Inteligência no trabalho: agendar e ingressar em uma reunião online

Você pode agendar uma reunião do Microsoft Lync Online usando o Suplemento de Reunião Online para ® Lync™ 2010 no Microsoft® Outlook®. Você também pode usar o Lync Online para iniciar uma reunião não agendada para discutir algo que exija atenção imediata.

O que você deseja fazer?

Agendar uma reunião online

Definir as opções de acesso à reunião e de apresentador

Iniciar uma reunião não agendada usando Reunir Agora

Ingressar em uma reunião online agendada

Ingressar em uma reunião não agendada

Conectar-se ao áudio de uma reunião

Escolha uma opção de conexão de áudio na primeira vez que você usar o Lync Online

Mudar sua opção de áudio padrão

Convidar pessoas que não têm o Lync instalado

Agendar uma reunião online

Para criar um convite de reunião online, siga essas etapas:

  1. No Calendário do Microsoft® Outlook®, na guia Página Inicial, no grupo Novo, clique em Nova Reunião Online(no Microsoft® Outlook® 2010) ou em Reunião Online (no Microsoft® Office Outlook® 2007).

Imagem da faixa de opções do Outlook

  1. Na solicitação de reunião, na caixa Para, digite os endereços de email da pessoa que você deseja convidar para a reunião, separada por ponto-e-vírgula.

  2. Na solicitação de reunião, na caixa Assunto, digite um assunto para a reunião.

  3. (Opcional) No corpo da solicitação da reunião, acima do link Ingressar na Reunião Online, digite detalhes adicionais da reunião.
    Não modifique o texto existente na solicitação de reunião. Caso contrário, poderá impedir as pessoas de ingressar na reunião.

  4. (Opcional) Na solicitação da reunião, na guia Reunião, no grupo Exibição, clique em Assistente de Agendamento . Use o Assistente de Agendamento para garantir que todos estejam disponíveis durante o horário que você escolher.

  5. Na solicitação da reunião, no grupo Reunião Online, clique em Opções de Reunião e aceite ou mude as opções padrão, conforme necessário.

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Definir as opções de acesso à reunião e de apresentador

As opções padrão da reunião online são mais adequadas para pequenas reuniões ou sessões de compartilhamento e colaboração com pessoas de dentro da organização. Se você estiver agendando uma reunião online com pessoas de fora da organização ou se sua reunião for maior do que as de costume, use a caixa de diálogo Opções de Reunião Online para ajudá-lo a determinar o seguinte:

  • Quem deverá aguardar no lobby antes de ser admitido na reunião? (Essa opção estará disponível somente para reuniões que usam áudio de VoIP.)

  • Quem deverá ter privilégios de apresentador durante a reunião?

Para definir as opções de acesso e apresentador, faça o seguinte:

  1. Na solicitação de reunião que você criou, na guia Reunião, no grupo Reunião Online, clique em Opções de Reunião.

Imagem da faixa de opções do Outlook

  1. Na caixa de diálogo Opções de Reunião, marque a caixa de seleção Personalizar acesso e apresentadores para esta reunião.

  2. Em Acesso e Apresentador, escolha as opções adequadas para o tamanho e tipo de reunião que você está agendando. Por obter orientações, veja as capturas de tela e as tabelas no final deste procedimento.

  3. Clique em Áudio e Telefone, para exibir as informações de conferência de áudio da reunião. Caso você não veja a opção Áudio e Telefone, isso significa que suas reuniões usarão somente o áudio de VoIP e que a conferência de áudio PSTN (Rede Telefônica Pública Comutada) não está habilitada para sua organização. Para saber mais, entre em contato com o administrador de TI.

As opções de acesso controlam quais participantes deverão aguardar no lobby antes de serem admitidos por um apresentador.

Opções de acesso à reunião do Lync

A seguinte tabela descreve cada opção detalhadamente.

Opção de acesso

Quem aguarda no lobby

Quando escolher essa opção

Somente organizador (bloqueado)

Todos

Você não deseja que as pessoas exibam seus folhetos ou slides do Microsoft® PowerPoint® antes da reunião.

Pessoas que eu convido da minha empresa

As pessoas que não têm uma conta em sua rede e as pessoas que não foram convidadas

Você está discutindo algo confidencial.

Pessoas da minha empresa

Pessoas que não têm uma conta em sua rede

Todos os participantes têm uma conta na rede de sua organização.

Todos, incluindo pessoas de fora da minha empresa (não há restrições)

Ninguém (condição padrão)

Você está convidando participantes de fora.

Pessoas que discam por telefone ignoram o lobby

N/D

Esta caixa de seleção está desativada e inoperável quando a reunião está “bloqueada” (opção 1); desativada mas selecionável com as opções 2 e 3; em por padrão quando não há restrições de acesso (opção 4, mostrada aqui).

As opções do apresentador controlam quais participantes recebem automaticamente privilégios de apresentador quando você agenda a reunião.

Definir opções de apresentador

A seguinte tabela descreve cada uma dessas opções detalhadamente.

Opção de Apresentador

Quem é um apresentador

Quando escolher essa opção

Somente organizador

Somente a pessoa que agenda a reunião.

Para apresentações em que os participantes não precisam interagir com o conteúdo da reunião. Observe que você pode designar apresentadores adicionais durante a reunião.

Pessoas da minha empresa

Todas as pessoas que você convidar e que tenham uma conta na rede.

Para sessões de trabalho em grupo onde os participantes trabalham em sua organização e podem compartilhar e modificar o conteúdo da reunião.

Todos, incluindo pessoas de fora da minha empresa (não há restrições)

Todos que você convidar.

Para sessões de trabalho em grupo com pessoas que não têm uma conta na sua rede.

Pessoas que eu escolher

Você e os participantes que você escolhe

Para apresentações com mais de um apresentador.

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Iniciar uma reunião não agendada usando Reunir Agora

 Para iniciar uma reunião não agendada usando o comando Reunir Agora, siga essas etapas:

  1. Na janela principal do Lync, clique na seta Mostrar Menu ícone Opções e clique em Reunir Agora.

Iniciar uma reunião online Reunir Agora ou uma chamada em conferência

  1. Na janela de conversa de grupo, clique no menu Opções de Pessoas Imagem do botão e siga um dos procedimentos a seguir:

    • Para convidar as pessoas de sua lista de Contatos, clique em Convidar por Nome ou Número de Telefone, selecione um ou mais contatos e clique em OK.

    • Para convidar as pessoas enviando uma mensagem de email, clique em Convidar por Email, copie as informações da reunião e preencha a solicitação de reunião.

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Ingressar em uma reunião online agendada

Para ingressar em uma reunião agendada, siga estas etapas.

  1. No Calendário do Outlook, abra a reunião em que deseja ingressar.

  2. Na solicitação da reunião, clique em Ingressar na reunião online.

Imagem de Convite para reunião

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Ingressar em uma reunião não agendada

Você pode ser convidado para uma reunião não agendada ou Reunir Agora ou para uma reunião que está esteja em andamento:

  • Na notificação exibida na área de notificação, à extrema direita da barra de tarefas, clique em Ingressar.

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Conectar-se ao áudio de uma reunião

Você pode configurar o Lync para se conectar ao áudio da reunião sempre da mesma maneira ou para pedir a você uma opção.

Escolha uma opção de conexão de áudio na primeira vez que você usar o Lync Online

Na primeira vez que você ingressar em uma reunião do Lync ou chamada em conferência, a caixa de diálogo Ingressar no Áudio da Reunião é exibida.

Saiba que poderá ver diferentes opções dependendo de como o Lync estiver configurado em sua organização.

Caixa de diálogo Ingressar no Áudio da Reunião

Para se conectar ao áudio da reunião, siga essas etapas:

  1. Na caixa de diálogo Ingressar no Áudio da Reunião selecione a opção desejada. Para obter detalhes, veja a tabela no final deste procedimento.

  2. (Opcional) Selecione Não mostrar novamente para usar sua opção de conexão de áudio para todas as reuniões .

  3. Clique em OK para ingressar na reunião.

Ingressar na opção de Áudio

Quando escolher essa opção

Não ingressar no áudio

Você ligará para a reunião usando o número de telefone fornecido por seu ACP (provedor de serviços de audioconferência).

Usar o Lync (áudio e vídeo integrados):

Você usará a integração de áudio e vídeo de seu computador interna do Lync.

Telefonar para mim em:

Você deseja que o software de comunicação do Microsoft® Lync™ Server 2010  telefone para você. Você pode especificar um novo número de telefone na caixa de texto ou usar um dos números exibidos. Esses números são aqueles que você inseriu nas opções da caixa de diálogo Lync - Opções.

Mudar sua opção de áudio padrão

  1. Na janela principal do Lync, clique no botão Opções botão Opções do Lync .

  2. Na caixa de diálogo Lync - Opções, clique em Telefones, e em Ingresso em chamadas em conferência, na caixa Ingressar em áudio de reunião de, faça o seguinte:

    • Para usar áudio do computador integrado durante as reuniões, clique em Lync.

    • Para fazer com que seu provedor de serviços de audioconferência telefone para você, escolha um número de telefone na lista.

      Observação:  Essa opção não está disponível na versão atual do Lync Online.

    • Para usar um telefone para ligar para as reuniões, escolha Não ingressar no áudio.

      Guia Telefone da caixa de diálogo Opções--Ingressando em chamadas em conferência

  3. (Opcional) Em Ingresso em chamadas em conferência, marque a caixa de seleção Perguntar-me antes de ingressar para confirmar ou selecionar outra fonte de áudio. Escolha essa opção se suas preferências de áudio mudarem com frequência.

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Convidar pessoas que não têm o Lync instalado

As pessoas de dentro e de fora de sua organização poderão ingressar em uma reunião do Lync usando um computador sem o Lync instalado.

Quando a pessoa que você convida abre a solicitação de reunião e clica no link Ingressar em uma reunião online, ela vê uma ou mais das seguintes opções, dependendo de como sua organização — ou a organização da pessoa que você está convidando — está configurada:

Opção de ingresso

Cliente alternativo de reunião

Entrar na reunião usando o navegador da Web

Microsoft® Lync™ Web App

Importante:  O Lync Web App exige a versão mais recente do plug-in para navegador Microsoft Silverlight. Se o Silverlight ainda não estiver instalado, você deverá ter privilégios de administrador para instalá-lo.

Baixar e instalar o Lync Attendee.

Lync 2010 Attendee

Usar o Communicator

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 ou Microsoft® Office Communicator 2007

Para obter detalhes, veja Ingressar por um computador sem o Lync Online instalado, na Ajuda do Lync Online no Office.com.

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