioteca, você poderá adicioná-las à maioria dos tipos de bibliotecas. Se a biblioteca contiver muitos itens, as pastas também poderão melhorar a eficiência do acesso a esses itens. Quando você cria uma pasta, está na verdade criando um índice interno. Esse índice interno também é criado para a pasta raiz ou para o nível superior de uma biblioteca ou lista. Quando você acessa itens em uma pasta, está usando com eficiência esse índice interno para acessar os dados.

Se uma biblioteca contiver muitos itens que possam ser agrupados de uma determinada forma, você poderá usar as pastas para organizar o conteúdo na biblioteca. Bons exemplos de grupos incluem projetos, equipes, departamentos, categorias de produto, intervalos de idade, listagens alfabéticas e subgrupos alfabéticos (A-C, D-F e assim por diante). As pastas podem ajudar as pessoas a examinar e a gerenciar vários arquivos de uma maneira familiar.

Pastas na biblioteca

Por padrão, uma biblioteca com pastas habilitada exibe pastas no modo de exibição padrão da biblioteca sem nenhum filtro. Isso é útil porque os usuários podem escolher a pasta apropriada ao inserir novos documentos. Exibir todas as pastas também torna menos provável que os itens sejam adicionados de forma incorreta fora das pastas na biblioteca. Você pode reorganizar facilmente documentos em pastas de biblioteca diferentes usando o comando abrir com Explorer disponível na faixa de opções biblioteca.

Observação:  Um modo de exibição de biblioteca pode ser definido como Classifique somente pelos critérios especificados. Nesse caso, as pastas não são exibidas antes dos itens no modo de exibição. Talvez você prefira não usar essa opção de classificação de modo de exibição se quiser que os usuários localizem a pasta correta com facilidade.

Embora as pastas da biblioteca não sejam exibidas na navegação do site, o proprietário do site ou um usuário com permissão para criar um site poderá habilitar o Modo de Exibição de Árvore, que exibe a seção Conteúdo do Site na navegação de site e permite que você expanda, recolha e navegue por pastas de bibliotecas com facilidade.

Modo de Exibição de Árvore no site

Para obter mais informações sobre pastas, consulte criar uma pasta em uma biblioteca de documentos ou excluir uma pasta em uma biblioteca.

Todas as três abordagens podem funcionar em conjunto. As mesmas colunas que você usa para controlar documentos no modo de exibição padrão de uma biblioteca podem ser usadas para criar um modo de exibição com vários critérios de filtro. As pessoas podem classificar e filtrar um modo de exibição dinamicamente clicando nos cabeçalhos de coluna para localizar conteúdo no gerar do momento. Se uma estrutura de pastas tiver sido definida na biblioteca, você poderá "nivelar" um modo de exibição de biblioteca Configurando a opção Mostrar todos os itens sem pastas na seção pastas ao criar ou modificar o modo de exibição. Cada abordagem pode complementar a outra para obter o conteúdo certo no momento certo e da maneira certa para você.

Algumas bibliotecas são criadas quando você cria um site novo, como a biblioteca de Documentos em um site de equipe. Você pode personalizar essas bibliotecas para seus fins ou criar suas próprias bibliotecas adicionais. Cada tipo de biblioteca possui uma finalidade específica, e alguns têm um conjunto diferente de comportamentos e recursos.

Importante:  Você pode ter menos ou mais bibliotecas disponíveis no seu site, dependendo da versão do SharePoint na qual seu site se baseia, do plano do Office 365 que sua organização assina ou se determinados recursos estão habilitados no seu site.

Biblioteca de ativos    Para compartilhar e gerenciar ativos de mídia digital, como imagens, arquivos de áudio e vídeos, use uma biblioteca de ativos. Uma biblioteca de ativos facilita aos usuários a descoberta e a reutilização de arquivos de mídia digital que outros já criaram, como logotipos e imagens da empresa. Uma biblioteca de ativos também possui tipos de conteúdo com propriedades e modos de exibição que servem para gerenciar e procurar ativos de mídia, como miniaturas e palavras-chave de metadados. Por exemplo, para gerenciar e armazenar imagens de marca e fragmentos de conteúdo reutilizáveis de aplicativos, de modo que estejam disponíveis em toda a empresa e sejam utilizados de forma consistente.

Biblioteca de painéis    Contém páginas de Web Parts, páginas de Web Parts com Listas de Status e painéis implantados pelo PerformancePoint.

Bibliotecas de conexões de dados     Para simplificar a manutenção e o gerenciamento de conexões de dados, use uma biblioteca de conexão de dados. Uma biblioteca de conexão de dados é um lugar centralizado para armazenar arquivos de Conexão de Dados do Office (ODC). Cada um desses arquivos (.odc) contém informações sobre como localizar, fazer logon, consultar e acessar uma fonte de dados externa. A centralização de arquivos ODC em uma biblioteca de conexão de dados também torna possível compartilhar, gerenciar e pesquisar arquivos de conexão de dados a partir de um site do SharePoint, e ajuda a garantir que dados comerciais e relatórios, especialmente planilhas, mantenham um conjunto consistente de valores e resultados de fórmulas como "uma única versão da verdade".

Observação: Para simplificar a manutenção e o gerenciamento de arquivos de conexão de dados para o PerformancePoint, use a biblioteca de conexão de dados para PerformancePoint. Nessa biblioteca, você pode armazenar arquivos ODC e UDC (Universal Data Connection).

Biblioteca de documentos     Para muitos tipos de arquivo, incluindo documentos e planilhas, use uma biblioteca de documentos. Você pode armazenar outros tipos de arquivos em uma biblioteca de documentos, embora alguns tipos de arquivo sejam bloqueados por motivos de segurança. Quando você trabalha com programas que não são bloqueados, crie esses arquivos na biblioteca. Por exemplo, sua equipe de marketing pode ter sua própria biblioteca de documentos para planejar materiais, informações de notícias e publicações.

Biblioteca de formulários    Se você precisar gerenciar um grupo de formulários comerciais baseados em XML, use uma biblioteca de formulários. Por exemplo, sua organização talvez queira usar uma biblioteca de formulários para relatórios de despesa. Configurar uma biblioteca de formulários requer um editor XML ou um programa de criação de formulários XML, como o Microsoft InfoPath. O formulário que as pessoas preenchem é apenas um arquivo .xml que contém os dados (e somente os dados) que foram inseridos no formulário, como a data e o valor da despesa. Tudo o mais que compõe o relatório de despesas é fornecido pelo modelo de formulário. Depois que as pessoas preencherem os formulários, você poderá mesclar os dados do formulário ou exportá-los para análise.

Biblioteca de imagens     Para compartilhar um conjunto de imagens digitais ou gráficos, use uma biblioteca de imagens. Embora imagens possam ser armazenadas em outros tipos de bibliotecas do SharePoint, bibliotecas de imagens têm várias vantagens. Por exemplo, em uma biblioteca de imagens você pode visualizar imagens em uma apresentação de slides, baixar imagens para o computador e editar imagens com programas gráficos compatíveis, como o Microsoft Paint. Pense em criar uma biblioteca de imagens se quiser armazenar imagens de eventos de equipe ou lançamentos de produtos. Você também pode criar links com imagens na sua biblioteca a partir de qualquer outro local do seu site, como wikis e blogs.

Biblioteca de registros     Para manter um repositório central para armazenar e gerenciar os registros de sua organização ou os documentos comerciais importantes, use uma biblioteca de registros. Por exemplo, a sua organização pode precisar cumprir regulamentos de conformidade que exijam um processo organizado de gerenciamento de documentos pertinentes. Um site da Central de Registros pode conter várias bibliotecas de registros para armazenar tipos diferentes de registros. Para cada biblioteca você pode definir políticas que determinem quais registros armazenar, como encaminhar e gerenciar os documentos e quanto tempo esses registros devem ser mantidos.

Biblioteca de relatórios     Para simplificar a criação, o gerenciamento e a entrega de páginas da Web, documentos e KPIs (indicadores chave de desempenho) de métricas e metas, use uma biblioteca de relatórios. A biblioteca de relatórios é um local central onde você pode criar e salvar relatórios, como pastas de trabalho do Excel e páginas de painéis. Quando você publica uma pasta de trabalho do Excel em uma biblioteca de relatórios, ela é habilitada com um único clique para abertura no modo de exibição do navegador, que é uma maneira conveniente de ver a pasta de trabalho sem adicioná-la a uma página de Web Parts.

Biblioteca de Diagramas de Processos (Unidades Métricas e US)    Para armazenar e compartilhar documentos de processo de diagramas, como aqueles criados com o Microsoft Visio, use uma Biblioteca de Diagramas do Processo. As bibliotecas de Unidades Métricas e Unidades EUA são adaptadas a suas respectivas medições.

Biblioteca de páginas Wiki    Para criar uma coleção de páginas wiki conectadas, use uma biblioteca de páginas wiki. Um wiki permite que várias pessoas coletem informações em um formato fácil de criar e modificar. Você também pode adicionar à sua biblioteca páginas wiki que contenham imagens, tabelas, hiperlinks e vínculos internos. Por exemplo, se a sua equipe criar um site wiki para um projeto, esse site poderá armazenar dicas e truques em uma série de páginas que se conectam entre si.

Observação: Dependendo do site e da configuração, as bibliotecas de sistema adicionais, como a biblioteca de estilos, a biblioteca de ativos de sites e a biblioteca de páginas de sites, são criadas automaticamente para você. Entretanto, não é possível criar essas bibliotecas específicas pela interface do usuário.

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