Integre o controle de variações ao processo de gerenciamento de alterações do projeto

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Por Jane Suchan, PMP

O gerenciamento de projetos se refere a descobrir o que você deseja realizar, criando uma lista de tarefas pendentes que precisa ser feita para acessá-lo, determinando quanto tempo levará e calculando quanto será o custo.     Parece simples, não? Mas a parte realmente difícil está acompanhando tudo. O projeto está em execução no tempo? Ele será feito à frente do cronograma? Está em orçamento? Ainda estará abaixo do orçamento quando todo o trabalho for concluído?

Uma maneira de avaliar a integridade de um projeto é controlar a diferença entre o plano original do projeto e o que realmente está acontecendo. Essa lacuna é melhor conhecida como variação, uma comparação do valor pretendido ou orçado e o valor real gasto. Análise de variações é a prática de comparar os resultados reais do projeto com o que foi planejado ou esperado. É uma maneira de quantificar o quão bem ou a forma como um projeto está progredindo.

Planejamento de variações: estabelecer linhas de base

Para determinar as variações do projeto, você precisa colocar uma stake no chão como seu ponto de partida: esta é sua linha de base. Sem isso, você está tentando controlar um destino de movimento. Duas linhas de base de chave a serem estabelecidas para que você possa colocar o controle de variação e os relatórios em execução são custo e cronograma. Mas antes de poder chegar lá, você desejará ganhar o escopo do projeto.

Usando uma estrutura de divisão de trabalho para criar escopo

A linha de base de escopo inclui todos os resultados do projeto; dessa forma, ele identifica todo o trabalho a ser feito. Uma maneira de projetar o escopo do documento é criar uma estrutura de divisão de trabalho (EDT), uma exibição hierárquica dos resultados finais do projeto. Cada nível abaixo da hierarquia representa uma descrição cada vez mais detalhada dos produtos. Por exemplo, uma WBS para a construção de uma nova casa incluiria a base, o enquadramento, o telhado e os sistemas elétricos e de encanamento, bem como planos paisagismo, desenhos arquitetônicos e inspeções de inspeção.

Estabelecimento de linhas de base de custo e cronograma

As linhas de base de cronograma e custo são estabelecidas somente após o escopo ser determinado. Sem uma imagem clara do que o projeto produzirá, não será possível determinar quanto tempo levará ou quanto custará.

A linha de base do cronograma é o cronograma do projeto aprovado, a base para medir e relatar o desempenho da agenda. A linha de base de custo é o orçamento de divisão em fases aprovado, em que o desempenho do custo será medido. Ela é determinada somando-se os custos de um período ou fase específico do projeto, o que exige a atribuição de custos às tarefas do projeto. Alocar custos para componentes do projeto pode ser demorado, mas permitirá que você execute relatórios de desempenho de custo mais detalhados e precisos, algo que seus stakeholders e patrocinadores do projeto estarão muito interessados.

Para estabelecer linhas de base de cronograma e custo:

  1. DesEnvolva o cronograma identificando as atividades e tarefas para produzir cada produto na WBS.

  2. Identifique os recursos de cada tarefa. Considere as restrições ou quanto tempo cada pessoa pode dedicar realmente a este projeto.

  3. Estimar quanto tempo (em horas ou dias) será necessário para concluir cada tarefa.

  4. Calcule o custo de cada tarefa, usando uma taxa média de horas ou diária para cada recurso, além de todos os custos fixos associados à tarefa.

  5. Determine quais tarefas dependem de outras pessoas e, em seguida, desenvolva o caminho crítico.

  6. DesEnvolva a linha de base de custo; Esse é um orçamento de tempo dividido em fases para medir o desempenho de custo do projeto. Para fazer isso, adicione os custos estimados, por tarefa ou por período de tempo.

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Respondendo a variações: controle de alterações

Depois de ter estabelecido o escopo, a agenda e as linhas de base de custo, crie as etapas desejadas pela equipe para gerenciar variações desses planos. Essas informações se tornam seu plano de gerenciamento de alterações do projeto. Esse plano define quando você determina que uma solicitação de alteração de projeto (PCR) é necessária, como as variações do documento e o envio para aprovação e o que acontece após uma solicitação de alteração ser aprovada.

Os cálculos de variação são usados para determinar se uma PCR é necessária e se o cronograma do projeto ou as linhas de base de custo serão alterados. As variações podem ser positivas ou negativas:

  • UMA variação positiva indica que o projeto está à frente do cronograma ou abaixo do orçamento. Cenários positivos podem permitir que você realoque dinheiro e recursos para os na região negativa.

  • UMA variação negativa é o indicador de que o projeto está atrás do cronograma ou do orçamento e que você precisa tomar medidas. Talvez seja necessário aumentar seu orçamento ou aceitar margens de lucro reduzidas.

Os limites de variação são um componente importante de qualquer plano de gerenciamento de alterações do projeto. Eles constituem as alterações de material no projeto e, portanto, precisam de documentação e aprovação em uma PCR. Nem todos os PCRs resultarão na restabelecimento do escopo, da agenda ou do orçamento. Essa é uma tarefa significativa, uma que pode exigir tempo considerável para ser concluída, e você será obliged para obter aprovação para cima e para baixo na organização do projeto.

Controlar o custo e as variações de cronograma ao longo do ciclo de vida do projeto ajuda você a identificar pontos fracos e áreas com alterações repetidas, e responder de acordo. Por exemplo, se você vir que a equipe de teste está encontrando atrasos contínuos, talvez seja necessário atribuir recursos adicionais para permanecer no cronograma.

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Dando um passo adiante: análise de valor agregado

Nenhuma discussão sobre variações de projeto é concluída sem mencionar o valor agregado, uma técnica de gerenciamento de projetos para estimar custos e agendas em um dado momento. A análise de valor agregado compara o trabalho concluído com as linhas de base estabelecidas. Ele ajuda a avaliar o desempenho atual do projeto e a fazer correções de curso, onde necessário.

Para executar a análise de valor agregado, você deve ter uma EDT, um cronograma de projeto detalhado e um orçamento (por fase ou período de tempo) para o trabalho planejado.

Fazendo as perguntas de valor agregado

Em qualquer ponto, a análise de valor agregado mede a integridade do projeto fazendo três perguntas importantes:

  • Valor planejado: Qual é a quantidade necessária ao trabalho?

  • Valor agregado: o que você realmente concluiu?

  • Custo real: quanto custa para concluir o trabalho?

Valor planejado (VP) é o custo orçado das tarefas planejadas. Valor agregado (EV) é a soma de todos os custos orçados do trabalho concluído. Os custos reais (AC) são os gastos com o trabalho produzido.

Aprendendo sobre a análise de valor agregado

A maneira mais fácil de descrever o valor agregado é por exemplo. Digamos que você esteja gerenciando um projeto de quatro meses com um orçamento de $100000. Você tem três meses e percebe que a equipe concluiu apenas metade do trabalho, portanto, a EV é $50000. Com base no cronograma do projeto, cerca de 75 por cento do trabalho devem ser feitos agora, portanto, o VP é $75000. Você também sabe que a equipe gastou o $90000 até agora, portanto, a AC é $90000.

Usando esses números, você pode calcular as variações de custo e agendamento. A variação de custo (VC) mede a diferença entre os custos reais do trabalho realizado e o orçamento do projeto:

VC = EV – AC   

A variação do cronograma (VA) mede o andamento real em relação ao cronograma do projeto:

VA = EV – VP   

Usando o exemplo acima, a variação de custo deste projeto é $50000 – $90000 = $40000. A variação do cronograma é $50000 – $75000 = $25000.

Qualquer gerente de projeto pode ver que o projeto gastou 90% de seu orçamento e concluiu apenas 50% do trabalho. O projeto está atrasado no cronograma e ficará acima do orçamento na hora em que estiver concluído, portanto, a alteração será necessária. O gerente do projeto deve reduzir o escopo, estender a agenda ou obter mais fundos para concluir o trabalho.

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Introdução ao controle de variação

A integração do controle de variação ao gerenciamento de projetos é bastante simples, mas requer uma abordagem sistemática. Depois de ter sua tarefa de projeto, trabalhe com seu patrocinador para estabelecer o escopo, o orçamento e o cronograma. Em seguida, trabalhe com sua equipe para criar um plano de gerenciamento de alterações robusto, que identifica limites de variação e descreve como lidar com variações se elas excederem os valores de limite. Depois de desenvolver a EDT e definir o cronograma detalhado do projeto, você pode estabelecer o cronograma e o orçamento do projeto. Depois que todos os componentes estiverem vigentes, você estará pronto para começar a controlar as variações e colocar os planos de gerenciamento de alterações na prática.

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Sobre o autor     Jane Suchan é um gerente de programa com experiência no gerenciamento de iniciativas de negócios corporativos e no desenvolvimento de metodologias de gerenciamento de projetos. Jane vive em Seattle, Washington.

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