Implementar Gerenciamento de Registros

Criar um site da Central de Registros

É recomendável que você crie uma Central de Registros como um conjunto de sites de nível superior, e não como um subsite. Para criar um conjunto de sites, você deve ser membro do grupo Administradores de Farm do SharePoint no computador que esteja executando o site da Administração Central do SharePoint.

No SharePoint Online, você pode criar um site da Central de Registros a partir do seu site de nível superior SharePoint site. Clique em + Criar sitee, em seguida, comece na etapa 4 abaixo.

1. Inicie SharePoint Administração Central 2013 ou 2016.

   • Para o Windows Server 2008 R2:

     • Clique em Iniciar , clique em Produtos microsoft SharePoint 2013 ou Produtos microsoft SharePoint 2013e clique em SharePoint Administração Central 2013 ou SharePoint Administração Central 2016.

   • Para o Windows Server 2012:

     • Na tela Inicial, clique SharePoint Administração Central 2013 ou SharePoint Administração Central 2016.

       Se SharePoint Administração Central 2013 ou SharePoint Administração Central 2016 não estiver na tela Inicial:

     • Clique com obotão direito do mouse em Computador,clique em Todos os aplicativos e clique SharePoint Administração Central 2013 ou SharePoint Administração Central 2016.

2. No site Administração Central, na seção Gerenciamento de Aplicativos, clique em Criar conjuntos de sites.

3. Na página Criar Conjunto de Sites, na seção Aplicativo Web, se o aplicativo Web no qual você deseja criar o conjunto de sites não estiver selecionado, clique na seta para baixo. No menu Aplicativo Web, clique em Alterar Aplicativo Webe clique no aplicativo Web no qual você deseja criar o conjunto de sites.

4. Na seção Título e Descrição, digite o título e uma descrição para o conjunto de sites.

5. Na seção Endereço do Site, selecione o caminho a ser usado para a URL (por exemplo, um caminho de inclusão de caractere curinga como /sites/ou o diretório raiz (/)).

   Se você selecionar um caminho de inclusão de curinga, também deverá digitar o nome do site para usar na URL do seu site.

6. Na seção Seleção de Modelo, na lista Selecionar versão da experiência selecione a versão da experiência do SharePoint para os modelos que você deseja usar.

   Selecione a versão de experiência se quiser que o conjunto de sites pareça e execute como um conjunto de sites no SharePoint Server. Um conjunto de sites que usa uma versão de experiência anterior é executado em uma versão posterior do SharePoint, mas a interface do usuário e a experiência do usuário do conjunto de sites refletirão a versão anterior. Um conjunto de sites que pode ser atualizado a qualquer momento para a versão de experiência mais recente.

7. Na seção Seleção de Modelo, selecione a guia Empresa e clique em Central de Registros.

8. Na seçãoAdministrador do Conjunto de Sites Principal, digite o nome de usuário (no formato DOMÍNIO\nomedeusuário) do usuário que será o administrador do conjunto de sites.

9. Na seção Administrador do Conjunto de Sites Secundário, digite o nome de usuário para o administrador do conjunto de sites secundário. Designar um administrador de conjunto de sites secundário é uma prática recomendada para garantir que uma pessoa possa gerenciar o conjunto de sites quando não houver um administrador de conjunto de sites principal.

10. Se você está usando cotas para gerenciar armazenamento para conjuntos de sites, na seção Modelo de Cota, clique em um modelo na lista Selecionar um modelo de cota.

11. Clique em OK.

Criar bibliotecas ou listas para gerenciar registros

As bibliotecas e listas são elementos importantes no gerenciamento de registros. Elas servem como gabinetes de arquivos para cada tipo de registro que você deseja armazenar ou gerenciar. A associação de tipos de conteúdo (explicado posteriormente) a bibliotecas e listas ajuda mais a categorizar seus registros. Recomenda-se criar uma biblioteca ou lista de documentos para cada tipo de conteúdo em seu plano de arquivamento de registros.

Adicionar um tipo de conteúdo existente a uma lista ou biblioteca

Quando um tipo de conteúdo é adicionado a uma lista ou biblioteca, é possível que essa lista ou biblioteca contenha itens desse tipo. Quando registros são enviados à Central de Registros, eles são roteados para a lista ou biblioteca relevante com base no tipo de conteúdo do documento.

Início da página

Criar e adicionar colunas de site a listas, bibliotecas ou tipos de conteúdo

As colunas ajudam você a agrupar, categorizar e acompanhar registros ou outros itens. Uma coluna de site define um item de metadados que pode ser associado a um tipo de conteúdo, uma lista ou uma biblioteca. Por exemplo, talvez você queira adicionar colunas de site para definir o “autor” ou a “data de conclusão”. Adicione uma coluna de site a um tipo de conteúdo de registros para armazenar um item de metadados que é enviado com um registro ou para adicionar metadados para ajudar a gerenciar o registro.

Criar uma coluna de site

1. No site da Central de Registros, clique em Configurações e clique em Site Configurações.

   Em um Microsoft Office SharePoint Online conectado a um grupo, clique em Configurações,clique em Conteúdo do Sitee clique em Site Configurações.

2. Na página Site Configurações, em Galerias de Web Designer,clique em Colunas de site.

3. Na página Colunas do Site, clique em Criar.

4. Na página Nova Coluna do Site, na seção Nome e Tipo, na caixa Nome da coluna, digite o nome desejado.

5. Selecione o tipo de informações que deseja armazenar na coluna — por exemplo, moeda, data e hora ou texto.

6. Na seção Grupo, selecione um grupo existente no qual a nova coluna do site será armazenada ou selecione Novo grupo para criar um novo grupo para armazenar a coluna. Os grupos oferecem uma maneira de organizar colunas e facilitam a localização delas.

Na seção Definições de Coluna Adicional, selecione as configurações adicionais de colunas desejadas. As opções disponíveis nessa seção são diferentes dependendo do tipo de coluna que você seleciona na seção Nome e Tipo. Por exemplo, se o tipo de informação para armazenar em uma coluna for Opção, você poderá definir as opções para enumerar na seção Definições de Coluna Adicional.

1. Clique em OK.

Adicionar uma coluna de site a um tipo de conteúdo de registros

1. Na home page do site da Central de Registros, clique em Configurações e clique em Site Configurações.

   Em um Microsoft Office SharePoint Online conectado a um grupo, clique em Configurações,clique em Conteúdo do Sitee clique em Site Configurações.

2. Na seção Galerias do Web Designer, clique em Tipos de conteúdo do site.

3. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no tipo que você deseja configurar.

4. Depois de ter selecionado um tipo de conteúdo de site do site pai ou ter criado um novo tipo de conteúdo de site, na página de tipo de conteúdo de site selecionado, na seção Colunas, clique em Adicionar a partir de colunas de site existentes.

5. Na página Adicionar Colunas ao Tipo de Conteúdo, na seção Selecionar Colunas, selecione o grupo que deseja filtrar na lista Selecionar colunas de.

6. Selecione a coluna que você deseja adicionar na lista Colunas disponíveis e clique em Adicionar.

7. Na seção Atualizar Listas e Tipos de Conteúdo de Site, especifique se os tipos de conteúdo de site filho que herdam desse tipo de conteúdo serão atualizados com suas alterações.

8. Após concluir a adição das colunas desejadas, clique em OK.

Início da página

Criar políticas de gerenciamento de informações para registros

Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. As políticas de gerenciamento de informações permitem que as organizações controlem e acompanhem coisas como o tempo pelo qual o conteúdo é retido ou quais ações os usuários podem executar com esse conteúdo.

Adicionar recursos de política à política de gerenciamento de informações

Os recursos de política que você pode adicionar a uma política de informações são rótulos, auditoria, expiração e códigos de barra.

Adicionar um recurso de política de retenção a uma política de gerenciamento de informações

1. Na página Editar Política, marque a caixa de seleção Habilitar Retenção.

2. Clique em Adicionar um estágio de retenção e selecione uma das opções de período de retenção a seguir para especificar quando os documentos expiram: para definir a data de expiração com base em uma propriedade de data, selecione Este estágio é baseado em uma propriedade de data no item e selecione a ação (Criado ou Modificado) e o período (dias, meses ou anos).

3. Digite um valor na caixa entre as listas para especificar o período de tempo.

4. Selecione uma ação que deve ocorrer quando o documento expira.

5. Se você deseja que a ação selecionada se repita, marque a caixa de seleção na seção Recorrente e selecione o período de recorrência.

6. Clique em OK.

Início da página

Adicionar um recurso de política de auditoria a uma política de gerenciamento de informações

1. Na página Editar Política, na seção Auditoria, selecione Habilitar auditoria e, em seguida, marque as caixas de seleção ao lado dos eventos para os quais deseja manter uma trilha de auditoria.

2. Clique em OK.

   Observação: Para exibir os logs de auditoria, na página Configurações do Conjunto de Sites, clique em Relatórios do log de auditoria e selecione o relatório a ser exibido.

Adicionar um recurso de política de código de barras a uma política de gerenciamento de informações

1. Na página Editar Política, na seção Códigos de Barras, selecione Habilitar Códigos de Barras.

2. Marque a caixa de seleção Avisar usuários para inserir um código de barras… se desejar que os aplicativos clientes do Office exijam que os usuários insiram um código de barras em seus documentos.

Adicionar um recurso de política de rótulo a uma política de gerenciamento de informações

1. Na página Editar Política, na seção Rótulos, marque a caixa de seleção Habilitar Rótulos.

2. Para exigir que os usuários insiram um rótulo antes de salvar ou imprimir um documento, selecione Avisa aos usuários para inserir um rótulo antes de salvar ou imprimir.

3. Para impedir que os rótulos sejam alterados depois de adicionados, selecione Impedir alterações aos rótulos depois de adicionados.

4. Na caixa Formato do rótulo, digite o texto do rótulo como deseja que ele seja exibido. Você pode usar qualquer combinação de texto fixo ou propriedades de documento, exceto propriedades calculadas ou internas, como um GUID (identificador global exclusivo) ou Criado por. Para iniciar uma nova linha, use a sequência de caractere \n.

5. Selecione uma fonte, um tamanho de fonte, um estilo de fonte e uma justificação para o texto do rótulo.

6. Digite a altura do rótulo em polegadas na caixa Altura e a largura do rótulo em polegadas na caixa Largura.

7. Clique em Atualizar para exibir as alterações.

8. Clique em OK.

Ativar o gerenciamento de registros in-loco no nível de conjunto de sites

A primeira etapa na configuração de um sistema de gerenciamento de registros in-loco é ativar o recurso no nível do conjunto de sites. A ativação do recurso habilita o comando Declarar/Não Declarar Registro na faixa de opções.

1. No nível superior mais alto do site, clique em Configurações e clique em Site Configurações.

   Em um Microsoft Office SharePoint Online conectado a um grupo, clique em Configurações,clique em Conteúdo do Sitee clique em Site Configurações.

2. Em Administração do Conjunto de Sites, clique em Recursos do conjunto de sites.

3. Ao lado de Gerenciamento de Registros In-loco, clique em Ativar.

Configurar definições de declaração de registro no nível de conjunto de sites

1. No nível superior mais alto do site, clique em Configurações e clique em Site Configurações.

   Em um Microsoft Office SharePoint Online conectado a um grupo, clique em Configurações,clique em Conteúdo do Sitee clique em Site Configurações.

2. Em Administração do Conjunto de Sites, clique em Configurações da declaração de registros.

3. Na página Configurações da Declaração de Registros, se você desejar colocar uma restrição no que pode ser feito com os itens que foram declarados como registros, selecione uma das opções na seção Restrições de Registro.

4. Na seção Disponibilidade da Declaração de Registros, escolha se a declaração manual de registros deve estar disponível em listas e bibliotecas por padrão. Se você escolher a opção Indisponível em todos os locais, por padrão, os registros só poderão ser declarados por meio de uma política ou de um fluxo de trabalho.

5. Na seção Funções da Declaração, selecione as funções que podem declarar ou cancelar a declaração de registros manualmente.

6. Selecione OK.

Configurar definições de declaração de registro no nível de lista ou biblioteca

Você pode ter mais controle sobre onde os itens podem ser declarados como registros configurando declarações de registro para uma lista ou biblioteca. Ao configurar uma lista ou biblioteca para declaração de registro, você pode ter itens declarados automaticamente como registros quando eles forem adicionados à lista ou biblioteca.

1. Na lista ou biblioteca onde você deseja configurar as configurações da declaração de registro, clique na guia Biblioteca ou Lista na faixa de opções e clique em Biblioteca Configurações ou ListarConfigurações .

   Em SharePoint Online, clique em Configurações e clique em Listar configurações ou Configurações de Biblioteca.

2. Na página Configurações da Biblioteca/Lista de Documentos, em Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações da declaração de registros.

3. Na seção Disponibilidade da Declaração Manual de Registros, selecione:

4. Se deseja que a lista ou biblioteca use as configurações da declaração de registro padrão usadas pelo conjunto de sites,

5. se os usuários devem sempre ser permitidos a declarar manualmente itens como registros para a lista ou biblioteca, ou

6. se os usuários nunca podem declarar manualmente registros dentro da lista ou biblioteca.

7. Na seção Declaração Automática, marque a caixa de seleção se deseja que todos os itens adicionados à lista ou biblioteca sejam automaticamente declarados como registros.

8. Clique em OK.

Início da página