Inserir uma folha de dados em um formulário

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Uma folha de dados é um modo de exibição simples dos dados organizados em linhas e colunas. Se você clicar duas vezes em uma tabela no painel de navegação, o Access exibirá a tabela como uma folha de dados. Devido à sua apresentação compacta de dados, as folhas de dados funcionam bem quando são usadas como subformulários para exibir dados do lado "muitos" de um relação um-para-muitos. Este artigo descreve como você pode adicionar folhas de dados aos seus formulários no Access.

O que você deseja fazer?

Exibir um exemplo de uma folha de dados em um formulário

Arrastar e soltar uma folha de dados em um formulário

Inserir uma folha de dados em um formulário existente usando o modo layout

Inserir uma folha de dados em um formulário existente usando o modo Design

Entender as diferenças entre um formulário dividido e um formulário que contém uma folha de dados

Exibir um exemplo de uma folha de dados em um formulário

Suponha que você queira criar um formulário que mostre dados sobre categorias de produto e também todos os produtos dentro dessas categorias. Os dados na tabela Categorias representam o lado "um" da relação e os dados na tabela produtos representam o lado "muitos" da relação. Cada categoria pode ter muitos produtos.

Formulário que contém subformulário

1. O formulário principal mostra os dados do lado "um" da relação.

2. a folha de dados mostra os dados do lado "muitos" da relação.

Arrastar e soltar uma folha de dados em um formulário

A maneira mais rápida de adicionar uma folha de dados existente a um formulário é abrir o formulário no modo Design e, em seguida, clicar, segurar e arrastar um formulário de folha de dados existente do painel de navegação para a área de design do formulário.

Se você configurou as relações corretamente antes de iniciar este procedimento, o Access define automaticamente os campos filho do link e as propriedades de campos do mestre do link com os valores corretos que farão o link do formulário principal para a folha de dados.

As propriedades meus campos filho de link e vincular campos mestre estão em branco

Se o Access não puder determinar como vincular o controle de subformulário ao formulário principal, ele deixará as propriedades vincular campos filho e vincular campos mestre do controle do subformulário em branco. Você deve definir essas propriedades manualmente.

Inserir uma folha de dados em um formulário existente usando o modo layout

Se já definiu as relações entre as tabelas no banco de dados, você pode adicionar rapidamente uma folha de dados a um formulário existente usando o modo de exibição layout. Quando você adiciona um campo do lado "muitos" de uma relação a um formulário que se baseia no lado "um" da relação, o Access cria automaticamente uma folha de dados para exibir os registros relacionados.

  1. Abra o formulário existente no modo layout clicando com o botão direito do mouse no painel de navegação e, em seguida, clicando em modo layout no menu de atalho.

    Se o painel lista de campos não for exibido:

    • Pressione ALT+F8.

      —ou—

      Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

      Observe que o painel lista de campos divide as tabelas em seções: campos disponíveis para esse modo de exibição e, abaixo disso, campos disponíveis em tabelas relacionadas. Na parte inferior do painel lista de campos , todas as outras tabelas que não estão diretamente relacionadas à tabela principal são listadas em campos disponíveis em outras tabelas.

  2. Na seção campos disponíveis em tabelas relacionadas , expanda a tabela que contém o primeiro campo que você deseja em sua folha de dados e arraste o campo para o formulário. O Access cria uma folha de dados e adiciona o campo a ela.

  3. Para adicionar mais campos à nova folha de dados, primeiro você deve clicar na folha de dados para selecioná-lo. Observe que o Access reorganiza o painel lista de campos para que os campos disponíveis para a folha de dados fiquem na parte superior. Na seção campos disponíveis para este modo de exibição , arraste todos os outros campos que você deseja para a folha de dados. À medida que você arrasta cada campo para a folha de dados, o Access desenha uma barra de inserção para mostrar onde o campo será inserido quando você soltar o botão do mouse.

  4. Continue adicionando campos ao formulário principal ou à folha de dados clicando primeiro no formulário ou na folha de dados principal para selecioná-lo e, em seguida, arrastando o campo do painel lista de campos .

Os campos disponíveis na seção outras tabelas do painel lista de campos contém tabelas que não estão diretamente relacionadas à tabela ou consulta na qual o formulário selecionado se baseia. Se você tiver definido todas as relações de tabela válidas na janela relações, os campos dos campos disponíveis em outras tabelas provavelmente não serão seleções válidas para o formulário que você está criando. Se você arrastar um campo desta seção para o formulário, o Access exibirá a caixa de diálogo especificar relação . Você deve inserir o (a) campo (ou campos) que relacionam as duas tabelas antes de prosseguir. Se você fizer isso, o painel lista de campos não será mais classificado em seções de acordo com as relações predefinidas. Pode ser melhor clicar em Cancelar nesta caixa de diálogo e reexaminar as relações da tabela. Para obter mais informações sobre relações, confira o artigo criar, editar ou excluir uma relação.

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Inserir uma folha de dados em um formulário existente usando o modo Design

Use este procedimento para adicionar uma folha de dados baseada diretamente em uma tabela ou consulta a um formulário existente no modo de exibição de design.

  1. Abra o formulário no modo Design clicando com o botão direito do mouse no formulário no painel de navegação e, em seguida, clicando em modo Design.

  2. Na guia design , no grupo controles , se a ferramenta usar assistentes de controle estiver selecionada, clique nela para que ela não seja selecionada.

    Imagem do botão

    Por quê?

    Se usado, o assistente de controle de subformulário cria um objeto de formulário separado e baseia o controle de subformulário nesse objeto de formulário. Por outro lado, esse procedimento cria uma folha de dados baseada diretamente em uma tabela ou consulta, e não em um formulário.

  3. Na guia Design, no grupo Controles, clique no botão Subformulário/Sub-relatório.

  4. Na grade de design de formulário, clique no local onde você deseja inserir a folha de dados.

  5. Reposicione e redimensione o controle de subformulário arrastando as alças nas bordas e nos cantos do controle.

  6. Edite o rótulo anexado para o controle de subformulário clicando primeiro no rótulo, clicando duas vezes nele para selecionar o texto e, em seguida, digitando um novo rótulo. Se preferir excluir o rótulo, clique na etiqueta uma vez e pressione DELETE.

  7. Se a folha de propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

  8. Se o controle de subformulário não estiver selecionado no momento, clique nele uma vez para selecioná-lo.

  9. Na guia dados da folha de propriedades, clique na lista suspensa objeto de origem e, em seguida, clique na tabela ou consulta que você deseja exibir na folha de dados. Por exemplo, se você quiser exibir dados da tabela pedidos, clique em tabela. pedidos.

  10. Se você configurou as relações corretamente antes de iniciar este procedimento, o Access define automaticamente os campos filho do link e as propriedades de campos do mestre do link com os valores corretos que farão o link do formulário principal para a folha de dados.

    As propriedades meus campos filho de link e vincular campos mestre estão em branco

    Se o Access não puder determinar como vincular o controle de subformulário ao formulário principal, ele deixará as propriedades vincular campos filho e vincular campos mestre do controle do subformulário em branco. Você deverá definir essas propriedades manualmente fazendo o seguinte:

    1. Abra o formulário principal no modo Design.

    2. Clique em um controle de subformulário uma vez para selecioná-lo.

    3. Se a folha de propriedades não for exibida no momento, pressione F4.

    4. Na guia dados da folha de propriedades, clique em (...) ao lado da caixa de propriedade vincular campos filho .

      A caixa de diálogo Vinculador de Campo de Subformulário é exibida.

    5. Nas listas suspensas campos mestres e campos filho , selecione os campos com os quais você deseja vincular os formulários. Se você não tiver certeza de quais campos usar, clique em sugerir para que o Access determine os campos de vinculação. Ao terminar, clique em OK.

      Se você não vir o campo que deseja usar para vincular os formulários, talvez seja necessário editar a fonte de registro do formulário mestre ou filho para ter certeza de que o campo está nele. Por exemplo, se o formulário for baseado em uma consulta, certifique-se de que o campo de vinculação esteja presente nos resultados da consulta.

    6. Salve o formulário principal e alterne para o modo formulário para verificar se o formulário funciona como esperado.

  11. Salve o formulário clicando em salvar na barra de ferramentas de acesso rápido ou pressionando CTRL + S.

  12. Alterne para o modo Formulário e verifique se a folha de dados funciona da maneira esperada.

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Entender as diferenças entre um formulário dividido e um formulário que contém uma folha de dados

Um formulário que contém uma folha de dados exibe dados de fontes de dados diferentes (mas geralmente relacionadas). Por exemplo, um formulário pode mostrar funcionários, e pode ter uma folha de dados que mostra todas as tarefas atribuídas a cada funcionário. A folha de dados tem uma fonte de dados diferente do formulário que o contém. Por outro lado, um formulário dividido tem duas seções (um formulário e uma folha de dados), mas os mesmos dados são exibidos nas duas seções. As duas seções acompanham umas as outras e dão a você dois diferentes modos de exibição de seus dados ao mesmo tempo.

Para obter mais informações sobre como criar e trabalhar com um formulário dividido, confira o artigo criar um formulário dividido.

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