Guia para a criação de relatórios

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o Access oferece uma série de ferramentas que ajudam você a criar relatórios atraentes e fáceis de ler que apresentam os dados de uma maneira que atenda melhor às necessidades dos seus usuários. Você pode usar os comandos da guia criar para criar um relatório simples com um único clique. Você pode usar o assistente de relatório para criar um relatório mais complicado, ou pode criar um relatório adicionando todos os elementos de dados e formatação. Seja qual for o método que você escolher, você provavelmente fará pelo menos algumas alterações no design do relatório para que ele exiba os dados da maneira desejada. Este artigo descreve o processo geral de criação de um relatório e mostra como adicionar elementos de design específicos ao seu relatório.

Neste artigo

Decidir como dispor o relatório

Usar layouts de controle para alinhar seus dados

Adicionar ou remover seções de relatório ou cabeçalho de página e rodapé

Dicas para formatar tipos de dados diferentes

Decidir como dispor o relatório

Ao criar um relatório, você deve primeiro considerar como deseja que os dados sejam organizados na página e como os dados são armazenados no banco de dados. Durante o processo de design, você pode até mesmo descobrir que a organização dos dados nas tabelas não permitirá que você crie o relatório desejado. Isso pode ser uma indicação de que as tabelas não estão normalizadas — isso significa que os dados não são armazenados da maneira mais eficiente.

Fazer um esboço do seu relatório

Esta etapa não é necessária — você pode descobrir que o assistente de relatório do Access ou a ferramenta relatório (ambas estão disponíveis na guia criar , no grupo relatórios ) fornecem um design inicial suficiente para o seu relatório. No enTanto, se você decidir desenhar seu relatório sem usar essas ferramentas, talvez seja útil fazer um esboço preliminar do seu relatório em um pedaço de papel ao desenhar uma caixa em que cada campo vai e escrever o nome do campo em cada caixa. Você também pode usar programas como o Word ou o Visio para criar uma modelo do relatório. Seja qual for o método que você usa, certifique-se de incluir linhas suficientes para indicar como os dados se repetem.

Formulário concluído sobrepondo esboço preliminar

Por exemplo, você pode usar uma linha para informações do produto, várias linhas de repetição para as vendas do produto e, finalmente, uma linha de totais de vendas para o produto. Em seguida, a sequência será repetida para o próximo produto e assim por diante até o final do relatório. Ou, talvez o seu relatório seja uma listagem simples dos dados na tabela, nesse caso, o esboço pode conter apenas uma série de linhas e colunas.

Observação: Essa técnica também é muito útil se você estiver criando um relatório para outra pessoa. Nesse caso, a outra pessoa pode desenhar o esboço antes de começar a trabalhar.

Depois de criar o esboço, determine quais tabelas ou tabelas contêm os dados que você deseja exibir no relatório. Se todos os dados estiverem contidos em uma única tabela, você poderá basear o relatório diretamente nessa tabela. Com mais frequência, os dados que você deseja são armazenados em várias tabelas que você deve reunir em uma consulta, antes de exibi-la no relatório. A consulta pode ser incorporada na propriedade RecordSource do relatório ou você pode criar uma consulta separada e salva e baseá-la no relatório.

Decidir quais dados colocar em cada seção do relatório

Cada relatório tem uma ou mais seções de relatório. A seção uma que está presente em todos os relatórios é a seção de detalhes. Esta seção é repetida uma vez para cada registro na tabela ou consulta na qual o relatório se baseia. Outras seções são opcionais e são repetidas com menos frequência e geralmente são usadas para exibir informações comuns a um grupo de registros, uma página do relatório ou o relatório inteiro.

A tabela a seguir descreve onde cada seção está localizada e como a seção é normalmente usada.

Seção

Local

Conteúdo típico

Seção do cabeçalho do relatório

Aparece apenas uma vez, na parte superior da primeira página do relatório.

  • Título do relatório

  • Logotipo

  • Data atual

Seção rodapé do relatório

Aparecerá após a última linha de dados, acima da seção rodapé de página na última página do relatório.

Totais do relatório (somas, contagens, médias e assim por diante)

Seção cabeçalho da página

Aparece na parte superior de cada página do relatório.

  • Título do relatório

  • Número de página

Seção rodapé da página

Aparece na parte inferior de cada página do relatório.

  • Data atual

  • Número de página

Seção de cabeçalho de grupo

Aparece logo antes de um grupo de registros.

O campo que está sendo agrupado

Seção rodapé de grupo

Aparece logo após um grupo de registros.

Totais de grupo (somas, contagens, médias e assim por diante)

Para obter informações sobre como adicionar ou remover seções de cabeçalho e rodapé de relatório ou de cabeçalho e rodapé de página, consulte a seção Adicionar ou remover relatórios ou seções de cabeçalho e rodapé de página neste artigo. Você pode adicionar seções de cabeçalho e rodapé de grupo usando o painel Agrupar, classificar e total no modo de exibição de layout ou design.

Decidir como organizar os dados de detalhes

A maioria dos relatórios é organizada em um layout tabular ou empilhado, mas o Access oferece a flexibilidade para usar praticamente qualquer disposição de registros e campos que você desejar.

Layout tabular    Um layout tabular é semelhante a uma planilha. Os rótulos estão na parte superior, e os dados são alinhados em colunas abaixo das etiquetas. Tabular refere-se à aparência do tipo tabela dos dados. Esse é o tipo de relatório que o Access cria quando você clica em relatório no grupo relatórios da guia criar . O layout tabular é um bom para usar se o relatório tiver um número relativamente pequeno de campos que você deseja exibir em um formato de lista simples. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionário que foi criado usando um layout tabular.

O relatório Funcionários em layout tabular

Layout emPilhado    Um layout empilhado é semelhante a um formulário que você preenche quando abre uma conta bancária ou faz uma compra a partir de um revendedor online. Cada parte dos dados é rotulada e os campos são empilhados uns sobre os outros. Esse layout é bom para relatórios que contêm muitos campos para serem exibidos em um formato tabular — ou seja, a largura das colunas excederia a largura do relatório. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionário que foi criado usando um layout empilhado.

O relatório Funcionários em layout empilhado

Observação: No assistente de relatório, esse layout é conhecido como um layout de coluna.

Layout misto    Você pode misturar elementos de layouts tabulares e empilhados. Por exemplo, para cada registro, você pode organizar alguns dos campos em uma linha horizontal na parte superior da seção de detalhes e organizar outros campos do mesmo registro em um ou mais layouts empilhados abaixo da linha superior. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionário que foi criado usando um layout misto. Os campos ID, sobrenome e nome são organizados em um layout de controle tabular e os campos cargo e telefone comercial são organizados em um layout empilhado. Neste exemplo, as linhas de grade são usadas para fornecer uma separação visual dos campos para cada funcionário.

Relatório Funcionários com layout misto

Layout justificado    Se você usar o assistente de relatório para criar seu relatório, poderá optar por usar um layout justificado. Esse layout usa a largura total da página para exibir os registros da maneira mais compacta possível. É claro que você pode obter os mesmos resultados sem usar o assistente de relatório, mas ele pode ser um processo de painstaking para alinhar os campos exatamente. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionário que foi criado usando o layout justificado do assistente de relatório.

Relatório Funcionários com layout justificado

O layout justificado é um bom layout para usar se você estiver exibindo um grande número de campos no relatório. No exemplo anterior, se você usar um layout tabular para exibir os mesmos dados, os campos se estenderão para a borda da página. Se você usar um layout empilhado, cada registro ocupa muito mais espaço vertical, o que desperdiça o papel e torna o relatório mais difícil de ler.

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Usar layouts de controle para alinhar seus dados

Layouts de controle são guias que você pode adicionar a um relatório enquanto ele estiver aberto no modo de exibição de layout ou no modo Design. o Access adiciona layouts de controle automaticamente quando você usa o assistente de relatório para criar um relatório ou quando você cria um relatório clicando em relatório no grupo relatórios da guia criar . Um layout de controle é como uma tabela, cada célula que pode conter um rótulo, uma caixa de texto ou qualquer outro tipo de controle. A ilustração a seguir mostra um layout de controle tabular em um relatório.

Layout básico de controle tabular

As linhas laranjas indicam as linhas e colunas do layout de controle, e elas são visíveis somente quando o relatório está aberto no modo de exibição de layout ou design. Layouts de controle ajudam você a obter um alinhamento uniforme dos dados em linhas e colunas, e eles facilitam a adição, o redimensionamento ou a remoção de campos. Usando as ferramentas da tabela e dos grupos de posições na guia organizar (disponível no modo de exibição de layout ou Design), você pode alterar um tipo de layout de controle para outro, e você pode remover os controles dos layouts para que você possa posicionar o controla onde você desejar no relatório.

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Adicionar ou remover seções de relatório ou cabeçalho de página e rodapé

Conforme mencionado anteriormente neste artigo, os cabeçalhos e rodapés são seções de relatório que você pode usar para exibir informações comuns a todo o relatório ou para cada página de um relatório. Por exemplo, você pode adicionar uma seção de rodapé de página para exibir um número de página na parte inferior de cada página ou pode adicionar uma seção de cabeçalho de relatório para exibir um título para o relatório inteiro.

Adicionar seções de relatório ou cabeçalho de página e rodapé

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório que você deseja alterar e clique em modo Design no menu de atalho.

  2. Verifique quais seções já estão no relatório. As seções são separadas por barras horizontais sombreadas chamadas de seletores de seção. O rótulo em cada seletor de seção indica qual é a seção diretamente abaixo dela.

    Relatório no modo Design

    Cada relatório tem uma seção de detalhes e também pode conter cabeçalho de relatório, cabeçalho de página, rodapé de página e seções de rodapé de relatório. Além disso, se houver níveis de agrupamento no relatório, você poderá ver cabeçalhos de grupo ou rodapés (como o arquivo como cabeçalho mostrado na ilustração anterior). Por padrão, os cabeçalhos e rodapés de grupo são nomeados usando o nome do campo ou a expressão que é a base do grupo. Nesse caso, o nome do campo de agrupamento é "arquivar como".

  3. Para adicionar seções de cabeçalho e rodapé de página ou de cabeçalho de relatório e rodapé ao seu relatório, clique com o botão direito do mouse em qualquer seletor de seção e, em seguida, clique em cabeçalho/rodapé de página ou em cabeçalho de relatório e rodapé no menu de atalho.

    Cuidado: Se a seção já estiver presente no relatório, o Access o avisa que excluirá a seção existente e os controles que ela contém.

    Agora você pode mover controles existentes ou adicionar novos controles às novas seções.

Access sempre adiciona seções de cabeçalho e rodapé de página e relatório em pares. Ou seja, você não pode adicionar uma seção de cabeçalho de página ou relatório sem também adicionar a seção rodapé correspondente. Se você não precisa de ambas as seções, não é possível excluir uma seção, mas você pode redimensionar a seção não utilizada para uma altura de zero (0) para evitar adicionar espaçamento vertical extra ao seu relatório. Posicione o ponteiro na parte inferior da seção não utilizada até que ele se transforme em uma seta de duas pontas Seta de duas pontas e, em seguida, arraste para cima até que a seção esteja oculta. Se houver controles na seção, você deverá excluí-los para poder ocultar completamente a seção.

Remover seções de relatório ou cabeçalho de página e rodapé

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório que você deseja alterar e clique em modo Design no menu de atalho.

  2. Clique com o botão direito do mouse em qualquer seletor de seção e clique em cabeçalho/rodapé de página ou em cabeçalho/rodapé do relatório no menu de atalho.

Se você está removendo um par de cabeçalho e rodapé e essas seções contêm controles, o Access avisa que excluir as seções também excluirá os controles e que você não poderá desfazer a ação. Clique em Sim para remover as seções e excluir os controles ou clique em não para cancelar a operação.

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Dicas para formatar tipos de dados diferentes

Quando você cria um relatório usando a ferramenta relatório (disponível na guia criar , no grupo relatórios ) ou usando o assistente de relatório, o Access adiciona os campos ao relatório para você e cria o controle mais apropriado para exibição cada campo, com base no tipo de dados do campo. Se você estiver adicionando campos a um relatório por conta própria, o método preferido será arrastar cada campo da lista de campos para o relatório. Assim como no assistente de relatório ou na ferramenta de relatório , o Access cria o controle mais apropriado para cada campo, dependendo do tipo de dados do campo. Para a maioria dos tipos de dados, o controle mais apropriado (padrão) a ser usado é a caixa de texto.

As seções a seguir fornecem dicas sobre como formatar alguns tipos de dados de caso especiais.

Campos com múltiplos valores    O controle padrão para um campo de valores múltiplos é uma caixa de combinação. Isso pode parecer uma opção estranha para um controle em um relatório, pois você não pode clicar na seta em uma caixa de combinação em um relatório. No enTanto, no contexto de um relatório, uma caixa de combinação se comporta como uma caixa de texto. A seta está visível somente no modo Design.

Se o campo contiver vários valores, esses valores serão separados por vírgulas. Se a caixa de combinação não for grande o suficiente para exibir todos os valores em uma linha e a propriedade PodeAmpliar da caixa de combinação estiver definida como Sim, os valores serão quebrados para a próxima linha. Caso contrário, os valores serão truncados. Para definir a propriedade PodeAmpliar para um controle, abra o relatório no modo design ou layout, clique no controle e pressione F4 para exibir a folha de propriedades do controle. A propriedade PodeAmpliar está localizada na guia Formatar e na guia todas da folha de propriedades do controle.

Campos Rich Text    O controle padrão para um campo Rich Text é uma caixa de texto. Se a caixa de texto não for grande o suficiente para exibir todos os valores em uma linha e a propriedade PodeAmpliar da caixa de texto estiver definida como Sim, os valores serão quebrados para a próxima linha. Caso contrário, os valores serão truncados. Para definir a propriedade PodeAmpliar para um controle, abra o relatório no modo design ou layout, clique no controle e pressione F4 para exibir a folha de propriedades do controle. A propriedade PodeAmpliar está localizada na guia Formatar e na guia todas da folha de propriedades do controle.

Um campo Rich Text ajuda você a formatar texto de várias maneiras. Por exemplo, várias palavras em um campo podem ser sublinhadas e várias outras palavras no mesmo campo podem estar em itálico. No entanto, você ainda pode definir um estilo de formatação geral para a caixa de texto que contém o Rich Text. A formatação da caixa de texto aplica-se somente ao texto que não foi especificamente formatado usando-se a formatação rich text.

Definir estilos de formatação para uma caixa de texto que exibe um campo Rich Text

  1. Clique com o botão direito do mouse no relatório no painel de navegação e clique em modo layout no menu de atalho.

  2. Clique na caixa de texto que exibe o campo Rich Text e, em seguida, na guia Formatar , no grupo fonte , clique no estilo de formatação que você deseja aplicar.

    o Access aplica a formatação a todo o texto no campo Rich Text que ainda não tinha esse tipo (mas não o valor) da formatação aplicada em um modo de exibição compatível com a entrada de dados, como o modo folha de dados para uma tabela ou consulta, ou modo formulário para um formulário. Por exemplo, se uma parte do texto no campo estiver formatada com uma cor de fonte vermelha e você aplicar uma cor de fonte azul à caixa de texto, o Access transforma todo o texto em azul, exceto o que foi formatado individualmente como vermelho. Como outro exemplo, se uma parte do texto no campo estiver formatada com um tamanho de fonte de 11 pontos e você aplicar um tamanho de fonte de 14 pontos à caixa de texto, o Access aplicará o tamanho de fonte de 14 pontos a todo o texto, com exceção do que foi formatado individualmente em 11 poin TS.

    Campos de anexo    Os campos de anexo usam um controle especial que não é usado para qualquer outro tipo de dados. Você pode anexar vários arquivos a um registro usando um único campo de anexo, mas o campo só pode exibir informações sobre um anexo de cada vez. Por padrão, o controle de anexo exibe um ícone ou uma imagem, dependendo do tipo de arquivo do anexo que é exibido no momento pelo controle. Se desejar, você pode definir as propriedades para o controle de anexo para que todos os arquivos anexados sejam exibidos como ícones ou que o campo simplesmente exiba um ícone de clipe de clipe e o número de anexos. Pressupondo que você já use um controle de anexo em seu relatório, você pode usar o procedimento a seguir para ajustar as propriedades do controle para diferentes usos do controle.

Definir as propriedades de exibição para um campo de anexo

  1. Clique com o botão direito do mouse no relatório no painel de navegação e clique em modo layout no menu de atalho.

  2. Clique no controle de anexo. Se a Folha de Propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la. Na folha de propriedades, clique na guia formato .

    Use a tabela a seguir como um guia para configurar as propriedades do controle de anexo.

    Propriedade

    Configuração

    Exibir como

    • Image/Icon exibe elementos gráficos como imagens e todos os outros arquivos como ícones. Essa é a configuração padrão.

    • Ícone exibe todos os arquivos como ícones.

    • Clipe de clipe exibe um ícone de clipe de clipe seguido do número de anexos entre parênteses.

    Imagem padrão

    Para fazer com que uma imagem padrão seja exibida no controle de anexo quando não houver arquivos anexados, clique em Botão Construtor na caixa de propriedades, navegue até a imagem desejada e clique em abrir.

    Observação: A imagem padrão não será exibida se a propriedade Exibir como estiver definida como clipe de clipe.

    Alinhamento da imagem

    Selecione o alinhamento desejado na lista. A configuração padrão é centralizar. Ajustar essa configuração pode produzir resultados inesperados, dependendo da configuração da propriedade modo de tamanho da imagem .

    Modo tamanho da imagem

    Essa configuração só estará disponível se a propriedade Exibir como estiver definida como imagem/ícone.

    • Recortar exibe a imagem em seu tamanho real. A imagem será recortada se for muito grande para caber dentro do controle.

    • Stretch amplia a imagem para que ela preencha o controle inteiro.

      Observação: A menos que o controle de anexo tenha o mesmo tamanho exato da imagem, o uso dessa configuração distorcerá a imagem, tornando-a exibida ampliada verticalmente ou horizontalmente.

    • Zoom exibe a imagem o maior possível sem recortar ou distorcer a imagem. Essa é a configuração padrão.

  3. Se você estiver usando o controle para exibir elementos gráficos, ajuste o tamanho do controle de anexo para que você possa ver a quantidade de detalhes desejada.

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