Habilitar e configurar controle de versão para uma biblioteca do SharePoint

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Uma das muitas decisões que você deve fazer ao configurar uma biblioteca com o controle de versão. Deseja reter as versões de cada item ou arquivo cada vez que ele for editado? Em caso afirmativo, quantas versões? Você só quer controlar as versões principais ou as versões principais e secundárias? Deseja que todos os usuários do site Vejam todas as versões de rascunho ou fiquem visíveis somente para o remetente e pessoas com permissões de design ou controle total? A decisão que você faz em cada um desses casos depende do tipo e da importância de itens e arquivos nas bibliotecas, a finalidade de cada item ou arquivo, as necessidades do seu grupo de usuários e o nível de segurança que você deve manter.

Neste artigo

Por que habilitar o controle de versão?

Configurações de controle de versão – como funcionam

Habilitar o controle de versão em uma biblioteca

Remover o controle de versão de uma biblioteca

Vídeo: habilitar o controle de versão em uma biblioteca

Por que habilitar o controle de versão?

Quando o controle de versão está habilitado em bibliotecas, você pode controlar e gerenciar informações conforme ele evolui. Você pode examinar versões anteriores e recuperá-las, se necessário. Isso é muito útil, por exemplo, se um arquivo for corrompido ou quando as pessoas perceberem que as versões anteriores de um arquivo podem ser mais precisas do que mais tarde. Algumas organizações retêm várias versões de seus arquivos por motivos legais ou auditorias. Por padrão, o controle de versão está desativado. Para ativá-la e implementar suas decisões de controle de versão, você deve ter permissões toTais ou de design.

Você também pode querer controlar as versões principais e secundárias de um arquivo. Isso é útil, por exemplo, se você quiser ver como uma opinião jurídica está evoluindo ou o que o raciocínio está atrás de um novo programa que está em desenvolvimento no momento. UMA versão principal pode sinalizar que um documento está pronto para ser revisado por um grande público, enquanto a versão secundária (rascunho) é um trabalho em andamento e ainda não está pronto para circulação ampla.

UMA versão principal é aquela que mudou significativamente desde a última versão principal e é identificada por um número inteiro, como as versões principais do 2,0 geralmente são visíveis para todas as pessoas que têm acesso à biblioteca. UMA versão secundária é aquela que tinha apenas alterações modestos desde a última versão principal. Ele é identificado por um número decimal, como 2,1. Em geral, as versões secundárias são visíveis apenas para aqueles que estão fazendo as alterações e para aqueles com permissão total de controle ou design. No enTanto, você pode configurar a biblioteca para permitir que todos os usuários do site vejam todos os rascunhos disponíveis.

Observação:  As versões primárias e secundárias estão disponíveis somente para bibliotecas, não para listas.

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Configurações de controle de versão – como funcionam

A caixa de diálogo configurações de controle de versão contém quatro seções principais, algumas das quais não estão estritamente envolvidas com o controle de versão. Cada seção requer decisões quando você configura uma biblioteca. Naturalmente, se você tiver as permissões necessárias, poderá alterar as configurações em uma data posterior.

  • Seção aprovação de conteúdo   . Use esta seção para decidir se precisa de aprovação de conteúdo para itens que são enviados para a biblioteca.

  • Seção Histórico de versão do documento   . Use esta seção para selecionar as várias opções de controle de versão disponíveis. A tabela a seguir lista cada opção e o impacto de sua escolha.

Seleção

Impacto

Sem controle de versão

Somente a versão atual de um item ou arquivo está disponível para os usuários do site. Essa é a configuração padrão

Criar versões principais

As versões são criadas e retidas para cada versão principal. As versões secundárias não são criadas nem mantidas.

Criar versões principais e secundárias (rascunho)

As versões principais e secundárias são criadas e controladas no check-in de arquivo. A pessoa que está trabalhando no arquivo deve indicar, no check-in, se o arquivo é uma versão principal ou secundária.

Manter o seguinte número de versões principais

Se a caixa de seleção dessa configuração opcional estiver selecionada, o número abaixo indicará quantas versões principais são mantidas na biblioteca. Se, por exemplo, esse número for 25, a versão mais antiga será excluída quando a versão 26th for criada. Em seguida, somente as versões 2-26 estão disponíveis. Você pode gerenciar sua biblioteca com mais facilidade se impedir que o número de versões seja proliferado. No enTanto, se for importante manter cada versão ou um grande número de versões, aplique um limite muito alto ou nenhum limite.

Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais

Se essa configuração opcional estiver selecionada, o número na caixa determinará quantas versões de rascunho são mantidas. Por exemplo, você pode decidir que deseja manter as 25 versões principais, mas precisa apenas de rascunhos para as cinco versões mais recentes. A menos que você tenha uma exigência legal ou outro requisito especial, provavelmente não precisa manter todos os rascunhos para todas as versões principais.

  • Seção segurança do item de rascunho   . Use esta seção para determinar quem deve ver os itens de rascunho na biblioteca. Você pode permitir que qualquer usuário com permissões de leitura na biblioteca as visualize, ou pode restringir o modo de exibição somente para os usuários que podem editar itens ou apenas para o autor do item e para as pessoas que podem aprovar itens. Se você optar por restringir o modo de exibição, somente os visualizadores designados poderão ver as versões secundárias (rascunhos). Outros usuários visualizam apenas as versões principais.

  • Requer a seção check-out   . Use esta seção para especificar se os usuários devem fazer check-out de arquivos para que eles possam alterá-los.

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Habilitar o controle de versão em uma biblioteca

  1. Navegue até a biblioteca na qual você planeja trabalhar. Se o nome da biblioteca não aparecer no painel início rápido, clique em todo o conteúdo do site e selecione o nome da sua biblioteca.

  2. Na faixa de opções, no grupo ferramentas de biblioteca, clique na guia biblioteca.

  3. Clique em configurações da biblioteca Botão Configurações da Biblioteca na faixa de opções Biblioteca do SharePoint Foundation .

  4. Na página configurações da biblioteca, em configurações gerais, clique em configurações de controle de versão. A caixa de diálogo configurações de controle de versão é aberta.

  5. Na seção histórico de versão do documento, selecione uma das seguintes opções:

    • Criar versões principais – se você selecionar isso, poderá definir um limite para o número de versões principais.

    • Criar versões principais e secundárias (rascunho) – se você selecionar isso, poderá definir um limite para o número de versões principais e o número de versões para as quais deseja manter os rascunhos.

  6. Opcional: limite o número de versões que você deseja manter.

    • Marque a caixa de seleção manter o seguinte número de versões principais se quiser limitar o número de versões que são retidas em sua biblioteca. Caso contrário, não o Selecione. Na caixa imediatamente abaixo da caixa de seleção, insira o número de versões que deseja manter.

    • Marque a caixa de seleção manter rascunhos para o seguinte número de versões principais se quiser limitar o número de rascunhos que você retém. Essa opção está disponível somente quando a opção criar versões principais e secundárias (rascunho) está selecionada. Na caixa imediatamente abaixo da caixa de seleção, insira o número de versões para as quais você deseja manter os rascunhos.

  7. Opcional: Determine quais usuários devem ter permissão para ver os itens de rascunho na biblioteca de documentos. Na seção segurança do item de rascunho, selecione uma das seguintes opções.

    • Qualquer usuário que possa ler itens. Selecione esta opção para permitir o acesso a qualquer pessoa que tenha permissões de leitura para o site. Essa opção está disponível quando criar versões principais e secundárias (rascunho) está selecionada na seção histórico de versão do documento.

    • Somente usuários que podem editar itens. Selecione essa opções para restringir o modo de exibição de rascunhos àqueles que têm permissões para editar. Essa opção está disponível quando criar versões principais e secundárias (rascunho) está selecionada na seção Histórico de versão do documento.

    • Apenas os usuários que podem aprovar itens (e o autor do item). Selecione esta caixa de seleção para restringir o modo de exibição apenas ao autor original do item e àqueles que têm permissões para aprovar itens na biblioteca. Essa opção está disponível quando a seção aprovação de conteúdo está definida como Sim.

  8. Opcional: Determine se você deseja exigir check-out nesta biblioteca. O padrão é não exigir. Se você quiser alterar o padrão, selecione Sim na seção exigir check-out.

  9. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo e retornar à página de configurações da biblioteca de documentos.

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Remover o controle de versão de uma biblioteca

Você pode determinar, após um pouco, que o controle de versão não é necessário para sua biblioteca. Se você tiver permissões controle total ou design, poderá remover o controle de versão da biblioteca.

  1. Navegue até a biblioteca na qual você planeja trabalhar. Se o nome da biblioteca não aparecer no painel início rápido, clique em todo o conteúdo do site e selecione o nome da sua biblioteca.

  2. Na faixa de opções, no grupo ferramentas de biblioteca, clique na guia biblioteca.

  3. Clique em configurações da biblioteca Botão Configurações da Biblioteca na faixa de opções Biblioteca do SharePoint Foundation .

  4. Na página configurações da biblioteca, em configurações gerais, clique em configurações de controle de versão.

  5. Na seção histórico de versão do documento da caixa de diálogo configurações de controle de versão, selecione sem controle de versão. Isso remove as entradas que você criou anteriormente nesta seção.

  6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo e retornar à página de configurações da biblioteca de documentos.

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Vídeo: habilitar o controle de versão em uma biblioteca

Nesta demonstração de vídeo, você verá como habilitar e configurar o controle de versão em uma biblioteca. Além disso, você também verá como outras configurações, como check-out necessário ou aprovação necessária, afeta a forma como o controle de versão funciona em uma biblioteca.

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