Habilitar e configurar controle de versão para uma biblioteca do SharePoint

Uma das muitas decisões que você deve tomar quando configurar uma biblioteca do SharePoint refere-se ao controle de versão. Deseja manter as versões de cada item ou arquivo toda vez que ele for editado? Em caso positivo, quantas versões? Deseja controlar somente as principais versões ou as versões principais e secundárias? Deseja que todos os usuários do site vejam todas as versões de rascunho, ou elas devem ficar visíveis somente para o originador e as pessoas com permissões de Design ou Controle Total? A decisão que você tomar em cada um desses casos depende do tipo e da importância dos itens e arquivos nas bibliotecas, da finalidade de cada item ou arquivo, das necessidades do grupo de usuários e do nível de segurança que você deve manter.

Neste artigo

Por que habilitar o controle de versão?

Configurações de controle de versão – como funciona

Habilitar o controle de versão em uma biblioteca do SharePoint

Remover o controle de versão de uma biblioteca do SharePoint

Por que habilitar o controle de versão?

Quando o controle de versão é habilitado nas bibliotecas do SharePoint, você pode acompanhar e gerenciar as informações conforme evolui. É possível procurar versões anteriores e recuperá-las, se necessário. Isso é muito útil, por exemplo, se um arquivo for corrompido ou quando as pessoas perceberem que as versões anteriores de um arquivo são mais precisas do que as posteriores. Algumas organizações mantêm várias versões de seus arquivos por motivos legais e fins de auditoria. Por padrão, o controle de versão é desativado. Para ativá-lo e implementar suas decisões de controle de versão, você deve ter as permissões de Controle Total ou Design.

Você também pode querer acompanhar as versões principais e secundárias de um arquivo. Isso é útil, por exemplo, se você deseja ver como uma opinião legal está evoluindo ou qual é o pensamento por trás de um novo programa que está em desenvolvimento atualmente. Uma versão principal pode sinalizar que um documento está pronto para revisão para uma grande audiência, enquanto a versão secundária (rascunho) é um trabalho em andamento e ainda não está pronto para grande circulação.

A versão principal é aquela que foi alterada significativamente desde a última versão principal e é identificada por um número inteiro, como 2.0. Geralmente, as versões principais são visíveis para todas as pessoas que têm acesso à biblioteca. A versão secundária é aquela que teve somente alterações modestas desde a última grande alteração. Ela é identificada por um número decimal, como 2.1. Em geral, as versões secundárias são visíveis somente para aqueles que estão fazendo as alterações e para os que têm permissão de Controle Total ou Design. Entretanto, você pode configurar a biblioteca para permitir que todos os usuários do site vejam todos os rascunhos disponíveis.

Observação:  As versões primárias e secundárias estão disponíveis somente para bibliotecas, não para listas.

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Configurações de controle de versão – como funciona

A caixa de diálogo Configurações de Controle de Versão contém quatro seções principais, algumas delas não estão envolvidas somente com controle de versão. Cada seção requer decisões quando você configura uma biblioteca. É claro que se você tiver as permissões necessárias, poderá alterar as configurações em uma data posterior.

Seleção

Impacto

Sem controle de versão

Somente a versão atual de um item ou arquivo está disponível para os usuários do site. É a configuração padrão.

Criar versões principais

As versões são criadas e mantidas para cada versão principal. As versões secundárias não são criadas nem mantidas.

Criar versões principais e secundárias (rascunho)

As versões principais e secundárias são criadas e acompanhadas com o check-in de arquivo. A pessoa que está trabalhando no arquivo deve indicar, ao fazer check-in, se o arquivo é uma versão principal ou secundária.

Manter o seguinte número de versões principais

Se a caixa de seleção dessa configuração opcional estiver marcada, o número abaixo dela indica quantas versões principais são mantidas na biblioteca. Se, por exemplo, esse número for 25, a versão mais antiga será excluída quando a 26ª versão for criada. Então, somente as versões 2-26 estão disponíveis. Você pode gerenciar sua biblioteca mais facilmente se evitar que o número de versões prolifere. Entretanto, se for importante manter todas as versões, ou um grande número de versões, aplique um limite muito alto ou nenhum limite.

Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais

Se esta configuração opcional for selecionada, o número na caixa determina quantas versões de rascunho são mantidas. Por exemplo, você pode decidir que deseja manter 25 versões principais, mas somente exige rascunhos para as cinco versões mais recentes. A menos que você tenha um requisito legal ou especial, provavelmente não precisa manter todos os rascunhos de todas as versões principais.

  • Seção Segurança do Item de Rascunho   . Use esta seção para determinar quem deve ver itens de rascunho na biblioteca. Você pode permitir que qualquer usuário que tenha permissões de Leitura exiba a biblioteca, ou pode restringir a exibição somente para os usuários que podem editar itens ou somente para o autor do item e as pessoas que podem aprovar itens. Se você optar por restringir a exibição, somente os visualizadores designados poderão ver as versões secundárias (rascunhos). Os outros usuários veem somente as versões principais.

  • Seção Requer Check-Out   . Use esta seção para especificar se os usuários devem fazer check-out nos arquivos antes de fazerem alterações neles. Para obter mais informações, consulte Exigir check-out de arquivos em uma biblioteca do SharePoint.

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Habilitar o controle de versão em uma biblioteca do SharePoint

  1. Navegue até a biblioteca na qual você planeja trabalhar. Se o nome da biblioteca não aparecer no painel Início Rápido, clique em Todo o Conteúdo do Site e selecione o nome da biblioteca.

  2. Na faixa de opções, no grupo Ferramentas de Biblioteca, clique na guia Biblioteca.

  3. Clique em Configurações da Biblioteca Botão Configurações da Biblioteca na faixa de opções Biblioteca do SharePoint Foundation .

  4. Na página Configurações da Biblioteca, em Configurações Gerais, clique em Configurações de controle de versão. A caixa de diálogo Configurações de controle de versão é aberta.

  5. Na seção Histórico de Versão do Documento, selecione uma das seguintes opções:

    • Criar versões principais – se você selecionar esta opção, poderá definir um limite para o número de versões principais.

    • Criar versões principais e secundárias (rascunho) – se você selecionar esta opção, poderá definir um limite para o número de versões principais e o número de versões para o qual você deseja manter rascunhos.

  6. Opcional: limite o número de versões que deseja manter.

    • Marque a caixa de seleção Manter o seguinte número de versões principais se você deseja limitar o número de versões que são mantidas na sua biblioteca. Caso contrário, não marque. Na caixa imediatamente abaixo da caixa de seleção, insira o número de versões que deseja manter.

    • Marque a caixa de seleção Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais se você deseja limitar o número de rascunhos a ser mantido. Esta opção está disponível somente quando a opção Criar versões principais e secundárias (rascunho) está selecionada. Na caixa imediatamente abaixo da caixa de seleção, insira o número de versões para o qual deseja manter rascunhos.

  7. Opcional: determine quais usuários terão permissão de ver itens de rascunho na biblioteca de documentos. Na seção Segurança do Item de Rascunho, selecione uma destas opções:

    • Qualquer usuário que possa ler itens. Selecione para permitir o acesso a qualquer pessoa que tenha permissões de Leitura no site. Essa opção está disponível quando Criar versões principais e secundárias (rascunho) está selecionada na seção Histórico de Versão do Documento.

    • Apenas usuários que podem editar itens. Selecione para restringir a exibição de rascunhos às pessoas que têm permissões de edição. Essa opção está disponível quando Criar versões principais e secundárias (rascunho) está selecionada na seção Histórico de Versão do Documento.

    • Apenas usuários que podem aprovar itens (e o autor do item). Selecione para restringir a exibição a somente ao autor originador do item e às pessoas que têm permissões para aprovar itens na biblioteca. Essa opção está disponível quando a seção Aprovação de Conteúdo está definida como Sim.

  8. Opcional: determine se deseja exigir check-out nesta biblioteca. O padrão é não exigir. Se você deseja alterar o padrão, selecione Sim na seção Exigir Check-out. Para obter mais informações sobre como exigir check-out, consulte Exigir check-out de arquivos em uma biblioteca do SharePoint.

  9. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo e retornar à pagina Configurações da Biblioteca de Documentos.

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Remover o controle de versão de uma biblioteca do SharePoint

Você pode determinar, após um tempo, que o controle de versão não é realmente necessário para sua biblioteca do SharePoint. Se você tiver permissões de Controle Total ou Design, poderá remover o controle de versão da biblioteca.

  1. Navegue até a biblioteca na qual você planeja trabalhar. Se o nome da biblioteca não aparecer no painel Início Rápido, clique em Todo o Conteúdo do Site e selecione o nome da biblioteca.

  2. Na faixa de opções, no grupo Ferramentas de Biblioteca, clique na guia Biblioteca.

  3. Clique em Configurações da Biblioteca Botão Configurações da Biblioteca na faixa de opções Biblioteca do SharePoint Foundation .

  4. Na página Configurações da Biblioteca, em Configurações Gerais, clique em Configurações de controle de versão.

  5. Na seção Histórico de Versão do Documento da caixa de diálogo Configurações de Controle de Versão, selecione Sem Controle de Versão. Isso remove qualquer entrada que você tenha criado anteriormente nesta seção.

  6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo e retornar à pagina Configurações da Biblioteca de Documentos.

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