Guia de Introdução ao Microsoft Teams para diretores de escola

Guia de Introdução ao Microsoft Teams para diretores de escola

Comece a usar um centro de trabalho em equipe no Office 365 Education

Otimize a comunicação da escola e colabore com facilidade

“O Microsoft Teams desenvolveu a maneira como nos comunicamos como staff em toda a escola. Ele nos permitiu reduzir o número de emails enviados, com um local central para realizar conversas e armazenar arquivos.” — diretor assistente de uma escola de ensino fundamental

O Microsoft Teams é um centro digital que reúne conversas, reuniões, arquivos e aplicativos em uma única experiência no Office 365 Education. Usando o Teams, a equipe pode passar de modo rápido e fácil das conversas à criação de conteúdo com contexto, continuidade e transparência. O Microsoft Teams cuida das necessidades exclusivas de grupos diferentes e facilita o trabalho em grupo para realizar suas tarefas:

  • Gerenciar projetos, tarefas e conteúdo com os aplicativos que você usa todos os dias. Tudo disponível em um único espaço de trabalho personalizado

  • Estar sempre por dentro dos assuntos com informações e atualizações em tempo real compartilhadas em conversas persistentes da equipe, chats privados (que podem ser moderados, se necessário), reuniões de equipe e outros canais

  • Dar suporte à colaboração intensa e a experiências contínuas com os aplicativos integrados do Office 365, como Word, Excel, PowerPoint e OneNote, e os parceiros de educação, como busuu, Canvas, Flipgrid e Kahoot!

Observação:  Agora, o Office 365 Education inclui o Microsoft Teams. Isso quer dizer que o Teams é gratuito para todos os docentes, funcionários e estudantes por meio do Office 365 Education!

A tabela a seguir descreve alguns exemplos de como os professores podem trabalhar em conjunto no Microsoft Teams para dar suporte a métodos inovadores de ensino e práticas recomendadas em escolas colaborativas.

Saiba mais sobre as novas experiências do Microsoft Teams criadas para professores, alunos e funcionários!

Cenário

Descrição

Comitês consultivos de aprimoramento das escolas (SIAC, School Improvement Advisory Committees)

Os programas e as iniciativas eficientes de aprimoramento das escolas exigem que as equipes acessem análises de dados elaboradas (como classificações de percentis) e que equipes diversificadas colaborem facilmente, incluindo administradores, professores e outros membros de todo o distrito.

Planos de resposta a incidentes

Quando ocorre um incidente (como um risco à saúde), a comunicação rápida e precisa ajuda a garantir uma resposta eficiente. Usando o Microsoft Teams, as equipes de resposta a incidentes podem traçar e compartilhar facilmente informações oportunas e apropriadas com alunos, pais, a comunidade, além de coordenar outros recursos (como os enfermeiros da escola).

Programas de aprendizagem socioemocional (SEL, Social and Emotional Learning)

Os programas de SEL são capazes de promover o sucesso acadêmico e o comportamento positivo e, ao mesmo tempo, reduzir o sofrimento emocional e a má conduta geral¹. Os canais do Microsoft Teams podem ser organizados, por exemplo, com base nas cinco competências principais do SEL: autoconhecimento, autogestão, consciência social, habilidades de inter-relacionamento e tomada responsável de decisões.

Avaliações de professores

A avaliação do desempenho dos professores é uma atividade regular demorada, mas importante. Usando o Microsoft Teams, os administradores podem compartilhar recursos de desenvolvimento profissional com todos os professores no canal Geral e gerenciar a comunicação privada (em Conversas) e o conteúdo (por exemplo, usando os Blocos de Anotações de Equipe do OneNote) de professores individuais em canais separados.

¹Hinton, M. (2017, March). Study Links After-School Programs to Improved STEM Knowledge. Education Week. (Hinton, M. (março de 2017). Estudo associa programas pós-escola a melhorias no conhecimento de STEM. Education Week.) Obtido em http://blogs.edweek.org/edweek/time_and_learning/2017/03/new_study_examines_link_between_after-school_programs_stem_knowledge.html?cmp=eml-enl-eu-news3

Como entender o Microsoft Teams

Você pode criar equipes de funcionários para diferentes projetos, atividades, comitês e processos, conforme necessário. Também pode convidar outras pessoas da escola ou do distrito para participar como membros da equipe. As equipes também podem ser criadas com base nos Grupos do Office 365 existentes. As alterações feitas nos Grupos do Office 365 são sincronizadas automaticamente com o Microsoft Teams. Assim, é mais simples convidar e gerenciar os membros da equipe, e os arquivos do grupo são salvos no Microsoft Teams.

Dica: Pode ser tentador simplesmente associar algumas de suas listas de distribuição de email a equipes de funcionários individuais, mas o Microsoft Teams permite trabalhar em um ambiente altamente colaborativo para alcançar um objetivo comum. Você pode superar as limitações de exclusividade e “necessidade de saber” das listas de distribuição, criando equipes de funcionários nos níveis certos para os grupos de trabalho em sua escola ou distrito.

É possível organizar melhor as equipes de funcionários individuais em canais com guias para conversas, arquivos, anotações e outros. Os canais podem ser criados de acordo com as diversas necessidades da equipe, por exemplo, por tópico, disciplina ou assunto. As guias permitem que a equipe carregue, revise, edite arquivos, anotações e o conteúdo personalizado (como documentos, planilhas, apresentações, vídeos, links externos, outros aplicativos etc.). Assim, esse conteúdo pode ser acessado facilmente por qualquer pessoa da equipe.

Exemplo

Dica: É muito fácil instalar o Microsoft Teams em seu dispositivo móvel. Assim, você poderá se conectar de modo conveniente com sua equipe de qualquer lugar, a qualquer momento e em qualquer dispositivo. Baixe o Microsoft Teams pela Microsoft Store (Windows Phone), App Store (Apple iOS) ou Google Play (Android).

Apresente o Microsoft Teams para seus colegas

Comece com uma reunião de lançamento para definir expectativas, fornecer orientações e demonstrar o uso do Microsoft Teams. Peça aos colegas para usar o Microsoft Teams como principal ferramenta de comunicação e colaboração para as atividades da equipe. Tente usar o chat do Microsoft Teams para substituir emails curtos e mensagens de texto. É uma forma fácil de apresentar a todos a conveniência e a funcionalidade do Teams.

Personalize o Microsoft Teams para seu cenário específico

As equipes de funcionários bem-sucedidas precisam de ferramentas simples e intuitivas, que permitam a comunicação rápida e efetiva, assim como a colaboração. Não importa se você está presidindo um comitê, preparando planos de resposta a incidentes, criando programas personalizados para os alunos, avaliando professores ou gerenciando qualquer outra atividade colaborativa, o Microsoft Teams o ajudará a se organizar para alcançar o sucesso. Vamos começar e personalizar o Teams para o seu cenário usando estas etapas:

Crie sua equipe e convide os membros da equipe

  1. Para iniciar o Microsoft Teams, vá para o inicializador de aplicativos – o “waffle” Ícone do inicializador de aplicativos no Office 365 – no canto superior esquerdo do Office 365 educacional e selecione Teams para abrir o aplicativo online ou baixá-lo em sua área de trabalho.

    Inicializador de aplicativos do Office 365 com o aplicativo Microsoft Teams realçado

    Observação: Se tiver algum problema para acessar o Microsoft Teams, confirme com o administrador de TI se você tem a licença correta.

  2. Selecione o botão Adicionar equipe na parte inferior da lista de canais do Microsoft Teams.

  3. Selecione o botão Criar equipe e selecione Membros da Equipe.

    Escolher equipe

    Observação: Se a sua escola usa o School Data Sync, suas classes serão criadas automaticamente com as listas de alunos conectadas ao sistema de informações da escola. Assim, você não precisará se preocupar com essa etapa.

  4. Na janela Criar sua equipe, dê um nome para a classe e escreva uma breve descrição para explicar a finalidade da classe. Em seguida, selecione o botão Avançar.

    Criar equipe

    Observação: Deixe a opção de Privacidade definida como Privada — Somente os membros da equipe podem adicionar membros (se necessário, você poderá alterar essa configuração mais tarde).

    Dica: Antes de treinar a classe, personalize a configuração do Microsoft Teams. Para começar, crie sua classe, configurando alguns canais e adicionando algumas guias. Depois, distribua nas guias algum conteúdo relevante, envolvente e útil.

  5. É fácil adicionar pessoas, grupos e listas de distribuição de sua escola ou distrito. Conforme você digita os nomes, aparece uma lista suspensa dos integrantes de seu diretório de email correspondentes.

  6. Selecione o botão Adicionar para incluir membros da equipe ou selecione o botão Ignorar para fazer isso depois, caso queira configurar o conteúdo primeiro (recomendado).

    Adicionar membros

Crie alguns canais principais e algumas guias com ótimo conteúdo

Quando você cria uma nova equipe de funcionários, um canal Geral é adicionado automaticamente a ela.

  1. Você pode criar outros canais para organizar a equipe. Por padrão, qualquer integrante da equipe pode acessar esses canais.

    Canal

    Dica: Poste dicas de treinamento e anúncios no canal Geral do Microsoft Teams para facilitar a consulta. Esse será um lugar conveniente onde toda a classe pode obter ajuda e orientações, mas especialmente útil para os novos membros que estão ingressando no Microsoft Teams.

  2. Para criar canais adicionais, selecione as reticências (...) ao lado do nome da equipe na lista de canais e selecione Adicionar canal no menu suspenso.

    Adicionar canal

    Dica: Crie alguns canais para começar; depois, incentive os membros da equipe a criar canais adicionais baseados nos tópicos, iniciativas ou outras necessidades.

  3. Na caixa de diálogo, dê um nome para o canal e escreva uma breve descrição para explicar a finalidade do canal. Em seguida, selecione o botão Adicionar.

    Criar um canal

    Dica: Depois de criar alguns canais, você poderá incluir neles conteúdo real para que a classe não veja uma página em branco ao acessá-los pela primeira vez. Por exemplo, você pode postar algumas perguntas em cada canal para iniciar conversas e @mencionar membros específicos da classe para chamar sua atenção para a conversa.

  4. Em canais individuais, você pode criar guias para os diversos conteúdos e aplicativos. Em cada canal, são criadas guias padrão, como Conversas, Arquivos, Blocos de Anotações de Classe e Tarefas. Para criar uma nova guia, selecione o + à direita das guias padrão e selecione um aplicativo ou arquivo para a guia (como o PowerBI), dê um nome a ela e selecione o botão Salvar.

    Guias Adicionar guias

    Observação: As etapas de instalação de alguns aplicativos e serviços podem ser um pouco diferentes das instruções fornecidas.

  5. Para criar uma nova guia vinculada a um arquivo específico (como padrões nacionais, avaliações do estado e distrito ou classificações de percentis das pontuações de testes), selecione o ícone + à direita das guias padrão.

  6. Em seguida, selecione o aplicativo correspondente ao tipo de arquivo (como um documento do Word, uma planilha do Excel ou uma apresentação do PowerPoint), procure o nome do arquivo em Arquivos, dê um nome para a guia e selecione o botão Salvar.

    Adicionar aplicativos

    Dica: Você pode fixar um Bloco de Anotações de Classe do OneNote existente de um site do SharePoint ou outro site (ícone de globo) diretamente no canal como uma guia para facilitar o acesso da equipe.

Mova conversas do email para o Microsoft Teams

É possível enviar emails para um canal do Microsoft Teams para manter toda a comunicação da equipe organizada e disponível em um único lugar.

  1. Para criar um endereço de email para um canal, selecione as reticências (...) à direita do canal e selecione Obter endereço de email no menu suspenso.

  2. Selecione o botão Copiar e salve o endereço de email em sua lista de contatos ou em seu catálogo de endereços de email.

    Email

    Dica: Encaminhe emails para um canal para continuar as discussões no Microsoft Teams.

  3. Você pode selecionar o link configurações avançadas na janela Obter endereço de email para limitar quem pode enviar emails para a equipe (por exemplo, qualquer pessoa, somente os membros da equipe ou somente emails enviados de determinados domínios).

    Receber email

    Dica: Ao limitar quem pode enviar emails para um canal, você reduz a probabilidade de receber spam ou emails de phishing no Microsoft Teams.

  4. Para personalizar as configurações de notificação por email sobre eventos diferentes (como @menções pessoais ou respostas a conversas que você iniciou), selecione sua imagem do perfil no canto inferior esquerdo do Microsoft Teams e, no menu suspenso, selecione Notificações.

    Notificações

Agente reuniões no Microsoft Teams

  1. Para agendar uma reunião no Microsoft Teams, selecione Reuniões no painel de navegação à esquerda e selecione o botão Agendar uma reunião na parte inferior do painel de navegação central.

    Agendar

    Dica: As reuniões agendadas são listadas no painel de navegação central. Para ingressar em uma reunião diretamente no Microsoft Teams, selecione o botão Ingressar ao lado da reunião.

  2. Na janela Nova reunião, adicione os detalhes da reunião e convide as pessoas (os nomes correspondentes de seu diretório de email aparecerão quando você começar a digitar) ou, como opção, selecione um canal para a reunião, de modo que todos os integrantes do canal da equipe possam ingressar.

  3. Use o Assistente de Agendamento para conferir a disponibilidade dos membros da equipe e marque a caixa Repetir para configurar uma reunião recorrente. Ao concluir, selecione o botão Agendar uma reunião.

    Nova reunião

    Dica: O recurso Reunir Agora Câmera (localizado na parte inferior da guia Conversas) permite que os membros da equipe se reúnam às pressas, sem precisar agendar uma reunião ou reservar uma sala ou um auditório.

Revisão do que você aprendeu sobre o Microsoft Teams

  • O Microsoft Teams é um centro de trabalho em equipe totalmente integrado com o Office 365 Education. Assim, os membros da equipe podem se comunicar e colaborar facilmente usando os aplicativos conhecidos do Office 365, como Word, Excel, OneNote e PowerPoint. O Microsoft Teams é gratuito para assinantes do Office 365 educacional, então você pode começar agora mesmo!

  • Você pode organizar sua equipe criando e usando canais e guias personalizados para atender aos seus requisitos de colaboração. As guias podem ser vinculadas diretamente a arquivos ou outro conteúdo, a aplicativos do Office 365, como o Planner e o PowerBI, ou ainda a aplicativos de parceiros de educação, como busuu, Canvas, Flipgrid e Kahoot!

  • Mova as conversas do email para o Microsoft Teams de maneira que os membros da equipe estejam sempre atualizados em um espaço de trabalho conveniente e fácil de usar. Use o recurso de chat do Microsoft Teams em vez de emails curtos para manter sua caixa de entrada mais organizada.

  • Agende reuniões com vídeo ou chamadas pelo Skype no Microsoft Teams usando a opção Reuniões ou use o recurso Reunir Agora para fazer uma reunião de maneira rápida e fácil com os membros da equipe.

  • Você pode assistir a alguns vídeos úteis que o ajudarão a começar em: Início Rápido do Microsoft Teams.

  • Obtenha ajuda passo a passo adicional em: Ajuda do Microsoft Teams.

  • Saiba mais sobre as novas experiências no Microsoft Teams no Office 365 Educationblog sobre educação.

  • Explore a Central de ajuda do Microsoft Education para obter qualquer ajuda necessária.

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